PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DEL

ECUADOR
SEDE IBARRA

AUDITORIA

TEMA:

CONTROL INTERNO PARA EL CICLO DE

COMPRAS, GASTOS, CUENTAS POR PAGAR Y
PAGOS
INTEGRANTES:
Bryan Andrade Len
Martn Jaramillo S.
Rubn Salas Recalde
NIVEL:
Sexto Administracin C

DEFINICION
Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta
directiva, o consejo de administracin de una entidad, por su grupo
directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseado especficamente
para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la
efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la
informacin financiera y por ltimo el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables. La gestin de compras como la operacin
comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del
tamao de la empresa, ubicacin o sector de la empresa. El principal
objetivo de la funcin de compras es la reduccin de costos y obtencin de
utilidades y eficiencia en el servicio.

CARACTERISTICA
S
Debido a que en casi todas las empresas las funciones
relacionadas con la nmina son distintas de las funciones de
compra, se ha considerado conveniente mostrar separadamente
dichas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisin del control
interno del ciclo de egresos.

CICLOS DE
COMPRAS

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que

se requieren llevar a cabo para:
La adquisicin de bienes , mercancas y servicios
El pago de las adquisiciones anteriores
Clasificar, resumir e informar y lo que se adquiere y lo que se pag
El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de:
Inventarios
Activos fijos
Servicios externos
Suministros o abastecimientos
En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados
entre diversas cuentas de activo de resultados. En virtud de que existen
diferencias en tiempo entre la recepcin de los recursos y el pago de los
mismos, deben considerarse tambin como parte de este ciclo la cuentas
por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dichos
recursos.

FUNCIONES TPICAS

Seleccin de proveedores
Preparacin de solicitudes de compras
Funcin especifica de compras
Recepcin de mercancas y suministros
Control de calidad de las mercancas y
servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por
pagar y los pasivos acumulados
Desembolso de efectivo

ACUMULACION DE
PASIVOS

COMPRAS

ASIENTOS
CONTABLE
S
COMUNES

PAGOS
ANTICIPADOS

DESEMBOLSO
DE EFECTIVO

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Requisiciones de compra
rdenes de compra y contratos
Documentos de recepcin de mercancas
Facturas de proveedores
Notas de cargo y de crdito
Solicitudes de cheque
Recibos de servicios
Pliza cheque

OBJETIVOS
Para efectos del ciclo de compras se han identificado los siguientes objetivos especficos de
control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
a. De autorizacin
b. De procesamiento y clasificacin de transacciones
c. De verificacin y evaluacin
d. De salvaguarda fsica

Objetivos de autorizacin
Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas
establecidas por la administracin.
El precio y condiciones de los bienes, mercancas y servicios que han de
proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas
adecuadas establecidas por la administracin.
Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y
cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos
acumulados deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas
por la administracin.
Todos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos deben efectuarse
de acuerdo a polticas adecuadas establecidas por la administracin.
Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben estar de acuerdo con
polticas adecuadas establecidas por la administracin

1.

Slo deben aprobarse aquellas rdenes de compra a proveedores por bienes,

mercancas o servicios que se ajusten a las polticas establecidas por la

Objetivos
de procesamiento y clasificacin de transacciones
administracin.
2.

Slo deben aceptarse mercancas y servicios que se hayan solicitado.

3. Los
bienes, mercancas
y servicios
recibidos,rdenes
deben informarse
1 Slo
deben
aprobarse
aquellas
de con exactitud y
oportuna.
compra en
a forma
proveedores
por bienes, mercancas o
4. Los
montos
de bienes,
mercancas y servicios
servicios
que
se adecuados
ajustenaaproveedores
las polticas
establecidas
recibidos, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse
por la administracin.
exactitudaceptarse
y registrarse como
pasivo en forma oportuna.
2 Slocon
deben
mercancas
y servicios
5. hayan
Todos los pagos
por bienes, mercancas y servicios recibidos, deben basarse en
que se
solicitado.
3 Los bienes, mercancas y servicios recibidos,
deben informarse con exactitud y en forma
oportuna.
4Los montos adecuados a proveedores de bienes,
mercancas y servicios recibidos, as como la
distribucin contable de dichos adeudos deben
calcularse con exactitud y registrarse como pasivo
en forma oportuna.
5. Todos los pagos por bienes, mercancas y
servicios recibidos, deben basarse en un pasivo
reconocido y prepararse con exactitud.

Objetivos de verificacin y evaluacin

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y
evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de
los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
1. Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de
cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda fsica

RIESGOS COMUNES
La mayor parte del trabajo del auditor independiente, para formarse una opinin sobre los
estados financieros, consiste en obtener y evaluar la evidencia comprobatoria relativa a las
aseveraciones de la gerencia, contenidas en los estados financieros.
El riesgo de declaracin incorrecta importante en las aseveraciones de los estados financieros
consiste:

- Riesgo Inherente
- Riesgo de Control
- Riesgo de Deteccin

RIESGO INHERENTE

Consiste en la posibilidad de que en el

proceso contable ocurran errores
sustanciales antes de considerar la
efectividad de lossistemas de control.

RIESGO DE CONTROL
Para que un sistema de control sea efectivo debe
ocuparse de los riesgos inherentes percibidos, incorporar
una segregacin de funciones apropiada de funciones
incompatibles y poseer un alto grado de cumplimiento.

Al igual que el riego inherente, el riesgo de control existe,

independientemente de la auditora y esto es gran
medida fuera del control del auditor.

