Tema:

PLANIFICACION

Expositor:
Lic. PERCY HUAYAMARES
AGOSTO 2007

Una organizacin que busca la

calidad sin una misin, visin y
objetivos claros, es como un barco
en el que todo funciona bien, pero
que no sabe a donde v.

PLANEACION
La planeacin fija con precisin lo
que va a hacerse, es decir consiste
en fijar el curso concreto de accin
que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrn de orientarlo,
la secuencia de operaciones para
realizarlos y las determinaciones de
tiempos y de nmeros necesarias
para su realizacin.
La planeacin se refiere a las
acciones propuestas. Mediante ella,
los miembros de la administracin
tratan de ver adelante, de anticipar
eventualidades,
prepararse
para
contingencias, trazar actividades y
proporcionar un orden adecuado
para lograr el objetivo.

LA PLANEACION EN EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
La planeacin es la funcin fundamental del
proceso administrativo.
Se puede decir, con mucha razn, que la
planeacin es bsica para las otras
funciones administrativas fundamentales, es
decir para la organizacin, la ejecucin y el
control. Sin las actividades determinadas por
la planeacin no habra nada que organizar,
nadie para actuar y ninguna necesidad del
control.

NATURALEZA DE LA PLANEACION
* CONTRIBUCION DE LA PLANEACION A LOS
PROPOSITOS Y OBJETIVOS .
Cada plan y todos sus planes de apoyo debern contribuir
al logro del propsito y los objetivos de la empresa.
* SU PRIMACA ENTRE LAS TAREAS DEL

GERENTE.-

La planeacin es la que antecede a la ejecucin de todas

las dems funciones administrativas, es nica en el
sentido de que implica establecer los objetivos necesarios
para todo el esfuerzo de grupo .Un gerente debe planear
con el fin de saber que tipo de relaciones de organizacin
y aptitudes personales se necesitan, junto con los
recursos que los subordinados seguirn y qu tipo de
control deber aplicarse todas las dems funciones
administrativas deben planearse para que sean eficaces.

* GENERALIZACIN DE LA PLANEACIN.La planeacin es una funcin de todos los gerentes,

aunque el carcter y el alcance de la planeacin
varan con la autoridad de cada uno y con la
naturaleza de las polticas y planes establecidos por
los superiores .
* LA EFICIENCIA DE LOS PLANES.La eficiencia de un plan se mide por su contribucin
al propsito y a los objetivos que se persigan,
equilibrado por los costos y otros factores que se
requieren para formularlo y operarlo.Los planes son
eficientes si logran su propsito a un costo
razonable, cuando el costo se mide no solo en
trminos de tiempo, dinero o produccin sino
tambin por el grado de satisfaccin individual y de
grupo.

VENTAJAS DE LA PLANEACIN

Minimiza la ejecucin del trabajo y su enfoque en

forma aventurero.
Se reduce al mnimo el trabajo no productivo
se coordinan las actividades de manera que una
gran
combinacin
de
fuerzas
se
mueva
armoniosamente hacia el objetivo predeterminado.
Ayuda a visualizar futuras posibilidades entre
cursos alternativos.
La planeacin adecuada ayuda al gerente a impartir
una direccin confiada y agresiva .

LIMITACIONES DE LA PLANEACIN
Ningn gerente puede predecir completa y totalmente
los eventos del futuro. Si cambian las condiciones bajo
las cuales debe implementarse el plan, en forma
importante respecto a las supuestas por quien formul
el plan, gran parte de ste puede perderse.
Los planes deben evaluarse a la luz de las condiciones
de operaciones corrientes, y la utilidad de un plan
basado en previsiones no confiables queda abierto a la
duda.

 Otra de las limitaciones que se oponen a la

planeacin se debe a las barreras psicolgicas, la
ms importante de las cuales es que la gente se
interesa ms en el presente que en el futuro. El
presente es mas deseable y tiene certidumbre. El
futuro significa cambios y ajusten a nuevas
situaciones y condiciones.
Una de las ms fuertes limitaciones de la planeacin
consiste en la creencia de que los mejores resultados
se obtienen por medio de hacer las cosas as
noms, por medio de un tipo de operacin en la cual
cada situacin se resuelve cuando se presenta y
como sea necesario para su solucin inmediata.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

Propiciar una Operacin Econmica

La planeacin hace que a travs de su aplicacin
se ahorre la mayor cantidad de tiempo y esfuerzo.
Este ahorro se manifiesta en las diversas etapas
que conlleva el logro del objetivo. Para lograr esta
economa debe haber una extensa y detallada
planeacin que sea coherente y que tenga la
capacidad de lograr el efecto que se desea.

Facilitar el Control
Cada proceso que est constituido como parte de
la planeacin puede ser verificado en el tiempo,
debido a que anteriormente se han establecido
pautas con las que se deben regir su ejecucin.
De ah darse cuenta de lo correcto y lo incorrecto
de una accin.

Capacita al gerente para evitar la entropa

positiva, es decir la tendencia a dejar las cosas
sigan su curso, y a ver las cosas como podran
ser, no como son.

