ECM

TREINAMENTO FUNCIONAL

NDICE

1. Navegao de documentos
2. Publicao
3. Propriedades de documentos
4. Aprovao
5. Segurana

6. Edio de contedo
7. Visualizao de documentos

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

O ECM (Enterprise Content Management ou

Gesto de Contedo Empresarial) assegura
que arquivos importantes estejam sempre
reunidos e protegidos em um s lugar

NAVEGAO DE DOCUMENTOS

NAVEGAO DE DOCUMENTOS

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Estrutura de pastas e documentos

NAVEGAO DE DOCUMENTOS
Pasta raiz: apenas usurios com privilgio administrador podem criar
pastas na raiz
Meus documentos: pasta exclusiva do usurio logado, visvel somente para
o proprietrio. Nem mesmo o administrador possui permisso para
visualizar o contedo da pasta Meus documentos de outro usurio
Download de pastas: Documentos em uma pasta, e cujo download seja
permitido, so empacotados em um ZIP (com o objetivo manter a mesma
estrutura e fazer o download de mltiplos arquivos simultaneamente) que
disponibilizado na pasta Meus Documentos:

NAVEGAO DE DOCUMENTOS

Espelhar: criar um atalho para outro documento publicado no fluig e

armazenado em um diretrio diferente. Cada documento espelho
permite informar uma nica pasta de destino
Documento externo: trata-se de um link para uma pgina da internet
Compartilhar: possvel compartilhar documentos existentes na
navegao de documentos com comunidades, outros usurios ou copiar
o link de compartilhamento

AES SOCIAIS PARA DOCUMENTOS

Apoiar

Comentar

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PUBLICAO

PUBLICAO DE DOCUMENTOS
Para criar documentos o usurio precisa ter permisso de gravao no local
escolhido. J o administrador pode criar documentos independentemente
da segurana definida
Documentos e pastas criados pela opo simplificada Carregar arquivos
ou via drag and drop herdam a segurana, a aprovao e as propriedades
da pasta pai
Navegadores suportados pelo drag and drop:

DRAG & DROP

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PUBLICAO AVANADA

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Arquivos de publicao: Upload do documento

PUBLICAO MLTIPLA

Publicao de vrios documentos de uma s vez

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PUBLICAO MLTIPLA COM ARQUIVO DESCRITOR

Na publicao mltipla, para que cada arquivo tenha Informaes Gerais
especficas, necessrio atrelar um arquivo descritor durante o upload
O descritor deve conter as seguintes informaes dos arquivos:

Nome do Arquivo (obrigatrio)

Descrio
Palavra-Chave
Comentrios Adicionais
Autor
Descrio da Verso/Reviso
Data de Expirao

PUBLICAO MLTIPLA COM ARQUIVO DESCRITOR

O descritor deve ter a extenso .dat,
utilizando tabulao (TAB) como separador
de colunas
Os nomes dos arquivos dentro das pastas
devem
estar
idnticos
aos
nomes
informados no descritor
Utilize o Excel para criao do arquivo e
salve-o como Texto (separado por tabulaes)

PUBLICAO DE ARTIGO

Permite criao de contedos

ricos atravs do editor Web
O rascunho de um artigo no
visvel para os demais usurios
Um artigo pode ser exibido no
widget Mural de Avisos
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LISTA MESTRA
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Relao de documentos
presentes em uma
determinada pasta, podendo
tambm listar os
documentos das subpastas

CONTROLE DE COTAS

Quando o controle de cotas est habilitado, possvel definir cotas

especficas para determinadas pastas
A cota de armazenamento de publicaes obedece a hierarquia de
pastas, ou seja, todas as subpastas herdam o valor definido para a pasta
principal
Para atribuir cotas para pastas filhas, necessrio que a cota da pasta
pai seja ilimitada (valor 0)
O espao disponvel para publicao definido em megabytes (MB)

CONTROLE DE COTAS

PROPRIEDADES DE DOCUMENTOS

PROPRIEDADES DO DOCUMENTO

A aba Informaes Gerais

permite parametrizar as dados
do arquivo que est sendo
publicado

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PROPRIEDADES INFORMAES GERAIS

A alterao de propriedades estar disponvel para usurios que tiverem, no

mnimo, permisso de modificao no documento
Vlido a partir de: Os documentos s sero exibidos para os usurios aps a data
inserida neste campo, o que permite agendar a visualizao de um documento
Valido at: Determina a data de expirao do documento, mas s ser
considerada se a opo Documento Expira? estiver marcada
As propriedades de um documento tambm podem ser definidas atravs de
eventos como o afterDocumentPublisher:
Este e outros eventos sero abordados no Treinamento de Desenvolvimento ECM

