Modelo de Gestin Documental

Red de Transparencia y Acceso a la

Informacin (MGD-RTA)
16 de junio - Regin de Antofagasta

RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A

LA INFORMACIN Y CREACIN DEL
MGD

Misin

Generar un espacio
permanente de

dilogo,
cooperacin e
intercambio de
conocimientos y
experiencias entre
autoridades en materia
de transparencia y
derecho de acceso a la
informacin pblica.

Visin
Ser un referente en

el intercambio y
aprendizaje en
materia de
transparencia y
derecho de acceso a la
informacin pblica que
contribuye a la
rendicin de cuentas y
el fortalecimiento de la
gestin pblica.

Sus miembros

La RTA actualmente cuenta con 23

miembros representantes de 14
pases,entre los que se cuentan
organismos autnomos de fiscalizacin,
entidades de gobierno responsables de
coordinar
la
implementacin
de
legislacin
de
acceso
a
la
informacin pblica y entidades
internacionales.
PASES
Argentina
Brasil
Bolivia
Costa Rica
Chile
Colombia
Ecuador
Espaa
El Salvador
Guatemala
Honduras
Mxico
Per
Uruguay

Objetivo de la creacin del

Modelo de Gestin Documental de la
RTA
Desarrollar un Modelo de Gestin Documental con la
finalidad de que pueda ser implementado entre los
pases miembros de la Red como una contribucin a
las comunidades de acceso a la informacin y archivos.
Establecer

con

detalle,

para

su

implementacin,

dimensiones o mbitos de accin, herramientas de

gestin

especficas,

estndares

de

guas

aplicacin

de

implementacin

convenientes

y
las

diferentes realidades de los pases miembros de la RTA

en materia de archivstica y gestin documental.

Proyecto en alianza
rganos Garantes Archivos Nacionales

Modelo de Gestin Documental

de la RTA
Productos comprometidos del Modelo de
Gestin Documental y administracin de
archivos de la RTA
Documento Marco, explicativo del MGD.
Guas de Implementacin
Directrices
Anexo con Cuestionario de Autoevaluacin,
que permite a cada organizacin conocer su nivel
en cada proceso
Anexo con un Diagnstico por pas.
Anexo de Glosario de trminos.

2014
Generacin de un
Modelo de Gestin
Documental

2015
Proceso de
Implementacin
piloto por los
distintos pases

Desafos del Modelo de Gestin

Documental de la RTA

Impleme
ntar
Difundir
Capacitar

EL MODELO DE GESTIN
DOCUMENTAL DE LA RTA

Por qu es importante la
Gestin Documental para acceder
a la Informacin Pblica?
Gestin
Documenta
ly
Administra
cin de
Archivos

Soporte para:

Transparencia Activa
Datos Abiertos,
Transparencia Proactiva,
Reutilizacin de la
Informacin
Transparencia Pasiva
Respuestas a Solicitudes
de Acceso a la
Informacin

Opinin: Archivos,
pata
coja
de
transparencia

la
la

(La Tercera, 9 de octubre 2012)

Desafos:
Disponibilizar informacin fiable,
oportuna y rpida al ciudadano
Enfoque de Procesos en la Gestin
Documental y Administracin de Archivos
para responder a Solicitudes de Acceso a
la Informacin
Gestin Documental y Archivos como
soporte a Polticas de Acceso a la
Informacin, Transparencia y
Gobierno Abierto

Realidad Chilena: Principales

diagnsticos
Formacin
archivstica

Localizacin
de archivos

Procedimient
o de
eliminacin
documental

Normas de
descripcin
archivstica

Planes de
contingencia
frente a
siniestros

Finalidad del Modelo de

Gestin Documental
Convertirse en soporte y apoyo para la
gestin documental y de archivos de
distintas organizaciones, as como
garantizar la accesibilidad a los
documentos.
Normalizar los procesos de gestin
documental y archivo
Contribuir y garantizar la adecuada
creacin, tratamiento, conservacin,
acceso y control de los documentos
Ser soporte de las polticas de
transparencia, acceso a la informacin
y gobierno abierto de las organizaciones
pblicas.

Contribucin del Modelo de

Gestin Documental de la RTA
El MGD-RTA permite y facilita el desarrollo de la
gestin documental como SOPORTE bsico
para la implementacin de las leyes de
transparencia y acceso a la informacin
pblica.
El MGD/RTA aporta a la creacin de valor
pblico, contribuyendo a la eficiencia de los
procesos de gestin documental y archivos, a
fin de dar respuesta a Solicitudes de Acceso a
la Informacin de manera fiable, oportuna y
rpida a la ciudadana.