 Proporciona esperanzas y estmulo para

alcanzar mejores metas. Se orienta al interes por
las oportunidades y realizacin.
Revela los componentes que se requieren, cmo
reunirlos y el orden en que se deben manejar.
Abre nuevas formas de hacer las cosas y revela
oportunidades especficas para quien hace la
planeacin.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y
tiempo.
Permite enfrentarse a las
eliminando la improvisin

contingencias

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
PRECISION

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y

genricas , se debe evitar en lo posible la imprecisin
y lo eventual

FLEXIBILIDAD

todo plan debe dejar margen para los cambios que se

pueden presentar en ste, ya sea por las circunstancia
o por las imprevisiones.

UNID. DIRECCION

Los planes se deben coordinar de modo jerrquico

hasta formar finalmente uno solo. La existencia de un
solo plan general es lo requerido.

CONSISTENCIA

Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes,

para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin
entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con
eficiencia los objetivos.

RENTABILIDAD

El plan necesariamente debe expresar que los resultados

deben ser superiores a los insumos o gastos teniendo as
una relacin favorable de los beneficios

PARTICIPACION

Todo plan deber de conseguir la participacin de las

personas
que habrn de estructurarlo, o que se vean
relacionadas. Este debe garantizar la elevacin de la
calidad humana del trabajador

PASOS DE LA PLANEACIN

ESTABLECIMIENTO DE
ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS
OBJETIVOS
Donde deseamos estar,
Donde deseamos estar,
qu queremos lograr y
qu queremos lograr y
cundo
cundo

EVALUACIN DE
EVALUACIN DE
OPCIONES
OPCIONES
Qu opcin nos brinda la
Qu opcin nos brinda la
mejor probabilidad de
mejor probabilidad de
alcanzar nuestras metas
alcanzar nuestras metas
con el menor costo y la
con el menor costo y la
mxima utilidad?
mxima utilidad?
SELECCIN DE UNA
SELECCIN DE UNA
OPCIN
OPCIN
Seleccin de la lnea de
Seleccin de la lnea de
accin que habremos de
accin que habremos de
seguir.
seguir.

FORMULACIN DE
FORMULACIN DE
PLANES DE APOYO
PLANES DE APOYO
DETERMINACIN DE
DETERMINACIN DE
PREMISAS
PREMISAS
En qu medio ambiente
En qu medio ambiente
interno o externo van a
interno o externo van a
implantarse nuestros
implantarse nuestros
planes?
planes?

IDENTIFICACIN DE
IDENTIFICACIN DE
OPCIONES
OPCIONES
Cules son las opciones
Cules son las opciones
ms prometedoras para
ms prometedoras para
cumplir nuestros objetivos?
cumplir nuestros objetivos?

Como planes para:

Como planes para:
Comprar maquinaria
Comprar maquinaria
Comprar materiales
Comprar materiales
Contratar y adiestrar obreros
Contratar y adiestrar obreros
Desarrollar un nuevo producto
Desarrollar un nuevo producto

EXPRESIN NUMRICA DE
EXPRESIN NUMRICA DE
LOS PLANES A TRAVS DE
LOS PLANES A TRAVS DE
LOS PRESUPUESTOS.
LOS PRESUPUESTOS.
Elaboracin de Presupuestos
Elaboracin de Presupuestos
como:
como:
Volumen y precio de ventas,
Volumen y precio de ventas,
Gastos de operacin
Gastos de operacin
acordes con los planes
acordes con los planes
Inversiones de capital en
Inversiones de capital en
equipo.
equipo.

PASOS DE LA PLANEACION
CONCIENCIA DE LAS OPORTUNIDADES:
La detencin de las oportunidades tanto en el ambiente
externo, as como dentro de la organizacin, es el verdadero
punto de partida de la planeacin. Saber donde se encuentra
los puntos dbiles y fuertes, comprender que problemas
se desea resolver y porque; as como saber lo que se
espera ganar. El establecimiento de objetivos realistas
depende de esta conciencia o conocimiento. La planeacin
requiere un diagnstico realista de la situacin de oportunidad.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS:
Los objetivos especifican los resultados esperados e indican lo
que debe hacerse, a qu habr de darse prioridad y qu habr
de lograrse mediante las estrategias,
polticas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

DESARROLLO DE PREMISAS
Premisas son suposiciones acerca del ambiente en
el cual el plan ha de ejecutarse. Es importante que
todos los gerentes que intervengan en la planeacin
estn de acuerdo en las premisas. De hecho, el
principio bsico de las premisas de planeacin es
este:
Cuanto ms perfectamente los individuos a
cargo de la planeacin comprendan y acuerden
utilizar mtodos de planeacin congruentes, ms
coordinada ser la planeacin de la empresa.
. IDENTIFICACIN DE OPCIONES
Consiste en buscar y examinar cursos alternativos
de accin. Pocas veces hay un plan para el cual no
existen alternativas razonables y muy a menudo una
alternativa que no se obvia resulta ser la mejor. El
problema ms comn no es encontrar alternativas
sino reducir su nmero, de modo que pueda
realizarse la ms prometedora. El planificador debe
hacer examen preliminar para descubrir las
posibilidades ms fructferas

EVALUACIN DE OPCIONES
Evaluar las opciones tomando en cuenta las
premisas y con miras a la meta. Las evaluaciones
pueden ser sumamente difciles a causa de la
existencia de innumerables variables y a su vez
limitantes, as como los niveles bajos de capital y
varios valores intangibles.