VERSES E REVISES

Nas propriedades de um documento permitido escolher entre (1) Manter

a verso atual, (2) Criar uma nova reviso ou (3) Criar uma nova verso
Por exemplo, se o documento est na verso 2.003, quer dizer que o documento j
est na verso 2, com a reviso 3
Se for preciso atualizar um erro de digitao no documento, no preciso criar uma
nova verso, apenas uma nova reviso, gerando a atualizao 2.004 do documento

Caso sejam selecionados aprovadores para o documento, a verso/reviso

antiga permanecer acessvel aos colaboradores at a aprovao da nova
verso/reviso

VERSES E REVISES

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VERSES E REVISES

Nova reviso: normalmente utilizado quando o documento possui uma

pequena alterao
Nova verso: normalmente utilizado quando o documento possui uma
alterao grande de contedo
Manter verso: utilizado quando o documento atual no mais vlido,
e necessrio trocar a verso corrente por uma nova atualizao
Caso o documento v para aprovao, a atualizao anterior do documento
apresentada

COPIAR / RECORTAR / COLAR / ELIMINAR

Ao copiar um documento, as propriedades do arquivo original so replicadas no
novo documento. Porm a data de publicao ser a atual e no a data original
do arquivo
Apenas a ltima verso/reviso de um documento copiada. J ao recortar,
todas as verses do documento sero transferidas

Ao eliminar um documento, todas as verses/revises so removidas. O arquivo

enviado para a Lixeira e pode ser restaurado ou excludo completamente
Quando uma pasta eliminada, suas dependncias tambm so removidas

PROPRIEDADES DO DOCUMENTO
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Acesso verses
especficas de um
documento

PROPRIEDADES DO DOCUMENTO
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Restaurao de
documentos para
verses anteriores
Ao restaurar um
documento, uma nova
verso gerada com o
mesmo contedo e
propriedades da verso
selecionada

PROPRIEDADES DO DOCUMENTO
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Verifique quais
usurios acessaram
o documento

NOTIFICAES DE DOCUMENTOS
Para que os usurios que possuem o documento como assunto de interesse
sejam notificados sobre a criao de uma nova verso/reviso, basta
marcar a opo Notificar

Caso o assunto determinado para o documento em questo seja um assunto

obrigatrio, no ser possvel restringir o envio da notificao

PROPRIEDADES DOCUMENTOS RELACIONADOS

A aba "Documentos Relacionados"

permite relacionar outros
documentos pertinentes ao
arquivo que est sendo publicado

APROVAO

APROVAO

Esta aba permite realizar a configurao de aprovao de todos itens

publicados no GED, exceto aplicativos
Nveis de Aprovao: permitem criar etapas de aprovao para
publicao de pastas/documentos
As listas de aprovadores podem ser compostas por Usurios e/ou
Grupos
Em uma pasta com aprovadores, todos os documentos publicados
abaixo dela devero ser aprovados

CONDIO DE APROVAO
E - sero levadas em considerao as opinies
de todos os aprovadores para que o objeto
seja publicado
OU - exige a aprovao de no mnimo um
usurio para a liberao do documento,
mesmo que os demais reprovem
nico a deciso tomada pelo primeiro
aprovador ser aplicada ao documento, seja
rejeio ou aprovao

NOTIFICAES DE APROVAO

Situao

Quem notificado?

Documento publicado e exige

aprovao

Todos os aprovadores envolvidos

Documento aprovado

Publicador
Demais aprovadores (Condio de
aprovao: OU)

Documento reprovado

Publicador
Demais aprovadores

Documento excludo

Aprovadores do documento

Documento aprovado possui verses

anteriores

Aprovadores da verso anterior

SEGURANA

SEGURANA

Esta aba permite realizar a configurao de segurana do item a ser publicado e est
presente nas propriedades de todos os itens do GED

PERMISSES
Segurana
(L) Leitura

Efeito da Permisso
Permite ao usurio ou grupo acesso apenas para leitura do
documento

Permite ao usurio ou grupo, publicar documentos. Este

(G) Gravao nvel de segurana est disponvel apenas na publicao
de pastas e formulrios
(M)
Modificao
(T) Controle
Total

