CENDITEL

Centro Nacional de Desarrollo e

Investigacin en Tecnologa Libres

Escuela Latinoamericana de Pensamiento y

Diseo Sistmico (ELAPDIS)
Seminario de Verano sobre Diseo y Diagnstico
Organizacional a partir de la Ciberntica Organizacional
Alfonso Reyes
Alvarado
Universidad de los Andes,
Bogot
Julio 10 y 11 de 2008

Temas de la quinta
parte

Anlisis de discrecionalidad

Autonoma y discrecin

Centralizacin .vs. Descentralizacin funcional

Centralizacin de recursos y descentralizacin

funcional

Un mtodo para balancerar autonoma y

cohesin (ejemplo)

Construccin del Modelo del Sistema Viable

Mecanismo de Cohesin

Mecanismo de Adaptacin

Recursividad

El punto de partida

NO es un problema ideolgico;
es un problema de diseo

Cul es el problema?

Una inadecuada
centralizacin produce:
- Cuellos de botella
- Burocracia (cargos que
no agregan valor, mirar
y firmar)
- Decisiones tomadas
sin contexto

Cul es el problema?

Una inadecuada
descentralizaci
n genera:

Burocracia
(tiempo ocioso);
Descoordinacin

Bueno, esta realmente no es la

reunin. Es la reunin preparatoria de
la reunin en donde decidiremos
cuando reunirnos para elaborar la
agenda de la reunin

El enclave conceptual

Discrecin se define como delegacin ms

capacidad de accin.

El propsito del anlisis es estudiar la forma

en que se distribuyen los recursos y las
funciones en una organizacin.

La herramienta asociada es la matriz de

Recursin-Funcin.

Esta matriz cruza los procesos misionales

con los procesos de apoyo de la entidad.

Reformulacin del
problema?

Para realizar los procesos de

apoyo se requieren recursos:
Personas; tecnologa; insumos, etc.

En donde situar estos recursos? Hay

dos posibilidades:
1) Los recursos de los procesos de apoyo
deben ser compartidos por varios
procesos misionales (centralizacin).
2) Los recursos de los procesos de
apoyo deben formar parte de los
recursos de los procesos
misionales (descentralizacin)

Ejemplo
Proceso de apoyo
Icfes

SNP

Oficina de sistemas

Mantenimiento de
sistemas de informacin

Vig. y ctrol.
de Inst. de
Educ. Sup.

Tcnico en sistemas

Procesos misionales
Tcnico en bases de datos

Alternativa 1

Alternativa 2

Alternativa 3

Alternativa 4

Una solucin
Proceso de apoyo
Icfes

SNP

Oficina de sistemas

Mantenimiento de
sistemas de informacin

Vig. y ctrol.
de Inst. de
Educ. Sup.

Apoyo compartido

Procesos misionales
Tcnico en bases de datos

Este tipo de anlisis permite definir con precisin la distribucin de los

Recursos (humanos, tecnolgicos y de insumos) en todos los procesos
misionales de la entidad.

Criterio para el diseo

Comprender la relacin entre el proceso de

apoyo (PA) y el proceso misional (PM) al que
sirve.

Si el PA es crucial para el xito del PM;

Si el PA tiene caractersticas particulares propias del PM;

Si la demanda por el PA es alta.

Entonces es muy probable que deba

descentralizarse

Matriz de RecursinFuncin

Tabla de Recursin-Funcin

Motor 1

Mquina

Ensambla
je

Terminacin

Tabla de Recursin-Funcin

Posibles problemas !!!

Organigrama de Satena

SATENA

Medelln

Cali

Transporte
areo

Transporte
de
carga y
correo

Transporte
de
pasajeros

Rutas
comerciales

Rutas
sociales

Villavicencio

Bogot

Mantenimiento

Vuelos
Charter

Intervuelos

Desdoblamiento de
procesos misionales

Satena (matriz de
Rec/Funcin)

Desdoblamiento de
funciones reguladoras

Una funcin reguladora se puede descomponer en

sub-funciones, sub-sub-funciones .

Talento Humano (Seleccin, contratacin, capacitacin,

evaluacin)
Gestin de sistemas (diseo, desarrollo, mantenimiento,
entrenamiento)

La descomposicin se detiene cuando la distribucin

de discrecionalidad se hace indiferenciable.

Satena (diferenciacin de un
proceso de apoyo)

Consolidar ventas en el pas

Coordinar ventas en Bogot

Vender pasajes en Bogot

Vender servicio de carga y correo en Bogot

Vender servicio de vuelos charter en Bogot
Vender servicio de intervuelos en Bogot

Coordinar ventas en Medelln

Centralizacin de recursos
pero descentralizacin
funcional

Es posible centralizar recursos altamente

especializados pero descentralizar su
apoyo funcional mediante el empleo de
tecnologa de comunicacin.