SELECCIN DE UN CURSO DE ACCIN.Este es el punto en el cual se adopta el plan; es decir,

el punto real de la toma de decisiones.
Un anlisis y una evaluacin de cursos alternativos
se encaminan por diferentes rumbos, pero hacia un
mismo punto en comn.

FORMULACIN DE PLANES DERIVADOS.En el momento en que se toma una decisin, la

planeacin pocas veces es completa, casi siempre se
requieren planes derivados para apoyarse en el plan
bsico.

 EXPRESIN NUMRICA DE LOS PLANES A TRAVS

DEL PRESUPUESTO.Despus de que se toman las decisiones y se
establecen los planes, el paso final para darle
significado, es darles una expresin numrica al
convertirlos en presupuestos. Si se preparan bien,
los presupuestos se convierten en un medio para
sumar los diversos planes y tambin establecer
estndares importantes en comparacin con los
cuales puede medirse el avance de la planeacin.

PRINCIPAL ELEMENTO DE LA PLANEACIN:

EL PLAN
CONCEPTO
Es la toma de decisiones, para esto necesitamos conocer el "qu" de las
actividades, es decir, "qu se va hacer". Conocido lo anterior seguir
"cmo se va hacer", posteriormente "en dnde se va a hacer, "cuando
se va a hacer ,cunto se va hacer y para qu se va hacer.
CARACTERSTICAS QUE DEBEN TENER LOS PLANES
Los planes que proporcionen las mayores contribuciones a la
administracin debern cubrir ciertas estipulaciones. Entre las ms
importantes estn;

EL PLAN DEBE SER SENCILLO Y FCIL DE COMPRENDER.Los planes complicados son una invitacin a las falsas interpretaciones y
con ellos muchas cosas pueden resultar mal. Los planes llenos de
palabrera pueden causar ms mal que bien, ya que tienden a crear
desconcierto. Se debe usar palabras comunes, ilustrar profusamente y
dar ejemplos.

EL PLAN DEBE ENGRANAR LAS NECESIDADES DE QUIEN LO PONDR EN

PRCTICA.El plan debe estar dentro de las facultades del grupo administrativo, para ponerlo
en prctica y debe comprender a cada uno de los miembros administrativos; de lo
contrario es posible que se quede corto y hasta posiblemente fracase. Los cursos
definitivos de accin debern estar bien indicados y en secuencia adecuada.

SELECTIVIDAD EN EL PLAN.No se debe intentar cubrir todas las acciones en un plan inclusivo, se convertir
demasiado difcil de manejar. Hay que ser selectivo, sealar el objetivo.
Asignar responsabilidades especficas, segn la pida el plan, para cada uno de los
grupos o de los individuos, segn sea el caso. Asimismo se debe definir
claramente las relaciones entre quienes participen el plan.

METICULOSIDAD.El plan debe estar caracterizado por una total cobertura de todas las necesarias
actividades requeridas para el logro de su objetivo. Ninguna de las funciones debe
omitirse, no debe ignorarse ningn enunciado que provoque controversias, ni debe
descuidarse los detalles. El plan debe ser completo y debe eliminarse la
necesidad de adivinar quin va a hacer, qu y cuando.

MANTENER EL PLAN FLEXIBLE.El plan debe reflejar y cubrir las necesidades corrientes. Las modificaciones y
revisiones debern ser flexibles. La flexibilidad es una consideracin importante, y
la mayora de los planes deben tener en cuenta cambios dentro de lmites
razonables, para cubrir las situaciones a medida que se presenten.

TIPOS DE PLANES
Son de gran importancia en la administracin y sirven
para proporcionar una seccin transversal de la
planeacin en la forma en que la usa el gerente. Estos
pueden ser: Estratgicos( involucran la actividad total de la
empresa), Tcticos( involucran la actividad especfica de las reas de
la empresa y operacionales( involucra la actividad especfica en
las reas de produccin de la empresa) y dentro de ellos deber
encontrarse:

1. PROPSITO O MISIN.Cada tipo de operacin organizada tiene (o al menos

debera tener para ser significativa) propsitos o
misiones. En todo sistema social, las empresas, tienen
una funcin o tareas fundamentales que la sociedad
les asigna. El propsito de un negocio generalmente
es la produccin y distribucin de bienes y servicios.

2. OBJETIVOS
Representan no solo el punto de
inicio de la planeacin, sino
tambin el lugar hacia donde se
encaminan
la
organizacin,
integracin, direccin, liderazgo y
control. Este debe estar dirigido
hacia un propsito o meta. En
realidad, los objetivos poseen
facultades inherentes en s mismas
para estimular la accin. Cuando
son conocidos o estn definidas,
ayudan a identificar lo que debe
hacerse y reducen al mnimo los
olvidos o falsas interpretaciones.
La falta de objetivos o no tenerlos
claramente definidas hace la tarea
administrativa difcil.

2.1 Clasificacin de los Objetivos

Para propsitos del estudio de la administracin, una til
clasificacin de los objetivos es:

Los de las empresas en general (abstractos).Considerado comnmente como referido a los valores
creados y a las acciones emprendidas por las empresas
en inters del bienestar social. Entre los ms
representativos de este grupo de objetivos se
encuentran:

La eliminacin de las malas influencias en una comunidad.

Proteger a los necesitados.
Ayudar a la defensa pblica contra un enemigo comn.
Cooperar para impedir el desperdicio de los recursos
naturales.