Permite ler, publicar e modificar propriedades de

documentos ou pastas. Porm, no permite alterar as
configuraes de segurana dos itens
Possui todas as permisses disponveis no nvel
Modificao, alm de permitir alteraes nas configuraes
de segurana

REGRA DOS GRUPOS

TODOS os colaboradores dos grupos: os usurios de todos os grupos
cadastrados na permisso podero ter acesso ao documento/pasta,
limitado ao nvel de segurana definido para o grupo
SOMENTE os colaboradores comuns dos grupos: somente os
usurios que pertenam simultaneamente a todos os grupos
cadastrados na permisso tero acesso ao documento/pasta. Esta
opo trabalha com o conceito de interseco entre os usurios dos
grupo

RESTRIES
A restrio utilizada para anular permisses. Dessa forma, uma restrio
sem uma permisso no possui efeito na regra de permisses
Regra para definir Restries: Maior restrio menos um (-1)

EXEMPLO DE PERMISSES / RESTRIES

Em uma empresa, a pasta Contratos possui permisso Total para todos os
membros do papel Jurdico, mas possui uma restrio Modificao para
membros do grupo Trainees
Qual permisso ter um indivduo que participe do papel Jurdico, mas
tambm do grupo Trainee?
Maior
Modificao
restrio

-1

Permisso
Gravao

SOLICITAR PERMISSO
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Usurios que possuam

permisso de leitura sobre
uma pasta ou documento
podem solicitar permisso
de gravao ao publicador,
que ir receber uma
notificao

EDIO DE CONTEDO

CHECK-OUT
Check-out: envia cpia do documento para a
pasta particular do usurio (Meus Documentos)
O documento em check-out bloqueado para
edio por outros usurios
Permisso mnima para fazer o check-out de
um documento: Modificao
Os dados do check-out so exibidos nas
Propriedades do documento

EDIO DE CONTEDO

Usurios com permisso de

modificao em um documento
podem alter-lo sem a necessidade
de fazer o download manualmente
O documento em edio colocado
automaticamente em Check-Out

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EDIO COLABORATIVA COM O GOOGLE DRIVE

Este mashup exige o componente de edio colaborativa com Google Drive

disponvel na fluig Store e uma conta no Google:

EDIO COLABORATIVA COM O GOOGLE DRIVE

Para configurar e habilitar a Edio

Colaborativa, preciso obter o
Client ID e Client secret do Google
Drive e inform-los no Painel de
Controle:

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EDIO DE CONTEDO VIA WEB DAV

A opo Editar Contedo via WebDAV permite por meio de um
complemento que o teor dos documentos publicados no fluig possam ser
editados pelo usurio
As extenses suportadas pela edio via WebDAV so DOC, DOCX, XLS,
XLSX, PPT, PPTX e ODT

NPAPI

NPAPI uma tcnica que permite o desenvolvimento de plugins que reproduzem

contedos no suportados nativamente por navegadores web
O Google removeu a compatibilidade com plugins NPAPI do Chrome (45 ou
superior), impedindo a utilizao dos seguintes recursos:
Impresso de cpia controlada
Assinatura digital
Edio de documento via WebDAV para Microsoft Office 2007 / 2010 e LibreOffice
Execuo de Aplicativo

Internet Explorer e Firefox ainda suportam plug-ins NPAPI

CHECK-IN
Check-in: publica novamente o documento que est em check-out na
sua pasta de origem
possvel manter ou criar uma nova verso/reviso e tambm definir
aprovadores para o documento no momento do check-in

VISUALIZAO DE DOCUMENTOS

VISUALIZAO DE DOCUMENTOS
Este recurso permite visualizar o contedo dos
documentos publicados
Por padro, os documentos so apresentados no
visualizador ou player interno
Formatos suportados sem o fluig Viewer:
Documentos (PDF/DOC/DOCX)
Imagens (JPG/PNG/GIF/BMP)

Se a extenso do arquivo no for suportada ser

efetuado o download ao tentar visualiz-lo

FLUIG VIEWER
Instaladores Windows e Linux disponveis no Portal de Suporte fluig
Pr-requisitos do fluig Viewer em servidores Windows:
.NET Framework 4.0 ou superior instalado
Remover instalao prvia do Viewer, se houver

Suporta a visualizao nativa de diversos formatos, como Microsoft Office

(DOC, DOCX, XLS, XSLX, PPT, PPTX), OpenOffice (ODT, ODS, ODP), PDFs
abertos e protegidos, imagens (JPG, GIF, PNG, TIFF, PSD, BMP, WMF), CAD
(DWG, DGN, DXF), HTML, TXT, RTF, DCM, MSG, entre outros

