CICLO 2016-I

I
Unidad I:

Mdulo:
Semana: 1

AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

Mag(e). CPC. Carlos Reynaldo Leonardo Guzmn Navarro

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CONCEPTO
Una auditora administrativa es la revisin analtica
total o parcial de una organizacin con el propsito
de conocer su nivel de desempeo y perfilar
oportunidades de mejora para innovar, valorar y
crear una ventaja competitiva sustentable.
Es la que se encarga de verificar, evaluar y
promover el cumplimiento y apego al correcto
funcionamiento de las fases o elementos del
proceso administrativo y lo que incide en ellos es su
objetivo tambin el evaluar la calidad de la
administracin en su conjunto.

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NECESIDADES DE UNA AUDITORIA

En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la

tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser
muy probable que habr una gran demanda de informacin
respecto al desempeo de los organismos sociales.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin
ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de
la informacin administrativa, as como su exactitud. En la
actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los
directivos de las organizaciones, de contar con alguien que sea
capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de lo siguiente:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes
(auditoria administrativa funcional)
La calidad de los procesos mediante los cuales opera un
organismo ( auditoria analtica)

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ALCANCE DE LA AUDITORIA
Naturaleza jurdica
Criterios de
funcionamiento
Estilo de administracin
Enfoque estratgico
Proceso administrativo
Giro industrial
Sector de actividad
mbito de operacin
Tamao de la empresa
Nmero de empleados

Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e
informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes
(internos y
externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad

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NATURALEZA E IMPORTANCIA

La auditoria administrativa se genera por mltiples

causas dentro de la administracin de una
empresa; su genero, su especie pertenece al rea
del control, que ubicado mediante evaluaciones y
exmenes que se realizan en los diferentes
elementos mantienen el ajuste y el orden dentro
del que hacer de la administracin general.
A continuacin se presenta una lista de algunas de
las causas ordinarias que pueden contribuir a una
deficiente administracin o a una empresa mal
llevada, estas son:

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NATURALEZA E IMPORTANCIA
Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y
confusos
Violacin de autoridad - responsabilidad que ha sido
asignada
Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad
Interferencia entre lnea y asesora, definicin de funciones
Organizacin costosa innecesaria
Difcil y costoso control
Demasiados o pocos jefes, rea de control adecuado a las
necesidades
Deformacin de la comunicacin y de la informacin entre
los niveles de la organizacin.
Conflictos de competencia y personal falto de motivacin

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NATURALEZA E IMPORTANCIA
Difcil visin integral de conjunto de la misin de la
empresa
Decisiones lentas, demoras a la orden del da.
Duplicidad de funciones y traslados de actividades que
generan confusin
Gerente autoritario, no existe comunicacin y participacin
Falta de coordinacin, privan los intereses personales a los
generales
Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por
medio de la imaginacin
Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero
Mucha ostentacin, sin darle el verdadero valor al uso de
los materiales
Falta de financiamiento oportuno. etc.

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NATURALEZA E IMPORTANCIA
Lo anterior se evita en lo posible con exmenes peridicos que se
hagan en el informe de auditoria administrativa.
La importancia de estos exmenes que se realizan en el
transcurso del tiempo, proporcionan confianza de la buena
marcha del negocio, esto no solo es evidente, en pases
desarrollados sino que tambin en los pases en vas de
desarrollo, donde cada da puede advertirse la necesidad
instauracin de unidades especializadas de este tipo en las
empresas que no contaban hasta el momento con ellas. El
entusiasmo de los tcnicos de esta actividad es alentador cada
da crece el nmero y se agrupan alrededor de los auditores,
administradores y los especialistas en organizacin y mtodos y
analistas de sistema etc., que cada da divulgan, se capacitan y
hacen publicaciones sobre el desarrollo de la temtica, lo cual
estimula la aplicacin frecuente de esta tcnica en la actividad
profesional que se aplica en la empresa.