 Los que se relacionan

con
los
gerentes
(concretos).-

Usualmente pertenece a
los niveles de cantidad y
calidad que se buscan.
El gerente persigue su
propios beneficios en
cuanto
a la empresa,
como por ejemplo el
aumento
de
la
productividad.

 Los asociados con los individuos (personales).Se refieren principalmente a las satisfacciones
econmicas, psicolgicas y sociales. Las ms
importantes son las satisfacciones que se
consiguen en el ambiente de trabajo de la empresa
(concreta), stas asumen muchas formas distintas,
tales como el objetivo de obtener un puesto en el
que la remuneracin sea elevada, o el de obtener
prestigio como empleado en el campo elegido, o el
estar afiliado a una empresa que ofrece productos o
servicios necesarios y excelentes.

3. Estrategia

Se define estrategias como la determinacin

de los objetivos bsicos a largo plazo de una
empresa y la adopcin de los recursos de
accin
y asignacin de los recursos
necesarios para alcanzarlos.
Por lo tanto, el propsito de las estrategias
es determinar y transmitir , mediante un
sistema de objetivos y polticas bsicas , una
imagen de la clase de empresa que se desea
proyectar. Las estrategias no intentan
describir con exactitud como la empresa va a
lograr sus objetivos, puesto que esto es la
tarea de incontables programas de apoyo ,
importantes y secundarios. Pero ofrecen una
estructura para orientar el pensamiento y la
accin.

Reglas sobre las Estrategias:

De su carcter indicativo de un sentido concreto.- Las estrategias

deben sealar la forma concreta, global y orientada en un
sentido particular, de cmo deben combinarse los recursos, toma
en cuenta las dificultades o elementos negativos presentes en el
momento de fijar los planes.

De la posibilidad de adaptarlas a las circunstancias tcticas

concretas.- La estrategia tiene que sealar los caminos concretas
que deben adaptarse para lograr el cumplimiento de los
planes, tomando en cuenta todos los factores negativos que
podran presentarse, pero a la vez tiene que ser de tal manera
concebidas que quien va a aplicarlas pueda, en cualquier cambio
de condiciones, adaptar una tctica concreta que responda a las
necesidades particulares que se presenten.

De la necesidad de formularlas por escrito.- Debido aquellas

estrategias son un conjunto complejo de varios elementos de la
planeacin, requieren ser fijadas en especial por escrito.

4. POLITICAS
DEFINICION
Las polticas son tambin planes, puesto que
se tratan de enunciados generales o maneras
de entender, que guan o canalizan el
pensamiento y las acciones en la toma de
decisiones, sobre algn problema que se
repite una y otra vez dentro de una
organizacin.
En ese sentido, las polticas son criterios
generales de ejecucin que auxilian al logro de
los objetivos y facilitan la implementacin de
las estrategias; es decir, proporcionan una
estructura unificada de otros tipos de planes.

4.1 Tipos de Polticas

1.

BASADA EN SUS FUENTES

a.- Polticas Externas.- Son aquellas que se originan para hacer
frente a diversos controles y solicitudes de fuerzas ajenas a la
empresa, tales como el gobierno, las asociaciones industriales y
sindicatos.

b.- Polticas Internas.- Son aquellas iniciadas por los gerentes en

cualquier nivel administrativo, con el fin de contar con las
orientaciones necesarias establecidos para su propio uso y el de
sus subordinados en la administracin de la empresa.

c.- Polticas Originadas.- Son aquellas que cobraron existencia por

la exigencia de un caso excepcional, que hace que el gerente pida
a su superior instrucciones respecto al manejo de dicho caso. En
tanto tales casos se deciden, se sientan precedentes que
constituyen polticas adicionales o modificaciones o las ya
existentes.

2. BASADA EN LAS JERARQUAS ADMINISTRATIVAS

a.- Poltica Fundamental.- Es aquella

empleada por los funcionarios ms altos,
afecta a toda unidad de la empresa, tiene un
alcance muy amplio y su importancia es la
mayor de todas.
b.- Poltica General.- Aquella empleada de
preferencia por los funcionarios medianos,
afecta algunas veces a toda la empresa,
pero comnmente a gran parte de ella, tiene
un alcance especfico y algo limitada y su
importancia es mediana.
c.- Poltica Departamental.- Es empleada
por los supervisores, es aplicable a las
actividades
departamentales
para
requerimientos cotidianos, su alcance es
definido y limitado y su importancia es
menor.

3. principales funciones en la empresa

a.- Poltica de produccin
Seguir tramos amplios de autoridad en la organizacin.
Ubicacin de plantas sucursales en ciudades (EJMPLO)

b.- Poltica de ventas

Vender variedad de tipos, tamaos y calidades de productos.
Distribucin en una determinada rea geogrfica.
Hacer publicidad exclusivamente en televisin.

c.- Poltica de Finanzas

Extender crdito slo a empresas de conocido prestigio.
Utilizar acreedores a largo plazo como fuentes de capital.
d.- Poltica de Personal
Promover la fuerza de trabajo desde adentro.
Capacitar a los empleados para posibles promociones.

