Curso Avanzado

Gestin de Proyectos

Curso Avanzado Gestin de Proyectos

NIVELES DE PLANIFICACIN

PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDADES Y TAREAS

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El PROYECTO
Es la unidad bsica de intervencin en la cooperacin para el
desarrollo.
Tiene como finalidad satisfacer un conjunto de necesidades
concretas a travs de la aplicacin de una serie de tcnicas que
ponen en juego un determinado nmero de recursos para obtener
unos beneficios.

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CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO

-Viabilidad

-Eficacia

-Eficiencia

-Ev-a
-lua-c
-i

-Impacto
-p
- n-

-r- i-t-e
o-s

-Anlisis de participacin

o-r

-Anlisis de problemas

-Anlisis de
-objetivos
-I-D

-E NTI
- I-F

-Anlisis de
-alternativas

-C-A
C

-Pertinencia

-N
I-O

-Matriz de

-Informes de
-seguimiento

-informacin

- i-
a-c

-sn-l
-u
i-m

-Realizacin de

-C I-O
-N
-I- -Y
E -N
-TO

- I-D

-M
-R
-F-O

-A
-C
-ION

-U
-C
-E

-M
-J
-I
-E
-U
-G
- S-E

-u-a-l
-E-v

-Sistema de

-E
-
-O

-planificacin
-Programacin de
-actividades

-L
-U

-Programacin de

-t-ne-a

-operaciones

-recursos
-Factores de viabilidad

-Plan de ejecucin

-Documento del proyecto

-Financiacin
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CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO Y EML

Gestin del Ciclo del proyecto

Mtodo del marco lgico

- Define las distintas fases de la

vida
de
un
proyecto
con
procedimientos
de
toma
de
decisin y actividades de gestin
bien definidas

- Metodologa para la planificacin, el

anlisis, la gestin y la evaluacin de
programas
y
proyectos,
mediante
instrumentos que permiten reforzar la
participacin y la transparencia, y mejorar
la orientacin de los proyectos

-Proceso de toma de decisin y

de implementacin definido
por la organizacin

-Mtodos e instrumentos
de gestin de proyectos.

-Gestin del Ciclo del Proyecto

-Mtodo del marco lgico

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1. LA IDENTIFICACIN DE PROYECTOS

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- MATRIZ DE
PLANIFICACIN

- ANALISIS DE LAS
ALTERNATIVAS Y
ESTRATEGIAS

- ANALISIS DE LOS
OBJETIVOS

- ANALISIS DE LOS
PROBLEMAS

- ANALISIS DE LA
PARTICIPACION

IDENTIFICACIN DE PROYECTOS

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NALISIS DE PARTICIPACIN
- Ofrecer un panorama de todas las personas, grupos,
organizaciones, instituciones, autoridades, etc. que de alguna manera
van a ser afectados por la accin de desarrollo.

Se trata de analizar las relaciones sociales (conflictos, alianzas...)

entre las personas y grupos que pertenecen a la realidad sobre la
que se piensa intervenir.
Cada grupo debe ser identificado con sus intereses expectativas,
determinando las relaciones existentes entre los diferentes
colectivos.

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NALISIS DE PARTICIPACIN
1.
2.
3.

Identificar a todos los agentes sociales que se encuentren en el

rea de intervencin.
Analizar si estos colectivos forman cuerpos coherentes o si
existen unidades menores.
Caracterizar y analizar a cada uno de los agentes identificados:
1. Principales problemas.
2. Necesidades e intereses.
3. Fortalezas y debilidades.
4. Interrelaciones, conflictos, etc.

4.

Escoger o seleccionar al o a los colectivos beneficiarios.

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NALISIS DE PARTICIPACIN
PREGUNTAS CLAVE
Cules son los grupos que
ms necesitan ayuda externa?
A qu grupos de inters habra
que apoyar para asegurar un
desarrollo positivo?
Cules son los conflictos que
probablemente ocurrirn al
apoyar a ciertos grupos y qu
medidas pueden tomarse para
evitar estos conflictos?

PARTICIPANTES

Directos

Indirectos

NO PARTICIPANTES

Neutrales
Excluidos

Oponentes
Perjudicados

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NALISIS DE PROBLEMAS
Redactar cada problema (percibido por los implicados) como una
condicin negativa (no ambigua).
Identificar nicamente los problemas existentes, no problemas
posibles o potenciales.
Un problema no es la ausencia de una solucin -- es un estado
existente negativo.
Ejemplo:
No es correcto:

No hay pesticidas.

Correcto:

La cosecha es destruida por plagas.

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NALISIS DE PROBLEMAS

Escribir cada problema en una tarjeta.

Determinar cual es el problema central, entorno al cual podemos

ordenar los dems.

