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Operacin de Entrada-Inbound
en el banco HSBC
(reduccin en tiempo de
llamada)
28-septiembre-2009
Objetivo:
Definir
Situacin actual
Estudio estadstico:
Gestores
Supervisores
Gerentes
Directores
Indicador:
Tiempo de duracin de la llamada (reducirlo).
Problema
Objetivos
Bajar el tiempo de que dura la atencin al cliente a un
nivel menor al de la competencia, y que sea adecuado
para el mismo
QFD
SIPOC
VARIABLES DE ENTRADA
MAPA DE PROCESOS
MEDIR
Estadstica descriptiva de la
Xs
Das
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Estadstica descriptiva Y
De acuerdo a la estadstica
descriptiva de la variable Y, la
cual corresponde al tiempo de
duracin de una llamada,
podemos darnos cuenta que el
valor de la media es de 16.9053,
respecto a la duracin promedio
en minutos de una llamada en el
rea de INBOUND.
ANALIZAR
Anlisis Causa Raz y Diagrama
Causa y Efecto
amadas es para dar seguimiento al status de cobranza del cliente, lo cual agrega 1 minuto y medio a la llamada; el otro 10% de las llamadas es
Del lado de las Y tenemos definido al nmero 1 para la baja mora durando sta 1
minuto, este tipo de llamadas son de clientes que tienen como mximo 2 pagos
vencidos.
El numero 2 para la alta mora teniendo una duracin de 2 minutos, esta se refiera a las
llamadas de los clientes que tienen ms de tres pagos vencidos lo cual quiere decir que
se requiere mayor tiempo para atender esos casos
El numero 3 esta dado para las llamadas de tipo venta de cartera, este tipo de clientes
llevan ms de 9 meses consecutivos sin pagar lo cual se les da un numero alterno
VARIABLES
ACTUALMENTE
LIMITE
CONTROL
Tiempo de espera de
identificacin de proceso
El tiempo promedio en
identificar o transferir la
llamada es de 3 minutos.
Negociacin de pago
MEJORAR
Severidad: La severidad esta estimada dentro de una escala de 1 a 10. El 1 significa que tiene muy
poca severidad, es decir, que la falla en la actividad no afectar el comportamiento del proyecto, el 5
es una severidad mediada y significa que la falla tiene 50% de posibilidades de afectar el proyecto, el
10 es una alta severidad.
Ocurrencia: Se estima la ocurrencia probable dentro de una escala de 1 a 10. El 1 indica poca
ocurrencia, el 5 una mediana ocurrencia y el 10 una alta ocurrencia.
Prioridad: Es el producto de los rangos de severidad y ocurrencia.
Conclusin: De acuerdo al Anlisis de Modo y efectos de fallas potenciales que se present
anteriormente, nos podemos dar cuenta que los principales factores con un mayor nivel de prioridad lo
son: los gestores y las llamadas en espera. Esto nos indica por un lado, que los gestores necesitan
tener la capacidad de poder identificar las necesidades de los clientes, con los cual, permitir que el
tiempo por llamada sea reduzca, y as poder atender a un nmero mayor de llamadas en promedio de
una hora.
Por otro lado, tenemos como un factor de prioridad las llamadas en espera, con lo cual podemos
deducir que el IVR que maneja el banco HSBC, no es lo suficientemente capaz de poder soportar el
nmero de llamadas que entran, por lo cual se debera de ejecutar una ampliacin al servidor.
Acciones a implementar
De nuestros datos tenemos la siguiente informacin:
Acciones a implementar
Acciones a implementar
PASO 1: TASA DE INTENSIDAD DE TRFICO: R = L / (M x S)
En Minitab obtuvimos de una tabla de Probabilidades que llamamos Haya Clientes esperando en la Lnea en la cual
determinamos que para 83 estaciones con una intensidad de trfico R = 0.99, la proporcin del tiempo que habr clientes
esperando a un gestor en la lnea es de F = 0.045 y para 65 estaciones F = 0.10.
Nos dimos cuenta de que entre ms estaciones y menos trfico, habr menos gente esperando en la lnea.
Acciones a implementar
Acciones a implementar
CONTROLAR
Plan de Control
Su objetivo es guiar las acciones
necesarias para mantener los
resultados del proceso dentro de las
especificaciones de los clientes.
La matriz causa y efecto es importante;
por cada rengln se debe determinar
cmo se controla.
PLAN DE CONTROL
PLAN DE CONTROL
Matriz causa-efecto
Variables
Defectos
Controles
1. Ampliar el sistema de recepcin de
llamadas.
4. Falta de opciones
Anlisis financiero
Negociaciones
1. Falta de experiencia
2. Gestor no es receptivo
3. Mal manejo de informacin.
1. Educacin crediticia.
1. Falta de informacin
4.Horas pico
Grfica de control
EWMA hora-llamadas
Definir
Polticas
El
objetivo de HSBC es ser el asesor de los clientes para hacer que su dinero trabaje y rinda ms.
Mantener una mente abierta hacia el mundo de las finanzas, los mercados y las inversiones; para
as poder desarrollar una relacin basada en el entendimiento y respeto mutuo y, ms importante
an, en la confianza, a fin de alcanzar sus metas a corto y largo plazo.
Tener acceso a un vasto cmulo de conocimientos y experiencia, y hacer uso de sta en
proporcionar servicios de administracin a personas con necesidades patrimoniales complejas e
internacionales, para crear una estrategia que se ajuste a sus requisitos nicos.
Funcionarios y empleados comparten los mismos principios ticos.
Generar un mayor compromiso de todos los involucrados en los procesos de aprendizaje, a fin de
obtener mejores resultados que se traduzcan en beneficios para el banco.
El jefe inmediato tiene como responsabilidades promover el desarrollo de su personal, establecer
planes de sucesin, involucrarse en el proceso; implicaciones y beneficios.
El banco debe de contar con informacin fidedigna y completa del cliente.
El gestor debe de atender al cliente, en el menor tiempo posible.
La informacin proporcionada sea clara y concisa.
La capacitacin del personal, debe de estar alineada respecto a los requerimientos de la empresa, y
de los clientes.
Procedimientos
Comunicacin
Proporcionar manuales a los trabajadores, sobre actualizaciones en el
sistema.
Escuchar sugerencias del personal, y de los clientes; respondindoles
siempre que fuese posible.
Juntas en donde se discuta con el personal del banco, los problemas que
se presentan frecuentemente en el sistema de pago; con el fin de
presentar propuestas que los haga ms seguros y eficientes.
Capacitacin
Imparticin de cursos sobre los programas con los cuenta el banco,
en el rea de cobranza (INBOUND).
Talleres en donde se expongan temas crediticios, de ahorro,
inversin, etc.
Proporcionar peridicamente manuales, sobre el uso de ciertas
herramientas en los programas a utilizar.
Incentivos
Reconocer el esfuerzo del personal, a travs del otorgamiento de
reconocimientos laborales.
Realizar mensualmente una junta, cuyo principal objetivo sea
premiar al mejor empleado, de acuerdo al tiempo de llamada que
obtuvo, as como el nmero de llamadas que atendi.
Ofrecer un bono econmico, en base a su desempeo laboral.
CONCLUSION
Al comparar la opcin de incrementar la infraestructura en
un 27% contra el incrementar la productividad en un 27%,
result ser ms atractiva la segunda opcin, ya que tanto
para el cliente como para la empresa se obtienen mejores
tiempos de servicio.