Scrierea Propunerilor de Proiecte

nainte de scrierea unei propuneri

Intervievai beneficiarii anteriori i viitori. Dei a fost primit feedback la
terminarea proiectului anterior, este posibil ca de atunci s fi aprut noi
beneficii i condiii. Vorbii cu viitorii beneficiari i asigurai-v c ceea ce
plnuii s oferii este dorit i necesar.
Consultai propuneri de proiecte anterioare. Evitai repetarea greelilor i
reproducerea unor rezultate ce au fost deja realizate. Donatorii nu vor
acorda
finanri pentru ceva ce deja a fost fcut.
Consultai rapoarte de evaluare a proiectelor anterioare. Nu v bazai pe
membrii proiectului pentru a reine toate greelile i domeniile din eforturile
anterioare ce trebuie mbuntite.
Organizai focus grupuri. Asigurai-v c oamenii de care avei nevoie sunt
disponibili i pot s contribuie.
Verificai datele statistice. Nu lsai pe alii s descopere lacune i
inexactiti in datele pe care va bazati
Consultai experi. Opiniile externe v vor da idei i credibilitate.
Efectuai sondaje, etc. Adunai ct mai multe informaii preliminare pentru
a
demonstra angajamentul fa de proiect i pentru a perfeciona obiectivele.
Organizai ntlniri sau forumuri ale comunitii. Cnd publicul simte c a
fost consultat cu privire la o problem, va fi mult mai predispus la cooperare
i la sprijinirea proiectului.
 Principalii termeni ai
procesului de scriere a propunerilor
Indicatori acele elemente ale planului proiectului
care traduc scopul i rezultatele proiectului n uniti
msurabile (cantitate sau calitate) i astfel ofer baza
pentru msurarea impactului
Intrri investiia de resurse (umane, materiale sau
financiare)
Produs rezultatele obinute
Planul de activitate o descriere a cursului,
termenelor i responsabilitilor pentru activitile
proiectului
Planul de resurse o descriere a modului n care vor
fi utilizate resursele n raport cu activitile
Grafic un model specific pentru planurile de activitate
ce ilustreaz cum se interconecteaz activitile
Buget fondurile pentru implementarea proiectului
CONSIDERAII PENTRU
FIECARE ETAP A
PLANIFICRII
Etap Element Consideraii

1 Condiiile proiectului
Identificarea Scop i obiective definite
scopului, obiectivelor, Viziunea societal a organizaiei
rezultatelor ateptate Rezultate ateptate pe termen scurt i lung
i a grupului int
Beneficiarii proiectului
Problemele rezolvate de proiect

2 Coninutul proiectului Tema i principalele probleme de acoperit

Metodele alese pentru a realiza scopul i obiectivele
Activitile de implementat
Alte nevoi pentru continuarea proiectului

3 Locai(ile)a Locaia diferitelor activiti

proiectului i Durata proiectului
programarea Datele de nceput i sfrit a proiectului
activitilor
Programarea activitilor individuale
Termenele proiectului nsumate

4 Resurse Resurse umane

Resurse financiare
Infrastructur
 5 Surse de venit Bugetul total al proiectului
Bugetul detaliat pe activiti i tipuri de costuri
Rata i forma contribuiei proprii
Finanatori i surse de venit poteniale

6 Descrierea organizaiei Descrierea organizaiei implementatoare

implementatoare i a Analiza capacitii i capabilitii
partenerilor Descrierea partenerilor
Analiza capacitii i capabilitii partenerilor

7 Echipa i managementul Coordonatorul proiectului

proiectului Metoda de comunicare a echipei proiectului
Practica i strategia de comunicare cu mediul extern

8 Monitorizarea, evaluarea Criteriile de succes

i continuarea Metode i termene de monitorizare i evaluare
Planuri viitoare i continuare
 Consideraii de planificare
Aspecte ce trebuie luate Elemente ale propunerii de proiect
n considerare la Titlul proiectului
nceputul planificrii Scopurile i obiectivele proiectului
proiectului Descrierea activitilor proiectului
Beneficiarii proiectului Descrierea rezultatelor ateptate
Echipa proiectului i Planul de implementare al
proiectului
partenerii
nceperea operaiunilor
Criteriile de succes Alocarea resurselor
Scop i obiective Personalul proiectului
Metode alese pentru Bugetul detaliat al proiectului
atingerea scopului (costuri fixate, echipament
proiectului necesar)
Alte mijloace tehnice (ex.
Costuri i cheltuieli vehicule)
Contribuia proprie Diviziunea surselor financiare
Finanatori poteniali (contribuie proprie i alte
resurse)
 Titlul proiectului