4. Normas Aplicadas a las Polticas

Escritas y No Escritas
Las polticas verbales suelen ser inciertas e inseguras
nebulosas
y conducen a muchas falsas
interpretaciones para que sea satisfactorio su uso.
Las polticas por escrito son especialmente conveniente
para:
Temas de naturaleza muy discutible
Situaciones en las cuales la distancia entre los niveles
administrativos superior e inferior es bastante grande,
haciendo as difcil y poco frecuente la comunicacin y
asociacin personal e informal.
Precisin en el enunciado de la poltica, a fin de
comunicar una comprensin adecuada y completa.

5. PROCEDIMIENTO
DEFINICION
Son planes por medio de los cuales se
establece un mtodo requerido para
manejar ciertas actividades futuras,
deben ser especficos y hechos a la
medida para lograr cierto trabajo. Los
procedimientos son verdaderamente
guas de accin ms que para el
pensamiento y consisten en sealar las
secuencias
cronolgicas
de
las
acciones que se requieren.
Los procedimientos son como el
seccionamiento funcional de cada acto
administrativo y existen en todas partes
de una empresa pero son lgicamente
ms numerosos en los niveles de
operacin.

5.1 Caractersticas de los

procedimientos
Basarse en hechos concretos
En cada paso deben tomarse en cuenta los
elementos materiales, el personal, el tipo de
trabajo y el objetivo.
Un procedimiento que sea ptimo para una
Empresa puede no serlo para otra
Los pasos de los procedimientos deben ser
sucesivos, complementarios y que en conjunto
tiendan a alcanzar la meta deseada.

 Cada
paso
de
los
procedimientos debe estar
justificado, debe llenar una
necesidad precisa y guardar
la debida relacin con los
dems
pasos
del
procedimiento.
Un procedimiento debe ser
estable y sin embargo
flexible (equilibradas).

Reglas sobre los Procedimientos

a) 1ra. Regla.- Los procedimientos deben fijarse por escrito
(de preferencia por diagramas de flujo), de esta manera
pueden ser mejor comprendidos y analizados. Los
procedimientos fijan grficamente los diversos pasos que
constituyen un proceso. Permitiendo darse cuenta de lo que
sobre, falta, de que puede combinarse mejor y entre otras.
b) 2da. Regla.- Los procedimientos deben ser revisados
peridicamente a fin de evitar la rutina .La revisin revelar
qu procedimientos pueden ser cambiados y mejorados.
Tambin indicar qu actividad conviene consolidar en un
departamento.
c) 3ra. Regla.- Debe procurarse evitar siempre la duplicacin
innecesaria de los procedimientos. Sucede el caso frecuente
que dos departamentos hacen lo mismo, slo que enfocndolo
bajo diverso ngulo, pues convendr dejar un solo
departamento o persona encargada de ese procedimiento.

MTODO
Es la forma prescrita para ejecutar
un trabajo dado. Un mtodo se
refiere a un trabajo que comprenda
un paso de un procedimiento y que
especifica la forma en que este
paso debe ejecutarse. (Esto quiere
decir que los mtodos estn
inmersos
en
todos
los
procedimientos que se ejecuten)
Ejem: la forma como se estudia
que puede ser a travs de fichaje o
a travs de resaltar los prrafos de
la lectura con plumones de
diferentes colores de acuerdo a la
importancia
de las ideas que
pueden
ser
principales
o
secundarias.

6. REGLA

Las reglas describen la accin o la no

accin requerida y especfica, y no
permiten discrecin.
Las reglas guan la accin sin especificar
una secuencia temporal (diferencia entre
procedimientos y reglas)
Son usadas para evitar las aplicaciones
de
los criterios personales de los
empleados pertenecientes
a una
organizacin.
Por ejemplo cuando se determinan
niveles de seguridad como: use el casco
cuando ingrese a planta, o no fume para
evitar la contaminacin de los equipos, o
no coma en biblioteca porque contamina
los libros, o camine slo por esta va que
est protegida.

6) Programas
Definicin
Los programas son combinaciones de metas,
polticas, procedimientos, reglas, asignaciones,
tareas, pasos que deben seguirse, recursos por
emplearse y otros para formar un esquema en
donde se establezca la secuencia de actividades
especficas que habrn de realizarse para
alcanzar los objetivos teniendo en cuenta el
tiempo requerido para cada una de las partes.
El xito de un programa depende de la habilidad
de jerarquizar las actividades de acuerdo a su
grado de importancia y a su ejecucin en cuanto
al tiempo establecido de cada actividad.
(Programa es un plan que involucra: actividad +
tiempo + recursos).

Reglas sobre los programas

1era. Regla.- Todo programa debe contar ante todo,
con la aprobacin de la mxima autoridad
administrativa , apoyo para lograr su pleno xito.
Presentarlos con todos sus detalles, estableciendo
sus costos y beneficios y la fijacin del tiempo
mnimo para que se produzcan los resultados.
2da.
Regla.Debe
hacerse
siempre
el
convencimiento a los Jefes de lnea que habrn de
aplicarlos.
3ra. Regla.- Debe estudiarse el momento ms
oportuno para iniciar la operacin de un programa
nuevo.

8. PRESUPUESTO

Es el plan econmico de la empresa

Es la expresin de los resultados

esperados en trminos numricos.
Los presupuestos siempre se aplican
a un periodo
El presupuesto es un instrumento de
control que permite consolidar los
planes de una empresa.
Adems de su uso en la planeacin, el
presupuesto tambin se utiliza para el
control y la coordinacin.
El
presupuesto
proporciona
informacin respecto a los planes que
se han hecho, asegurndose de que
estn en equilibrio con cada uno de
los otros planes.

