Sunteți pe pagina 1din 13

Standard de managementul riscului in domeniul dreptului

Obiectivul Lexcel este de a spori serviciile furnizate de


un cabinet de avocatura clientilor, de a imbunatati
managementul cabinetului, moralul si motivatia
personalului.
Lexcel incurajaza cabinetele sa se consulte cu clientii
pentru a se asigura ca asteptarile lor privind serviciile
juridice au impact asupra modului de furnizare a
serviciului.
Lexcel promoveaza imbunatatirea continua.
Varianta 5 lansata in 31.10.2011 de Law Society (1825)
asociatia avocatilor din Anglia si Tara Galilor.
1/13

Avantaje

Cresterea profitabilitatii
Reducerea greselilor
Management efectiv al riscurilor
Imbunatatirea grijii fata de client
Asigurarea unui avantaj competitiv
Imbunatatirea marketingului prospectiv
Eficientizarea managementului
Excelenta devine standard
Asistenta corespunzatoare pentru autoritatile
locale
2/13

Definitii

Politica este abordarea generala a cabinetului intr-o anumita


problematica. Politica defineste de ce este adoptata o anumita
abordare.
Procedura este o descriere a modului de desfasurare a unei activitati
din cabinet. O procedura descrie etapele pe care trebuie sa le
indeplineasca personalul pentru a duce la bun sfarsit activitatea
respectiva. La o evaluare, procedura este considerata corespunzatoare
numai daca evaluatorul poate observa ca procedura continuta in
documentele cabinetului este efectiv in operare.
Planul este o subliniere a locului pe care cabinetul vrea sa se situeze in
viitor si descrie modul in care va ajunge la aceasta destinatie. Planul
poate fi descris ca o harta care sprijina cabinetul sa atinga pozitia dorita
in viitor. In general, standardul Lexcel permite cabinetelor sa dezvolte
planuri personalizate, asumandu-si un nivel elementar de adecvanta.
Cabinetul (practice) orice organizatie care poate fi subiectul
standardului, inclusiv parteneriate, parteneriate cu raspundere limitata,
cabinete individuale, firme de avocatura, departamente juridice, birouri
etc.
3/13

Cuprins
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Structuri si politici
Planuri strategice
Managementul financiar
Managementul informatiilor
Managementul personalului
Managementul riscului
Grija pentru client
Managementul dosarelor si al cazurilor
4/13

1. Structuri si politici
1.1 Cab. trebuie sa documenteze: a: cadrul legal in care isi desfasoara activitatea; b:
structura manageriala, responsabilitati si raspunderi.
1.2 Cab. trebuie sa aiba o politica de management a riscului, care sa includa: a: riscul
strategic; b: riscul operational; c: riscul reglementat; d: persoana responsabila cu
politica; e: o procedura de revizie anuala a politicii, pt a verifica daca aceasta este
operationala in intreaga organizatie
1.3 Cab. trebuie sa aiba o politica privind activitatile externalizate, care sa includa: a:
detalii privind toate aceste activitati; b: proceduri de verificare a calitatii a.a.; c: masuri
de asigurare a protectiei informatiilor; d: o lista a tuturor furnizorilor de sv.; e:
responsabilul cu politica; f: o procedura de revizie anuala a politicii
1.4 Cab. trebuie sa aiba o politica privind evitarea discriminarii si de promovare a
egalitatii si a diversitatii, care sa includa: a: angajarea si parteneriatul, recrutarea si
selectia, formarea si conditiile de munca si promovare in interiorul cab.; b: furnizarea
serviciilor; c: instruirea si activitatea consilierilor si a expertilor in toate negocierile
profesionale; d: o procedura de tratare a contestatiilor masurilor disciplinare; e: o
procedura de monitorizare a diversitatii; f: instruirea personalului asupra cerintelor de
egalitate si diversitate; g: responsabilul cu politica; h: o procedura de revizie anuala a
politicii.
1.5 Cab. trebuie sa aiba o politica in domeniul SSM pentru personal si vizitatorii cab.
1.6 Cab. trebuie sa aiba o politica in relatia cu comunitatea locala si privind
responsabilitatea sociala. Revizia anuala a poiticii.

5/13

2. Planuri strategice
2.1 Cab trebuie sa dezvolte si mentina un plan de afaceri: a: obiective
masurabile la 12 luni; b: plan de recrutare; c: responsabil; d:
procedura de revizie
2.2 Cab trebuie sa dezvolte si mentina un plan de marketing
2.2 Cab trebuie sa documenteze serviciile pe care le ofera, incluzand:
a: grupele tinta; b: cum vor fi furnizate serviciile; c: o procedura de
revizie la fiecare 6 luni.
2.4 Cab trebuie sa aiba un plan de continuitate a afacerii, care sa
includa: a: evaluarea potentialelor amenintari si posibilul impact
b: cai de a reduce, evita si transfera riscul; c: persoane cheie pt
implementarea planului; d: responsabil; e: o procedura de testare
anuala a planului, pt a se verifica eficacitatea in cazul intreruperii
activitatii
2.5 Cab trebuie sa aiba un plan de IT, care sa includa: a: aplicarea IT;
b: rolul IT in asistarea clientilor; c: responsabil; d: o procedura de
testare anuala a planului
6/13

3. Managementul financiar
3.1 Documentarea responsabilitatilor
3.2 Documente de evidenta: a: bugetul
anual de venituri si cheltuieli; b: registre de
venituri si cheltuieli; c: balante; d:
prognozele de venituri si cheltuieli
revizuite la 3 luni
3.3 Procedura de normare/monitorizare
3.4 Procedura de taxare/incasare
3.5 Procedura de tranzactionare
7/13

