Microsoft Office Excel

2007
Es un programa para hacer tablas bsicas y hoja
de clculo.

Una hoja de calculo permite realizar operaciones

matemticas automatizadas entre valores o
textos, puede
ser til para llevar desde los gastos del hogar
hasta la contabilidad de una empresa,
adems permite mediante el uso de
graficas interpretar los datos de manera
mas clara.

Formas Bsicas de Iniciar Excel

1. Desde el botn Inicio situado, normalmente,
en la esquina inferior izquierda de la pantalla
- Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio
se despliega un men
- Al colocar el cursor sobre Todos los programas ,
aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador
- Coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con
el nombre Microsoft Office y
- Haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el
programa.

Formas Bsicas de Iniciar Excel

Formas Bsicas de Iniciar Excel

2. Desde el acceso directo en escritorio
Cuando trabajamos muy a menudo con un
programa por lo general solemos crear un acceso
directo a este.
La forma como se nos visualizara en nuestro
escritorio

ser as:
programa.

Para iniciar has doble clic sobre el acceso

directo, a continuacin se te abrir el

Formas Bsicas para Cerrar Excel

Haciendo clic en el botn cerrar,
este botn se encuentra
situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
Pulsando la combinacin de teclas ALT+F4, con esta
combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese
momento.
Haciendo clic sobre el men de office
elegir la opcin Salir.

Botn Cerrar y

La Pantalla Inicial
Al iniciar Excel
aparece una
pantalla inicial
como sta,
vamos a ver sus
componentes
fundamentales,
as conoceremos
los nombres de
los diferentes
elementos y ser
ms fcil
entender.

Las Barras
La Barra De Acceso Rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms

habituales de Excel como Guardar , Deshacer o
Rehacer .
La Barra De Ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo
se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha estn los botones para minimizar
, restaurar y cerrar

Las Barras
La Barra De Formulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la

casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar
el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente,
pero esto lo estudiaremos ms adelante.
La Barra De Etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

Barras De Desplazamiento

La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa
agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo,
veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens.

Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de
acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.

La Banda de Opciones

En algunos momentos algunas opciones no estarn

disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn
el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel.
Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que
te sern tiles en cada pantalla.

Libro y Hojas de Calculo

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que
incluye una o varias hojas de clculo.
Hoja de Clculo: documento principal que se utiliza en
Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de
celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja
de clculo se almacena siempre en un libro), que se
pueden utilizar para organizar distintos tipos de
informacin relacionada.
Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en
blanco.
Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro
existente,
en
la
plantilla
de
libro
predeterminada(plantilla predeterminada de libro:
plantilla.

Filas Columnas Rangos

Las plantillas en MicrosoftExcelse componen de filas y columnas.

LA FILA: es el orden de
cuadrantes (CELDAS) en sentido
horizontal
se identificar con
nmeros.

COLUMNAS: es el orden de
cuadrantes (CELDAS) en sentido
vertical se identificar con letras.

Celda - Rango
CELDA: Una celda en Excel es la interseccin de
una fila y una columna. Una celda puede contener
texto, nmeros, fecha, instrucciones, funciones u
otros datos. Tambin se puede combinar el clculo
con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas
del libro. En general las celdas se representan de
forma rectangular y se ubican por un nmero/letra
de fila y un nmero/letra de columna, y pueden ser
identificadas con un nombre nico, por
ejemplo C9 (columna C, fila 9).
RANGO : es un conjunto de celdas adyacentes. El
rango de referencia adopta la forma de A2:B3.

Banda de Opciones Inicio

PORTAPAPELES
Permite copiar varios elementos de texto y grficos
de documentos de Office u otros programas y
pegarlos en otro documento de Office. Por ejemplo,
puede copiar texto de un mensaje de correo
electrnico, datos de un libro o una hoja de clculo, y
un
grfico de una presentacin y pegarlos todos en
un
documento. Al utilizar el Portapapeles de Office,
puede
organizar los elementos copiados como desee
en el
documento.

Banda de Opciones Inicio

FUENTE

Puede cambiar la fuente o el tamao de fuente de las celdas

o los rangos seleccionados en una hoja de clculo, as mismo
podemos aadir un efecto de negrilla, cursiva, tachado.
Bordes nos permite darle borde a una seleccin previa de
celdas la cual queramos convertir en una tabla.
Relleno nos permite rellenar una celda, un texto
adicionalmente podemos cambiar el color de fuente desde
aqu.