8.1 Tipos de presupuesto:

Especficos: Comnmente se usan en el

gobierno,
consiste
esencialmente
en
establecer una suma de dinero como lmite a
gastar o a invertir en una determinada
actividad o programa.
Fijos: Implican un plan que no cambia,
aunque cambien sus ventas o la produccin; el
estndar o unidad de medida no cambia.
Flexibles o variables: Permite revisar los
gastos y los costos de produccin; es ms fcil
de utilizar en el control de operaciones que el
presupuesto especfico.

Reglas sobre los presupuestos

Son una modalidad esencial de los programas
cuya caracterstica consiste en la determinacin
cuantitativa de los elementos programados.
Un tipo especial de presupuesto lo constituyen
los pronsticos, cuya caracterstica principal es
que establecen el nmero (y a veces los costos,
utilidades, etc.) de unidades que se espera
vender, gastar, producir, etc.

TCNICAS DE LA PLANEACIN
Las
tcnicas
de
planeacin
son
herramientas para formular planes y para
representarlos, explicarlos, discutirlos, etc.,
suelen ser las ms abundantes y
diversificadas dentro de todas las etapas
de la administracin.
La finalidad de las tcnicas consiste en
que el administrador que las utilice, tome
las decisiones ms adecuadas de acuerdo
a la situacin ms especfica del medio y
de la organizacin en donde se acte. Las
tcnicas pueden ser usadas en cualquier
proyecto.
La planeacin se hace de acuerdo con las
tcnicas que sirven tambin al control. Las
tcnicas de planeacin se utilizan como
criterio para su posterior control y
seguimiento.

MANUALES
El manual significa un folleto, libro, carpeta en los que de
una manera fcil de manejar se concentran de forma
sistemtica con el fin de orientar y uniformar la conducta
que presenta cada grupo humano en la empresa. Son
fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.
Los manuales constituyen una de las herramientas con
que cuentan las organizaciones para facilitar el
desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas.
La tarea de elaborar manuales administrativos se
considera como una funcin de mantener informado al
personal clave de los deseos y cambios en las actitudes
de la direccin superior, al delinear la estructura
organizacional y poner las polticas y procedimientos en
forma escrita y permanente.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

VENTAJAS
Logra y mantiene un slido plan de
organizacin.

Asegura que todos los interesados

tengan una adecuada comprensin del
plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.
Sistematiza la iniciacin, aprobacin y
publicacin
de
las
modificaciones
necesarias en la organizacin.

Sirve como una gua eficaz para la

preparacin,
clasificacin
y
compensacin del
personal clave.
Determina la responsabilidad de cada
puesto y su relacin con los dems de la
organizacin.

Sirve como una gua en el

adiestramiento al personal nuevo.

DESVENTAJAS

Muchas compaas consideran que

son
demasiado
pequeas
para
necesitar un manual que describa
asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.

Algunas consideran que es

demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al
da.

Existe el temor de que pueda

conducir a una estricta reglamentacin
y rigidez.
Si no se actualiza peridicamente,
pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la
organizacin, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia
es notorio para la misma.

Muy sinttica carece de utilidad:

muy detallada los convierte en
complicados

TIPOS DE MANUALES

Manual de objetivos y polticas. Rene un grupo de objetivos propios de la

empresa, clasificados por departamentos, con expresin de las polticas

correspondientes a esos objetivos. Consiste en una descripcin detallada de los
lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones.
Manuales departamentales.

Son aquellos en que se agrupan todos los

objetivos, polticas, reglas, etc. Aplicables en cada departamento determinado. Son
aquellos que merecen el nombre, de acuerdo a la definicin dada.

Manuales del empleado o de bienvenida. Suelen englobar todo lo que le

interesa al empleado conocer al empleado general, sobre todo al ingresar a la empresa.

Manuales de organizacin. Son como una explicacin, ampliacin y comentario

de las cartas de organizacin, en ocasionen contienen adicionalmente, una sntesis
de las descripciones de puestos y las reglas de coordinacin interdepartamental.

Manuales de procedimientos.

Son de gran utilidad, pues de una manera

precisa, preferentemente grfica, fijan a cada trabajador lo que debe hacer en las
principales actividades tcnicas que le son encomendadas.

ORGANIGRAMAS

Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de

una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las
unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales
formales de comunicacin.
Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes
de una estructura de organizacin ,incluyendo las principales funciones, sus
relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada
empleado encargado de su funcin respectiva.
Segn el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento (figuras)
La estructura de la organizacin
Los aspectos ms importantes de la organizacin
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vas
Las vas de supervisin
Los niveles y los estratos jerrquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS

VENTAJAS

Obliga a sus autores aclarar sus ideas

Puede apreciarse a simple vista la estructura

general y las relaciones de trabajo en la compaa,
mejor de lo que podra hacerse por medio de una
larga descripcin

Muestra quin depende de quin.

Indica alguna de las peculiaridades importantes

de la estructura de una compaa, sus puntos
fuertes y dbiles.

Sirve como historia de los cambios,

instrumentos de enseanza y medio de informacin
al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la
compaa
Son apropiados para lograr que los principios de
la organizacin operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo
la forma como se integran a la organizacin

DESVENTAJAS

muestran solamente las

relaciones
formales
de
autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales
significativas y las relaciones
de informacin.