4. Managementul informatiilor
4.1 Politica privind managementul informatiilor: identificarea
atuurilor informationale; riscurile asociate si impactul; proceduri
de protectie; instruirea personalului;
4.2 Politica privind e-mailul: permis/interzis; monitorizare;
management si securitate; arhivare si distrugere
4.3 Politica privind managementul website: aprobare continut,
publicare si retragere; permis/interzis; management si securitate
4.4 Politica privind accesul la Internet: permis/interzis; monitorizare
4.5 Politica de social media: participare in numele cab.;
permis/interzis
4.6 Procedura de cercetare legala: difuzarea informatiilor
profesionale
4.7 Documentarea Intranet: actualizare si difuzare

8/13

5. Managementul personalului
5.1 Cab trebuie sa aiba un plan pentru: a: recrutarea personalului, inclusiv cerintele; b:
instruirea si dezvoltarea personalului
5.2 Listarea sarcinilor intregului personal si documentarea deprinderilor, cunostintelor si
experientei necesare pentru indeplinirea satisfacatoare a jobului, in forma fisei
postului.
5.3 Proceduri de recrutare si selectie, care sa includa: a: identificarea posturilor vacante;
b: intocmirea documentatiei postului; c: metode de atragere a candidatilor si
aplicantilor; d: metodele utilizate pentru selectie; e: pastrarea, retinerea si distrugerea
inregistrarilor; f: verificarea referintelor si a identitatii; g: cazierul
5.4 Conducerea unui proces de formare corespunzator pentru intreg personalul, inclusiv
privind locul si rolul lor in structura cab.: a: structura de management si
responsabilitatile individuale ale jobului; b: termeni si conditii de angajare; c: cerinte
imediate de instruire; d: politici cheie.
5.5 Procedura de retragere din activitate: predarea postului si a activitatii; interviuri;
predarea proprietatii firmei
5.6 Politica de instruire si dezvoltare, care sa: a: asigure ca instruirea corespunzatoare
este furnizata personalului in interiorul cab. in acord cu politica; b: asigure ca toti
supervizorii si managerii primesc instruirea adecvata; c: existe un proces de evaluare
a instruirii
5.7 Politica de management al performantei

9/13

6. Managementul riscului
6.1 Managerul de risc
6.2 Desemnarea supervizorilor
6.3 Proceseduri de managent al riscului
6.4 Liste de acceptare/refuz
6.5 Riscuri generice si cauze de reclamatii aferente muncii acceptate
6.6 Documentarea datelor cheie
6.7 Procedura de monitorizare a datelor cheie
6.8 Politica de tratare a conflictelor
6.9 Supervizarea activa a personalului permanent si a celui temporar
6.10 Considerarea si inregistrarea riscului operational
6.11 Analiza anuala a evaluarii riscului
6.12 Procedura de prevenire a criminalitatii financiare

10/13

7. Grija pentru client


7.1 Cab. trebuie sa aiba o politica documentata privind grija fata de client.
Aceasta se revizuieste anual.
7.2 Comunicarea cu clientul
7.3 Cab. trebuie sa aiba inregistrari ale cerintelor de afaceri ale clientilor
obisnuiti. Cab. trebuie sa promoveze astfel de termeni in grija fata de client.
7.4 Informarea clientului asupra implicatiilor financiare
7.5 Cab. trebuie sa aiba o procedura de tratare a reclamatiilor scrise, care sa
fie conforma cu regula 2 CCA, si in plus, sa asigure: a: definirea a ceea ce
cab considera drept reclamatie si stabileste modul de identificare si
raspuns; b: inregistrari si rapoarte care sa centralizeze toate reclamatiile
primite de la clienti; c: sa identifice cauzele oricarei probleme care a fost
reclamata de client, oferind orice corectie corespunzatoare si corectand
orice procedura care a produs insatisfactie; d: cab vor conduce revizii
anuale ale datelor si tendintelor, acestea facand parte integranta din revizia
riscului.
7.6 Procedura de monitorizare a satisfactiei clientului.
7.7 Procedura de referinta a clientului de terta parte
11/13

8. Managementul dosarelor si al
cazurilor
8.1 Procedura de acceptare/declinare a
instructiunilor clientului
8.2 Strategia si planul de proiect in speta data
8.3 Procedura documentata care sa asigure
progresul in speta
8.4 Procedura de predare, monitorizare si
descarcare de sarcini
8.5 Procedura de trasabilitate
8.6 Procedura de utilizare a expertilor externi
8.7 Procedura de finalizare a spetei
12/13

Bibliografie
http://www.lawsociety.org.uk/accreditation/
lexcel/lexcelv5/

Lexcel v5 - case management checklist (PDF 156 kb)


Lexcel v5 - comparison with Code of Conduct 2011 (PDF 62 kb)
Lexcel v5 - overlaps with Investors in People (PDF 159 kb)
Lexcel v5 - comparison with the SQM (PDF 223 kb)
Lexcel v5 - in-house legal practice guide (PDF 61 kb)
Lexcel v5 - revisions summary (PDF 131 kb)
Lexcel v5 - risk management guide (PDF 219 kb)

Lexcel v5 - self-assessment checklist (PDF 387 kb)

Lexcel v5 - sole practitioners guide (PDF 167 kb)

Lexcel v5 - the standard (PDF 140 kb)


Lexcel scheme rules (PDF 253 kb)

13/13