Gestin de Proyectos en

Telecomunicaciones
Magister en Ingeniera de Redes de
Comunicaciones
EMC 150

Clase N 20

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO

Agosto, 2016
10.0 Gestin de las Comunicaciones

Comunicar en forma eficiente implica

entregar exclusivamente la informacin
necesaria, en tiempo y forma
 10.0 Gestin de las
Comunicaciones
Busca asegurar que la:
EXITO DEL
.Planificacin PROYECTO
.Recopilacin
.Creacin
.Distribucin
OPORTUNA
.Almacenamiento
.Recuperacin de la Informacin
.Gestin ADECUADA
.Disposicin Final
.Control
.Monitoreo

.TIPOS DE COMUNICACIN (interna, externa, oficial, etc)

.HABILIDADES DE COMUNICACIN
 10.0 Gestin de las Comunicaciones
10.1.- Planificar la Gestin de las Comunicaciones:
desarrollar un enfoque y plan para las
comunicaciones, adecuado a las necesidades y
requisitos de informacin de los interesados.

10.2.- Gestionar las Comunicaciones, implica

crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y
realizar la disposicin de la informacin segn lo
dispuesto en 10.1

10.3.- Controlar las Comunicaciones, considera

monitorear y controlar las comunicaciones
durante el proyecto.
10.0 Gestin de las Comunicaciones
10.1 Planificar la Gestin de las
Comunicaciones

Se trata de desarrollar un enfoque y plan

para las comunicaciones, adecuado a las
necesidades y requisitos de informacin
de los interesados.

Comunicacin eficaz, es aquella que se

suministra en el formato adecuado, en el
momento preciso, a la audiencia correcta
y con el impacto deseado. La
comunicacin eficiente implica entregar
exclusivamente la informacin necesaria.
10.1 Planificar la Gestin de las
Comunicaciones

QUIEN EST
AUTORIZADO
DONDE PARA
ALMACENARLA ACCEDERLA?

EN QUE FORMATO
SE MANEJAR?
QUIEN LA REQUIERE?

INFORMACIN
COMO PUEDE SER HAY LIMITACIONES
RECUPERADA? HORARIAS,
IDIOMTICAS O
CULTURALES?
10.1 Planificar la Gestin de las
Comunicaciones
 10.1 Planificar la Gestin de las
Comunicaciones

Conversaciones

Reuniones TECNOLOGAS DE Interesados

LA COMUNICACIN ANLISIS DE
Documentos REQUISITOS DE LA Tipo
COMUNICACIN
Formato

Urgencia FUENTES DE
Disponibilidad de la tecnologa INFORMACIN
Facilidad de uso
HERRAMIENTAS
Entorno del proyecto Y TCNICAS
Sensibilidad de la informacin
MODELOS DE
COMUNICACIN Organigramas
Relaciones Proyecto - Interesados
MTODOS DE Disciplinas - Deptos - Responsabilidades
COMUNICACIN REUNIONES
Logstica de Personas y Ubicaciones
Interactiva Necesidades informacin interna
Push (empujar) Necesidades informacin externa
Pull (tirar) Requisitos desde el Registro de Interesados
 10.1 Planificar la Gestin de las
Comunicaciones: Salidas

Requisitos de comunicacin de los interesados

Inf. a comunicar (idioma, formato, contenido, detalle)
Motivo de la distribucin o envo
Cronograma
Plazo y frecuencia
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Actualizacin a los
Responsable de comunicarla
documentos
Plan de del Proyecto
Responsable de divulgar informacin reservada
Gestin de las Receptores (personas o grupos)
Comunicacion Registro
Mtodos o tecnologas a usarde Interesados
es Recursos asignados (tiempo y presupuesto)
Actualizacin
Proceso de los Documentos del Proyecto
de escalamiento
Mtodos de actualizacin
Glosarios
Diagramas de flujo de la informacin
Restricciones a la difusin
10.2 Gestionar las Comunicaciones

Conforme al Plan de Gestin de las Comunicaciones

Crear

Recopilar

Distribuir
La Informacin del Proyecto
Almacenar

Recuperar

Realizar
 10.2 Gestionar las Comunicaciones
Tcnicas de Facilitacin
A los Interesados
Modelo emisor-receptor