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ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

La Auditoria Administrativa puede ser de una funcin especfica, un

departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupos de
divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorias
abarcan una combinacin de dos o ms de dichas reas. El campo
de estudio puede abarcar la economa de la produccin, incluyendo
elementos
tales
como
especializacin,
simplificacin,
estandarizacin, diversificacin, expansin, contraccin e integracin.
Tambin podra incluir los factores de la produccin, a saber:
materias primas, procuracin de partes de repuesto, disponibilidad de
mano de obra, disposicin de las instalaciones, normas de trabajo,
etctera. Por otra parte, las reas de examen, entre otras, podran
comprender un estudio y evaluacin de los mtodos para
pronosticar: programacin del producto, costos de proyectos de
ingeniera, estimacin de los precios, comunicaciones, equipos y
aplicaciones del procesamiento de datos, canales de distribucin de
la mercanca, eficiencia administrativa, etctera.

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NATURALEZA E IMPORTANCIA

La extensin de la labor de auditoria es con el

objeto de amarrar y de maximizar la eficacia del
control interno de la empresa. Es en este proceso
donde la tcnica de auditoria administrativa
aplicada en empresas de cierta magnitud se
constituye en auxiliar fundamental de la direccin
empresarial, ya que la constitucin de los
objetivos implica la existencia de un sistema de
control dirigido a corregir las desviaciones e
identificar causas, con relacin a las metas
preestablecidas

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CAMPO DE APLICACION

Esto significa que hay que llevar a cabo un anlisis

exhaustivo de la organizacin por el auditor
administrativo o el que haga las veces de l; por lo que
debe de poner en juego toda su imaginacin para hacer
realidad el axioma "Siempre existe una forma mejor de
realizar las cosas" y que generalmente, puede
conseguirse por medio de la investigacin que se realice,
tomando como base los recursos de que dispone el
organismo social..
Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como
una tcnica e instrumento que tiene como objeto revisar,
supervisar y evaluar la estructura, sistemas,
procedimientos y mtodos de la administracin lo cual
constituye su ubicacin en la fase del control dentro del
proceso de la administracin.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FINALIDAD

La auditoria administrativa tiene como finalidad trascendente

sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualesquiera
de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles
soluciones para mejorar sus operaciones.
Su misin es ayudar a la direccin de la organizacin a lograr
una administracin eficaz Su intencin es examinar y valorar
los mtodos, as como el desempeo en todas las reas. Los
factores de evaluacin abarcan desde el panorama
econmico en que acta la empresa, lo apropiado de la
estructura organizativa, la observancia de las polticas y
procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles,
los mtodos protectores adecuados, las causas de las
variaciones, la adecuada utilizacin de personal, equipo y
materiales y los sistemas de funcionamientos satisfactorios.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FINALIDAD

Por consiguiente, siendo el anlisis un elemento

primordial para separar las partes de un todo, se
deber de considerar todos los factores, hasta
conocer con profundidad los elementos de que est
compuesto; para verificar la viabilidad de los diversos
procesos especializados. Una de los principales
auxiliares en que se basa la auditoria administrativa
es la investigacin cientfica, por lo cual el auditor
administrativo se apoya en la lgica siguiendo los
pasos del razonamiento "inductivo y deductivo" que
aconseja la decisin a tomar.

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FINALIDAD

Los elementos como desarrollar el proceso se presenta en

forma esquemtica como sigue:
RECURSOS PARA CONOCER

TCNICAS DE AUDITORIA

a. Comprobacin visual

Obtencin de informacin y su
verificacin

b. Informacin de terceros

Anlisis y confirmacin de
datos

c. Deduccin lgica

Evaluacin e informacin

f. Conclusiones

Conclusiones

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AREAS DE REVISION
Y
EVALUACION PRIORITARIA
EN UNA EMPRESA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ELEMENTOS O FACTORES

Los elementos o factores en los mtodos que exigen una

constante vigilancia, anlisis y evaluacin son los
siguientes:
1.Planes y objetivos
2.Estructura orgnica
3.Polticas y practicas
4.Sistemas y procedimientos
5.Mtodos de control
6.Formas de operacin
7.Potencial humano y elementos fsicos empleados

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS

El objetivo de la auditoria administrativa comprende el

examen y evaluacin de la veracidad y efectividad del
Sistema de Control Interno y de su eficacia para alcanzar los
objetivos encomendados.
El auditor interno es el profesional es el responsable de
realizar los objetivos de la auditoria administrativa en el
mbito interno de la empresa y entre los objetivos que
persigue se encuentran en el trabajo de la auditoria como:
1.Fiabilidad e integridad de los informes
2.Revisar la veracidad e integridad de la informacin financiera y
operativa, as como los medios utilizados para identificar, medir,
dosificar y divulgar dicha informacin
3.Verificar el cumplimiento de polticas, planes, procedimientos,
normas y reglamentos