Titlul proiectului trebuie s fie scurt,

concis i s se refere preferabil la un
anumit rezultat cheie al proiectului sau la
activitatea principal a acestuia. Titlurile
care sunt prea lungi sau prea generale nu
reuesc s sugereze cititorului ce conine
proiectul.
 Pagina cuprins
Dac propunerea de proiect este mai
mare de 10 pagini, este bine s se
includ un cuprins la nceputul sau
sfritul documentului. Pagina cuprins i
ajut pe cititori s gseasc uor prile
relevante ale documentului. Aceast
pagin trebuie s conin titlul i numrul
paginii de nceput ale fiecrei seciuni a
propunerii.
 Rezumatul

formularea problemei;
obiectivele proiectului;
organizaiile care vor implementa
proiectul;
activitile cheie ale proiectului;
bugetul total al proiectului.
 Contextul
Aceast parte a proiectului descrie mediul
social, economic, politic i cultural de la
care se iniiaz proiectul. Aceast
descriere trebuie s conin date
relevante din cercetri efectuate n faza
de planificare a proiectului sau colectate
din alte surse. Cel care l scrie trebuie s
ia n considerare nevoia de echilibru ntre
lungimea acestei seciuni i mrimea
propunerii de proiect n ntregime.
Cantitile mari de date relevante trebuie
puse ntr-o anex.
 Justificarea proiectului
Datorit importanei sale, aceast seciune
este de obicei mprit n patru subcapitole.
Formularea problemei
Formularea problemei ofer o descriere a
probleme(lor)i specifice pe care proiectul
ncearc s o soluioneze, cu scopul de a
susine proiectul. Mai mult, propunerea de
proiect trebuie s arate de ce o anumit
chestiune este o problem pentru comunitate
sau societate, ce implicaii negative
afecteaz grupul int. Trebuie s existe de
asemenea o explicare a nevoilor grupului
int ce apar ca o consecin direct a
problemei descrise.
 PREZENTAREA DE SUCCES A
ORGANIZAIEI
Nu utilizai niciodat un limbaj ce poate fi
perceput ca un atac la adresa altor organizaii
sau instituii.
Efectuai o analiz a punctelor forte ale
organizaiei nainte de a pregti propunerea,
i apoi evideniai-le.
Artai c procesul de planificare este
participativ i ia n considerare opiniile
grupului int.
Pregtii un scurt document pentru a prezenta
experiena dvs. (dosarul organizaional) i
ataai-l la propunerea de proiect.
 Nevoi prioritare
Nevoile grupului int ce apar ca impact
negativ direct al problemei, trebuie
prioritizate. Trebuie inclus de
asemenea o explicaie a modului n care
s-a luat aceast decizie (ce criterii au
fost utilizate). De exemplu, dac
problema este formulat ca
infrastructura slab a comunitii, lista
nevoilor asociate acestei probleme
poate fi:
mbuntirea cantitativ i calitativ a
furnizrii apei;
drumuri mai bune;
mbuntirea colectrii deeurilor solide.
 Abordarea propus
(tipul interveniei)
Propunerea de proiect trebuie s
descrie strategia aleas pentru
soluionarea problemei i cum anume
va duce aceasta la mbuntiri.
Un mod de a descrie abordarea nevoii
formulat anterior ca mbuntire a
furnizrii apei ar putea fi: intervenie
n scopul de a crea uniti de furnizare
a apei n comunitate cu descrierea
unor laturi specifice ale soluiei
propuse.
 Ierarhia scopului, obiectivelor,
activitilor i rezultatelor
SCOP