Tcnicas de gestin
Recibida
de reuniones
DISTRIBUIR ASEGURAR QUE
TCNICAS DE INFORMACIN LA INFO SEA
Eleccin del medio GESTIN RELEVANTE COMUNICADA Comprendida
Tcnicas de EFICZ
Presentacin

Estilo de Redaccin Adecuadamente generada

Tcnicas de
escucha

QUE LOS
INTERESADOS

Soliciten aclaraciones

Debatan Soliciten informacin

adicional
10.1 Planificar la Gestin de las
Comunicaciones
 10.2 Gestionar las Comunicaciones: Herramientas
y Tcnicas

Modelos de Comunicacin Tecnologa de la Comunicacin

Informar Desempeo

Gestin de docs impresos

Gestin de comunicaciones
Mtodos de Comunicacin Sistemas de Gestin
electrnicas
de la Comunicacin
Herramientas informticas para
dirigir proyectos
10.2 Gestionar las Comunicaciones: Salidas

Informes de Desempeo

Estado de los Entregables

Comunicaciones del Proyecto
Avances del Cronograma

Resultados presupuestario
Actualizaciones al Plan Lneas base del proyecto
para la Direccin del Gestin de las comunicaciones
Proyecto Gestin de los interesados

Linea Base para la

Actualizaciones a los Medicin del Desempeo
Documentos del Proyecto

Registro de Incidentes
Cronograma
Requisitos financieros
10.2 Gestionar las Comunicaciones: Salidas
(cont.)

Notificaciones a los
Interesados

Informes del proyecto

Presentaciones del proyecto

Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
Registros del proyecto
de la Organizacin
Retroalimentacin de los
interesados

Documentacin de lecciones
aprendidas
10.3 Controlar las Comunicaciones
Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a
lo largo de la vida del proyecto.

Estado de
entregables

Cronograma

Costos
 10.3 Controlar las Comunicaciones: Herramientas y
Tcnicas

Sistemas de Gestin
de la Informacin

Juicio de Expertos

Reuniones
10.3 Controlar las Comunicaciones: Salidas

Informes de Desempeo
del Trabajo

Solicitudes de Cambio

Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
Pronsticos
Actualizaciones a los Informes de Desempeo
Documentos del proyecto
Registro de incidentes
Actualizaciones a los
Activos de los Procesos de
la Organizacin
Gestin de Proyectos en
Telecomunicaciones
Magister en Ingeniera de Redes de
Comunicaciones
EMC 150

Clase N 20

GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Agosto, 2016
12.0 Gestin de las Adquisiciones del
Proyecto

Incluye los procesos para comprar productos,

servicios o resultados desde fuera del equipo
de proyectos. La organizacin pude ser la
compradora o vendedora de los productos,
servicios o resultados de un proyecto.

COMPRADORES VENDEDORES

EQUIPO DE
PROYECTO
12.0 Gestin de las Adquisiciones del
Proyecto
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones.
Considera documentar las decisiones de adquisiciones
del proyecto, especificar el enfoque y ubicar a los
proveedores potenciales.

12.2 Efectuar las Adquisiciones. Es el proceso de

obtener respuesta de los proveedores, seleccionarlos y
adjudicarles el contrato.

12.3 Controlar las Adquisiciones. Implica gestionar las

relaciones de adquisiciones y efectuar los cambios y
correcciones segn corresponda.