Banda de Opciones Inicio

ALINEACIN

Utilice estas opciones para cambiar la alineacin

del texto en los cuadros de texto de los elementos
de grfico seleccionados. La disponibilidad de
dichas
opciones depender del elemento de
grfico
seleccionado.
Permite dar alineacin al texto en la parte superior, central o
inferior de la celda, adicionalmente izquierda, derecha o central.
Gira el texto a un ngulo diagonal o a una orientacin vertical.
Se utiliza generalmente para etiquetar columnas estrechas.
Disminuir o aumentar sangra, reduce o aumenta el margen
entre el texto y la celda.
Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda
mostrndolo en varias lneas.
Une las celdas seleccionadas en una de mayor tamao y centra
el contenido en una nueva celda.

Banda de Opciones Inicio

NMERO

UTILICE ESTAS OPCIONES PARA DAR

FORMATO DE (CELDA NUMERO) A LA
CELDA SELECCIONADA.
Formato numero de Contabilidad., selecciona un formato
de moneda alternativo para la celda seleccionada.
Estilo Porcentual, muestra el valor de la celda como un
porcentaje.
Estilo Millares, muestra el valor de la celda con separador
de miles.
Aumentar decimales, muestra valores mas precisos
aumentando o disminuyendo los decimales.

Banda de Opciones Inicio

ESTILOS

Se definen como conjuntos definidos de

caractersticas de formato, comofuentes y
tamaos de fuente, formatos de nmero, bordes
de
celda y sombreado de celda. Para evitar que
otras
personas puedan realizar cambios en
celdas
especficas, tambin se puede usar un
estilo de
celda que bloquee las celdas.

FORMATO CONDICIONAL
Si necesitas ofrecer una mejor visualizacin de tus datos
numricos en tus hojas de clculo sin tener que recurrir a los
grficos, estas de suerte, Excel 2007 ofrece un gran nmero de
posibilidades en este rea.
Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo
correspondiente a la Ficha Inicio tienes disponible usa serie de
posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica de los valores

Formato Condicional
El
formato
condicional
permite
resaltar
ms
fcilmente ciertos valores o
hacer que determinadas
celdas sean fciles de
identificar. De esta forma
se cambia el aspecto de un
rango de celda basado en
una condicin (o criterio).
Puede usar el formato
condicional para resaltar
celdas
que
contienen
valores que cumplen una
determinada condicin. O
bien puede aplicar formato
a todo un rango de celdas
y variar el formato exacto
a medida que el valor de
cada celda vara.

Dar Formato como Tabla

Microsoft Office Excel proporciona un gran nmero de
estilos de tabla (o estilos rpidos) predefinidos que
puede utilizar para dar formato rpidamente a una tabla.
Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus
necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla
personalizado. Aunque slo se pueden eliminar los
estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier
estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos.
Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla
seleccionando opciones de estilos rpidos para los
elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de
totales, la primera y la ltima columna, y las filas y
columnas con bandas.

Dar Formato como Tabla

Estilo de Celda
Para aplicar varios formatos en un
solo paso y asegurarse de que las
celdas
presentan un formato
coherente, se puede usar un estilo
de celda. Los estilos de celda se
definen como conjuntos definidos
de caractersticas de formato,
comofuentesy tamaos de fuente,
formatos de nmero, bordes de
celda y sombreado de celda. Para
evitar que otras personas puedan
realizar
cambios
en
celdas
especficas, tambin se puede usar
un estilo de celda que bloquee las
celdas.

Banda de Opciones - Inicio

CELDAS
Puede insertar celdas en blanco por encima
o a la izquierda de lacelda activade
unahoja de clculo, desplazando hacia
abajo las
dems celdas de la misma
columna o hacia la
derecha las de la misma
fila. Asimismo, puede
insertar filas por
encima de una fila y columnas a
la izquierda
de una columna. Tambin puede
eliminar
celdas, filas y columnas.
NOTAMicrosoft Office Excel 2007 tiene ms filas y columnas
que antes, con los lmites siguientes: 18.278 columnas (A a
ZZZ) por 1.048.576 filas.

Banda de Opciones - Inicio

CELDAS - FORMATO
Formato: son variadas las funciones, a continuacin
veremos cuales son:
Tamao de Celda: nos permite modificar el tamaa del alto
de la fila, ancho de columna, y autoajustar cualquiera de los
anteriores.
Visibilidad: nos permite ocultar o mostrar filas, columnas y
hojas.
Organizar Hojas: nos permite cambiarle el nombre a una
hoja, mover o copiar una hoja, y adicionalmente dar color a la
etiqueta de celda.
Proteccin: Mediante el podemos darle proteccin a una
hoja, bloquear una celda(para que no se pueda editar su contenido),
y por ultimo abrir la ventana de formato de celdas.

Banda de Opciones - Inicio

MODIFICAR
Se encuentran las funciones ms comunes: suma,
promedio.
Contina el modelo en una o ms celdas adyacentes.
Elimina todo lo de la celda o quita de manera selectiva el
formato.
Organiza los datos para facilitar el anlisis.
Puede ordenar los datos seleccionados en orden
ascendente o descendente , o filtrar temporalmente
valores especficos.
Busca y selecciona un texto, un formato o un tipo de
informacin especifico dentro del libro. Tambin puede
reemplazar la informacin con nuevo texto o formato.