Determinar las causas que provocan ese problema, preguntndose el

POR QU esa situacin considerada indeseable. Situaremos esas
tarjetas en la parte inferior al problema identificado como principal.

Avanzar hacia abajo preguntndose por las causas de las causas.

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NALISIS DE OBJETIVOS
Se describe la situacin futura que se alcanzar cuando se
solucionen los problemas detectados en el paso anterior.
Los problemas enunciados como situaciones negativas pasan
a convertirse en condiciones positivas de futuro o estados
alcanzados.
La relacin causa - efecto cambia a medios - fines.

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NALISIS DE ALTERNATIVAS

Seala el paso al diseo del proyecto, indicando soluciones

alternativas.

Se trata de determinar dentro del rbol de objetivos los

opciones pueden ser llevadas a cabo con ms posibilidades
de xito, que depender de una serie de factores.

No os olvidis del anlisis de participacin en este paso.

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2. LA FORMULACIN DE PROYECTOS

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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO

Conjunto de conceptos interdependientes que describen de modo operativo y en
forma de matriz los aspectos ms importantes de una intervencin. Esta
descripcin permite verificar si la intervencin ha sido construida correctamente,
facilitando el seguimiento y proporcionando una evaluacin ms satisfactoria.

Se trata de una estructuracin del contenido de una intervencin

presentando de una forma sistemtica y lgica los objetivos, resultados y
actividades de una intervencin y sus relaciones causales.
Se indican los factores externos que influyen en la realizacin
satisfactoria de la intervencin.
Se indican los indicadores y sus fuentes de verificacin necesarios para
obtener la informacin sobre los objetivos y resultados.
Por ltimo se definen actividades y costes.
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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO

LOGICA DE LA
INTERVENCIN

INDICADORES OBJETIVAMENTE
VERIFICABLES

FUENTES DE VERIFICACIN

FACTORES EXTERNOS/SUPUESTOS
/HIPOTESIS

OBJETIVO GENERAL

Objetivo a un nivel superior

al del proyecto al que
deber contribuir la
intervencin

Descripcin operativa del objetivo en

trminos de cantidad y calidad.

Indican donde y en qu forma

se obtienen las informaciones
sobre la realizacin de objetivo

OBJETIVO
ESPECFICO

Efectos esperados por el

proyecto para los
beneficiarios directos,
como una condicin futura
que se espera permanezca

Descripcin operativa del objetivo en

trminos de cantidad y calidad

Indican donde y en qu forma

se obtienen las informaciones
sobre la realizacin de objetivo

Acontecimientos importantes,
condiciones o decisiones fuera del
proyecto necesarias para lograr el
objetivo global

RESULTADOS

Resultados que la
direccin del proyecto
debe lograr y mantener
durante la vida del
proyecto.

Descripcin operativa de los resultados

en trminos de cantidad y calidad

Indican donde y en qu forma

se obtienen las informaciones
sobre los resultados

Acontecimientos importantes,
condiciones o decisiones fuera del
control de la gestin del proyecto
necesarias para lograr el objetivo
especifico

PRESUPUESTO
Traduccin en trminos
financieros de los medios

Acontecimientos importantes,
condiciones o decisiones fuera del
control de la gestin del proyecto
necesarias para producir resultados

RECURSOS
Bienes y servicios necesarios para
llevar a cabo las actividades

ACTIVIDADES

Acciones que el proyecto

tiene que emprender a fin
de producir los resultados

CALENDARIO
PLAN DE EJECUCIN
Cmo y quin realizar cada tarea,
asignando responsabilidades

CONDICIONES PREVIAS
Condiciones que tienen que darse
para que sea posible la ejecucin
del proyecto

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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO

--OBJETIVO
OBJETIVO
GENERAL
GENERAL
Lgica Vertical de Intervencin

--OBJETIVO
OBJETIVO
ESPECIFICO
ESPECIFICO

-RESULTADOS
-RESULTADOS

--RECURSOS
RECURSOS
-ACTIVIDADES
-ACTIVIDADES

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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO

1er Paso - Objetivo especificado
Los jvenes inmigrantes.
2 Paso Cantidad
500 jvenes inmigrantes
3er Paso Calidad
. 500 jvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al

menos 6 meses de duracin

4 Paso Tiempo

500 jvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al

menos 6 meses de duracin al final del proyecto

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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO

Los recursos son los insumos materiales y no materiales que son
necesarios para ejecutar las actividades planificadas y para
administrar el proyecto
Los costes son la traduccin en trminos financieros de todos los
recursos identificados.
El calendario de actividades es una herramienta que presenta las
actividades del proyecto y que identifica su secuencia lgica, as
como su interdependencia .
Calendario de Recursos: Cada actividad es examinada para
garantizar que los medios necesarios para la ejecucin de la
actividad estn previstos debidamente

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3. LA GESTIN DE RECURSOS

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QUE REQUIERE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO

La medida de cambio del objetivo general al ser a largo plazo se ver

en la evaluacin

OE

Resultados

Se est alcanzando el objetivo especfico?