12.4 Cerrar las Adquisiciones. Es el proceso de cerrar

cada adquisicin del proyecto.
 12.0 Gestin de las Adquisiciones del
Proyecto
Acuerdos,
Cliente Contratista
Contratista Contratos Subcontratista
Principal s
Contratista COMPRADORES VENDEDORES Proveedor
Organizacin Proveedor de
compradora Servicio
Solicitante de Distribuidor
Servicios
Comprador
Acuerdos, Acuerdos,
Contratos EQUIPO DE
Contratos
PROYECTO

Reflejan la cultura de Juridicamente

la organizacin Vinculantes
Acuerdos,
Contratos Deben reflejar las
Implica riesgos necesidades y
recursos del proyecto
12.1 Planificar la Gestin de las
Adquisiciones
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones.
Considera documentar las decisiones de
adquisiciones del Proyecto, especificar el
enfoque y ubicar a los proveedores potenciales.
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones:
Entradas

a) PLAN PARA LA DIRECCIN

DEL PROYECTO:

Enunciado del Alcance del

PLANIFICAR LA
Proyecto GESTIN DE LAS
ADQUISICIONES

EDT/WBS

Diccionario de la EDT/WBS
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones:
Entradas

b) DOCUMENTACIN DE LOS
REQUISITOS

c) REGISTROS DE RIESGOS

d) RECURSOS REQUERIDOS PLANIFICAR LA

PARA LAS ACTIVIDADES

GESTIN DE LAS
ADQUISICIONES

e) CRONOGRAMA DEL
PROYECTO

f) ESTIMACIN DE COSTOS DE
LAS ACTIVIDADES
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones:
Entradas

g) REGISTRO DE LOS
INTERESADOS

h) FACTORES AMBIENTALES DE
LA EMPRESA
PLANIFICAR LA
GESTIN DE LAS
i) ACTIVOS DE LOS PROCESOS ADQUISICIONES

DE LA ORGANIZACIN:
Polticas y
procedimientos
Sistemas de Gestin
Listado de vendedores
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones:
Entradas
ACTIVOS DE LOS PROCESOS: CONTRATOS

. Contratos de precio fijo. Se establece un precio

definido por el producto, bien o servicio a proveer.
Existen modalidades con o sin premio por
objetivos (tiempo, calidad o SLA, optimizacin
presupuestaria, etc). Tanto la parte vendedora
como la compradora tienen deberes y derechos
que deben quedar claramente estipulados. Se
considera y define cuando habr ampliaciones o
cambios en al alcance.
. Contratos de Precio Fijo Cerrado
. Contratos de Precio Fijo Cerrado ms Honorarios
con Incentivos
. Contratos de Precio Fijo con Ajuste Econmico de
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones:
Entradas
ACTIVOS DE LOS PROCESOS: CONTRATOS

. Contratos de Costos Reembolsables. En ellos el

comprador se har cargo de devolver a la parte
vendedora todos los costos en que aquella haya
incurrido legtima y comprobdamente mas el pago
por la utilidad propia del vendedor u honorarios.
. Contrato de Costo ms Honorarios Fijos
. Contrato de Costo ms Honorarios con Incentivos
. Contrato de Costo ms Honorarios por
Cumplimiento de Objetivos
. Contrato por Tiempo y Materiales. Tienen la parte
flexible de los anteriores, tanto en obra de mano
como materiales. Se indexa normalmente a valores
unitarios pre establecidos.
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones:
Herramientas y Tcnicas
Tcnicos Construir
Legales Adquirir
Anlisis de
Alquilar
Juicio de Hacer o Rec Propios
Expertos Comprar Rec Externos

Investigacin
Reuniones
de Mercado
12.1 Planificar la Gestin de las
Adquisiciones: Salidas
a) Plan de Gestin de las Adquisiciones: describe
cmo el equipo de proyectos adquirir bienes y
servicios desde fuera de la organizacin ejecutora.
. Tipos de contrato a utilizar
.Temas de gestin de Riesgos
.Estimaciones a utilizar
.Relacin del equipo de proyectos con rea de
compras de la ejecutora
.Decisin de uso de documentos estandarizados
.Gestin de mltiples proveedores
.Restricciones y supuestos
.Manejo de plazos y extensiones de estos a los
proveedores
.Manejo de decisiones de hacer o comprar e
impacto en cronograma
12.1 Planificar la Gestin de las
Adquisiciones: Salidas
a) Plan de Gestin de las Adquisiciones (cont):
.Decisin de fechas estimadas de entregables
en cada contrato y su relacin con el
cronograma
.Garantas y seguros
.Instrucciones a proveedores para mantener la
EDT/WBS
.Identificacin de proveedores pre calificados
.Mtricas para gestionar contratos y evaluar
proveedores

