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Objectivo Geral
Identificar e aplicar as regras de funcionamento
Objectivos Especficos
Arquivo conceitos fundamentais;
Arquivo como sistema de informao;
Novas tecnologias em arquivo.
registo
microfilme, etc.
em
disquete,
CD,
pen,
As
empresas
tm
necessidade
de
recolher
ARQUIVO.
origem).
- Ordenao da documentao:
mediante a recolha, registo e
classificao dos documentos;
- Despacho: fornece os
documentos solicitados com rapidez
para os diversos servios, medida
que a documentao se vai
desactualizando;
de
equipamento
ficheiros,
etc.),
como
adequado
tambm,
(armrios,
proporcionando
documentos
Ao grau de informatizao.
Nas
grandes
empresas,
cada
- Arquivos pblicos
- Arquivos empresariais
- Arquivos de famlia ou privados
- Arquivos eclesisticos
segundo
as
normas
internas
documentao)
de
Interna
Externa
Catlogo de fornecedores, a
norma ISO 9001, ofcios,
curriculum vitae, etc
As
Unidades Arquivsticas so um
conjunto
orgnico
de
documentos,
considerando
a
estrutura
de
um
organismo.
Dossiers
Exemplos:
- Dossier de legislao comunitria sobre
ambiente(cpias de artigos do Jornal Oficial das
Comunidades Europeias com recomendaes,
resolues e directivas sobre ambiente);
-Dossier de legislao nacional sobre ambiente
(cpias de artigos do Dirio da Repblica sobre
ambiente).
Coleco:
Existem
que se
individualiza
funcionalidade.
por
razes
de
Fundo
Seco
Srie
Sub-srie
Processo
Coleco
Fase de Transferncia
- Modelo de Organizao do Arquivo
- Contentorizao dos Documentos
- Inventariao
- Destruio de Documentos
-Transporte e Alojamento
Ex: Transferncia de arquivo de sucursais para
empresas me
Fase de Incorporao
Ex: arquivos de servios extintos e documentao
proveniente de funes extintas em organismos e
servios da administrao central desconcentrada da
respectiva rea
dois
critrios
para
ordenao
ordenado:
Exemplo prtico:
Gabinete de Contabilidade Correspondncia recebida na 2 feira
05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobre
preos para servios de contabilidade, Factura da Edp e Extracto
bancrio referente ao ms de Abril.
Recolha (chegada dos documentos empresa)
Separao (separar os diversos documentos)
Recepo (entrega dos documentos ao responsvel)
Registo (registar os documentos na correspondncia recebida)
Anlise/Tratamento (potencial cliente estudar a empresa em si;
factura verificar os consumos; extracto bancrio fazer a
reconciliao bancria)
Registo/descrio Elaborar carta de responta ao potencial cliente
Despacho - Enviar carta de resposta
Arquivo - Arquivar cpia da carta, factura e extracto bancrio
os
mais
adequados
para
guardar
pequenos
informativos
que
no
sejam
muito
legislaes
especficas
para
os
ministrios:
Ex: Direco Geral Arquivos Min. da Cultura
Ministrio das Finanas, Autarquias,
Ministrio da Educao, etc
diversos
Vantagens:
RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO
Vantagens:
. FCIL MANUSEIO DA INFORMAO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas
ou grandes quantidades de documentos, a imensa variedade de
formatos, tamanhos e formas desses papis. O microfilme um
agente uniformizador. Esta uma das suas mais expressivas
vantagens. No importa o tamanho ou padro original, em
microfilme ele estar dentro de um nico formato. Dessa forma, o
manuseamento da informao ser muito mais prtico.
BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementao do microfilme, variam de
aplicao para aplicao e at mesmo de empresa para empresa.
Falando genericamente, o custo em alguns casos muito inferior ao
simples custo de armazenamento do papel convencional. Um
indicador seguro de que um processo de arquivo microgrfico
econmico, o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
Vantagens:
SEGURANA
No existe nenhuma outra forma mais prtica, econmica e segura,
contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. So
inmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os
seus documentos de desastres, graas ao microfilme.
. INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilizao do microfilme fica assegurado o arquivo correcto
de qualquer documento e a funo de rearquivar um microfilme,
simplesmente rebobinar uma bobina. No existem caixas, caixotes,
pacotes e funcionrios exaustos. No microfilme, os documentos
esto sempre na ordem correcta.
Vantagens:
. BAIXOS CUSTOS DE MANUTENO
Considerando o grande aproveitamento de espao proporcionado
pelo microfilme, resultando de uma grande concentrao de
informaes, o baixo custo de manuteno uma consequncia
quase imediata.
FCIL E RPIDA REPRODUO
Todo um arquivo de microfilme pode ser fcil, rpida e
economicamente duplicado.
FCIL DISSEMINAO DA INFORMAO
Inmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme
pelo baixo custo e facilidade na disseminao da informao.
Vantagens:
AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memria no
tem limites. Informaes que hoje no so localizadas, estaro
sua disposio em microfilme, em tempos
curtssimos.
FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAO "RARA" OU
"NICA"
Documentos histricos, em arquivos de outros pases, esto hoje
em Portugal graas ao microfilme.
MELHORES CONDIES DE TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condies
de trabalhos a quem tem que manusear documentao em todas as
reas. Consequentemente a empresa ganhar em produtividade e
eficcia.
Vantagens:
. DURABILIDADE
O microfilme, um produto dos mais durveis, a durabilidade do
microfilme praticamente ilimitada.
.MINIMIZAO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE
Os custos com fretes e portes pelo correio so minimizados com a
implementao de programas de microfilmagem.
PRESERVAO DA NATUREZA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que
necessitaria consumir.
INTERLIGAO COM OUTRO SISTEMA
O microfilme um dos mais versteis sistemas de tratamento de
informao.
Vantagens:
. INFORMAO
PARA TODOS
Livros e publicaes de alto custo, antes disponveis
apenas para uma faixa de alto poder arquivstico, esto
hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas
escolas e universidades implantaram programas
especficos de microfilmagem.
Desvantagens:
- necessidade de se contar com um microleitor (para
ampliar);
- a no aceitao de microfilmes de documentos como
prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindvel
a obteno de microfilmes de segurana.
Arquivo
Computadorizado
armazenar
Vantagens
- Permitem armazenar grandes quantidades de
informao numa pequena poro de espao (esta
vantagem ainda mais reforada no caso dos DVDs)
- A informao gravada tem uma durabilidade superior
os suportes magnticos, visto que no destruda por
interferncias electromagnticas
- Podem ser facilmente transportados para outros
computadores
Desvantagens
-O problema da velocidade de leitura dos dados
- O problema de apagar e regravar a informao
Tipos Cds / DVDs
Carasteristicas
CD-ROM
DVD-ROM
Apenas Leitura
CD-R
DVD-R
CD-RW
DVD-RW
Regravveis