CENTRO NACIONAL EUROPASS

Kit Eurepass
Competncias de AutoOrganizalo -Gestlo do Tempo e
Organizalo do Trabalho

euro poss

Realize de seguida o seu diagnstico e saiba

qual a sua competncia para Gerir o Tempo:

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

euro poss

Gesto do Tempo

euro pass

Por vezes, o problema no ter muitas tarefas para realizar, mas a forma
como utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas
nas datas estabelecidas.

Gerir o tempo implica:

-

Saber quais os nossos objetivos e prioridades.

Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer

para o alcanar.
-

Pensar a longo prazo. No pense apenas no dia de

hoje.
-

Auto-conhecimento: conhecer o modo como

funcionamos melhor!

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

Gesto do Tempo

O que faz para garantir que cumpre prazos?

Tem uma tarefa fcil e uma tarefa difcil para fazer. Qual a tarefa
que faz primeiro?

Estabelece um plano para cada dia ou para um perodo mais longo?

Estabelece prioridades?

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o Tempo

euro pass

Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionrio que avalia vrias reas
fulcrais na gesto do tempo.

Instrues

Responda de forma to honesta quanto possvel, colocando

um crculo em torno da resposta que melhor o caracteriza.
Baseie-se na seguinte escala de resposta:

Sempre/Quase

Muitas vezes

s vezes

Raramente

Nunca / Quase

Mv

Av

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro poss

Ols

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o Tempo

S

Mv

1. Escrevo os meus objetivos anuais para o meu trabalho.

Av

euro
poss
R

2. Tenho uma lista de todos os pequenos trabalhos e pedidos de coisas para fazer que eu tenho de
tratar nas prximas semanas.
3. Revejo os meus objetivos a longo prazo todos os dias.

4. Pergunto constantemente a mim prprio /a como que o que estou a fazer me ajuda a atingir os
meus objetivos.
5. Quando chego ao trabalho de manh, comeo normalmente o dia com um caf, dois dedos de
conversa ou lendo o jornal.
6. Estabeleo prioridades para os diversos trabalhos e atividades que devo realizar.

7. Tendo a fazer primeiro as tarefas rpidas, fceis e de que eu gosto mais.

8. Um grande problema do meu trabalho estar constantemente a mudar prioridades.

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro poss

Youth on
Move

An initative of the European Union

Ols

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o Tempo

S
9. Pelo menos uma vez por ano, fao um registo de como estou a usar o meu tempo durante
uma ou duas semanas.
10. Analiso constantemente tudo o que fao e procuro maneiras de melhorar o meu
desempenho.

11. Frequentemente tenho de chegar mais cedo, ficar at mais tarde ou levar trabalho para
casa para o conseguir fazer todo.
12. Crises e urgncias constantes e recorrentes no trabalho tiram-me demasiado do meu
tempo.

13. Escrevo uma lista de coisas a fazer todos os dias.

14. Todas as semanas escrevo um plano semanal que inclui objetivos especficos, atividades,
prioridades e tempo estimado para cada tarefa.

15. Pelo menos uma vez por semana encontro-me com outras pessoas para coordenar planos
de atividades e prioridades.
16. Penso frequentemente que me devia organizar mais.

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro

Mv

Av

euro
poss
R

Ols

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o Tempo

S
17. Todos os dias estabeleo um tempo especfico para fazer as tarefas mais importantes.

18. Frequentemente distraio-me do meu horrio e tendo a saltar de uma tarefa para outra.

19. Tenho um perodo de tempo determinado, todos os dias, para poder concentrar-me no
trabalho importante.
20. Mantenho flexibilidade no meu horrio por forma a dar espao para imprevistos.

21. Tenho um procedimento eficaz e sistemtico de dividir e lidar com os meus papis.

22. Analiso frequentemente as coisas que escrevo e procuro maneiras de eliminar, simplificar
ou melhorar esses papis.

23. Utilizo sistemas de organizao que me ajudam a no esquecer detalhes e a manter um

correto seguimento das questes que me foram confiadas.
24. A minha secretria e rea de trabalho esto um bocado atulhadas e deviam estar mais
arrumadas.