b) Enunciado del Trabajo Relativo a Adquisiciones:

el SOW de cada adquisicin describe en detalle
lo que se adquirir, teniendo presente la linea
base del alcance, teniendo claro el producto o
12.1 Planificar la Gestin de las
Adquisiciones: Salidas
c) Documentos de las Adquisiciones, son usados
para llamar a licitacin y son:
i) Licitacin, oferta o cotizacin: cuando la
seleccin se basa esencialmente en precio.
ii) Propuesta, cuando aspectos como enfoque o
capacidad tcnica son primordiales.

Los trminos de uso frecuente son:

1. Solicitud de Informacin (RFI)
2. Invitacin a licitacin (IFB)
3. Solicitud de Propuesta (RFP)
4. Solicitud de Cotizacin (RFQ)
5. Aviso de Oferta
6. Invitacin a la Negociacin
12.1 Planificar la Gestin de las
Adquisiciones: Salidas
c) Criterios de Seleccin de Proveedores
i. Comprensin de la necesidad
ii. Costo total
iii.Capacidad tcnica
iv.Riesgo
v. Enfoque de gestin (procesos, procedimientos,
sistemas)
vi.Enfoque tcnico
vii.Garanta
viii.Capacidad financiera
ix.Capacidad de Produccin e Inters
x. Tamao y tipo de negocio
xi.Desempeo pasado
xii.Referencias
12.1 Planificar la Gestin de las
Adquisiciones: Salidas
d) Decisiones de Hacer o Comprar
e) Solicitudes de Cambio
f) Actualizaciones a los documentos del proyecto
i) Documentacin de los requisitos
ii) Matriz de trazabilidad de los requisitos
iii)Registro de riesgos
12.2 Efectuar las Adquisiciones

Implica, la recepcin de respuesta de los

vendedores, la seleccin y adjudicacin de un
contrato.
12.2 Efectuar las Adquisiciones
12.2 Efectuar las Adquisiciones: Entradas
a) Plan de Gestin de las Adquisiciones
b) Documentos de las Adquisiciones
c) Criterios de seleccin de proveedores
d) Propuestas de los vendedores
e) Documentos del proyecto p.ej. consideraciones
relativas al riesgo.
f) Decisiones de Hacer o comprar
g) Enunciados del Trabajo relativos a las
Adquisiciones. Consideran las especificaciones
base como:
.Especificaciones
.Cantidad
.Calidad
.Datos de desempeo, etc.
h) Activos de los procesos de la organizacin.
12.2 Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y
Tcnicas

Presenciales
Tcnicas de
Evaluacin Conferencias
Escritas
de de Oferentes
Propuestas

Estimaciones
Juicio de
Independiente
Expertos
s

Propias Tcnicas
Analticas
Con peritos
Negociaciones Publicidad
12.2 Efectuar las Adquisiciones: Salidas
a) Proveedores seleccionados
b) Acuerdos o Convenios, Contratos, Subcontratos u
rdenes de Compra, que consideran al menos:
12.3 Controlar las Adquisiciones: Salidas
c) Calendario de Recursos
d) Solicitudes de cambio
e) Actualizaciones al Plan para la Direccin del
Proyecto:
i) La lnea base de costos
ii) La lnea base del alcance
iii)La lnea base del cronograma
iv)El Plan de Gestin de las Comunicaciones
v) El Plan de Gestin de las Adquisiciones
f) Actualizaciones los documentos del proyecto
12.3 Controlar las Adquisiciones
Considera:
.Gestionar las relaciones con los
proveedores seleccionados
.Monitorear la ejecucin de los contratos
.Efectuar cambios y correcciones al contrato
si corresponde.
12.3 Controlar las Adquisiciones
Controlar Desempeo del Proveedor
Controlar Pagos vs Trabajo Realizado
UNIDAD DE
ADQUISICIONES
PROVEEDORES
DE LA
ORGANIZACIN
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Co l P