VISUALIZAO DE DOCUMENTOS

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fluig Viewer:

IMPRESSO DE CPIA CONTROLADA

PR-REQUISITOS

Cadastrar pelo menos uma rea da empresa no

Painel de Controle (aba Documentos)

Marcar o atributo Atualiza propriedades de

cpia controlada nos documentos em que deseja
utilizar este recurso

VARIVEIS PARA CPIA CONTROLADA

O fluig dispes de variveis que podem ser adicionadas em documentos

e atualizadas automaticamente no momento de visualizao ou
impresso dos arquivos
Lista de variveis para cpia controlada:
Determinadas variveis so exclusivas para o procedimento de
impresso, por exemplo PrintDate e PrintRequester
Para incluir uma varivel em um arquivo Word ou Excel, utilize o
comando CTRL + F9 e informe DOCPROPERTY + varivel

EXEMPLO

EXEMPLO

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MARCA DGUA
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Marca dgua um texto a ser aplicado sobre um documento, possibilitando o

controle de documentos impressos

LOG DE CPIA CONTROLADA

Log de cpia controlada o

registro das informaes de cada
impresso de cpia controlada
Esse registro importante, pois
oferece total controle e
rastreabilidade sobre as cpias
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ASSINATURA DIGITAL

ASSINATURA DIGITAL
O mashup de Assinatura Digital uma parceria entre a
Certisign e o fluig

Permite que documentos em tramitao no fluig sejam

assinados digitalmente e com validade jurdica, sem a
necessidade de impresso, autenticao adicional,
deslocamentos e armazenamento fsico

PR-REQUISITOS

Java 7 (32 bits)

Java 7 (64 bits) no contm a biblioteca sunpkcs11
Certisign - empresa parceira no suporta Java 8

Liberar a URL http://politicas.icpbrasil.gov.br no firewall

Internet Explorer ou Mozilla Firefox:
Slot 4014 habilitado no License Server

FLUIG STORE
O componente de Assinatura Digital obtido atravs da fluig Store:
Com os servios do fluig parados, o pacote deve ser copiado e
descompactado no diretrio de instalao do fluig. Em seguida, os servios
podem ser iniciados novamente
Para confirmar o deploy do componente, acesse com o usurio wcmadmin e
no Painel de Controle, aba Gerais, verifique se a opo Assinatura Digital
passou a ser exibida

WCMADMIN

Via wcmadmin definida a quantidade de licenas vinculadas empresa

PAINEL DE CONTROLE

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Via Painel de Controle so definidos os usurios atrelados s licenas

ASSINANDO DOCUMENTOS DIGITALMENTE

No fluig possvel assinar

digitalmente documentos, atravs do
fluxo de aprovao:

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ASSINANDO DOCUMENTOS DIGITALMENTE

No fluig possvel assinar processos

digitalmente a fim de garantir a
veracidade e identidade do usurio
que est aprovando a tarefa atribuda
a ele:

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10

CENTRAL DE TAREFAS

DOCUMENTOS EM CHECK-OUT

DOCUMENTOS A APROVAR

Documentos aguardando
a aprovao do usurio
logado
O usurio precisa ter,
pelo menos, permisso
de leitura para aprovar o
documento
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MEUS DOCUMENTOS

Documentos publicados
pelo usurio que esto
em processo de
aprovao

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DOCUMENTOS EM CONSENSO

Documentos que possuem mais de um aprovador, sendo que o usurio logado um dos
aprovadores e j aprovou o documento, mas esto aguardando os demais responsveis

11

FLUIG CONNECT

FLUIG CONNECT
O fluig Connect um aplicativo que permite acessar
o repositrio de documentos publicados na plataforma

Download do Instalador (Windows 32 e 64 bits):

Guia de Instalao:
Guia de Utilizao:

CONFIGURAO INICIAL

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CONFIGURAO INICIAL

EXPLORAR
Download: permite gravar localmente
(L) documentos do repositrio remoto
Check-in: envia as alteraes efetuadas
no diretrio local para o repositrio
remoto
Check-out: permite o check-out (C) de
documentos do diretrio remoto para
edit-los localmente
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EXPLORAR
Sincronizar: avalia as permisses na plataforma (remoto)
e aplica localmente
Documentos cujas permisses de acesso do usurio
tenham sido removidas, so excludos localmente
Documentos novos criados a partir do Connect (local),
so publicados na plataforma
Documentos remotos que tenham novas verses so
atualizados localmente