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS

4. Revisar los sistemas administrativos y control interno

establecidos por la empresa y verificar su cumplimiento, as
como su impacto significativo en las operaciones e informas y
determinar si las reas y los funcionarios lo cumplen
5. Revisar los medios de salvaguarda de los activos y su existencia
6. Verificar la utilizacin econmica y eficiente de los recursos,
sea valorar la economa y la eficiencia como se emplean dichos
recursos
7. Verificar el cumplimiento de los objetivos y establecidos para las
operaciones y programas para determinar si los resultados estn
en consonancia con los objetivos y si se estn registrando en
forma correcta y prevista
8. El auditor interno debe tener en cuenta lo siguiente:
a. Cumplir con las normas profesionales de conducta
b.Posser conocimientos tcnicos y disciplinarios para la
realizacion de las auditorias internas

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS

c. Los auditores internos estn obligados a una formacin y

capacitacin permanente

d. Los auditores internos deben poseer buenas dosis de

relaciones humanas y comunicacin
e. Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado
profesional
9.
El departamento de auditoria interna debe poseer u
obtener los conocimientos
10. El departamento de auditoria interna debe asegurarse de
que las auditorias estn debidamente supervisadas

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ALCANCE

La realizacin de una auditoria administrativa en cualquier tipo de

empresa, se debe comenzar por realizar un examen y una
evaluacin integral de los problemas, sus causas y la posible
solucin de los mismos; puede llevarse acabo tambin en una
funcin especifica, un departamento, una rea, una divisin o
grupo de divisiones de una empresa, el cual puede comprender los
siguientes exmenes o evaluaciones:
1.Objetivos
2.Polticas
3.Procedimientos
4.Programas
5.Presupuestos

6. Estrategias

7. Estructura de
mando y jerarqua
8. Estructura financiera
9. Ejecucin
10. Comunicaciones
11. Mtodos de control

12. Resultados
13. Tributos
14. Clientes
15. Recursos Materiales
16. Recursos humanos
17. Etc.

INTERVENCION
DEL
PERSONAL GERARQUICO

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AMBIENTE PROPICIO PARA EL CONTROL

La administracin activa, principalmente el

DIRECTIVO, debe fomentar un ambiente
propicio para la operacin del control interno,
mediante la generacin de una cultura que
promueva, entre los miembros de la
organizacin, el reconocimiento del control como
parte integrante de los sistemas institucionales.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
COORDINACIN DE ACCIONES
ORGANIZACIONALES

El control interno debe contemplar los mecanismos

y disposiciones requeridos a efecto de que los
diversos funcionarios y unidades participantes en
la ejecucin de los procesos, actividades y
transacciones de la institucin, desarrollen sus
acciones de manera coordinada y coherente, con
miras a la implantacin efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los objetivos.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO

El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno

ser responsabilidad del director en su condicin de
Representante Legal y los Directivos de la misma. No obstante, la
aplicacin de los mtodos y procedimiento al igual que la calidad,
eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, ser
responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus
jefes y dispuestos en las oficinas, reas o dependencias de
conformidad con las funciones, competencias y recursos que les
han sido sealados, llegando al denominado auto - control.
Por lo tanto corresponder ejercer el sistema de Control Interno
a todos, desde el superior jerrquico inmediato de cada servidor,
bajo la denominacin de Responsabilidad Administrativa de la
Gestin. Concluyendo que si la Entidad fracasa es porque
fracasa su lder principal o sea su director, por no contar con el
apoyo de los jefes y empleados en general.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTROL

CONTROL COMO FUNCION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONTROL
COMO
ACTIVIDAD

Es ejercido por los Directores o Gerentes de

las reas administrativas, el mismo que debe
ser previo, concurrente y posterior.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONTROL
COMO
FUNCIN
En las Instituciones Publicas existen las Oficinas del
rgano de Control Institucional OCI como un rgano
independiente de la Contralora General de la Republica y
supervisado por esta, que evala el comportamiento de
cada rea administrativa en relacin con la
responsabilidad Institucional.