Manejo del tiempo y

prioridades
Andres Huamn O.

El tiempo...
Se

puede manejar?
Espera por ti?
Cmo?
Podemos manejar alguna de estas
cosas?
Envejecer
Duracin

de una enfermedad
El segundo entre la vida o muerte en un
accidente

El tiempo no se puede
manejar...

Objetivos
Identificar

los elementos bsicos

del manejo del tiempo.
Establecer el proceso apropiado
de planificacin de eventos.
Determinar cmo fijar
prioridades.
Discriminar entre lo urgente y lo
importante.

Qu es el tiempo?
El Tiempo es algo continuo en donde los
eventos suceden uno tras otro desde el
pasado a travs del presente hacia el
futuro
El tiempo es la duracin de las cosas sujetas
a movimiento. Es la magnitud fsica que
permite ordenar los sucesos en secuencias,
estableciendo un pasado, un presente y un
futuro.
Diccionarios:

Webster y Real Academia Espaola

Elemento manejable
Evento,

actividad o tarea a realizar

Para

aprovechar al mximo el tiempo,

debo controlar los eventos o sucesos a
mi alrrededor.
Debo siempre dejar espacio para las
cosas que, adems de mi trabajo, me
agradan o son importantes para mi.
Cmo?

Tipos de eventos
Control

total- Depende totalmente

de mi.
Control parcial- Trabajo en
coordinacin con otros y no depende
en su totalidad de mi gestin
Ningn control- eventos fuera de mi
alcance.

Qu puedo hacer?
Cuando

se presenta algo que no puedo

controlar.
Evaluar
Adaptarse Si es algo que requiere accin
inmediata.
Reenfocar esfuerzos y establecer un tiempo
de accin.
Tomar medidas para minimizar el impacto del
evento sobre otras actividades o tareas.
Preguntar y confirmar la urgencia del evento
y los posibles ajustes.

Claves para controlar eventos

Planificar:

Clave para el control

Organizarse,

establecer prioridades y
cumplir con los eventos hasta el final.
Establecer un plan de accin para
manejar las interrupciones.
Ser disciplinado(a) minimizar aquello que
nos robael tiempo.
El trabajo pesado no debe distraernos de
nuestros proyectos.

Planificar
Establecer

metas claras
Determinar cules son las
prioridades.
Determinar las tareas especficas
hacia el logro de las metas.
Asignar tiempo a las tareas.
Anticipar obstculos.
Evaluar

Tareas
Especficas
Medibles
Orientadas

a la accin inmediata
Relevantes y realistas
Oportunas (a tiempo)
Determinar los recursos disponibles

Cmo establezco prioridades?

Conozco

el plan de trabajo de la

oficina?
Se me ha solicitado participacin en
algn proyecto especial? Qu
importancia tiene para m y mi equipo
de trabajo?
Entiendo los procesos administrativos
dentro de la organizacin para la cual
trabajo?

Lista de eventos
Ejercicio

Haga una lista de las tareas que siempre

realiza en su trabajo y en su vida personal.
Determine qu proyectos especiales tiene
pendientes
Determine el tiempo estimado que dedica a
cada tarea.
Evale qu cosas le consumen ms tiempo y
cmo puede atenderlas ms eficientemente.
Determine qu cosas desea hacer y qu le
desagrada.
Evale cules eventos tienen prioridad para
usted.

Matriz de prioridades
Urgente

No urgente

Importante Crisis, presiones, Planificacin, visin,

No
importante

apagar fuegos,
fechas lmites

preparacin,
recreacin
verdadera

Interrupciones,
visitas y
reuniones
imprevistas

Actividades de
evasin, prdida de
tiempo.

Consideraciones finales
El

tiempo no se puede controlar

Usted controla los eventos, tareas o
situaciones de su oficina y su vida personal.
Planificar y cumplir con las metas establecidas
da sentido de direccin y de resultado.
Es importante minimizar el tiempo dedicado a
tareas que no son importantes.
Separar lo urgente de lo importante
Establecer prioridades y no temer a decir NO
Establecer un calendario de trabajo y
comprometer el tiempo necesario solamente.
Desear hacer lo que est haciendo