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CONDUITE DE REUNIONS
2 jours et demi
Doyens et Secrtaires Gnraux
Sous-Directeur des structures centrales
mthodes participatives
positivit et bienveillance
prise de notes
travaux de groupe
entranements
rflexions individuelles.
Notre itinraire :
Jour 1
Jour 2
Jour 3
Animer
Rle
Equipe
Manager
Notre itinraire :
Jour 1
Rle
Equipe
Manager
Runions dinformation
Runions de travail
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Types de runions
Runion dinformation
descendante
Commentaires
AG
Grandes messes
Runion dinformation
ascendante
Dmarche qualit
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Objectifs
Obtenir un consensus
Favoriser lvolution mentale
des participants
Dynamique de groupe
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Comptence
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Les conflits
Le mutisme du dsaccord
Les non dits
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Agressif
Navance plus
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Le leader
Le suiveur
Le ngatif
Le bouffon
Le bavard
Le dtach
Le perfectionniste
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un tour de table
des questions
etc.
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META FEEDBACKER
Agit si ncessaire tous moments pour permettre la
centration sur ce qui se passe en sappuyant sur du
factuel et des perceptions.
Il est centr sur ce qui se passe et propose
des options pour voluer.
POUSSE DECISION
Provoque des dcisions.
Note la dcision.
Peut faire le scribe et tre dans
louverture de lexpression de
chacun.
* Le dcisionnaire (ou le patron de lquipe) est toujours respect en tant que tel sur les actions oprationnelles
impliquant les ressources humaines et financires.
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Pertinence
Lgitimit
Valeur ajoute des runions productives
Emetteur
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Dfinition Runion
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TYPE
DE
REUNION
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OBJECTIF
RLE
DE
LANIMATEUR
AVANTAGES
INCONVENIENTS
SALLE
ET
EXEMPLE
MATRIEL
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TYPE DE RUNION
Information
OBJECTIF DE LA REUNION
Dcision
Production
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RLE DE LANIMATEUR
EXEMPLE
Dtenteur du message,
persuade, est directif, se
comporte comme un
confrencier
Assemble gnrale,
grandmesse, runion
annuelle, Confrences de
Moins directif dans la discussion. presse, runions annuelles,
Suscite les questions et les
briefing.
changes
Dtenteur du message,
2 temps :
Totalement directif sur laspect
confrence
Simulation
La dicte gomtrique
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Cration de grilles
Conduire une runion de production
Thmes : Co cration de deux grilles
Analyse et Evaluation dune runion
Faire animer avec les rles dlgus sur 30 mn,
cration dun outils
Faire faire prsentation des documents cres
Dbriefer lanimation de runion et prsentation
Le rle de chacun, limplication et lcoute de chacun
Le travail produit
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Notre itinraire :
Jour 2
Rle
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Equipe
Manager
La prparation : 90 % du succs
Si jai 6 heures pour abattre un arbre, jen prends 5
pour aiguiser ma hache
Abraham LINCOLM.
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La prparation psychologique
A QUOI SERT DE SE
PREPARER
PSYCHOLOGIQUEMENT A
UNE REUNION?
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LA PREPARATION
PSYCHOLOGIQUE PERMET
DAPPREHENDER LA
REUNION DE MANIRE
SEREINE
La prparation psychologique
La prparation psychologique
de la runion consiste
sinterroger sur les diffrents
composantes
Visualisation des diffrentes
tapes de la runion
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La prparation psychologique
La Visualisation
Lancrage positif
La prparation logique
QUEL EST
LINTR
T DE
PRPARE
R UNE
RUNION
?
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EN PRPARANT
UNE REUNION, ON
SASSURE DE SON
BON
DROULEMENT ET
LATTEINTE DES
OBJECTIFS
La prparation logique
La prparation de la runion
consiste sinterroger sur les
diffrents composantes
Les
Le cot
tapes
Prparer
Le projet,
Le
la
lenjeu, le
message
runion
sujet
Lobjectif
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Les
participants
Les points de
participation
Prparer la runion
noter et hirarchiser
Plan de la runion
Le cadre et les rgles.
(organisation, calendrier minutage, outils utiliss) :
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Application : Exercice
Parmi ces trois phrases suivantes quel objectif choisiriezvous pour une runion sur les dlais de production. (Une
dizaine de participants du service de production)
A- Parler des dlais de production
B- Envisager un changement dans le processus de
production
C- Prendre une dcision pour amliorer le processus de
production dans un dlai de 6 mois afin de gagner deux
jours dans le dlai de production
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ANALYSE
Dcomposer dsassembler dissquer diviser examiner expliquer extraire prendre partie
rechercher sparer simplifier
SYNTHESE
Assembler compiler composer construire crer difier expliquer faonner former un tout,
intgrer mettre ensemble, produire rassembler recombiner reconstruire regrouper remettre en
ordre rorganiser structurer systmatiser
JUGEMENT
(valuation)
Apprcier, donner selon l'ordre, estimer, valuer, valuer selon critres expertiser juger, vrifier
par des tests
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Formuler un objectif :
S.M.A.R.T
Spcifiques
Simples (Quoi?), prcis (Qui ?), concrets (O ?)
