Outlook calendar how do we use it

Cuprins

accesarea calendarului
appointments
meetings
all day events
funcii speciale

Accesarea calendarului

click pe Calendar din fereastra principal

Ce opiuni am?

1. Appointment
2. Meeting
3. All day event
Appointment

Activitate care te implic numai pe tine

Meeting

Similar cu Appointment, cu diferena c

poi invita i alte persoane s participe

All day event

Activitate ce dureaz o zi ntreg dar care

nu blocheaz timpul din calendar. Se pot
programa i alte activiti n timpul acesta

Appointment
Numai tu? Folosete Appointment

1. Folosete butonul New Appointment

2. Folosete New Appointment din meniul
Actions
3. Selectez data i ora din calendar i cu
click dreapta alege New Appointment

Appointment
Folosete un Appointment atunci cnd...

eti ocupat dar asta nu implic ali colegi

vrei s rezervi timp pentru anumite activiti

Meeting
similar cu un Appointment doar c implic i alte persoane i o locaie

icoana ne zice c este vorba de un meeting

un meeting apare n calendarul tuturor
participanilor

Cine, ce i unde?
un meeting are nevoie de urmtoarele:

1. Organizator
2. Participani
3. Locaie

Cine, ce i unde?
participanii sunt reprezentai de o icoan vizibil din tabul Scheduling

Organizator
Participani (obligatorii i opionali)
Locaie/Resurse

Procesul
organizator

participani

Meeting request message

Meeting response message

Ce se ntmpla?
Outlook menine legaturile ntre participani

1. Un meeting request trimis la un participant

2. Bara de informaii (Infobar)
3. nregistrare ca tentativ

Cum funcioneaz?

outlook deosebete mesajele obinuite de cele pt calendar prin sniffer

funcionalitatea sniffer-ului se poate vedea n Infobar
sniffer-ul are nevoie de max 30sec pentru a deosebi mesajele
deschiznd meetig request-ul activeaz imediat sniffer-ul

Cum funcioneaz?
Infobarul n cazul a dou meetring request-uri

1. Meeting request-ul a fost actualizat

2. Infobar-ul unui orginazator care
indic numrul de participani

Cum funcioneaz?
dac eti organizator:
- sniffer-ul detecteaz cererile de meeting i rspunsurile in Inbox
- actualizeaz calendarul i cererile

dac eti participant:

- la primirea unei cereri de meeting, sniffer-ul o introduce ca
tentativ, n calendar
- dac sniffer-ul detectez o versiune mai recent a cererii, te va
anuna in Infobar cu mesajul This request is out-of-date.

Dac eti organizatorul

ca organizator ai control deplin asupra ntlnirii

invii persoane s participe

stabileti locaia
stabileti ora de ncepere i durata

Incepi cu un meeting request

ntodeauna vei ncepe un un meeting request

1. Din meniul Actions click pe New

Meeting Request
2. Din meniul Actions click pe Plan a
Meeting
3. Click n dreapta pe ora dorit i
click pe New Meeting Request

Participanii
ca organizator, trebuie s te ocupi de participani

1. Poi specifica statutul unui participant:

-

obligatoriu

opional

2. Icoanele din tab-ul Scheduling te

ajut s identifici statutul unui
participant

Stabilete ora cu tabul Scheduling

tab-ul Scheduling n cazul folosirii Microsoft Exchange Server

1. Celule orizontale de diferite culori arat

disponibilitatea participanilor:
-

Free

Busy

Out of the office

2. Bara verde i cea roie indic ora de

nceput i cea de terminare a
meetingului
3. Pentru a gsi o dat potrivit pentru
toi participantii, click pe AutoPick
Next

Locaia
acum selectezi locaia meeting-ului

locaia se selectez ca un participant

cu deosebirea c se adaug la Resource
dac locaia nu exist n address book,
se poate aduga manual n cmpul
Location

Cum selectez locaia?

slile de conferin sunt introduse n address book

n address book exist toate slile

se selecteaz una dintre sli i se adaug la

Resources

n acest fel toat lumea va tii c sala este ocupat la data

meeting-ului

Urmrete rspunsurile
odat trimis meeting request-ul, poi urmri cum rspund invitaii

1. Folosind infobar-ul din tab-ul

Appointment
2. Din tab-ul Tracking la coloana
Response

Controleaz rspunsurile
poi controla rspunsurile date de invitai

1. Cerere de rspuns
2. Dreptul de a sugera alte ore

Ai greit ora, data, locaia sau invitaii? Schimb-le!!!

efectueaz modificrile i trimite participanilor

1. Dup efectuarea modificrilor, click pe

Send Update
2. Participanii primesc un update al
Meeting request-ului

Cui vrei s trimii?

poi controla cine s primeasc modificrile

doar unor participani

tuturor participanilor

Dac eti participant

cnd eti participat ai i tu un rol n buna organizare a meeting-ului

Cnd un meeting request aterizeaz n

inbox-ul tu, acesta va fi automat introdus
n calendar
Totui, nc trebuie s rspunzi la acest
request pentr a fi pe lista de participani

Cum rspund?
cnd request-ul ajunge la tine in inbox, durata acestuia este introdus n
calendar ca tentativ

Trebuie doar s dai click pe butoanele din request

Se creeaz automat un meeting response care este trimis la organizator
Dup ce am rspuns, meeting request-ul este ters din Inbox

Ce opiuni am?