Formulas
Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para
realizar clculos o procesamiento de valores, produciendo un
nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se introduce
dicha frmula. En una frmula, por lo general,intervienen
valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de
trabajo. Las frmulas estn conformadas por operadores de
clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para
introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer
carcter el signo igual (El signo igual=le indica a Excel que los
caracteres que le siguenconstituyen una frmula ).Cuando se
escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro
de la misma.
Por ejemplo,lafrmula=A5+A4*3expresa quese multipliqueel valor
que contiene la celdaA4por el valor constante3y, a continuacin, se le sume el
valor que contiene la celdaA5al anterior resultado ( como se ver mas adelante la
multiplicacin*tiene mayor prioridad que la suma+).Si la celdaA5contiene el
valor numrico15, la celdaA4contiene el valor numrico4, entonces, esta frmula
al ser calculado por el Excelproducir27como resultado final, el cual ser
asignado a la celda en la que se ingres la frmula.

Componentes de una
frmula

Una frmula en Excel puede contener cualesquiera de los

siguientes
elementos:referencias
a
celdas,
constantes,
operadores y funciones.
OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento
que se desea realizar con los elementos de una frmula.
Microsoft
Excel
incluye
cuatro
tipos
diferentes
de
operadores:aritmticos, de comparacin, texto y de referencia.
TIPOS DE OPERADORES
OPERADORES ARITMTICOS: Se utilizan para realizar las
operaciones matemticas bsicas como suma, resta o
multiplicacin (combinando los valores numricos y generando
resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes
operadores aritmticos.

OPERADORES ARITMTICOS:

OPERADORES DE COMPARACIN: Se utilizan cuando se

requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de
comparacin tenemos los siguientes:

( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparacin,

el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO ).

Uso de Parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe
escribir entre parntesis la parte de la frmula a la que se
requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que sta se
procese antes que las dems. Los parntesis se deben colocar por
pares, es decir, un parntesis que abre y otro parntesis que
cierra.
Por ejemplo, la siguiente frmula:=5+2*3
Produce como resultado11 porque Excel calcula la multiplicacin
(5 lugar segn la tabla) antes que la suma (6 lugar segn la
tabla). La frmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de
evaluacin, la frmula se puede escribir
como:=(5+2)*3
En este caso Excel sumar 5 ms2 y luego multiplica el resultado
por 3, con lo que se obtiene 21.
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera
parte de la frmula le indican a Excel que calcule primero la suma
del valor que contiene la celda B4 ms el valor constante 25, y
despus divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los
valores que contienen o se encuentran enlas celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Operandos en las Frmulas

Referencias a celdas
Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de
celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe
buscar los valores o los datos que se requieren en una frmula. En
las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una
hoja de clculo. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de
otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo.
Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan
vnculos.

Para hacer referencia a una celda, se debe

escribir la letra de la columna seguida del
nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a
la celda que se encuentra ubicada en la
interseccin dela columna By la fila 2.

Referencias relativas y absolutas

en las frmulas
Referencias Relativas
Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre
conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la
frmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha
frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se
modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en la
celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una
frmula se utilizan referencias relativas.
Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la
referencia a celdas en las frmula que se crea en la celda
destinose ajusta automticamente; como por ejemplo, si la
celdaB2contiene lafrmula=A1(que hace una referencia
relativa a la celda A1) y se copia a la celdaB3, se modifica
automticamente lafrmula obtenindose en la celdaB3la
nueva frmula como=A2

Referencias relativas y absolutas

en las frmulas
Referencias Absolutas
Una referencia absoluta de celda en una frmula, siempre hace
referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila
especfica. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra
celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en
la celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se
ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y
paracambiarlas a referencias absolutas,se debe anteponer el
signo $ antes del nombre de columna y del nmero defila
dela celda, por ejemplo$A$1.
Siuna frmula que contiene referencias absolutas se copia a
otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por
ejemplo, si la frmula=$A$1, que contiene una referencia
absoluta a la celdaA1, se copia de la celdaB2a la celdaB3,la
frmula es la misma en ambas celdas.

Errores en los Datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se
produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos
avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr
el aspecto que ves arriba
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic
sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Errores en los Datos

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la
celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como
esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

que nos permitir saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro
anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms
frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos

deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error
sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente
(por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda
sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si
hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin
Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error
para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido

de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar
dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos. cuando se escriben valores numricos no vlidos en una
frmula o funcin.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior,

contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda
tal como: .
Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.