Captulo 3

Administracin de
proyectos

Programacin
Denominamos proyecto a
un conjunto de actividades relacionadas
entre s, que tienen puntos definidos de
inicio y final y cuyo resultado final
es un proyecto servicio
especfico

CARACTERISTICAS
Tareas que se orientan al logro de objetivos
Plazo determinado
Recursos (tecnologicos, humanos,
financieros)
Cuota de riesgo e incertidumbre
Planeamiento y control
Entregas parciales o totales
Programa= n proyectos administrados

CARACTERSTICAS
DISTINTIVAS
Debe estar orientado a objetivos
Debe realizar coordinadamente un conjunto
de actividades interrelacionadas
Tiene un tiempo estipulado de comienzo a
fin

Elementos de administracin
de proyectos
Gerente del proyecto: responsable de integrar los
esfuerzos de personas pertenecientes a diversas reas
funcionales con el fin de alcanzar las metas especficas
del proyecto.
Equipo del proyecto: grupo de personas que
representan diferentes reas funcionales, pueden ser
representantes de proveedores de materiales, de
servicios esenciales etc.
Sistema de administracin del proyecto: se compone de
una estructura organizacional y un sistema de
informacin, y se determina la relacin entre los
miembros del equipo del proyecto y el gerente.

PRINCIPALES ACTIVIDADES
DEL ADMINISTRADOR
Efectuar el plan
Organizar y supervisar el equipo de trabajo
Obtener y asignar recursos
Evaluar y coordinar los cambios
Asegurar estndares de calidad
Minimizar riesgos
Controlar el grado de avance
Interactuar e informar a los niveles
Difundir el proyecto dentro de la organizacin

FACTIBILIDAD
Tcnica
Legal
Operacional
Temporal
Econmica Financiera

ESTRUCTURACION
Definir los objetivos del proyecto
El proyecto con que objetivos de la
organizacin se relaciona
Definir el alcance del proyecto
Definir los entregables
Definir el equipo de trabajo
Relacin requerida con otros recursos
Definir los recursos fsicos
Factibilidad del proyecto

Administracin de
recursos
Planificacin de los recursos (asignacin, control,
desafectacin y reasignacin, solicitud de recursos
adicionales)
Recursos Fsicos = escasez
Recursos Humanos = complejidad intrnseca
Considerar en la asignacin:
*requerimientos tcnicos del proyecto
*competencia y capacidad de los trabajadores
*disponibilidad de los recursos
*responsabilidad y tica de los recursos humanos

Desarrollo del equipo de

trabajo
D
I
R
E
C
C
I
O
N

2. Tormenta

1. Formacin

*Competitivos

*Amables

*Conflictivos

*Cautelosos

Cuestionan reglas,
procedimientos y autoridad

*Negociadores
Delinean sus expectativas

4. Productiva

3. Adaptacin

*Confiados

*Cooperativos

*Flexibles

*Adaptados a la realida

*Comprometidos

Se estabilizan las relaciones, se

crea la sensacin de grupo

Trabajan en funcin del

objetivo. Se auto dirigen

ASESORAMIENTO

EQUIPO DE TRABAJO
Acciones recomendadas:
Reducido tamao, con baja rotacin
Definir y explicar roles y responsabilidades desde el
inicio
Comunicar el alcance del proyecto y su alineacin
con los objetivos
Permitir y estimular la diversidad
Que existan relaciones interpersonales
Motivar y apoyar la identidad del equipo
Lograr un clima que conjugue responsabilidad y
diversin

Delegar en el equipo de
trabajo
Delegar y compartir las responsabilidades de la
administracin del proyecto implica:
Aclarar el alcance
Evaluar por resultados
Confianza en sus miembros
Entregar los recursos y la autoridad necesarios
Aceptar distintas formas de ejecutar las tareas
(estar dispuestos a aceptar errores)
No implica deslindarse de la responsabilidad

Fuentes de conflicto en el
equipo de trabajo
Diferencias en el alcance del trabajo
Asignacin de recursos
Diferencias en las prioridades de tareas o recursos
asignadas
Diferencias en programacin de fechas
Alerta en los costos
Diferencias personales
Aspectos organizacionales

Administracin de costos
Planificacin de recursos
Estimacin de costos:
- tcnicas de descomposicin (producto y/o
proceso)
- horas (das o meses) de trabajo, materiales
(costo fijo o consumibles)
Presupuesto de costos (lnea de base)
Control de costos
Evaluacin y ejecucin de alteraciones

Consideraciones de costo
Mantener los costos a niveles aceptables es
tan importante como cumplir con las fechas
previstas en el programa. Por lo general
pueden hacerse intercambios entre costos y
tiempos. El costo total del proyecto es igual
a la suma de los costos directos, indirectos
y los costos de penalizacin.