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro

Mv

Av

euro
poss
R

Ols

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o Tempo

S
25. Analiso as interrupes que me fazem, e trabalho sistematicamente para reduzi-las ou
elimin-las.

26. Normalmente junto assuntos ou trato de vrias tarefas numa s visita ou telefonema por
forma a no interromper tanto os outros durante o dia.
27. Distraes e socializao impedem-me s vezes de me concentrar no meu trabalho.

28. As interrupes so um grande problema no meu trabalho.

29. Frequentemente deixo de lado tarefas que me so desagradveis.

30. Tendo a esperar at ao ltimo minuto para comear a fazer algumas tarefas.

31. Frequentemente tenho de esperar a disposio certa ou a altura certa para fazer o meu
trabalho mais criativo.
32. Preocupo-me frequentemente com a possibilidade de ter tomado uma m deciso.

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro

Mv

Av

euro
poss
R

Ols

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o Tempo

S
33. Rio-me bastante e passo momentos mesmo agradveis tanto no meu trabalho como em
casa.

34. As pessoas dizem-me frequentemente que eu devia parar um bocado e relaxar.

35. Normalmente durmo o suficiente, fao exerccio fsico regular e como comida saudvel.

36. Sinto muita tenso e presso no trabalho e tenho dificuldades em lidar bem com isso.

37. Tenho listas escritas de objetivos pessoais a longo prazo.

38. Sinto que no tenho tempo suficiente para a famlia, descanso ou outros interesses
pessoais fora do meu trabalho.

39. Sinto muita satisfao com a minha vida.

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro

Mv

Av

euro
poss
R

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o

Tempo Resultados

euro pass

Depois de responder a todas as questes dever somar os pontos dados a cada

pergunta.
L

ATENO: Dever ter em conta que a forma de cotao varia entre as

diferentes questes. Por exemplo, na questo 5 a resposta "sempre/quase"
vale 1 ponto, mas na questo 1, a mesma resposta, ou seja, a resposta
"sempre/quase" vale 5 pontos.
Questes: 5, 7, 8, 11, 12, 16, 18, 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 34, 36, 38.

Sempre/Quase

Muitas vezes

s vezes

Raramente

Nunca/Quase
5

Questes: 1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 13, 14, 15, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 33, 35, 37, 39, 40.

Sempre/Quase

Muitas vezes

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

s vezes

Raramente

Nunca/Quase
1

Avalie aqui a sua Competncia para Gerir o

Tempo Resultados

Ols

euro
poss

Utilize esta tabela para somar os valores obtidos em cada grupo de quatro questes. Cada um desses
grupos refere-se a um problema especfico da gesto do tempo.

Valor obtido
1-4

Objetivos

5-8

Prioridades

9-12

Anlise

13-16

Planificao

17-20

Horrios

21-24

Papis

25-28

Interrupes

29-32

Procrastinao

33-36

Presso

37-40

Equilbrio
Total

OSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"

euro poss

Gesto do tempo e Organizao do trabalho

-Desenvolvimento europass
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho so fatores
essenciais
para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.
Assim, apresentamos-lhe algumas estratgias para que tire o melhor
partido do
seu tempo e da organizao do seu trabalho.
parageriro tempo
Agora DESENVOLVA a sua
competncia e a organizao de
trabalho:

1.O que o tempo e como geri-lo

2.
Estabelecer
objetivos
e
prioridades
3. Planear atividades e tarefas
4.Organizao pessoal
5.Organizao do trabalho
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

O Tempo

iue o tempo?

O tempo um elemento que se gasta e no se

recupera. Apesar de pensarmos que "temos todo o tempo do

mundo", tudo o que fazemos requer tempo e mesmo que no o
usemos ele permanece limitado. algo que tem significados
diferentes ao longo da vida e que no
adaptvel.