Caractersticas del Modelo

Est basado en normas y buenas prcticas internacionales.

Tiene en cuenta las necesidades generales de las instituciones de

los pases de la regin latinoamericana, recogidas a partir de
encuestas.

Abierto y en continua mejora: la implementacin del MGD en distintos

contextos facilitar los procesos de retroalimentacin y que el modelo se
enriquezca a partir de los mismos.

Contempla un modelo de implementacin modular, gradual y

flexible

Modul
ar

Gradu
al

Flexib
le

Modular
Se articula a travs de una serie de compromisos agrupados
en torno a lneas de actuacin temticas plasmadas en guas,
por otro lado contiene directrices que facilitan la adopcin de
esos compromisos.
Gradual
Cada lnea de actuacin contempla tres niveles de mejora
para la consecucin de los compromisos: bsico, intermedio
y avanzado.
Flexible
El modelo supone un esquema terico ideal basado en
compromisos generales; resultar necesario, en cada caso,
adaptar su implementacin a la diversidad de la
organizacin, su legislacin, reglamentos vigentes entre otros
aspectos.

Aplicacin del Modelo

Puede aplicarse durante toda la vida del
documento (ciclo de vida) y, por tanto, sirve
para toda clase de archivos
(administrativos, histricos etc.)
Para todo tipo de documento, en cualquier
formato o soporte, creados o recibidos por
una organizacin o institucin, pblica o
privada, en el curso de sus funciones o
actividades.

Destinatarios del Modelo

Transversal

Alta direccin
Coordinadores
Tcnicos
Usuarios internos
Usuarios externos

Estructura y Componentes del

Modelo
Poltica de
Gestin
Documenta
l
Gua de
servicios
de archivo

Control
fsico y
conservaci
n

Modelo
de
Gestin
Docume
ntal

Control de
acceso
Valoracin

Modelo de Gestin
Documental:
http://mgd.redrta.org
Gobierno
Abierto y
Transparen
cia

La Red de Transparencia y Acceso a la

Informacin Pblica (RTA) dispone este
sitio web que contiene todos los
documentos del Modelo de Gestin de
Documentos y Administracin de
Archivos (MGD).

Administra
cin
Electrnica

Control
intelectual
y de
representa
cin

3 Guas
Gerenciales
5 Guas Operacionales

Sitio web http://mgd.redrta.org/

Sitio Web: Descarga de

Documentos

Sitio Web: Guas de

Implementacin

Sitio Web: Directrices

Sitio Web: Cuadro de

Compromisos de Cumplimiento

Sitio Web: Anexos

Cuestionario de
autoevaluacin: Checklist

GUIAS Y DIRECTRICES
GERENCIALES
Ofrecen a la alta direccin y a los responsables de coordinar la implementacin
del MGD las lneas generales de actuacin y los compromisos necesarios para
disear e implantar una poltica de gestin de documentos y archivo de la
organizacin, que permita implementar el MGD-RTA

Guas y Directrices Gerenciales

Planes estratgicos
G01/D01/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTO
SY
ARCHIVOS
G01/G

Normalizacin y anlisis de procesos

G01/D02/G
Roles, responsabilidades y
competencias
G01/D03/G
Requisitos para un SGD
G01/D03/G
Indicadores de evaluacin
G01/D05/G

La finalidad de esta Gua es proporcionar lneas de actuacin para articular una correcta
Poltica de gestin de documentos y archivos dentro de la institucin, que permita sentar las
bases en esta materia.
Algunos Productos: Poltica de Gestin Documental Determinacin de Roles y Responsabilidades
Formacin Continua (Capacitaciones)

Relevancia de una Poltica de Gestin

Documental dentro de las instituciones

Guas y Directrices Gerenciales

GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPAREN
CIA
G02/G

Acceso a los documentos pblicos

G02/D01/G
Transparencia activa y datos abiertos
G02/D02/G
Reutilizacin de la informacin
G02/D03/G
Participacin pblica y colaboracin:
Archivo 2.0
G02/D04/G

Esta Gua de implementacin proporciona orientacin para incorporar la perspectiva del

archivo en las polticas de gobierno abierto y transparencia (incluida las dimensiones de
participacin pblica y colaboracin).
Algunos Productos: Estrategias de Transparencia Activa y Datos Abiertos Instancias
de Participacin en el Archivo

Guas y Directrices Gerenciales

Interoperabilidad
G03/D01/G
ADMINISTRA
CIN
ELECTRNIC
A
G03/G

Seguridad de la informacin
G03/D02/G
Administracin de documentos
electrnicos
G03/D03/G

Esta Gua proporciona una metodologa a travs de recomendaciones tcnicas para una
adecuada implementacin de la administracin electrnica de los documentos.
Algunos productos: Poltica de Seguridad de la Informacin Procesos de
Digitalizacin normalizados

GUIAS Y DIRECTRICES
OPERACIONALES
Ofrecen a los coordinadores tcnicos encargados de la implementacin del MGD las
lneas generales de actuacin y los compromisos necesarios para implementar los
procesos y controles tcnicos del Modelo de gestin de documentos de la RTA.