Control de costos
Actividades para el control
Supervisin
Verificacin
Prevencin
Comunicacin
Dimensiones
Aspectos econmicos
Aspectos financieros

Clasificacin de costos
En la presupuestacin
Costo estimado
Costo real
Precio

Fijo: costo estimado + ganancia

Variable: costo real + ganancia

En la administracin de los costos

Costo presupuestado
Costo real (gastado)
Costo comprometido
Costo devengado

(costo presupuestado x % avance)

Totales, por
actividad y
acumulados

Consideraciones de costo
Para evaluar si la intensificacin de alguna de las actividades sera
benfica , el gerente necesita conocer los siguientes tiempos y costos:

Tiempo normal: tiempo necesario para completar la

actividad en condiciones normales
Costo normal: costo de la actividad asociado al tiempo
normal
Tiempo intensivo: tiempo ms corto posible requerido
para completar la actividad
Costo intensivo: costo de la actividad asociado al tiempo
intensivo
Este anlisis supone que los costos directos aumentan
en forma lineal a medida que el tiempo de la actividad se
reduce en relacin con su duracin normal.

Administracin del Tiempo

Identificacin de actividades o tareas
Estimacin de la duracin de las actividades
Secuencias y dependencias entre actividades:
- restricciones tcnicas
- restricciones de recursos (se debe asignar mayor cantidad en
los de menor holgura)

Programacin de los tiempos del proyecto (fechas

de inicio y fin)

Administracin del tiempo

Establecimiento de lnea base
Revisin y control de los tiempos reales contra lnea base
Adaptacin del proyecto segn el seguimiento realizado

Definiciones sobre el tiempo

ESFUERZO. Nmero de unidades de trabajo exigidas para
completar una actividad
DURACIN. Nmero de perodos de trabajo exigidos para
completar una actividad
TIEMPO TRANSCURRIDO. Tiempo real o das calendario
entre el inicio y la ltima tarea realizada
TIEMPO DE TRABAJO FALTANTE. El tiempo disponible para
finalizar el trabajo

Administracin de
la Calidad Total
Calidad vs grado (alcance)
Niveles de calidad
Planificacin, control y administracin
de la calidad
Medidas/mtricas/indicadores
Medir la calidad del producto y/o del
proceso

Calidad de producto
Atributos de calidad que debe tener el producto:

Operativas (de uso)

Capacidad de soportar cambios (de mantenimiento)
Adaptabilidad a nuevos entornos (de oportunidad)

Factores de Calidad ISO 9126:

Funcionalidad, confiabilidad, usabilidad, eficiencia,
facilidad de mantenimiento, portabilidad.
HAY QUE EVALUAR COMO EVOLUCIONAN DICHOS
ATRIBUTOS DURANTE EL PROYECTO

Calidad de proceso
Evaluacin de la calidad con que se
realizan las tareas:
-

Que implica un relevamiento de calidad

Que implica un diseo de calidad
Que implica programacin de calidad
Que implica una prueba de calidad
Etc.

La certificacin y la calidad de proceso

ISO 9000
- son modelos de sistemas de calidad para el aseguramiento de la
calidad.
- ISO 9001: abarca diseo, manufactura, instalacin y sistemas de
servicio. Puede certificarse, y establece los requisitos mnimos a cumplir
para lograrlo.
- ISO 9001-3: contiene orientaciones para la aplicacin de la norma para
las empresas de sectores de desarrollo, suministro y mantenimiento del
software.
SW-CMM (CMMI en 2001) Capability Maturity Model for Software
- modelo para juzgar la madurez de los procesos del software en una
organizacin. Desarrollado por la University Carnegie Mellon SEI
(Software Engineering Institute)
- permite identificar las principales prcticas requeridas, y se pueden
certificar
- describe 5 niveles de madurez. Nivel 1 inicial (solo referencial), 2
repetible, 3 definido, 4 administrado, 5 optimizado
- certificacin ISO 9001 se ubica entre los niveles 2 y 3 de CMM