IMPOSSVEL
GERIRMOS O TEMPO
POSSVEL GERIRMONOS A NS PRPRIOS
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

AGORA REFLITA:
SENTE QUE NO TEM TEMPO PARA
NADA? QUE O TEMPO NO LHE CHEGA
SERO APRESENTADAS ALGUMAS
ESTRATGIAS PARA QUE CONSIGA
PARA TUDO?
RENTABILIZAR O MAIS POSSVEL
O SEU
TEMPO.
No entanto, no se esquea que o
tempo LIMITADO a 24h
dirias.

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

europoss

HYouth on Move
PPtfTlIMI dc

ic

L-GngB dl Vltfa

An initative of the European Union

Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos

so os
impedimentos a uma gesto de tempo eficaz.

1 Faa uma pequena reflexo:

2
-A que causas atribui as perdas de

tempo?
O que
3- costuma fazer para que isso no acontea?

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

MO> ^

na^reia

J tesST- - -

Dividimos as maiores preocupaes

com o tempo em trs grandes
categorias:
'B"p0

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Gestio do tempo

Barreiras
Humanas ao
Tempo
S Esforar-se demais;
S Desorganizao pessoal;
S Incapacidade de dizer
"no";
S
Falta
de
autodisciplina;
S
Procrastinao,
indeciso;
S
Deixar
tarefas
inacabadas;
S Socializar.

Barreiras
Administrativas ao
Tempo
S Falta de objetivos,

S
S
S

S
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

" *^s

euro
Barreiras
Ambientais ao
Tempo

S Interrupes pelo
prioridades e
telefone;
planeamento;
S Visitantes ocasionais;
Delegao ineficiente;
S Encontros;
Pessoas no treinadas ou
S Informao atrasada ou
inadequadas;
incompleta;
Falta de comunicao;
S Papelada, formalidades,
S
leitura;
Responsabilidad
S Falta de pessoal ou
e ou autoridade
excesso de pessoal;
confusa;
S Barulho, distraes
Falta de
visuais.
padres,
controlo e
relatrios dos
progressos;
No saber
euro poss
escutar.

S BARREIRAS HUMANAS AQ TEMPO SO CONSTITUDAS POR DUAS VERTENTES:

_/

A_

So
as
mais
difceis
de
dominar, derivam
dos
hbitos
adquiridos
ao
longo da vida.

No entanto, so as que
mais do oportunidade
de trabalhar porque
pode fazer escolhas
sobre a sua forma de
organizao , desde
que tenha identificado
as principais causas.

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

euro poss

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Tem

distingue
objetivos?

certeza

de que
facilmente

De seguida, realizar um exerccio onde poder responder a esta questo.

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

1= Estabelecer objetivos e prioridades:

euro p

Por favor, imprima esta pgina e assinale com um X os que considera objetivos

Faa diariamente 20 cartas.

Aprecie bailado.
Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
Cante uma cano.

Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima

de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade.
Desenvolva o potencial da criana.
Dedique-se sua equipa.
Defenda a democracia.
Escreva um relatrio.
Seja uma boa cidad/cidado.
Identifique os objetivos desta lista.

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

1= Estabelecer objetivos e prioridades:

euro p

H 5 objetivos, conseguiu identific-los?

objetivo
No
objetivo No
objetivo

Faa diariamente 20 cartas.

Aprecie bailado.
Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
Cante uma cano.

objetivo No

Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de

objetivo

trabalho. Cite um exemplo de solidariedade.

Objetivo No

Desenvolva o potencial da criana.

objetivo

Dedique-se sua equipa.

No

Defenda a democracia.

objetivo No

Escreva um relatrio.

objetivo

Seja uma boa cidad/cidado.

Objetivo No

Identifique os objetivos desta lista.

objetivo

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Objetivo

Mas porque importante criar objetivos?