Guas y Directrices Operacionales

CONTROL
INTELECTUAL
Y
REPRESENTA
CIN
G04/O

Identificacin y clasificacin
G04/D01/O
Descripcin
G04/D02/O

Algunos
Productos:

Cuadros de
Clasificacin
Documental
Descripcin
Documental

Instrumentos para la valoracin

G05/D01/O
VALORACIN
G05/O

Transferencia de documentos
G05/D02/O
Eliminacin de documentos
G05/D03/O

Algunos
Productos:
Plan de
Transferencias
Documentales
Planes de
Eliminacin
Documental

Guas y Directrices Operacionales

CONTROL DE
ACCESO
G06/O

CONTROL
FSICO Y
CONSERVACI
N
G07/O

Anlisis de accesibilidad legal

G06/D01/O
Gestin de las solicitudes de
acceso
G06/D02/O
Restricciones y controles de
acceso
G06/D03/O

Plan Integrado de conservacin

G07/D01/O
Custodia y control de las
instalaciones
G07/D02/O
Gestin de contingencias
G07/D03/O

Algunos
Productos:
Procedimientos
de Control de
Acceso a los
documentos

Algunos
Productos:
Programa de
Conservaci
n
Plan de
Contingencia
s

Guas y Directrices Operacionales

Atencin a la Administracin
G08/D01/O
GUA DE
SERVICIOS
DE ARCHIVO
G08/O

Atencin al pblico: servicio de

referencia
G08/D02/O
Difusin
G08/D03/O

Algunos
Productos:
Servicios de
Atencin al
Usuario
(interno/externo
)

Cmo se avanza de un nivel a

otro en el MGD?
El Modelo plantea 3 niveles:
El Modelo sugiere compromisos
dependiendo del Nivel en que se
encuentre la institucin.
A medida que se cumplen los
compromisos, se puede avanzar de
forma escalable.

Desafos

Considerar la Gestin Documental como

un elemento estratgico de las
instituciones pblicas

Polticas de Gestin
Documental, planes
estratgicos y
normalizacin de
procesos

Comprender la importancia de la GD para

la institucionalizacin de una cultura
de transparencia

Medidas a
implementar
Capacitacin y
formacin a
funcionarios

Administrar/gestionar
los documentos
fsicos y electrnicos

Realizar control
intelectual y
valoracin
documental

Establecer
planes de
control de
acceso, control
fsico y
conservacin
documental

ESTRATEGIAS PARA
ESTRATEGIAS PARA
IMPLEMENTAR EL MODELO
IMPLEMENTAR EL MODELO
DE GESTIN DOCUMENTAL,
DE GESTIN DOCUMENTAL,
Y SU APORTE AL GOBIERNO
Y SU APORTE AL GOBIERNO
ABIERTO Y LA INNOVACIN
ABIERTO Y LA INNOVACIN

ESTRATEGIAS PARA IMPLEMENTAR EL

MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL

Fases de la
Implementacin
Definicin

Diagnstico
Deteccin de
Necesidades
Establecer
compromisos
Determinar
objetivos
Formalizar
Equipo de
Trabajo
Multidisciplinari
o

Planificacin

Elaborar Carta
Gantt
Determinar
Planes de
Accin
Levantar
indicadores de
monitoreo o
seguimiento
Identificar Guas
del MGD-RTA
necesarias para
la
implementacin

Ejecucin

Ejecutar
actividades
Reportar
avances
Reuniones
peridicas del
equipo de
trabajo

Evaluacin

Cerrar Planes de
Accin
Evaluar
resultados
Proyectar
continuidad y
nuevos
alcances del
MGD

Cmo deben ser los objetivos

de la implementacin?
Mensurable
s

Concret
os

Ajustados en el
tiempo

Realista
s
Consensuad
os

Tips para la implementacin

La participacin de al menos un representante de la Alta
Direccin de la institucin

Equipo de trabajo debe ser multidisciplinario (compuesto por una

diversa gama de profesionales: Abogados, Biblioteclogos
Documentalistas, Administradores Pblicos, Ingenieros, Informticos,
Archiveros, tcnicos etc.)