Calidad en TI
Requisitos explcitos del sistema:
concordancia del resultado con los requisitos
funcionales y no funcionales solicitados
Uso de estndares: se evala los criterios de
desarrollo (e implementacin) seguidos
Requisitos implcitos: potencialidad de
portabilidad y de mantenimiento que tiene el
producto obtenido
Son factores cualitativos, donde entra la subjetividad.
No se puede medir la calidad sino alguna de sus
manifestaciones. Mtricas--- medidas indirectas.

Mtrica y medidas

Utilizacin de las mtricas para:

* Indicar lo que se espera
* Entender la situacin real
* Determinar que mejorar y como afecta una nueva mejora
* Promover la comunicacin objetiva
* Determinar hasta que punto un producto o proceso
alcanz los objetivos
Las mtricas deben ser:
Valederas Consistentes entre ellas
Significativas
Medibles objetivamente

Informes / herramientas
Plan de administracin de Calidad (descripcin de
cmo se implementarn las polticas de calidad,
puede ser formal o informal, detallado o vago y
sirve para la planeacin del proyecto).
Definiciones operacionales (describe en trminos
especficos los parmetros de calidad buscados
y cmo medirlos).
Registro de medidas (se registran las distintas
medidas que se toman durante el proyecto).
Informe de ajustes de procesos (acciones
preventivas o correctivas como resultado de
acciones de control de calidad).

Planes de Aseguramiento de la
calidad
Estructura organizativa de aseguramiento de la calidad
(personas, perfiles y responsabilidades)
Tareas, actividades y su integracin dentro de los procesos del
proyecto
Documentos que deben producirse en el proyecto, para obtener
la calidad deseada
Estndares, prcticas y convenciones que deben aplicarse
(estndares de documentos, de codificacin, directivas de
revisin, etc.)
Revisiones y auditorias que se llevarn a cabo (por el cliente, por
el equipo, por el equipo de aseguramiento de la calidad)
Pruebas que se llevarn a cabo y el procedimiento para
realizarlas. Registro de las mimas
Como se administrarn los cambios (gestin de configuraciones)
Herramientas, tcnicas y mtodos que se llevarn a cabo.

Mtodos de planificacin
de red
Ayudan a los gerentes de proyectos a vigilar y controlar
los PROYECTOS.
Estos mtodos consideran el proyecto como un conjunto
de actividades relacionadas entre s, que pueden
representarse visualmente por medio de un diagrama de
red el cual est formado por nodos y arcos que describen
las relaciones entre las actividades
PERT

Ventajas que ofrecen estos

mtodos son
1- Cuando consideran los proyectos como redes, los
gerentes se obligan a identificar los datos requeridos,
organizarlos e identificar las relaciones recprocas entre
actividades.
2- Se puede estimar el tiempo de terminacin de los
proyectos
3- Se conocen las actividades que son posible retrasar un
poco sin afectar la fecha de terminacin del proyecto.
4- Se pueden analizar las consecuencias de los trueques
de unos recursos por otros sobre los tiempos y costos.

4 pasos para la aplicacin de

mtodos de planificacin de red
Descripcin del proyecto: exposicin clara del punto final
Elaboracin del diagrama de la red: establecer las
relaciones de precedencia entre las actividades
Estimacin del tiempo de terminacin: para cada una de
las actividades, utilizando estimaciones deterministas en
caso de que el mismo tipo de proyecto ya se haya
realizado
en varias oportunidades, o estimaciones probabilsticas en
casos de proyectos nuevos
Vigilancia del progreso del proyecto: observacin del
tiempo de holgura

Estimaciones del tiempo

de terminacin
Muchas veces los gerentes tienen que lidiar con la
incertidumbre generada por escasez de mano de obra,
factores climticos, retrasos en el suministro,
accidentes etc. Por esta razn se realizan estimaciones
de tiempo entre las que consideramos:
Tiempo optimista: tiempo ms corto en el cual puede
llevarse a cabo la actividad
Tiempo ms probable: el tiempo que probablemente se
requerir para realizar la actividad.
Tiempo pesimista: tiempo estimado ms largo