Con frecuencia indican la

organizacin tal como debera
ser o como era, ms bien
como es en realidad. Algunos
administradores
descuidan
actualizarlos, olvidando que la
organizacin es dinmica y
permiten
que
los
organigramas
se
vuelvan
obsoletos.

Puede ocasionar que el

personal
confunda
las
relaciones de autoridad con el
status.

ORGANIGRAMA ESPECIFICO

GERENCIA

GERENCIA

DEPARTAMENTO

OFICINA 1

OFICINA 2

DEPARTAMENTO

OFICINA 3

OFICINA 4

DEPARTAMENTO

OFICINA 5

OFICINA 6

DIAGRAMA DE FLUJO
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean
smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso.
Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y
su interaccin.
La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los
diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto
dejan de ser prcticos.
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o
proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es
comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los
rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.

TIPOS DE FLUJOGRAMA
Por su presentacin:
De bloque
De detalle

Segn su forma:
Formato Vertical
Formato Horizontal
Formato Panormico
Formato Arquitectnico

Por su propsito:
De Forma
De Labores (qu se hace?)
De Mtodo (cmo se hace?)
Analtico (para qu se hace?)
De Espacio (dnde se hace?)
Combinados

SIMBOLOGA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

SIMBOLO

SIGNIFICADO Y USOS

OPERACIN: Cada vez que ocurra un cambio en un tem y / o

denotar cualquier clase de actividad.
MOVIMIENTO/TRANSPORTE: Indicar el movimiento del output,
entre locaciones.
PUNTO DE DECISIN: Denotar una toma de decisin. Los puntos del
diamante se marcan con las opciones :SI-NO, VERDADERO-FALSO.
INSPECCIN: Indicar que el flujo del proceso se ha detenido para evaluar la
calidad del output por alguien que no est involucrada en la ejecucin de la
DOCUMENTACIN: Indicar que el output de una actividad requiri registrar
informacin
ESPERA: Cuando un tem o persona debe esperar, cuando un tem se coloque en un
almacenamiento provisional antes de empezar la otra actividad.

ALMACENAMIENTO: Cuando exista una condicin de almacenamiento

controlado y se requiera una orden para que el tem pase a la siguiente
actividad. Mostrar que el output est almacenado esperando al cliente.

ROTACIN: Registrar informacin adicional sobre el smbolo al cual est

conectado. Identificar qu persona es responsable de realizar una
actividad o e documento que controla la actividad.
DIRECCIN DE FLUJO: Denotar direccin y el orden que corresponden a
los pasos al proceso. Indicar el movimiento de un smbolo a otro. Indicar
direccin: ascendente, descendente o lateral
TRANSMISIN: Identificar los casos en que ocurre transmisin inmediata
de informacin
CONECTOR: Indicar que el output de esa parte del diagrama servir
como el input para otro, mediante una letra dentro de mismo al final de
cada diagrama. Cuando no existe suficiente espacio para graficar la
totalidad del diagrama. La cabeza de la flecha que seala al crculo denota
que ste es un output; contrariamente indica que se trata de un input.
Cada output diferente debe designarse con una letra diferente. Todo
output puede reingresar al proceso en diferentes puntos.
LMITES: Indicar el inicio y el fin del proceso (INICIO COMIENZO O
TRMINO FIN).

INICIO

Preparar la exposicin del tema:

Planeacin Administrativa

Est listo
el material?

Har algo
al respecto?

Comunicar a la
profesora

No

No

Estn
preparadas
para la
exposicin?

Falta
alguna(s) de
la(s)
integrantes?

No

Estudi el
tema?

No

Desarrollar el
tema
Desaprobar al
grupo

DIVIDIR EL TEMA
EQUITATIVAMENTE

S
Instale la
proyeccin de dispositivos

Presta
atencin el
pblico?

No

Espere

S
Presenta la monografa
a la profesora

Pasar al
estrado
EXPONER

FIN

Diagrama de flujo
correspondiente a la primera
fase de realizar una exposicin
grupal

FLUJOGRAMA DE ACCIONES CONTABLES

Flujograma de Acciones Contables:

DIAGRAMA DE PROCESOS
Son sistemas de simplificacin del trabajo, principalmente los basados
en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las
labores del taller, porque en ellas es mas clara y fcil su aplicacin. Pero
en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se
emplean con gran amplitud a los trabajos administrativos y de oficina.
Los pasos esenciales en todos procesos son cinco: operacin,
transporte, inspeccin, demora y almacenamiento. Cuando se realizan
tramites administrativos, existen tambin estas mismas etapas:
OPERACIN: Como son escribir documentos, hacer clculos, registrar,
sellar, etc. . Se representan con un crculo ().
TRANSPORTE: Como llevar una carta a un departamento, pasar un
reporte, llevar el archivo ciertas formas. Se indican con una flecha ().
INSPECCIONES: Como revisar cuentas, analizar un informe, revisar
correspondencia antes de su firma, se indica con un punto. Su smbolo
es .
DEMORA: Como cartas dejadas en "Charolas de salida", documentos en
espera de su tramite. Se simbolizan con una letra D.
ALMACENAMIENTO: Como documentos en el archivo. Su smbolo es un
tringulo ().

