ADMINISTRACIN DEL

TIEMPO
M.A. Nahaquin Catalina Rodrguez Mino

Eficiencia y Eficacia

EFECTIVIDA
D

PLANEACIN
Es la capacidad de observacin y anticipacin frente
a desafos y oportunidades que se generan de las
condiciones externas o internas de la organizacin

URGENTE VS IMPORTANTE
Importante significa que se necesita hacer, pero urgente
significa que se tiene que hacer

MATRIZ DE COVEY

Cmo decidir?
URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

HAZLO
(Ahora)

DELEGA
(Quin puede hacerlo por
ti?)

NO URGENTE

DECIDE
(Programa)

ELIMINA

PRIORIDADES
Mtodo COSTO BENEFICIO
Analizar lo positivo y negativo de cada situacin.

Comparacin de pares
Comparar una situacin o actividad con otra para poder
elegir.

MITOS Y ENEMIGOS DEL

TIEMPO

Evitar caer en el perfeccionismo

Aprender a decir no
Evitar distracciones
Aprender a delegar
Ser puntual para poder exigir puntualidad
Eliminar sentimientos intiles
Aprender a ir al punto
Hacer un buen manejo de reuniones
Correcto control en los documentos
Evitar conflictos
Buen uso de los medios electrnicos
Uso de tiempos muertos

DESPERDICIADORES DE
TIEMPO
EXTERNOS
Situacin

Solucin

Excesivo flujo de
papeles

Agenda
(Citas,
actividades por
hacer)

Telfono

Chat, Facebook,
You Tube
Mirar la
televisin

Filtrar y agrupar las

llamadas por hacer,
tratar de acortar la
parte social de la
llamada
Destinar una
cantidad de tiempo,
evitar tener abierta la
ventana en horas de
estudio o trabajo
Limitar el tiempo, no
ver la televisin
mientras se estudia,
aislarla del lugar de
estudio o trabajo

Situacin

Visitantes

Reuniones

Fallas de
comunicacin

Informacin (Falta
o exceso)

Solucin
No permitas que
algunos de ellos
tomen asiento,
aprende a decir
no
Es realmente
necesaria?, Es
necesaria mi
presencia?, Ir al
grano
Realizar
actividades que
no impliquen uso
de Internet o
Telfono
Deshacerse de la
informacin intil/
Conseguir la
informacin
faltante

DESPERDICIADORES DE
TIEMPO
INTERNOS
Situacin
Solucin
Falta de
prioridades
Falta de
planes
Objetivos no
claros
Dejar cosas
para despus
Intentar hacer
muchas cosas
a la vez
Falta de
autodisciplina
Falta de
habilidad o
conocimientos

Reflexin
Decisin
Disciplina
Motivacin
No rendirse
hasta
desarrollar
nuevos
hbitos

PLANEACIN DE
ACTIVIDADES
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es
necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.

ELEMENTOS DE LA
PLANEACIN

ORGANIZACIN DE
ACTIVIDADES
Sirve para establecer prioridades a las actividades
planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categoras:
Prioridad AImprescindible de hacerse: actividades
decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta categora
debido a rdenes administrativas, requerimientos de
clientes importantes, tiempo lmite significativo, u
oportunidades de xito o desarrollo.
Prioridad BDebe hacerse: actividades de valor
medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no
son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.
Prioridad CDeseable de hacer: categora de menor
valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o
divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en
periodos de poca presin.

HERRAMIENTAS PARA LA
PLANEACIN
Agenda (Ejecutiva, calendario)
Priorizacin (Matriz de Covey) Lista de
pendientes
Eficacia (Principio de Pareto 80 20)
80% de los resultados obtenidos utilizando el
20% del tiempo

HORARIO
Marcar horarios especficos para la conclusin de
actividades dndole auge a las tareas
prioritarias.
Planificar actividades desde el da anterior las
actividades del da siguiente.
Es necesario verificar con anticipacin la lista de
actividades de fechas siguientes para tener el
conocimiento de que se debe concretar.
Es necesario tener el conocimiento de cuales
actividades se tendrn que generar para as
evitar demoras de tiempo.

HOLGURA PARA ATENCIN A

CONTINGENCIAS
Es necesario tener holgura para prevenir
contingencias.
Es necesario detectar horarios y o
actividades que se puedan cubrir en menor
tiempo para as con el tiempo restante poder
cubrir tareas al igual que no prolongar
actividades y evitar contratiempos

LA POSTERGACION DE
TAREAS
Postergar tareas desagradables, especialmente
aquellas en las que las personas tienen que
enfrentar situaciones sensibles o emocionales.
Evitar tareas difciles o extensas que no encajan de
manera natural con nuestro esquema cotidiano.
Evitar actividades desconocidas, especialmente
aquellas en las que el resultado es desconocido o
en las que no sabemos qu hacer si surge un error.

Las razones subyacentes para la postergacin

incluyen:
Dudas sobre nuestra auto estima.
Buscar la perfeccin, que a su vez lleva al
miedo al fracaso o al rechazo.
Necesidad de una alta estimulacin y
entusiasmo que pueden posponerse hasta que
uno sea forzado a trabajar bajo presin

PUNTOS DE ACCION PARA

LA PERSONA QUE TIENDE
A POSTERGAR LAS
TAREAS

HERRAMIENTAS PARA LA
ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO

Tiempo de respuesta

Es el que se espera que sea suficiente y

necesario para responder a un requerimiento o
actividad.
Percepcin que de acuerdo a la experiencia se
realizar la actividad

Tiempo discrecional

Lapsos de tiempo sin actividades programadas

que pueden servir para hacer pendientes,
revisar la agenda, descansar.
Puede ser sobrante de una actividad hecha
con anticipacin.

Ciclo de Productividad
Lapso de tiempo en el que somos ms productivos o
producimos ms.

Ley de Parkinson

El trabajo crece hasta llenar el tiempo del

que se dispone para su realizacin
Cyril Norhcote Parkinson, 1909-1993

Delegar
Delegar es el acto de transferir autoridad,
responsabilidad y rendicin de cuentas de una
persona o grupo a otra

Asertividad y gestin del

estrs

SOLUCIN DE PROBLEMAS
El fracaso para encontrar una respuesta
eficaz

Desensibilizacin
sistemtica
Es la aproximacin sucesiva del sujeto a
situaciones que le producen una
exacerbacindisfuncionalde conductas
(emocionales,cognitivasocomportamentale
s)
Joshep Wolpe, 1958

Sensibilizacin encubierta
Se llama encubierta porque el tratamiento
bsico se realiza en la mente. Se basa en la teora
de que las conductas que se convierten en
hbitos arraigados son aprendidas debido a que
son reforzadas consistentemente por una gran
cantidad de placer.
Para eliminar el hbito se asocia la conducta
placentera habitual con algn estmulo imaginario
muy desagradable. De esta manera, el antiguo
hbito deja de evocar imgenes placenteras, y
empieza a asociarse con algo nocivo y repulsivo,
imgenes desagradables de nusea, dolor fsico u
otras experiencias desagradables.

Visualizacin
Consiste en imaginar aquello que se
relaciona con nuestro objetivo o aquello que
creemos que puede servir a la realizacin del
mismo, desde un estado de relajacin, a fin
de alcanzar los resultados que deseamos.
Se trata de crear, en nuestras mentes, la
realidad que queremos para nosotros o para
otros, mediante pensamientos e imgenes
que, despues, sern traducidos en actitudes
y nuevos estados personales de salud.