Definir y planificar la implementacin de manera gradual, flexible

y modular (principios del MGD/RTA), tomando en cuenta las
necesidades detectadas dentro de la organizacin.

Estrategias a considerar
Oportunidad de implantar la
gestin documental en las
instituciones como un
elemento/soporte fundamental para
garantizar el derecho de acceso a la
informacin

Cambio discurso y planes

estratgicos en Gestin Documental
(compromiso de la alta autoridad
plasmado en una poltica de Gestin
documental)

Enfoque de Procesos
Considerar/integracin normas ISO
asociadas:
ISO 15489 Generalidades de Gestin de
Documentos
ISO 9001 Gestin de calidad
ISO 30300 Sistemas de Gestin Documental
Entre otros

Ciclo de Implementacin MGD

Diagnstico en
Gestin
Documental

Evaluar

Determinar
compromisos,
actividades o
productos

Ejecutar
actividades /
elaborar
productos

Revisin Guas
MGD
Elaborar Plan de
Trabajo y
determinar
plazos

Casos prcticos
Problemtica

Gua / Directrices del

MGD

Producto / Actividad

Cmo declarar la Gestin

Documental como un
compromiso estratgico en
mi institucin?

G01/G: Poltica de Gestin

Documental

Poltica de Gestin
Documental

Cmo prevenir el dao de

documentos ante una
catstrofe?

G07/O: Control fsico y

conservacin
G07/D03: Gestin de las
Contingencias

Plan de contingencia

Para sistemas de
informacin y documentos
electrnicos Qu medidas
de seguridad debo poseer?

G03/G: Administracin
electrnica
G03/D03/G: Seguridad de la
informacin

Plan de Seguridad de la
informacin

Qu instrumentos puedo
utilizar para elaborar
procesos de control
intelectual y valoracin
documental?

G04/O: Control intelectual y

representacin
G05/O: Valoracin

Cuadro de clasificacin
documental
Tablas de descripcin
documental
Procedimiento de
eliminacin de
documentos

Cules son las condiciones

G07/O: Control fsico y

Reacondicionamiento

Ejemplo Prctico
Diagnstic
o y
necesidade
s

Capacitacin y
nivelacin de los
conocimientos
del personal
Implementar
procesos
transversales de
GD
Consolidar un
cambio en la
cultura
organizacional
Reconocer la
relevancia del
documento como
recurso
estratgico
dentro de la
institucin

Elaboraci
n de Planes
de Accin

Revisin de
Guas MGD

G05/O Valoracin
G01/G Poltica de
Gestin
Documental
G02/G Gobierno
Abierto y
Transparencia
G03/G
Administracin
Electrnica

Plan de
Valoracin
Documental
Plan de
Formacin
Continua
Plan de
Requisitos de un
SGD
Plan de
Administracin
Electrnica

Productos

Elaboracin y
validacin de
CCD y TRD
Proceso de
Valoracin
Capacitaciones
Revisin de
metadata,
vocabulario y
semntica.
Diseo de
interoperabilidad
externa.

Ejemplo Ficha de Proyecto

Ficha Proyecto Modelo de Gestin Documental
2016
Actividad o Plan

Plazo para Producto(s) o

cumplimie verificacin
nto (mes) corresponde)

medio

de
(si Gua del MGD asociada

1
2
3
4

CARTA GANTT

Actividad o Plan

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Ficha Proyecto Modelo de Gestin Documental

2016

Plazo para Producto(s) o

cumplimie verificacin
nto (mes) corresponde)

1 Elaboracin Poltica GD

Noviembre

Actividad o Plan

medio

de
(si Gua del MGD asociada

Septiembre
Reacondicionar
Dep.
Noviembre
3 Archivo
Proceso de Valoracin
Septiembre
4 Doc.