S Mensurvel: algo que possa ser medido, no

pode ser algo abstrato;
S Atingvel: no ser impossvel de conseguir;
S Realista: no ser algo demasiado difcil nem
demasiado fcil;

S Compatvel: Ser algo que voc pode realizar e

que no v contra o que voc realmente quer;

S Prazo: definir prazos limite;
S Especfico: no ser algo geral, mas algo
concreto;

S Pessoal: algo seu, adaptvel a si e ao que voc

quer e no a outra pessoa;
S Escrito: dever escrev-lo para que no se
esquea.
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA"
TC-bJJCKlciCJfen P^e^rr dE
tpiEfitfaaecn 10 lEnpn

euro pass

di'Ot-1

I Youth >n 1
W M the Move
An initative of the European Union

1= Estabelecer objetivos e prioridades:

Dever ter em conta a hierarquia dos objetivos

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

euro p

ealize agora uma reflexo, com vista a definir os seus objetivos.

Demore o tempo que for necessrio mas tenha em conta

as caractersticas dos objetivos referidas anteriormente
Aps preencher a tabela guarde-a consigo para que se v
recordando e atualizando os seus objetivos.

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

euro poss

1= Estabelecer objetivos e prioridades:

Estabelea os seus objetivos de longo, mdio e curto prazo.

LONGO PRAZO

MDIO PRAZO

(POR EX.:
DAQUI A 4
ANOS)

(POR EX.:
ESTE ANO)

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

CURTO PRAZO
(POR
EX.:
PRXIM
O
SEMEST
RE)

euro p

J lhe demos algumas formas de organizao a partir dos seus

objetivos, no entanto, muitas so as vezes em que tem de
estabelecer prioridades sobre
esses mesmo objetivos:

Reflita um pouco:
Quais so normalmente os seus critrios para estabelecer prioridades

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

euro poss

CRITRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

S O que eu goste antes do que nio gosto;

Aquilo em que se mais rpido antes daquilo em que se mais lento;

S Trabalhos fceis antes dos difceis;

S Tarefas rpidas antes das que requerem muito tempo;

S Atividades em que se tm recursos materiais;

S Tarefas marcadas com outros - reunies - antes das que nlo tm um
horrio previsto; S Tarefas planeadas antes das nio planeadas;

Resposta is exigncias dos outros antes da resposta is nossas exigncias;

S Trabalhos urgentes antes dos importantes e nio urgentes;

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

euro poss

CRITRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

S Crises e emergncias logo que surgem;

S o que interessante antes de que
desinteressante;

Resposta
SO
com
quebase
sernas
concludo
consequncias
mais proKimamente;
de fazer ou nio fazer alguma coisa
S

Trabalhar

nas

coisas

pela

sua

ordem

de

chegada;
S Trabalhar com base nas consequncias para o
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

grupo;

euro pass

1= Estabelecer objetivos e prioridades:

euro p

ealize agora um exerccio, onde trabalhar o estabelecer prioridades:

Imagine que lhe fornecido um frasco e lhe pedido que coloque um conjunto de
pedras grandes, pedras mdias, uma poro de areia e gua de modo a que
tudo caiba l dentro.
Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o
objetivo proposto?
Em
1.
lugar: Em
2.
lugar:
Em
3.
lugar: Em
4. lugar:

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

1= Estabelecer objetivos e prioridades:

Soluo:

Pedras

Grandes
2
3 - Areia
Pedras Mdias
4 - gua

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

euro poss

euro p

1= Estabelecer objetivos e prioridades:

euro p

Imagine, agora, que o frasco com gua representa a quantidade total de tempo
que tem disponvel (num dia, ou numa semana), que as pedras grandes
representam as tarefas mais importantes ou difceis, que as pedras mdias
representam as tarefas rotineiras, que os gros de areia representam as
tarefas triviais, sem importncia e que a gua representa os imprevistos que
por vezes enfrentamos.
Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano semanal ou dirio?

Tarefas importantes ou
difceis: Tarefas rotineiras:
Tarefas triviais, sem
importncia:
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

Urgente
Tenha em conta a
Matriz de prioridades
que ilustramos ao
lado e v
preenchendo com as
atividades do seu dia
a dia de modo a
organizar-se mais
facilmente.