Accept Accept un meeting la care tiu c pot s particip. Dup acceptare, meeting-ul
este ntrodus n Calendar i vom primi actualizri dac organizatorul le efectueaz.
Alii vor vedea n Calendaul tu ca eti busy.

Decline Refuz un meeting la care nu pot sa merg. Refuznd un meeting, vom elibera timpul
din Calendar dar vom fi legai ncontinuare de meeting i vom primi actualizrile dac
organizatorul le face.

Tentative Folosesc aceast opiune dac sunt interesat de meeting, dar nu sunt sigur
pot participa. Meetingul este introdus n Calendar sub
forma de tentativa

Cum rspund? (continuare)

se poate include un mesaj n rspunsul la meeting request

1. Raspunzi la meeting request

2. Selectezi Edit the response before
sending i click pe OK
3. Scrie mesajul dorit i trimite-l
organizatorului

Vrei s vezi cine particip?

i n calitate de participant poi vedea cine a fost invitat

Din tab-ul Scheduling poi vedea cine a

fost invitat
Doar organizatorul poate vedea
rspunsurile participanilor

Nu-ti convine data i ora?

n calitate de participant poi cere ca meetingul s se desfoare la o alt
dat sau or
1. Click pe Propose New Time
2. Organizatorul poate s accepte sau s
refuze propunerea.

Se afl la tine n calendar dar nu-ti aparine

odat ce ai acceptat s participi la un meeting, poi modifica detaliile
acestuia la tine n calendar.
1. Un Appointment cu reminder setat de
participant nu de organizator.
2. Organizatorul trimite un update.

3. Reminderul este nlocuit automat.

D mai departe cu atenie

este uor de trimis mai departe un meeting cu comanda Forward

S-ar putea ca organizatorul s nu

aprecieze aciunea ta.
Gndete-te de dou ori nainte de a da
forward altor persoane.

All day events

te ajut s marchezi evenimente importante care durez o zi ntreag

No ocup timpul din calendar.

Apare ntr-un banner n partea de sus a
datei la care a fost programat.

Funcii speciale
exist funcii care te ajut s economiseti timp, s i reaminteti i s nu
pierzi timp.

Funcii speciale

Te ajut s introduci o singur dat evenimente care se

repet.

Outlook i poate aduce aminte de ntlnirile importante

Reminder
Outlook creeaz automat un reminder pentru orice eveniment din calendar

1. Check box-pt pentru reminder.

2. O icoan n forma de clopoel indic
prezena unui reminder.
3. O ferestr Reminder apare la timpul
setat

Evenimente ce se repat
chiar dac evenimentul se repet, trebuie s l introduci o singura dat

Cum deschidem evenimentele ce se repet?

cnd deschizi evenimente ce se repet, Outlook ofer dou opiuni:

1. Deschiderea unei singure instane.

2. Deschiderea ntregii serii de instane

Cum deschidem evenimentele ce se repet?

Open this occurrence alege aceast opiune atunci cnd doreti s

deschizi sau s vizualizezi o singur instan a
evenimentului. Nu afecteaz restul seriei!

Open the series

alege aceast opiune atunci cnd doreti s

modifici anumite detalii pentru ntreaga serie.

Tips and tricks?!?!

Nu terge un eveniment repetitiv! Schimb ora de terminare End by i

actualizeaz evenimentul. n acest fel vei avea o eviden al evenimentelor
din trecut.

Exist cazuri n care va trebui s introduci mai multe evenimente repetitive

pentru aceelai eveniment.

Timpul n calendarul Outlook...

Segmentul alb al unui All day event nseamn c acea perioad apare ca
Free, albastru nsemn busy, iar mov semnific Out of the office.
1. Selecteaz evenimentul dorit i click
drepta.
2. Din meniu alege Show time as.

3. Alege o opiune. Trecem de la Busy la

Tentative.

Timpul n calendarul Outlook...

dat fiind faptul c se folosete Microsoft Exchange Server, putem seta
free/busy i n cazul Meeting-urilor

Amy Rusko organizeaz un meeting la

care dorete s-i invite pe Sho Ito i pe
Eli Bowen.

Dup cum se vede din segmentele

orizontale coloarate, la ora 11:00 AM, Sho
Ito este Out of the office, iar Eli este
deja implicat ntr-un alt eveniment.

Ce am nvat?

accesarea calendarului
appointments
meetings
all day events
funcii speciale

Link-uri

http://office.microsoft.com/en-us/getstarted/FX101923361033.aspx

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?
AssetID=RC011719291033&CTT=6&Origin=RP011719301033

Mulumesc!!!

horia.proiu@emerson.com