Gestin de las Comunicaciones del

Proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin
Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de una buena comunicacin en los proyectos
Explicar elementos de la planificacin de las comunicaciones del proyecto,

incluyendo cmo crear un Plan de gestin de las comunicaciones y realizar un

anlisis de las comunicaciones con los interesados
Describir varios mtodos de distribucin de informacin del proyecto; las

ventajas y desventajas de cada uno de ellos; ver la importancia de atender las

necesidades individuales de comunicacin, y calcular el nmero de canales de
comunicacin en un proyecto
Comprender cmo los principales resultados de los informes de rendimiento

ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del

proyecto
Reconocer la importancia de una buena gestin de comunicaciones para las

relaciones con los interesados y para resolver los problemas

Listar varios mtodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como

la gestin de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilizacin del

correo electrnico y otras tecnologas de manera eficaz y el uso de plantillas
Describir cmo el software es una ayuda en la gestin de las comunicaciones

del proyecto

Importancia de buenas comunicaciones

La falta de comunicacin, para muchos proyectos es la mayor amenaza
Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos

Comunicadores
Investigaciones muestran que los profesionales de TI deben ser

capaces de comunicarse efectivamente para tener xito en sus

posiciones
Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la

promocin para profesionales de TI

Procesos de la gestin de las comunicaciones

Planificar la Gestin de las Comunicaciones:

Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y

requerimientos de informacin de los interesados y los activos de la
organizacin
Gestionar las Comunicaciones

Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la informacin

segn el plan de gestin de las comunicaciones.
Controlar las Comunicaciones

Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las

necesidades de informacin de los interesados se cumplen. Esto incluye
informes de estado, medicin del avance y proyecciones

Plan de Gestin de las Comunicaciones - Contenido

Requerimientos de comunicaciones de los interesados
Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de

detalle
Persona responsable de comunicar la informacin
Persona o grupos que recibirn la informacin
Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como

memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa

Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal
Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando

(nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un

nivel inferior del personal
Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a

medida que avanza y se desarrolla el proyecto

Glosario de terminologa comn

Ejemplo de anlisis de comunicaciones con los

interesados del proyecto
Interesados

Nombre del
documento

Formato del
documento

Persona de
contacto

Gerencia del clientes

Reporte mensual de
estado

Copia Impresa

Tom Silva

Primer da del mes

Equipo de negocios del

cliente

Reporte mensual de
estado

Copia Impresa

Julie Grant

Primer da del mes

Equipo tcnico del

cliente

Reporte mensual de
estado

Email

Li Chau

Primer da del mes

Gerencia Interna

Reporte mensual de
estado

Copia Impresa

Bob Thomson

Primer da del mes

Equipo tcnico y de
negocios interno

Reporte mensual de
estado

Intranet

Angie Liu

Primer da del mes

Subcontratista de
capacitacin

Plan de capacitacin

Copia Impresa

Jonathan Kraus

Noviembre 1, 2008

Subcontratista de
software

Plan de
implementacin de
software

Email

Najwa Gates

Junio 1, 2008

Comentario: En la cabecera del correo electrnico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo

Frecuencia

Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto

Empresa/
Organizacin

4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Activos de procesos de la
organizacin
Factores ambientales de
la Empresa
Plan de direccin del proyecto
Registro de interesados

Documentos
del proyecto
10.1
Planificar la
gestin de
las
Comunicaci
ones

Documentos del proyecto actualizados

Plan de gestin de las comunicaciones

13.1
Identificar a
los
Interesados
10.2
Gestionar las
Comunicacion
es

13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados

Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Anlisis de requisitos de
comunicaciones
2. Tecnologa de
comunicaciones
3. Modelos de
comunicacin
4. Mtodos de
comunicacin
5. Reuniones

Salidas
1. Plan de Gestin de las
comunicaciones
2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del
proyecto