Conducen los resultados al objetivo
especfico? Indicadores de seguimiento
Conducen las actividades al resultado previsto?

Actividades

Insumos

Se han realizado las actividades segn el

calendario y el presupuesto propuestos?
Estn disponibles los recursos econmicos,
humanos y materiales en el momento,
cantidad y calidad apropiados?

Que est
provocando
retrasos en los
resultados
previstos?
Est
sucediendo
algo que
debera
empujar a los
responsables
a modificar la
ejecucin?

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CONCEPTOS BSICOS

INSUMOS :
PRODUCTOS:
EFECTOS :

Bienes, mano de obra, servicios, tecnologa que se utilizaran para lograr los objetivos
Resultados o servicios especficos generados a partir de los
insumos del proyecto (objetivos de corto plazo).
Resultados de la utilizacin de los productos , cambios en la manera de hacer las cosas.
Pueden aparecer durante la ejecucin del proyecto pero tambin con posterioridad a su
trmino.

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QUE INCORPORA UN INFORME DE SEGUIMIENTO

Los informes de seguimiento, es una forma de remitir la informacin a quien la
requiere (cargos directivos superiores, financiadores,..).
Como cuestiones bsicas deben tener en cuenta:
Qu era lo que se quera hacer?
Qu se ha hecho?
Cundo?
Con qu?
Si no se ha hecho: Por qu no?

Qu es lo que se va a hacer? (prximamente).

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RECURSOS ECONMICOS

1.Un presupuesto es un ejercicio de previsin.

2. No se debe asumir un proyecto que no tenga asegurada la
financiacin completa.
3. Un presupuesto debe ser "ajustado", ceido y realista, partiendo de
datos y variables de referencia.

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RECURSOS ECONMICOS. Adaptacin Presupuestaria

1. Un primer anlisis que sera el desglose del presupuesto por actividades,

que nos permitir controlar el gasto por actividades, saber el coste de
conseguir cada presupuesto y saber la necesidad de fondos en el tiempo al
relacionar el presupuesto por actividades con el cronograma de ejecucin.

2. Otro anlisis sera el desglose del presupuesto por partida econmica,

que nos permitir analizar el peso de cada partida en la ejecucin
presupuestaria.
3. Y por ltimo, el anlisis por financiador, para en el caso de que exista
ms de un financiador sepamos que gasto debe justificarse a cada uno de
ellos.

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RECURSOS ECONMICOS. Adaptacin Presupuestaria

a. Una opcin es revisar el tamao del proyecto.

b. Proceder a una reduccin lineal entre los distintos grupos y

partidas presupuestarias.
c. Proceder a una reduccin del plazo previsto de ejecucin que
repercute directamente en una bajada lineal de costes, pero tambin
sobre los resultados del proyecto.
d. Reducir el presupuesto del grupo o partida de imprevistos u
otros gastos, siendo conscientes de los riesgos que ello comporta.
e. Imputar el recorte al bloque de costes indirectos
(administracin, evaluacin...), ante el nivel del prioridad y trascendencia
que puede imprimir un determinado proyecto.
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RECURSOS ECONMICOS. Herramientas de Control de Gasto

Libro de caja.

Libro de banco.

Relacin de Facturas.

Control presupuestario. Arqueo de caja y conciliacin bancaria.

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RECURSOS ECONMICOS. Procedimientos de Adquisicin

1. Gastos corrientes del da a da
Se fijar un lmite mximo para dichos gastos, que se justificar a travs de
recibo o factura justificante del desembolso.
2. Compras de abastecimientos y equipos.
Se fijarn lmites de valor de compra, as como la realizacin de rdenes de
compra autorizadas. Mnimo de 3 ofertas, definindose de antemano los
criterios de seleccin de la oferta.

Transparencia de la contratacin.

Mayor concurrencia de empresas.

Precios ms competitivos y homogneos.

Aseguramiento de la calidad y garantas sobre la debida

ejecucin del contrato.

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RECURSOS HUMANOS
1. Personal asalariado.

2. Personal voluntario

3. Personas participantes

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RECURSOS HUMANOS

Direccin y Coordinacin.
Organigramas y distribucin de funciones y responsabilidades.
Asignacin de recursos humanos
Mecanismos de Toma de Decisiones
Sistemas de Comunicacin Interna y externa del proyecto
Relaciones Externas

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MUCHAS GRACIAS

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