No Urgente

<
D
+->

C
ro

+->

O
Q.
<U
+->

c
2TOO
oS
Q.

- esto ligadas aos objetivos

fundamentais e prioritrios.
Tarefas urgentes - no podem ser executadas mais tarde.
Tarefas

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

importantes

2, Planear atividades e tarefas;

O segundo ponto da gesto do tempo aps o estabelecer objetivos e
prioridades o planear as atividades e tarefas e assim dever ter em conta:

Plano de Trabalho
S Objetivos/resultados

S Atividades

Plano de Tempo

S Horrios
S Estimativa de durao

S Prioridades
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

S Flexibilidade

2, Planear atividades e tarefas;

euro pass

Mas ento agora coloca-se a questo: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER UM PLANO?

S Obriga a pensar no futuro S Ajuda a evitar

problemas S Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho

S Fornece mais tempo til

S Ajuda a coordenar melhor as atividades com os
outros S Ajuda a gerir o tempo dos outros S Ajuda
a evitar sobrecargas de trabalho

S Ajuda a dizer "no" mais

vezes S Ajuda a trabalhar com
mais calma S Ajuda a fazer
mais coisas
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

euro p

2, Planear atividades e tarefas;

Como fazer um Plano semanal?

S Defina objetivos

S Estabelea prioridades para todas as

atividades S Seja realista quanto ao tempo

S Divida os trabalhos quando complexos

S Desenhe o seu plano em funo do

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

tempo S Escolha a melhor sequncia de

euro pass

. oa"

euro

2, Planear atividades e tarefas;

pos
De seguida, ilustraremos uma forma de
como poder realizar um projeto de forma planeada
s
Como planear uma atividade?
PROJECTO/OBJECTIVO:

PLANEAMENTO DE
TEMPO:
PRAZOS
1
2

3
4
5
6
7
8
9

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

10

Aps termos abordado temticas como o estabelecimento de objetivos e

prioridades e o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o
terceiro e ltimo ponto: organizao pessoal - a partir de vrias atividades
que lhe apresentamos a seguir poder organizar melhor o seu tempo e
torn-lo mais rentvel.
>Construa um horrio para que se organize no seu dia a dia

Junte os itens semelhantes

Utilize os "tempinhos"

Faa do tempo de transio um tempo produtivo

Seja fiel ao seu horrio

Comece cedo

Faa o horrio em torno das atividades chave

Avalie os seus horrios
Calendarize todas as suas atividades

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA A

EUROPA"

> Minimize as interrupes:

Analise as interrupes

Seja breve

Reorganize-se

Defina 1 prazo

Escreva

Desloque-se

Levante-se

Conjugue os assuntos

Aprenda a comunicar

melhor
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

euro poss

> Telefonemas, como se organizar:

Agrupe os telefonemas a
fazer e faa de 1 vez

Deixe mensagens
completas

Atualize o voicemail
diariamente

Mantenha a rea do
telefone arrumada
Programe os nmeros que
utiliza mais

>Telefonemas, como os fazer:

Planeamento
Prepare a abertura
Escolha a melhor altura para
ligar/pergunte
Fale devagar
Fornea informaes detalhadas
Se tiver de pedir para aguardar,
explique porqu e agradea quando
regressar
"Antes de desligar queria ainda
colocar-lhe esta questo..."
Deixe mensagens com significado
Procure formas de contacto
alternativas

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

-2*

euro

x-Telefonemas, O que no fazer ao telefone:

Ter longas mensagens no voicemail, ou saudaes pouco profissionais;

Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente
Falar com outras pessoas Autorizar
interrupes Teclar no computador
Ler o email
Deixar mensagens num ritmo
elevado

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Ver
a
caixa
regularmente

de

correio

Ler
de acordo com o assunto e
remetente
o
Responder

Escrever tudo em maisculas

ou sinais de exclamao
Ser abrupto

rapidamente Ser

Dar ordens

educado
Ser breve
Gravar quando
Quando
responder verificar quem
necessitar
vai receber o seu email

Assumir que o seu email

Enviar mensagens
lido
confidenciais

Limpar a caixa de correio

regularmente
Quando fizer forwards, mudar o
assunto

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

NAO

Gravar a menos que

necessite para
Reenviar anedotas, a menos
documentao
que saiba que o outro quer
-2*

euro

> Procrastinao:
O
que

Procrastinao?
arte de adiar

a
a

Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas?