Mesurables
Donc quantifiables (Combien ?)
Accessibles
Niveau que votre collaborateur peut atteindre
Ralistes
En cohrence avec la ralit de la structure
Temporels
Inscrit dans le temps (Quand ?)
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Rflexion individuelle
A vous de jouer
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La prparation
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2. Le contenu
1. Lobjectif
Le pour quoi de la
runion
en fonction de ce que
doivent savoir ou faire les
destinataires
3. Le plan
4. Les interactions
Les questions-rponses
Les changes
La recherche de solutions
Prparer la runion
Inviter des participants derniers CRI
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Prparer la runion
Organisation matrielle
Le lieu : conditions despace et de calme.
Lamnagement de la salle : adapt au type de la
runion et la taille du groupe.
Le matriel : prvoir le rtroprojecteur, le tableau
de papier, les feuilles.
Les documents : prparer les documents
remettre aux participants et les documents utiliser.
Les pauses : prvoir des rafrachissements
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Animer la runion
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Animer la runion
Les 5 rles en collectif pour faire merger la maturit de
votre quipe
META FEEDBACKER
Agit si ncessaire tous moments pour permettre la
centration sur ce qui se passe en sappuyant sur du
factuel et des perceptions.
Il est centr sur ce qui se passe et propose
des options pour voluer.
POUSSE DECISION
Provoque des dcisions.
Note la dcision.
Peut faire le scribe et tre dans
louverture de lexpression de
chacun.
* Le dcisionnaire (ou le patron de lquipe) est toujours respect en tant que tel sur les actions oprationnelles
impliquant les ressources humaines et financires.
Le rle de lanimateur
Produire et Faire produire
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C
Faciliter
Rguler
1) Proposer lobjectif
2) Proposer un plan de sance
3) Reformuler et relancer le
groupe
1)
2)
Au niveau de la relation du
groupe et du travail choisi
Au niveau de sa cohsion et
des relations
interprofessionnelles .
Le rle de lanimateur
Directivit et souplesse :
les 2 attitudes phares de lanimateur
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Le questionnement
La relance
La reformulation
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Le questionnement
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La reformulation
Principe
fait prciser
oblige tre factuel
ddramatise le dbat
Fonctionnement
implication + reformulation + recherche
d adhsion
ce que tu veux dire, c est, n est-ce pas
Type
reformulation
reformulation - interprtation des propos
reformulation - interprtation de l attitude
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Conclure
CONCLURE
rappel de l objectif de la runion
rappel du thme de l ordre du jour
rsum des rsultats concrets
annonce des suites :
CR,
Runions suivantes
plan d action
Le tableau bord des mesures prendre
Aprs la runion
Rdiger le compte-rendu
Rdiger le compte-rendu chaud : mmoire
moyen terme .
Au minimum, dfaut dun compte-rendu de runion,
procder un relev de dcision.
Objectifs du CR de runion :
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Atelier
Gestion des participants difficiles
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LE BAVARD
Description : Parle de tout, sauf du sujet et dune
faon intarissable.
Trucs pratiques:
Ne plus soutenir son regard.
L'asseoir ct de vous
la limite, l'animateur peut l'interrompre.
Lui donner du feedback descriptif (je trouve que
tu)
Laisser faire le groupe sil prend en charge le
bavard.
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LE SILENCIEUX
LINDIFFRENT
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LAGRESSIF
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LE BOUFFON
Description :
Il a toujours beaucoup trop dhumour sur
tous les sujets et fait perdre le temps de
tous en les faisant dborder sur des propos
hors contextes. Cest une fuite, une
protection, ce nest pas impliquant.
Empche souvent la production du groupe.
Trucs pratiques:
Ramener lindividu lordre, la tche et lobjectif.
Nommer la situation si cela ne se rgle pas.
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LE THORICIEN
Description :
Il impose son opinion bien documente tous. Peut
tre effectivement bien inform, ou tout simplement
bavard, mais ne garde pas le cap sur les objectifs.
Se trouve habituellement intressant.
Trucs pratiques:
Tenter de trouver une dfinition collective.
Le couper, le ramener aux objectifs.
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LE DVIANT
Description :
Il vhicule des valeurs qui ne rejoignent pas le
groupe et fait perdre le temps tous.
Trucs pratiques:
Le ramener aux objectifs.
Dceler ses intentions dans ses
comportements
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LE CHICANEUR
Description :
Il aime discutailler, sopposer pour le
plaisir.
Trucs pratiques:
Le laisser sexprimer et demander lavis du
groupe face son opposition.
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Notre itinraire :
Jour 3
Animer
Rle
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Equipe
Manager
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FUITE
Ne pas oser exprimer
Ne pas oser dire non .
Comportements
refuge
AGRESSIVITE
Attaquer.
Imposer.
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MANIPULATION
Mise en situation
Jeux de rles
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Ma synthse de la squence
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