Un mtodo para
balancear autonoma y
cohesin

Organization chart

To analize
centralized
functions

To design
the level of
discretion

Building the
function/recursion table

Diagnostic
Workshops

Processmap

Entrevistas
Entrevistas
Entrevistas
Entrevistas
Interviews
Entrevistas
Entrevistas
Interviews

To analize
decentralized
functions

To design a
cohesion
mechanism

Structural
adjustments

Elaborar la matriz de R/F

A partir del
desdoblamiento de
procesos se llena la
primera columna;

A partir del
organigrama y el mapa
de procesos se llenan
los nombres de las
dems columnas.
A partir de entrevistas se
llenan los cruces de filas y
columnas.

Analizar los procesos

centralizados
Listar todos los procesos
que se encuentren
centralizados;

Verificar si en estos
procesos se presentan
cuellos de botella;
Para estos, estudiar la
factibilidad de
delegarlos;
Revisar el perfil
requerido y el manual de
funciones respectivo.

Analizar los procesos

descentralizados
Listar todos los procesos
que se encuentren
descentralizados;
Verificar si en estos
procesos se presentan
problemas de coordinacin;
Para estos, disear un
mecanismo de
cohesin;
Revisar el perfil requerido y
el manual de funciones
respectivo.

Revisar perfiles y manuales

Una vez ajustada la matriz de R/F se

listan los procesos misionales que
fueron afectados;

Para cada uno de estos procesos

misionales se verifican las funciones de
apoyo adicionales que deben realizarse;

Se especifica el detalle de estas

funciones de apoyo y con base en esto
se define el perfil del rol requerido;

Si la demanda por este proceso de

apoyo es poca, es posible asignar esta
funcin a un rol existente. En este caso,
se agrega a sus funciones.

Si la demanda es muy alta y se requiere

un cargo nuevo, se define el perfil de
acuerdo con las caractersticas del
proceso de apoyo.

58

Unidades administrativas

Nivel central

Nivel actual de centralizacin/descentralizacin de procesos en la Universidad

Propuesta de
discrecionalidad

TALLERES

Distribucin propuesta de centralizacin/descentralizacin de procesos en la Universidad

Cul es el problema?

Cuando se descentraliza un proceso de apoyo

entre varios procesos misionales se genera la
posibilidad de prdidas de control;

Aqu es necesario establecer mecanismos de

coordinacin y de monitoreo.

Ejemplo de una poltica de sistematizacin.

Mecanismo de cohesin
Aseguran la calidad
del proceso
(auditoras)

Son condiciones
generales que
regulan el
proceso

Evitan quiebres
(manuales, comits,
formatos, mtodos)

Permiten la
asignacin de
recursos para
ejecutar el
proceso

Mecanismo de cohesin
Mecanismo de
monitoreo

Sistematizacin de
procesos

Auditora de sistemas

Normas sobre bases de datos

y plataformas de desarrollo

Politicas
centralizadas

Mecanismo de
coordinacin

Manuales de codificacin,
estndares de programacin,
formatos de documentacin

Asignacin del presupuesto

en el componente de TICs

Mecanismo de
negociacin de
recursos

Mecanismo de cohesin
Mec. Monitoreo 1

Mec. Monitoreo 5

Proceso de apoyo 1
Proceso de apoyo 2
Proceso de apoyo 3
Proceso de apoyo 4
Proceso de apoyo 5

Mec. Coordinacin 1

Mec. Coordinacin 5

Polticas proceso 1

Negoc. recursos 1

Polticas proceso 5

Negoc. recursos 5

Supuestos

La organizacin agrega valor.

El entorno cambia muy

rpidamente.

REPRESENTACION DE UNA ORGANIZACIN

EN SU ENTORNO

Entorno

Sistema Viable
Gerencia

Sistema
Viable

Entorno

Gerencia

VM

VS
VE
VE
Code:

VS

VM

= Amplificador
= Atenuador

Gerencia de complejidad

Sistema
Viable

Entorno
Variedad
Residual

Desempenio en el
Mercado

Gerencia

Variedad
Residual
Capacidad de
Procesamiento
de informacion

El problema

Si la organizacin realiza varias

actividades primarias en un
entorno cambiante, cul debera
ser la relacin entre ellas?

Criterios para el diseo de un

mecanismo de Monitoreo-Cohesin
efectivo

Minimizar el uso del canal de comandos

Usar el canal de monitoreo de forma
espordica y con discresin
Maximizar la coordinacin entre
actividades primarias

Criterios para el diseo de un mecanismo

de Adaptacin efectivo

Minimizar los requerimientos de

informacin de quienes definen las polticas
Disear las funciones de Inteligencia y
Cohesin con una complejidad similar
Asegurar una alta interrelacin entre las
funciones de Inteligencia y Cohesin

El papel de quienes
formulan las polticas
Identificar aspectos claves para la discusin
Involucrar al debate a las personas
adecuadas con la mezcla apropiada de
cualidades y competencias
Monitorear la interaccin de estos grupos
Considerar alternativas y decidir a la luz de
los valores y metas de largo alcance de la
organizacin