Resolucin que aprueba Poltica GD G01/G Poltica GD

G01/D03/O Gestin de
Resolucin que aprueba Plan
Contingencias
G07/OControl
Fsico
y
Fotografas
Conservacin
Documento
Proceso
de G05/o

Valoracin
Valoracin
Documental

2 Plan de Contingencia

CARTA GANTT

Actividad o Plan

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

1 Elaboracin Poltica GD

2 Plan de Contingencia

3 Reacondicionar Depsito de Archivo

4 Proceso de Valoracin Documental

MGD/RTA: GOBIERNO ABIERTO,

TRANSPARENCIA E INNOVACIN

Gobierno Abierto
Dassen y Ramirez-Alujas (2012) sealan que el Gobierno Abierto hace referencia a 3
principios:

Transparen
cia los
i) Mejorar

niveles de
transparencia y
acceso a la
informacin
mediante la
apertura de datos
pblicos y la
reutilizacin de la
informacin del
sector pblico

Participaci
n
ii) Facilitar la
participacin de la
ciudadana en el
diseo y la
implementacin de
las polticas
pblicas (e incidir
en la toma de
decisiones)

iii) Favorecer la
Colaboraci
generacin de
n de
espacios

colaboracin entre
los diversos
actores,
particularmente
entre las
administraciones
pblicas, la
sociedad civil y el
sector privado, para
co-disear y/o coproducir valor
pblico

Ver Gua MGD-RTA Gobierno Abierto y Transparencia G02/G

http://
mgd.redrta.org/guia-de-implementacion-gerencial-gobierno-abierto-y-transparencia/mgd/20

El Gobierno Abierto

Fuente: http
://democratieouverte.org/

Compromisos OGP Chile (20142016)

Compromiso
1. Implementacin del
Transparencia Municipal.

Modelo

de

Responsable(s)
Gestin

2. Estrategia de Datos Abiertos y Reutilizacin

de Consejo para la Transparencia

Consejo
para
la
Transparencia/Unidad
de
Modernizacin del Ministerio Secretara General de
la Presidencia.

3. Concurso Nacional de Datos Abiertos y Reutilizacin de Consejo para la Transparencia

Informacin Pblica con Foco Ciudadano.
4. Portal de Transparencia

Consejo para la Transparencia

5. Desarrollar un modelo de gestin Consejo para la Transparencia

en archivos y gestin documental,
que
potencie
el
acceso
a
la
informacin pblica.
6. Proceso de
Presidenciales

seguimiento

de

los

compromisos Ministerio Secretaria General de la Presidencia

Divisin de Coordinacin Interministerial.

7. Fortalecimiento de los mecanismos de participacin Unidad de Modernizacin y Gobierno

ciudadana (Ley 20.500)
Ministerio Secretara General de Gobierno

Digital

8. Campaa de mejoramiento de trmites y servicios Unidad de Modernizacin y Gobierno Digital,

entregados a la ciudadana (Chile sin papeleo)
Ministerio Secretara General de la Presidencia.
9. Constitucin del Consejo Nacional de Participacin MINSEGPRES
Ciudadana y Fortalecimiento de la Sociedad Civil
10. Portal de atencin ciudadana de Salud
11. Implementacin y monitoreo de la ley de lobby.

MINSAL
Comisin Defensora Ciudadana y Transparencia,
Ministerio Secretara General de la Presidencia.

12. Fortalecimiento de la democracia ambiental

Ministerio del Medio Ambiente

*OGP es la Alianza para el Gobierno Abierto, por sus siglas en ingls www.opengovpartnership.org
Plan de Accin de Chile ante la Alianza para el Gobierno Abierto: http://
www.cdc.gob.cl/wp-content/uploads/2015/07/Plan-de-Accion-2014-16-CHILE-OFICIAL.pdf

Innovacin en los Archivos

La innovacin en los archivos se puede contemplar
principalmente desde dos criterios:
Implantacin de un sistema de
innovacin en la organizacin
Productos y servicios innovadores,
participativos y colaborativos *(Archivo 2.0)

Ver: Directrices Participacin pblica y colaboracin: Archivo 2.0. Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la Informacin (RTA)
http://mgd.redrta.org/directrices-participacion-publica-y-colaboracion-archivo-2-0/mgd/2015-01-27/170039.html

Innovacin y
participacin
en los Archivos
Giro participativo en la
doctrina archivstica

Archivo 2.0
Promocin del intercambio,
colaboracin y apertura

Ejemplos:
- Archivo Histrico Municipal Colaborativo Participacin e
Interaccin con la comunidad Contribucin ciudadana al Archivo
- Consultas e interaccin en lnea Uso de Redes Sociales para la
toma de decisiones en el Archivo

Gestin Documental y la
creacin de Valor Pblico

La satisfaccin del
usuario/ciudadano
ante la respuesta
del Servicio aporta
a la creacin de
Valor Pblico

Creacin de Valor
Pblico

Transparencia:
Gestin de solicitudes
de Acceso a la
Informacin (SAI) y
Transparencia Activa
(TA)

Gestin de
Documentos y
Archivos aporta a la
entrega fiable,
oportuna y rpida
de informacin
solicitada por la
ciudadana

Gestin de
Documentos y
Administracin de
Archivos