De seguida, apresentamos uma

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

pequena lista com possveis razes, leia e

reflita sobre aquelas com que se

Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si?

Desejo de evitar tarefas desagradveis

Medo de falhar

Medo do sucesso e suas implicaes

No saber por onde comear

Desorganizao

Perfecionismo
Falta de confiana e dilogos internos negativos

Medo da mudana

Medo da rejeio
A tarefa parece ser to difcil e ocupar demasiado tempo

No ter os acessrios ou os recursos necessrios para fazer o trabalho

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Agora ir fazer um exerccio com o objetivo de tentar compreender

porque adia as suas atividades e como pode alterar isso a seu favor, de
modo a rentabilizar o seu tempo:
1.Faa uma lista completa de todas as coisas
que tem vindo a adiar;
2. Ao lado de cada uma, escreva a razo do
adiamento. Seja honesto/a. Depois veja se
existem motivos comuns;
3. Escolha um item da lista para tratar esta
semana;
4. Escolha uma altura da semana para fazer esta
tarefa. Defina tudo o que necessita para o fazer;
5.Marque uma hora para comear a fazer.
Preocupe-se apenas em comear - sem
interrupes, sem pausas e sem distraes.
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA"

IMPORTANTE: NO ADIE!!

Tente arranjar solues:

> Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em
partes pequenas:

Os grandes projetos so assustadores

Os pequenos projetos parecem mais

fceis

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Ao gerir o seu tempo e ao organizar-se pessoalmente, dever ter em

conta tambm a organizao do seu trabalho e as diferentes fases que o
constituem. De modo a rentabilizar mais o seu tempo, reflita sobre as
seguintes:

1 PASSO
O que fao na minha
atividade profissional?

Os principais objetivos desta fase so:

- Clarificar todo o tipo de
atividades que lhe
competem;
- Tomar
conscincia das tarefas
-de gesto e de execuo com que ocupa o seu
tempo de trabalho
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

2 PASSO
Para que serve esta tarefa?
Qual a sua finalidade?

Os principais objetivos desta fase so:

Eliminar
tarefas
ou
procedimentos desnecessrios

-2*

euro

4 PASSO
3 PASSO

Quem a deve fazer?

Quem a poder/ dever

Os principais objetivos desta fase so

- Delegar;
fazer?
- Redefinir
funes e
responsabilidades

Como dever ser

realizada?
Quais as informaes ou os
meios de que necessito para
realizar a tarefa?

Os principais objetivos desta fase so:

- Simplificar mtodos,
procedimentos ou suportes de
informao;
- Afetar apenas os meios
e as informaes
necessrios e suficientes

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Organizao do trabalho;

52 PASSO
Qual o prazo ou a data estipulada?

Quando
concluda?

dever

estar

Quanto tempo necessrio

para a realizar?

Quando a deverei realizar?

Qual a melhor altura?

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

ta*** oe
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fea

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Alguns pontos importantes para que o seu trabalho se organize mais facilmente
e tenha mais tempo para si:

S Delegue as tarefas, no tente fazer tudo sozinho quando tem quem o

possa
ajudar; (Reveja aqui a temtica sobre Comunicao e trabalho em equipa)
STenha em conta a comunicao na sua equipa, para que mais
facilmente se resolvam imprevistos;
S Crie tambm dois documentos importantes:

Plano/Agenda ANUAL
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

Lista DIRIA

S Dimenso adaptada s necessidades mas de acesso rpido e fcil.