RIESGO DE DETECCIN
Consiste en la posibilidad que hayan ocurrido errores
importantes en elproceso administrativo-contable,
que no sean detectados por el control interno y
tampoco por las pruebas y procedimientos diseados y
realizados por el auditor.

EVALUACIN DE RIESGOS A PARTIR

DEL ADMINISTRADOR Y AUDITOR
Sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y
responden a los riesgos denegocios.
Tiene en cuenta las amenazas contra objetivos en reas como:
-operaciones
-informes financieros
-cumplimiento de las leyes y regulaciones
Consiste en identificar los riesgos, y luego seleccionar las medidas para
enfrentarlos.

CASO PRCTICO
La Sociedad CALZADO, S.A., dedicada a la comercializacin y distribucin
de zapatillas de deporte, ha definido y establecido un nuevo circuito de
compras desde hace tres meses cuyo financiamiento, en principio, parece
correcto y efectivo. La Direccin de la Sociedad, para confirmar la
efectividad de los nuevos procedimientos implantados, solicit a su nuevo
Departamento de Auditora Interna que procediera a realizar las
verificaciones oportunas que dictaminasen el funcionamiento del circuito.

SOLUCIN AL CASO
PRCTICO
El Departamento de Auditora Interna de CALZADO, S.A., ha operado del
siguiente modo para el anlisis y verificacin del circuito de compras:
A.- Antes de proceder a las verificaciones fsicas sobre el funcionamiento
y controles internos se ha confeccionado un test-control para el ciclo de
compras, adaptado a la operativa de la Sociedad, con el objeto de gua y
apoyo para la confeccin de las posteriores verificaciones:

TEST CONTROL CICLO

COMPRAS
Se han definido controles que aseguren:
1.- La entradas de mercancas en el almacn anulan los Pedidos pendientes
de servir y crean Pedidos servidos pendientes de facturar
2.- Las facturas recibidas se contabilizan en cuentas a pagar con el cdigo del
proveedor correspondiente.
3.- Entrada de mercancas cuando se han suministrado.
4.- Contabilizacin de compras a proveedores cuando se ha recibido la
mercanca.
5.- Inexistencia de errores en facturas recibidas.
6.- La contabilizacin de facturas recibidas cancela la cuenta de facturas
pendientes de recibir.
7.- Contabilizacin de suministros recibidos en perodos contables correctos
(corte de operaciones).
8.- Los registros de compras y de facturas recibidas coinciden con los mayores.

B.- VERIFICACIONES DEL FUNCIONAMIENTO DEL CIRCUITO Y ANLISIS DE

CONTROLES:

Se han seleccionado 14 pedidos de compra correspondientes a los tres ltimos meses representando una muestra del 53% sobre el total de
pedidos, habiendo practicado el siguiente trabajo de verificacin:
A)Todos los pedidos seleccionados estaban autorizados por el Departamento de Compras de la Sociedad, al ser inferiores a 50 millones.
Todos ellos coincidan con los partes internos de entradas, con los albaranes de entrada conformados y con las facturas de proveedores
aprobadas. Estas ltimas detallaban evidencia en comprobacin de cantidades, precios y clculos aritmticos.
B)Todos los pedidos, una vez recibidos fueron incluidos en los detalles de pedidos servidos pendientes de facturar que el departamento de
compras prepara mensualmente y enva al departamento de Contabilidad para su asiento contable. Se verific la contabilizacin de todos
ellos.
C)A la recepcin de los productos en el almacn se registraron las entradas de los mismos en el inventario permanente de existencias,
tomando como soporte del apunte el parte interno de entrada el cual est firmado por el responsable del almacn. La valoracin de los
productos se produce y se hace efectiva en el registro de inventario valorado a la recepcin de la factura de compra (mtodo promedio
ponderado).
D)Las facturas a medida que iban recibindose daban lugar a su contabilizacin en las cuentas a pagar (con lo cdigos correctos de los
proveedores), cancelando la cuenta contable de pedidos pendientes de facturar (contabilizada en el punto b)
E)Tambin se verific que el total del detalle actualizado de pedidos servidos pendientes de facturar que emite el departamento de compras
mensualmente coincidan con el saldo contable que recoge dicho detalle en los ltimos tres meses.
Por lo que en base a las verificaciones de funcionamiento comprobadas por el Departamento de Auditora Interna de la Sociedad, el circuito
de compras opera correctamente.
Aun as, el Departamento de Auditora Interna seguir trabajando regularmente en el anlisis de controles de compras, a base de muestras
mensuales o trimestrales, para asegurar el adecuado funcionamiento en el proceso del circuito.

PREGUNTA:

a) Qu tipo de controles aseguran que las facturas recibidas en Calzado S.A., de

Proveedores se contabilizan en las Cuentas a Pagar?
b) Qu control asegura que esas mercancas facturadas se han suministrado?

CONTESTACIN:
El Departamento de Compras de Calzado S.A., comprueba que una factura recibida
implica un pedido servido pendiente de facturar (detallado en su relacin de pedidos
servidos pendientes de facturar). Una vez verificada se aprueba la factura y se enva
al Departamento de Administracin para su contabilizacin.
De una manera mensual, el Departamento de Compras y Contabilidad concilian los
pedidos
servidos pendientes de facturar.
Un pedido pasa a la relacin de pedidos servidos pendientes de facturar cuando se
ha recibido por parte del responsable del almacn, un parte de entrada de mercanca
firmado por l y unido al albarn de entrada conformado.