Problema principal

Obiectivul 1 Obiectivul 2 Obiectivul 3

Activitatea 1 Activitatea 2.1 Activitatea 2.2 Activitatea 3

Rezultatul 1.1 Rezultatul 2.1 Rezultatul 2.2 Rezultatul 3

 Reguli pentru stabilirea
scopului proiectului
Un proiect trebuie s aib un singur
scop.
Scopul trebuie s fie legat de
viziunea pentru dezvoltare.
Este dificil sau imposibil de msurat
realizarea scopului prin indicatori
msurabili, dar trebuie s fie posibil
de demonstrat meritul su i
contribuia la viziune.
 Elaborarea unor indicatori
buni
Obiectivul proiectului:
Reducerea ratei de infecii acute din comunitate
Calitate (natura indicatorului):
Rata infeciilor redus;
Grup int (Cine?):
Rata infeciilor s-a redus ntre colari;
Loc (Unde?):
Rata infeciilor s-a redus ntre copiii satului Z;
Cantitate (Ct?):
Rata infeciilor s-a redus ntre copiii satului Z cu
45 de procente;
Timp:
Rata infeciilor s-a redus ntre copiii satului Z cu
45 de procente pn n 2006.
 Rezultatele proiectului
Rezultatele descriu serviciile sau produsele
ce vor fi oferite beneficiarilor. Acestea sunt
ceea ce conducerea proiectului promite s
ofere. Rezultatele sunt mai detaliate ca
obiectivele i scopul i trebuie s fie
posibil de msurat prin indicatori obiectivi.
Astfel, acestei zone trebuie s i se acorde
o importan special.
Rezultatele trebuie sa abordeze
principalele cauze ale problemei cu care se
confrunt grupul int.
Pentru a asigura rezultate relevante,
conducerea proiectului trebuie s fi
identificat corect nevoile grupului.
 Pregtirea unui plan de
Etapa Activitatea activitate
Consideraii
1 Lista tuturor activitilor
proiectului
2 mprii activitile n sarcini
realizabile i sub-activiti
3 Clarificai secvena i
dependena
4 Stabilii termene pentru
fiecare sarcin
5 Alctuii agenda activitilor
principale
6 Utilizai repere
7 Definii expertiza
8 Alocai sarcini n cadrul
echipei
Elaborai o singur list pentru toate activitile planificate
mprii activitile mai nti n sub-activiti i apoi n sarcini. Fiecare
sarcin este atribuit unui individ care i-o asum ca un scop pe termen
scurt. Principala consideraie este obinerea unui nivel corect de detalii.
Cea mai frecvent greeal este mprirea activitii n prea multe detalii.
Cei care planific trebuie s mpart activitile doar pn la un nivel la care
au destule informaii pentru a deduce resursele necesare.
Legai activitile unele de altele pentru a le determina secvena i
dependena. Activitatea depinde de nceperea sau ncheierea altei
activiti? De exemplu, construirea unei case const ntr-un numr de
aciuni separate dar interrelaionate: mai nti se sap i se face fundaia,
apoi se ridic zidurile, etc.
Fiecare sarcin trebuie s aib o dat de ncepere, o durat i o dat de
ncheiere. Apoi agenda trebuie urmat ct mai indeaproape.
Dup ce ai specificat termenele sarcinilor individuale, urmtorul pas este
s planificai termenele pentru ntreaga activitate principal.
Reperele sunt evenimente cheie care ofer o msur a progresului
proiectului i obiective ctre care s se ndrepte echipa proiectului.
Nivelul i tipul expertizei necesare trebuie hotrte separat pentru fiecare
sarcin
Distribuii responsabiliti n consultare cu membrii echipei.
 Grupul int
Definii grupul int i artai ce
beneficii va avea acesta n urma
proiectului. Proiectul trebuie s ofere
o descriere detaliat a mrimii i
caracteristicilor grupului int i mai
ales a beneficiarilor direci ai
proiectului.
Criteriile de analiz a grupului int
pot fi compoziia etnic, sexul,
vrsta, etc. Cnd aceast analiz
este mai elaborat, ea poate fi
 Implementarea