Distribuir la informacin
Ofrecer la informacin correcta a las personas adecuadas en el

momento oportuno y en un formato til es tan importante como el

contenido de la informacin
Consideraciones importantes:
Utilizar la tecnologa para mejorar la distribucin de la

informacin
Utilizar mtodos formales e informales para la distribucin de

informacin

Distribuir informacin de una manera eficaz y oportuna

No esconder informacin crucial
No tener miedo de reportar mala informacin
La comunicacin oral a travs de reuniones y conversaciones

informales ayuda a dar informacin importante - buena y mala - a la

luz pblica

Importancia de la comunicacin cara a cara

Investigaciones indican que en una interaccin cara a cara:
58 por ciento de la comunicacin es a travs del lenguaje del

cuerpo
35 por ciento de la comunicacin es a travs de la forma en que se

dicen las palabras

7 por ciento de la comunicacin es a travs del contenido o las

palabras que se dicen

Prestar atencin a algo ms que solo a las palabras que alguien dice
El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca

de cmo l o ella realmente se siente

Fomentar ms interacciones cara a cara

Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos

de TI
Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo

que realmente necesitan comunicar

Algunas empresas tienen polticas restrictivas con respecto al uso del

correo electrnico durante algunas horas del da o incluso durante

varios das de la semana

Ejemplo de tabla de eleccin de medio

Copia
Impresa

Llama da
telefnica

Mensaje
de voz

Email

Reunin

Sitio
Web

Compromiso de evaluacin

Crear consensos

Mediar en un conflicto

Resolver malentendidos

Abordar comportamiento negativo

Expresar apoyo o aprecio

Fomentar pensamientos creativos

Hacer una afirmacin irnica

Trasmitir un documento de referencia

Reforzar la autoridad

Suministrar registros permanentes

Mantener la confidencialidad

Transmitir informacin simple

Hacer preguntas informales

Hacer preguntas simples

Dar instrucciones complejas

Dirigir mucha gente

3 o 1*

Como un buen medio se adapta a:

Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado,

Valor 3 = Inapropiado

* Depende de la funcionalidad del sistema

Ver: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com

Entender necesidades de comunicacin grupales e

individuales
Las personas no son partes intercambiables
No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la

realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con

dos personas: Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*,
Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes!

* Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month

http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

Preferencias personales afectan las necesidades

de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras

que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico

A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso

A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones,

mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las

afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras

que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y

seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicaciones

Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente
La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto

Diferentes horarios laborables
Barreras idiomticas
Diferentes normas culturales

Preparar el escenario para dar malas noticias

Queridos pap y mam, o debera decir abuelo y abuela:
S, estoy embarazada. No, no estoy casada an. Larry, mi novio, dej su trabajo.
Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dej la
escuela secundaria. Larry se ve mucho ms joven que t, pap, aunque l es tres
aos mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos
tener un apartamento antes de que nazca el beb. He encontrado un hermoso
apartamento sobre un taller de reparacin de autos 24 horas. Con un buen
aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestar.
Estoy muy feliz. Pens que ustedes tambin lo estaran.
Con amor, Ashley

P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela,
pero estoy recibiendo una psima calificacin en Qumica. Slo quera darles un poco de
perspectiva.

Nmero de canales de informacin

A medida que aumenta el nmero de personas involucradas, aumenta la

complejidad de las comunicaciones, porque hay ms canales de comunicacin

o caminos a travs de los cuales las personas pueden comunicarse
Nmero de canales de comunicacin = (n * (n-1)) / 2

Donde n es el nmero de personas involucradas

2 Personas, 1 canal de comunicacin

4 Personas, 6 canales de comunicacin

3 Personas, 3 canales de comunicacin

Sugerencias para mejorar las comunicaciones

Manejar efectivamente los conflictos
Desarrollar mejores habilidades de comunicacin
Realizar reuniones efectivas
Usar email y otras tecnologas de forma eficiente
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Desarrollar mejores habilidades de comunicacin

Las empresas y los programas formales para profesionales de TI a

menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresin

oral, escrita y para escuchar
A medida que las organizaciones se vuelven ms globales, se dan

cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicacin

con personas de diferentes pases y culturas
Se requiere liderazgo para mejorar la comunicacin

Reuniones eficaces
Determinar si una reunin se puede evitar
Definir el propsito y resultados esperados de la reunin
Determinar quin debe asistir a la reunin
Proveer a los participantes un orden del da antes de la reunin
Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logsticos

antes la reunin
Ejecutar la reunin profesionalmente
Construir relaciones

Gestionar las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto

10.1
Planificar la
gestin de las
Comunicacion
es

4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto

Plan de gestin de
las comunicaciones

Informes sobre el desempeo del trabajo

Empresa/
Organizacin

Factores ambientales
de la Empresa
Activos de procesos de
la organizacin

10.2
Gestionar
las
Comunicacio
nes

Activos de procesos de la
organizacin actualizados

Plan de direccin del proyecto actualizado

Documentos del proyecto actualizados

Comunicaciones del proyecto

10.3
Controlar las
Comunicacion
es

4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Documentos
del proyecto

Gestionar las Comunicaciones

Entradas
1. Plan de Gestin de
Comunicaciones
2. Informes de rendimiento
del Trabajo
3. Factores Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Tecnologa de
Comunicaciones
2. Modelos de
Comunicacin
3. Mtodos de
Comunicacin
4. Sistemas de Gestin de
Informacin
5. Informes de Rendimiento