Realizar el Control Integrado de Cambios

de
nt rov

o
Controlar los Riesgos

e
ro ee

Controlar la Calidad

p
la

or m
r D d or

ed se
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es
em

ro r
l P ma
EQUIPO DE
pe

de for
DIRECCIN DEL
o

In
PROYECTO
12.3 Controlar las Adquisiciones: Entradas
a) Plan para la Direccin del Proyecto: establece los
lineamientos bsicos de las adquisiciones
b) Documentos de las adquisiciones: RFQ, RFI, etc.
c) Acuerdos, convenios, contratos.
d) Solicitudes de Cambio Aprobadas
e) Informes de desempeo del trabajo
i. Documentacin tcnica emitida por el
proveedor
ii. Informacin de desempeo del trabajo del
proveedor (entregables terminados y
pendientes).
f) Datos de Desempeo del Trabajo
i. Cumplimientos de Estndares de Calidad
ii. Costos incurrimos o comprometidos
iii.Pagos realizados y respaldados
 12.3 Controlar las Adquisiciones: Herramientas y
Tcnicas

Inspecciones y Revisin de Desempeo Sistemas de Control de

Auditoras de las Adquisiciones Cambios del Contrato

Informes de
Desempeo o Avance
(emitidos por Sistemas de Pagos
vendedor)

Sistema de Gestin de Administracin de

Registros Reclamaciones
12.3 Controlar las Adquisiciones: Salidas
a) Informacin de Desempeo del Trabajo, sirve de
base para el historial del proveedor, resolver
disputas, aprobar pagos.
b) Solicitudes de Cambio, generadas durante el
proceso de provisin y pueden afectar a:
i. Linea base de costos
ii. Linea base de cronograma
iii.Plan de gestin de las adquisiciones
c) Actualizaciones al Plan para la Direccin del
Proyecto. Las partes susceptibles de ser
modificadas son:
i. Plan de gestin de las adquisiciones
ii. Lnea base del cronograma
iii.Lnea base de costos
d) Actualizaciones a los documentos del proyecto
12.3 Controlar las Adquisiciones: Salidas
a) Actualizacin a los Activos de los Procesos de la
Organizacin. Aquellos que pueden ser
actualizados son:
i) Correspondencia, intercambiada entre
proveedor y parte compradora durante la
ejecucin del contrato.
ii) Cronogramas y Solicitudes de Pago, como
registro de cumplimiento de cada parte.
iii)Documentacin sobre el desempeo del
vendedor o proveedor.
12.4 Cerrar las Adquisiciones

Es el proceso de finalizar cada

adquisicin a fin de dejar documentados
los acuerdos y dems documentos para
futura referencia. Implica finalizar
reclamaciones abiertas y actualizar
registros de desempeo y resultados
para uso futuro.
12.4 Cerrar las Adquisiciones: ENTRADAS
a) Plan para la Direccin del Proyecto, en tanto
contiene el Plan para la Gestin de las
Adquisiciones donde hay guas para el cierre del
proyecto.

b) Documentos de las Adquisiciones. Aqu se

recopila, clasifica y archiva toda la
documentacin de la adquisicin. Esta se
cataloga respecto a:
i. Cronograma
ii. Alcance Lecciones Aprendidas
iii.Calidad
iv.Desempeo del costo
v. Cambios del contrato
vi.Registros de pago
12.4 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y
Tcnicas
Para zanjar
Negociacin de Revisin estructurada del
reclamaciones o Auditoras de la
proceso de adquisicin
Adquisiciones
controversias Identifica xitos y
Adquisicin
pendientes fracasos para ser
capitalizados en otros
contratos de adquisicin.

Sistema de Gestin
de Registros
12.4 Cerrar las Adquisiciones: SALIDAS
a) Adquisiciones cerradas, conforme a lo estipulado
en el contrato.
b) Actualizacin a los Activos de los Procesos de la
Organizacin, entre los que se cuenta:
i. Archivo de la compra, con todos los elementos
que la integraron.
ii. Aceptacin de los Enreegables, es una
formalizacin que puede requerir el comprador
desde la parte vendedora.
iii.Documentacin de las lecciones aprendidas.