TCNICAS DEL DIAGRAMA DE PROCESO

Los smbolos empleados para formular el diagrama de proceso son los ya sealados; pero
existe otra forma, con la sola variante de usar otra manera de simbolizar las iniciales
O T I D A, que equivalen a Operacin, Transporte, Inspeccin, Demora y
Almacenamiento. Se usan estos smbolos para ejemplificar otro modo distinto de representar,
y, desde luego, fcilmente recordable por la palabra Otida.
Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:

Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendr datos de identificacin del

proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, seccin donde se inicia y donde se
acaba, fecha de elaboracin, etc. (ver anexo).

El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los smbolos, otra para
descripcin breve del trmite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los minutos
de demora por almacenamiento y otra para observaciones.

Se anota, ante todo, la descripcin de los diversos pasos que el proceso comprende, y se
marcan puntos en las columnas de los smbolos correspondientes, unindolos con una lnea
perceptible.

Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones,

transportes, inspecciones y demoras, as como de los metros recorridos y el tiempo perdido
en almacenamiento y demoras.

Estos totales indican ya en cierto modo el tipo de accin que conviene tomar. As, v gr. si se nota
que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las operaciones o inspecciones,
tendr que deducirse que ese proceso puede ser mejorado.

GRFICO OTIDA ACTUALES

Fecha:4/05/05

CONVOCATORIA Y SELECCIN DE PERSONAL

N

EMPLEADO

Felipe Snchez

DESCRIPCIN

Realiza convocatoria de
personal

DIST.
MTS.

TIEM.
MIN.

OBS.

30

120

Peridico,
Radio,
Internet

Milagros Soberon Recepcin de curriculums

960

Milagros Soberon Revisin de curriculums

300

Entrevista inicial a candidatos

seleccionados

10

200

Max Prieto

Csar Castro

Aplicacin de prueba a
candidatos seleccionados

120

Csar Castro

Publicacin de resultados de
la seleccin

30

120

10

30

60

86

1910

8
TOTAL

Entrevista final a candidatos

seleccionados indicacin de
cargos asignados
Archivacin de curriculums
Felipe Snchez para prxima convocatoria en
el futuro
Max Prieto

4 empleados

Peridico,
Radio,
Internet

Fecha:4/05/05

GRFICO OTIDA MEJORADAS

DIST.
Mts.

TIEM.
Min.

OBS.

Realiza convocatoria
de personal

10

Internet

Milagros
Soberon

Recepcin y revisin
de curriculums

960

Max Prieto

Entrevista general y
aplicacin de prueba

10

120

Felipe Snchez

Publicacin de
resultados

10

10

30

10

30

30

1160

EMPLEADO

Felipe Snchez

DESCRIPCIN

Max Prieto

Entrevista e indicacin
de cargo a personal
seleccionado

Max Prieto

Archivacin de
curriculums para
prxima convocatoria

TOTAL

3 empleados

Internet

CUADRO RESUMEN DEL PROCESO DE OTIDA REALIZADO

SIMBOLOS
N

OBS.

OTIDA
ACTUAL

86 mts
1910min

OTIDA
MEJORADA

30 mts.
1160 min.

Acciones
mejoradas

56 mts
750 min

DIAGRAMA DE GANTT
Los diagramas de Gantt son herramientas prcticas muy utilizadas en la
administracin de proyectos porque no slo son econmicas y fciles de aplicar, sino
que tambin presentan gran cantidad de informacin, donde el administrador puede
descubrir de inmediato cules actividades van adelantadas en la programacin y
cules estn atrasadas.
El diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales en el cual la lista de
actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a lo largo del eje
horizontal.
En el eje Horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en
trminos de la unidad ms adecuada al trabajo que se va a ejecutar: da, semana,
mes, etc. En el eje Vertical se colocan las actividades que constituyen el trabajo a
ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una lnea horizontal cuya longitud es
proporcional a su duracin en la cual la medicin efecta con relacin a la escala
definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
En los Diagramas de Gantt se debe presentar el Ttulo de la actividad a realizar y
luego la secuencia de actividades a realizar y al final la simbologa de las barras
con los colores respectivos de las acciones planeadas y las ejecutadas

Ejemplo: DIAGRAMA DE GANTT

Que muestra la secuencia del syllabus de la asignatura de la Metodologa
de la Investigacin expresado en semanas.

Tiempo empleado
Tiempo ejecutado
ACTIVIDADES A REALIZAR
1

Abril
1

Mayo
4

Junio
8

1
0

1
1

Ago
sto

Julio
1
2

1
3

1
4

1
5

1
6

1
7

1
8

OBSERVACIONES

La Ciencia

Mtodo de produccin general

El conocimiento

Epistemologa

Control de lectura

Mtodos y tcnicas de la investigacin

cientfica

El problema de investigacin

Planteamiento de un problema de
investigacin

Atraso de clases
por falta de
comprensin del
alumnado

Por tardanza en
su llegada a
clases

Explic en una
forma breve

Marco terico y conceptual de referencia

Por
Huelgas en la
Institucin

1
0

Exposiciones sobre temas de investigacin

Incumplimiento
de los alumnos.

1
1

Hiptesis

Brevedad del
tema

1
2

Operacionalizacin de las hiptesis

1
3

Diseo muestral

1
4

Dinmica grupal