proiectului
Planul de activitate (agenda)
Planul de activitate trebuie s includ informaii
specifice i explicaii pentru fiecare activitate a
proiectului. Durata proiectului trebuie stabilit
n mod clar, cu detalii considerabile pentru
nceputul i sfritul proiectului.
n general se utilizeaz dou formate principale
pentru a exprima planul de activitate: un tabel
simplu i un grafic. Un tabel simplu cu coloane,
pentru activiti, sub-activiti, sarcini, termene
i responsabiliti, este un format clar, uor de
neles.
Graficul, un format universal pentru prezentarea
activitilor n anumite cadre de timp, arat
dependena i secvena pentru fiecare activitate.
 Planul de resurse
Planul de resurse trebuie s ofere
informaii cu privire la mijloacele necesare
pentru realizarea proiectului. Categoriile de
costuri sunt stabilite la nivelul acestei
etape pentru a cumula informaiile despre
costuri pentru alctuirea bugetului.
n exemplul de mai sus, activitatea de
stabilire a unui program de training pentru
personal poate necesita echipament i
alocaii. Acestea sunt categoriile de costuri
legate de activitate. Urmtorul pas este
identificarea unitilor, cantitii pe
perioada i costurile estimate pe unitate.
Pe baza acestor cifre, vor fi uor de calculat
costurile pe perioad i costurile totale ale
proiectului.
Model de formular Model de formular
pentru venituri (n pentru cheltuieli (n
EUR) EUR)
Buget total:
21,345 Buget total: 21,345
Venit: Cheltuieli:
Fundaia X Salarii (6 luni X 500 EUR)
3,000
12,345
Consultani (3 traineri X
Contribuie de la 3 zile 2,700
guvern X 3 traininguri X 100 EUR
8,000 pe zi)
Consumabile 1,345
De la organizaie
Transport i cazare
1,000 4,250
Venit total: Costuri directe 8,750
21,345 Echipament 3,300
Cheltuieli totale: 21,345
 Bugetul
n termeni simpli, un buget este un sumar itemizat al veniturilor i
cheltuielilor ateptate ale organizaiei pe o perioad de timp
specificat.
Cele dou elemente principale ale bugetului sunt veniturile i
cheltuielile.
Veniturile constau n suma bunurilor financiare i a contribuiilor n
natur utilizate ca surse pentru susinerea proiectului. Dac sursa de
finanare este unic, nu trebuie artat partea cu venituri a bugetului.
Cheltuielile (numite i costuri) sunt toate acele costuri anticipate
pentru implementarea proiectului. Indiferent de criteriile de calculare
i clasificare utilizate, costurile proiectului trebuie s reflecte n mod
rezonabil activitile prezentate n propunerea de proiect.
O proiecie a perioadelor de timp necesare n diferitele faze ale
implementrii proiectului, reprezint o baz pentru calcularea
dinamicii cheltuielilor n diferite perioade ale proiectului.
Categoriile de buget clasific cheltuielile n grupuri mai mici n funcie
de anumite criterii.
Cele dou costuri principale sunt costurile directe i costurile
operaionale.
Costurile directe sunt asociate cu o anume activitate (ex. organizarea
unui workshop).
Costurile operaionale sunt legate de activitile interne ale
organizaiei i sunt considerate costuri fixate pe termen scurt (ex.
salarii, chirie, utiliti, etc.).
Unitile, cantitatea pe perioad i costurile estimate pe unitate sunt
cele trei elemente necesare pentru calcularea costurilor asociate cu
oricare din aceste categorii.
 Monitorizarea i evaluarea

Bazele monitorizrii sunt puse cnd

se stabilesc indicatorii pentru
rezultate.
Propunerea de proiect trebuie s
indice:
cum i cnd echipa de conducere a
proiectului va efectua monitorizarea
progresului proiectului;
ce metode vor fi utilizate pentru
monitorizare i evaluare;
cine va face evaluarea.
 Raportarea
Progresul proiectului i raportul financiar
pot fi specificate n propunerea de proiect.
Deseori aceste obligaii sunt determinate
de cerinele standard ale ageniei
donatoare. Raportul proiectului poate fi
ntocmit n versiuni diferite, n funcie de
audiena vizat.
Conducerea i personalul
Trebuie fcut o descriere scurt a
personalului proiectului, a rolurilor
individuale pe care fiecare i le-a asumat,
i a mecanismelor de comunicare care
exist ntre membrii personalului. Toate
informaiile suplimentare (cum ar fi CV-
uri) trebuie ataate ca anexe.
 Anexele
analiza contextului general (ex.evaluarea unui
sector al societii civile);
documente privind politica i strategia (ex.un
plan local de aciune n domeniul mediului);
informaii despre organizaiile
implementatoare (ex.rapoarte anuale,
evenimente de succes, brouri i alte
publicaii)
informaii suplimentare cu privire la structura
i personalul conducerii proiectului (curriculum
vitae pentru membrii echipei proiectului);
hri cu localizarea zonei vizate;
proceduri i formulare pentru managementul
proiectului (grafice organizaionale, formulare,
etc.).