TRANSFERNCIAS E HISTRICO
Transferncias: monitoramento de
downloads e uploads
Permite pausar e/ou cancelar
transferncias especficas ou
todas em andamento
Em caso de perda de conexo,
as transferncias so pausadas e
retomadas automaticamente
Histrico: exibe aes efetuadas
por meio do Connect

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NOTIFICAES

Aes que podem ser efetuadas na Central de

Notificaes no fluig, pelo navegador, tambm
podem ser feitas pelo fluig Connect:
Notificao no lida em destaque
Excluir notificaes
Parar de notificar aes de documentos e
outros
Aceitar seguidores
Ser direcionado para uma publicao ou
comentrio, ao clicar na notificao

FLUIG CONNECT - DICAS

O Connect lista pastas e documentos comuns, mas no suporta determinados
arquivos como relatrios, formulrios e artigos
Caso algum documento no esteja sendo exibido, feche o Connect e abra-o
novamente para recarregar o contedo
Falhas no recebimento de notificaes podem estar relacionadas
inconsistncias na rede
O administrador pode restringir o acesso determinadas funes do Connect
atravs do menu Permisses do Painel de controle da plataforma

12

MASHUPS

REUNIES COM FLUIG MESSAGING

Criao de reunies a partir de

documentos:
Habilitao do fluig Messaging
gratuitamente com 1 clique:

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REUNIES COM FLUIG MESSAGING

O recurso de Reunies do Messaging
permite fazer observaes e
anotaes sobre um documento de
forma colaborativa em tempo real
Estas anotaes so salvas como um
anexo do documento ao final da
reunio
O vdeo anexado ao documento 20
minutos aps o termino da reunio

ANOTAES EM DOCUMENTOS

Criar anotaes particulares em

documentos
Convidar outros participantes
para compartilhar anotaes
Este recurso deve ser habilitado
atravs do Painel de Controle

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CONNECT + MESSAGING

O fluig Connect possibilita iniciar conversas, receber notificaes de mensagens e

documentos enviados e participar de reunies pelo Messaging

MOS OBRA!

EXERCCIOS DE FIXAO - ECM

1. Criar a pasta Polticas com as seguintes subpastas: RH, Gesto da

Qualidade, Comercial, Interna e Gerencial. Usurios que tiverem acesso
podero publicar documentos nas pastas
2. Simule a incluso de documentos como favoritos para facilitar a navegao
dos usurios na estrutura de documentos
3. Crie uma pasta chamada Aprovao. Nessa pasta publique documentos e
configure as regras de aprovao no prprio documento
4. Faa o check-out / check-in de trs documentos previamente publicados

EXERCCIOS DE FIXAO - ECM

5. Simule a utilizao da busca por contedo utilizando parte de um contedo

de um documento publicado anteriormente
6. Faa uma publicao mltipla
7. Crie um documento espelho e ento altere o documento de para verificar o
comportamento do espelho. Em seguida, faa um teste removendo o
documento origem
8. Faa uma alterao em bloco, modificando as propriedades de mais de um
documento ao mesmo tempo

EXERCCIOS DE FIXAO - ECM

9. Cadastre uma rea e depois uma marca d'gua

10.Faa a impresso de uma cpia controlada utilizando a rea e marca dgua
cadastradas no exerccio anterior
11.Verifique o log de cpia controlada
12.Gere a lista mestra do diretrio criado no Exerccio 1
13.Faa uma pesquisa avanada, utilizando um campo customizado do
documento

EXERCCIOS DE FIXAO - ECM

14.Em uma subpasta, altere as propriedades herdadas para caractersticas

especficas
15.Aps criar uma nova verso de um documento, faa a restaurao da verso
anterior do documento
16.Inicie uma reunio a partir de um documento

CANAIS DE COMUNICAO FLUIG

Site: fluig.com
Documentao: dev.fluig.com
Guia de Relacionamento:
Suporte: suporte.fluig.com
Comunidade DEV fluig:
Blog: fluig.com/blog
YouTube: youtube.com/fluigplatform

Acompanhe os canais sociais de fluig:

/fluigplatform

/company/fluig

www.fluig.com
0800 882 9191

pt.scribd.com/fluigplatform

pt.slideshare.net/fluig

/fluigplatform

/fluig.com/blog

OBRIGADO!
FLUIG EDUCATION CENTER
E-mail: fluig.education.center@fluig.com
Fone: (11) 2099-7337