S Evite a utilizao de duas agendas em simultneo. Caso

no seja possvel, estabelecer metodologias de
sincronizao.
S Assente as datas limite para a realizao das diversas tarefas.

S Utilize dois nveis de registo: de viso rpida e alargado

no tempo, e a agenda propriamente dita com os
pormenores.
S Na agenda de papel, escrever a lpis para que
possa fazer alteraes.

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

Lista DIARIA

Dever ser colocada o mais junto possvel da agenda.

S Nela devero figurar as tarefas que desejamos realizar

naquele dia, por ordem de prioridades.

1
No sistema de ordenao devem ser respeitados os seguintes princpios:

Tarefas Importantes/Urgentes;

Tarefas Importantes/No Urgentes;

Tarefas No Importantes/Urgentes;

Tarefas No Importantes/No Urgentes.

SReservar para cada tarefa um perodo de tempo determinado e

controlar o seu cumprimento no final do dia.

S Deixar algum tempo para os imprevistos porque alguns

podero ser prioritrios.

S Fazer controlos sistemticos ao longo do dia.

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

S Apontar todos os pormenores teis e necessrios execuo de

cada tarefa (nmeros de telefone, endereos, local e hora da
reunio ou do encontro etc).
S No esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia
seguinte, aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados
pelos imprevistos, particularmente os urgentes.
Se o planeamento atravs da lista diria no resultar, poder dever-se ao
seguinte:
1

tentativa de realizaes excessivas para um s dia;

falta de preparao para algumas tarefas;
deficincias na formulao da tarefa;
falta de informao necessria;
dificuldades na planificao por excesso de presso;
algumas tarefas so abandonadas porque so muito difceis,
ou por serem aborrecidas;
falta de autoconfiana.
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA"

Gesto do tempo e Orpjnteai do trabalho

euro pass

S Identifique e DESCREVA o seu principal fator desperdiador do

tempo ^Identifique as CAUSAS da existncia desse desperdiador.
Sinvente as POSSVEIS SOLUES para anular ou reduzir esse
desperdiador.
S Escolha uma ou duas solues que ir PR EM PRTICA durante os
prximos 15 dias. S Calcule o tempo que poder vir a GANHAR com a
prtica dessa soluo S Ao fim de 15 dias, AVALIE os resultados.
Resultados mais positivos/tempo ganho - Parabns! Parta para outro
desperdiador.
menos positivos - Aplique outra soluo!.
"MOSTRA
O QUE VALESResultados
EM TODA
A

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Youth on
Move

An initative of the European Union

>O tempo limitado por isso tente:

^No lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo: delegue

tarefas e aprenda a dizer que no;

^No ter um excesso de interrupes pelo telefone: organize os seus telefonemas e

a forma de os fazer;
^No ter um excesso de interrupes quando est a fazer trabalhos que requerem
concentrao: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie objetivos e prioridades e

realize-as;
^No gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus colaboradores
ou colegas:

tente resolv-los o mais rapidamente possvel;

^No ter responsabilidade e autoridade no claramente definidas: ao delegar as

tarefas diga o que cada um tem de fazer, no se esquea que a comunicao

essencial;
euro poss
"MOSTRA O QUE VALES EM TODA
A

euro p

Ni esquecer;

^No abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentre-se

na tarefa que tem de fazer, planeie as suas atividades, crie objetivos e prioridades e
siga tudo risca;
^No realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: No se

esquea de delegar as tarefas, no precisa necessariamente de fazer tudo, rentabilize o

seu tempo;
^No ter reunies e contactos sem hora marcada e sem clara viso das
prioridades: planeie a sua agenda com as horas e assuntos a tratar;
^No ter falta de objetivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as suas

tarefas por grau de importncia e urgncia, defina anteriormente os seus prazos e

cumpra tudo o que planeia;

"MOSTRA O QUE VALES EM TODA

A

euro pass