Salidas
1. Comunicaciones del
Proyecto
2. Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
3. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
4. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Informar el desempeo
Los Informes de desempeo mantienen a los interesados informados

sobre cmo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
Informes de estado
Describen donde se encuentra el proyecto en un punto especfico en el
tiempo
Informes de progreso
Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un
determinado perodo de tiempo
Pronsticos
Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la
informacin del pasado y las tendencias

Utilizar email, mensajera instantnea y

herramientas colaborativas de forma efectiva
Asegurarse de que el correo electrnico, mensajera instantnea,

y/o herramientas de colaboracin sean un medio apropiado para lo

que usted quiere comunicar
Asegurarse de enviar la informacin a las personas adecuadas
Utilizar lneas de asunto significativas y limitar el contenido de los

mensajes de correo electrnico a un tema principal, y ser lo ms

claro y conciso posible
Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y

editar sus documentos de colaboracin

Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda
Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del

proyecto ahorra tiempo y dinero

Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar

algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de

ejemplos de libros
Muchas investigaciones muestran que compaas que tienen xito en

la gestin de proyectos hacen uso efectivo de plantillas

Ejemplo de plantilla para la descripcin del proyecto

Descripcin Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qu funciones del
negocio estn involucradas y cules son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por ao.
Cronograma: Resuma la informacin del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocndose en las tareas globales y en los hitos

Ejemplo de informe mensual de progreso

I. Logros para el mes de mes:
Describa los logros ms importantes. Relacinelos con el diagrama de
Gantt.
Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lstelo como logro.
II. Planes para mes siguiente:
Describa los tems ms importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relacinelos con el diagrama de Gantt.
Describa otros tems importantes a lograr.
III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no
quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el xito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.
IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripcin): Liste cualquier cambio
solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripcin.

Ejemplo de elementos finales de documentacin del

proyecto
I.

Descripcin del proyecto

II.

Propsito del proyecto, con datos, informacin y soportes de respaldo

III:

Informacin original y revisada del contrato y documentos de aceptacin del cliente

IV.

Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,

Diagramas de red, estimacin de costos, plan de gestin de las comunicaciones, etc.)

V.

Documentos de diseo

VI.

Reporte final del proyecto

VII. Entregables, si aplican

VIII. Reportes de auditora
IX.

Informe de lecciones aprendidas

X.

Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunin, y otras comunicaciones

escritas y electrnicas

Archivos del proyecto

Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto
Archivos del proyecto

Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una

historia exacta del proyecto
Estos archivos pueden proporcionar informacin valiosa para futuros
proyectos

Sitio Web del proyecto

Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto

donde se almacenan los documentos importantes y otra informacin

Ejemplo usando Microsoft Project

Software en la gestin de las comunicaciones

Hay muchas herramientas de software que ayudan en las

comunicaciones de un proyecto
Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente
El software de gestin de proyectos generalmente incluye

caractersticas para facilitar las comunicaciones virtuales

Herramientas como la mensajera instantnea y los blogs pueden

ayudar en las comunicaciones del proyecto

Controlar las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto

4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto actualizado

10.2
Gestionar las
Comunicacion
es

Comunicaciones del proyecto

4.3
Dirigir y
Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto

Plan de direccin del proyecto

Datos sobre el desempeo del trabajo
Registro de asuntos

13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados

10.3
Controlar
las
Comunicaci
ones

Documentos del proyecto actualizados

Informacin sobre el desempeo del trabajo

4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto

Activos de procesos de la organizacin

Solicitud de cambios

Empresa/
Organizacin

Documentos
del proyecto

Activos de procesos de la organizacin actualizados

4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios

Controlar las Comunicaciones

Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Comunicaciones del
Proyecto
3. Registro de Incidentes
4. Datos de rendimiento del
trabajo
5. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y
tcnicas
1. Sistemas de gestin de
informacin
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones

Salidas
1. Informes de rendimiento
del trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
4. Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin