Sunteți pe pagina 1din 17

Universitatea din Bucureti

Intocmirea portretului robot al


Secretarului/Secretarei model i al Asistent
Managerului ideal

Profesor Coordonator: Ctlina Bonciu


ARPAM
Studeni: Popa Alexandru-Cristian
Vochioaia Ionu-Alexandru

Master:
AN: I

Introducere

De multe ori vedem c la majoritatea organizaiilor angajaii sunt


trimii la cursuri de perfecionare. Nimeni nu se gndete ns la
secretare. n fapt, la cursuri particip toi salariaii, ncepnd cu
conducerea i terminnd cu cei de la producie, n afar de secretare.
Puini consider c aceast categorie profesional ar putea contribui cu
ceva la procesul de optimizare a activitii n organizaie, fie c este
vorba de o coal, aa cum am vorbit pn acum, fie c este vorba de o
firm!

Secretariatul este ns centrala de comutaie a informaiilor


oficiale i neoficiale.

Exist foarte multe preconcepii legate de secretare i dac l


ntrebai pe omul de pe strad ce nseamn i ce face o secretar,
auzii, probabil, exact n aceast succesiune: face cafele, bate la
main, arat bine. Mai grav este c n instituie nsi ele sunt
privite adesea ca nite comode, fee care trebuie s fie mereu pregtite
s execute ordinele.
Acolo insa unde secretarele sunt privite ca niste colege si

Multe secretare se plng de proasta lor imagine, dar


exist cteva care relateaz cum i-au cucerit o imagine
bun cu eforturi hotrte, prin competen i prestan,
avnd acum un domeniu de sarcini interesante i
incitante, pe care le rezolv n regie proprie.

Vremurile se schimb i secretara clasic, care


elaboreaz, prelucreaz i gestioneaz documente dup
model, mai mult de jumtate din timpul ei de lucru, i
se ocup n rest de telefoane i de cafele, dispare.
Astzi tim c sunt de viitor numai noile profiluri de
sarcini, cu mai multe prelucrri specializate i cu
asistent calificat pentru efi.

tim ce realizeaz secretarele zi de zi, dar de ce


totui
dureaz
att
de
mult
modificarea
corespunztoare a imaginii secretarelor?

Studiu de caz Plan managerial al secretariatului


Colegiului Silvic Theodor Pietraru, Braneti
OBIECTIVE GENERALE:
- nsuirea i aplicarea n activitatea curent a tuturor prevederilor
legislative care, direct sau indirect, vizeaz activitatea acestei instituii.
- gruparea principalelor acte normative din sfera problematicii
educaionale i completarea bncii de date legislativ- educaionale;
- nsuirea normelor privind protecia muncii, de prevenire i stingere a
incendiilor;
Obiective specifice:
Activiti Administrativ-Gospodreti:
1. Meninerea ordinii i cureniei la locul de munc;
2. Dotarea biroului de lucru cu materiale utile necesare bunei
desfurri a activitii;

ACTIVITI SPECIFICE POSTULUI


1. Cunoaterea i respectarea prevederilor tuturor actelor
normative cu referire la aceast funcie.
2.
Meninerea legturii cu
ISJ pentru clarificarea unor
probleme legate de activitatea acestui compartiment
i
rezolvarea acestora la parametrii ct mai buni.
3. Completarea la zi a contractelor de munc i a crilor de
munc ale salariailor precum i prevederea unor msuri de
siguran pentru pstrarea acestora.
4. ntocmirea i evidena dosarelor personale ale
angajat.
5. ntocmirea statului de funcii conform actelor
care vizeaz acest document.

fiecrui

normative

6. ntocmirea statului de plat, cu respectarea ntocmai a tuturor


drepturilor salariale, a fiecrui salariat.
7. ntocmirea formelor de angajare, transfer, eliberare din funcie,
promovare, salarizare, sancionare pentru salariaii instituiei.
8.Acordarea unei atenii deosebite problemelor legate de
corespondena: intrare-nregistrare, eviden redactare- ieire.
9. Completeaz diplomele de bacalaureat, certificate
de absolvire de nivel 1 i 2 , atestate i certificate de competen
profesional.
10.Completeaz tabelele pentru vizarea actelor de studii cu
timbrul sec;
11.Elibereaz actele de studii ale absolvenilor

12.
Completeaz situaii statistice ale elevilor i
claselor la
nceputul anului colar i la sfritul fiecrui semestru pe baza
datelor nregistrate n procesele verbale ale Consiliului profesoral .
13. Procurarea documentelor privind legislaia colar n general i
a problemelor specifice, n special.
14. Convocarea edinelor: Consiliului de administraie , Consiliul
profesoral etc.

ALTE ACTIVITI
1. nscrierea i evidena persoanelor care solicit cursuri de
formare profesional n meseria de pdurar i paznic de
vntoare.
2. Completarea certificatelor de absolvire a absolvenilor
cursurilor de formare profesional.

PROTECIA MUNCII I PSI


1. Atenie sporit n utilizarea copiatorului (raza laser poate provoca orbire) i a
calculatorului (expunerea mai mult de 4 ore consecutiv duce la afectarea vederii).
2. Verificarea periodic a aparatelor i a prizelor din biroul de lucru.

IMBUNTIREA PREGTIRII PROFESIONALE


1. Studiu individual.
2. Participarea la activiti colective de perfec ionare.
3. edine de instruire.

IMAGINEA INSTITUIONAL

1.Prezena fizic agreabil.


2.Grija constant de a pstra proporiile dictate de bun sim i de respectul pentru ceilal i.
3.Munca n echip.

EXEMPLU FIA DE POST


ASISTENT MANAGER

Denumirea postului: Asistent Manager


Poziia n COR: 343103
Departament: Administrativ
Numele i prenumele salariatului :
Scopul postului: are rolul de a asigura conducerii
firmei asisten managerial
Integrarea n structura organizatoric:
Se subordoneaz: Directorului General
Are n subordine: Relaii funcionale: cu toate entitile din unitate, cel
puin la nivelul reprezentanilor acestora

Responsabiliti i sarcini
-preluarea i direcionarea apelurilor telefonice.
-primirea vizitatorilor i anunarea persoanelor de contact din societate..
-preia,
nregistreaz,
distribuie
la
compartimentele
implicate
corespondena.
-ndosariaz i arhiveaz corespondena primit din partea partenerilor,
clienilor i a celorlali angajai .
-redacteaz corespondena de afaceri necesar desfurrii activitii
zilnice.
-asigur transmiterii documentelor prin pot, fax, e-mail.
-actualizeaz baza de date documente.
-asigur logistic de cltorie pentru conducerea firmei (rezervri hotel
transport) .
-elaboreaz i redacteaz documente i rapoarte cerute de management.
-procur rechizite i consumabile de birou i alte materiale necesare
funcionrii biroului .
-convoac participanii la edinele firmei .
-particip la edinele de lucru i redacteaz minut ntlnirilor.
-particip la organizarea evenimentelor din cadrul firmei.

Pregtirea i experiena:
Studii:
-absolvent al unei forme de nvmnt superioare;
Aptitudini:
- Inteligena (gndire logic, memorie);
- Aptitudini de comunicare oral i scris.
- Aptitudinea de a lucra cu documente.
- Planificare i organizare a operaiilor i activitilor.
- Atenie la detalii.
- Cunostine de limbi strine : limba enlgez nivel avansat
( scris, vorbit, citit).
- Cunostine de operare pe calculator : Cunotine bune de
operare PC (procesare text Word, calcul tabelar Excel,
programe de prezentare PowerPoint).

Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt


urmtoarele : prelucrarea informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare,
funcia de filtru i legtura pentru solicitri de contacte cu conducerea, func ia
de asistare direct a managementului.

n activitatea unui asistent manager sau n activitatea de secretariat


predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul
pentru decizia managerial iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd
o pondere important ntr-o instituie public.

Concluzii (Portretul- Robot)

In loc de concluzii, am construit un portret robot al unei secretare ideale.

Secretara ideal se ntreab constant dac este competitiv i performant. O enumerare a celor mai
importante caliti reclamate de profesiunea de secretar serve te dorin a acesteia de autoevaluare i
autodepire.
Cele mai importante nsuiri sunt:
cunoaterea limbii romne i a 1-2 limbi strine (conversaie, gramatic, ortografie)
- stpnirea lucrului pe calculator i a muncii de birou

capacitatea de comunicare, de a-i nelege i ajuta semenii, ordine i disciplin


capacitatea de a lucra rapid i precis

simul rspunderii

ncrederea n propriile ini iative

discreie i loialitate fa de instituie

punctualitate

flexibilitate (de exemplu, disponibilitatea de a lucra n afara orelor de program)


bun sim, calm i rbdare

spirit de echip

politee i respect al ierarhiilor

n general, secretara trebuie s duc la ndeplinire anumite sarcini


tipice acestei funcii, dar nu oricum, ci cu maxim eficien. n
acest sens, ea:
deschide i sorteaz corespondena .
d curs corespondenei de rutin- scrie dup dictare .
expediaz corespondena-claseaz documente .

rspunde la telefon: preia mesaje; rezolv probleme curente; se


asigur c cel ce telefoneaza vorbete cu persoana cea mai
potrivit; i protejeaz eful de convorbiri nedorite etc.

se ngrijete de oaspei-are n pstrare agenda de lucru


-organizeaz cltorii;
se informeaz asupra activitilor de profil (de exemplu, citete
jurnalele i revistele comerciale);

ntocmete i pstreaz o bibliotec de informaii utile.

Este greu de imaginat c o secretar poate fi eficient dac nu


are la ndemn o serie ntreag de materiale de referin,
printre care:

un ghid al secretarei;
un ghid specializat pe domeniul de activitate al secretarei
(medical, colar, juridic, comercial, economic etc);
un ghid de etic; - un ghid de coresponden; - un ghid de
punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic;
un dicionar enciclopedic; - dicionare de limbi strine;
carte de telefon/ agenda proprie cu telefoane uzuale; - un atlas;
- hri ale oraului i trii /ale lumii;
orarul de zbor al avioanelor; - mersul trenurilor, al autobuzelor
i al tramvaielor;
hri turistice i autoturistice;
publicaii profesionale
(comer, economie etc.)
informaii
despre
firmele
concurente,
departamente
guvernamentale, ambasade strine, organizaii internaionale
etc;
legislaie intern i internaional; - literatura de
specialitate (publicaii profesionale).

Bibliografie

Berciu-Draghicescu, A. (coord.), Manual de secretariat


si asistenta manageriala, Ed. Universitatii, Bucuresti,
2003;

Plan Managerial Secretariat pentru Anul Scolar 20072008, Colegiul Silvic Theodor Pietraru, intocmit de
Gica Ionascu (furnizat de conducerea unitatii scolare)

Socobeanu, I., Manual de secretariat: organizare,


atributii, competente, Ed. Eficient, Bucuresti, 2002

http://documents.tips/documents/activitatea-desecretariat.html