Administracin de Proyectos

Informticos

EVALUACIN
COSTO EFICIENCIA

(Metodologa Mideplan)
 Aspectos Generales
Teora en la que se basa la
metodologa
Evolucin de los proyectos de informtica
Fundamentos para la adopcin de un
criterio de Costo/Eficiencia
Criterios de aprobacin o rechazo de
proyectos informticos
 Aspectos Generales
Estructura de la Metodologa
Ciclo de proyectos informticos
Tipologa de proyectos
 Evolucin de los
Proyectos de Informtica
Los P.I. han evolucionado junto con las
organizaciones.
Las organizaciones han pasado desde
estructuras mecanicistas a flexibles.
La informtica ha evolucionado desde sistemas
fuertemente centralizados, pasando por sistemas
interactivos (terminales de usuarios), luego vino
la computacin personal (redes de PCs), hasta
llegar a Internet con aplicaciones multimedia, VC,
realidad virtual, etc.
 Evolucin de los
Proyectos de Informtica
Respecto a los criterios de inversin, han cambiado
paralelamente a la evolucin ya mencionada, de la
siguiente forma:
Primero, solo importaba la evaluacin costo beneficio.
Luego se evaluaba adems si se facilitaba la obtencin de
los objetivos de la organizacin y si es que las TI mejoraban
la calidad de las inversiones.
Posteriormente, cobr importancia como las TI podan
mejorar la toma de decisiones y aumentar la participacin de
mercado.
Finalmente, ahora se da mayor importancia a cmo las TI
pueden aumentar la capacidad de la informacin e
innovacin (Datawarehouse, Internet, etc.).
 Fundamentos para la
adopcin de un criterio de
Costo/Eficiencia
Metodologa anterior (C-B):
Existen beneficios difciles de cuantificar, medir y
valorar. Adems, se presentan beneficios
intangibles, tales como mejorar la calidad de la
informacin, efecto modernizador, redes sociales
que se pueden establecer por Internet,
aprendizaje debido al contacto con la tecnologa.
El anlisis se centraba slo en aspectos

tecnolgicos, lo que produca que se perdiera de

vista la administracin de la informacin.
 Fundamentos para la
adopcin de un criterio de
Costo/Eficiencia
El enfoque C E plantea que la conveniencia de
la ejecucin de un proyecto se determina por la
observacin conjunta de dos factores:
El costo: involucra la implentacin de la solucin
informtica, adquisicin y puesta en marcha del
sistema hardware / software y los costos de operacin
asociados.
La eficiencia: la relacin entre bienes y servicios
finales (resultados) y los insumos requeridos para ello
(esfuerzo). As se trata de medir en que grado el gasto
de recursos se justifica por los resultados,
minimizando costos u optimizando insumos.
Criterios de aprobacin
o rechazo de proyectos
informticos
Un elemento para aprobar o rechazar un
proyecto, es la evaluacin C-E. Sin embargo,
no basta. Adems:
Tiene que estar bien justificado en trminos de
beneficios cualitativos o cuantitativos.
Coherencia del proyecto con un Plan Informtico.
El clculo de ponderadores debe responder a una
estrategia. Ej. Si la organizacin privilegia la
seguridad, entonces, no podra presentar un
ponderador con un porcentaje bajo.
 Estructura de la
Metodologa
La metodologa consta de dos partes:
Preparacin:
Definicin de atributos
Calificacin de los atributos de cada alternativa

Asignacin de un porcentaje a cada alternativa,

en base a sus atributos.

Clculo del ndice de eficiencia

Evaluacin del Proyecto

 Ciclo de Proyectos
Informticos
Diseo Lgico: qu sistemas administrativos se van a
apoyar, que sistemas computacionales se desarrollarn,
flujos de informacin relevantes, tipos de datos.
Diseo Fsico: se definen los aspectos computacionales
del sistema: tipos de archivo, tipos de acceso a archivos,
qu programas, qu lenguaje, configuracin Hd/Sf.
Construccin: Desarrollo de los programas anteriormente
diseados.
Implantacin: Pruebas, poblamiento de datos, marcha
blanca y puesta en marcha definitiva.
Operacin y Mantencin
Tipologa de Proyectos
Las tipologas relevantes para proyectos de
informtica son:
Proyectos de desarrollo de aplicaciones:
elaboracin y puesta en marcha de programas i
sistemas computacionales.
Proyectos de equipamiento: adquisicin por primera
vez de equipos, incluyendo tanto hardware como
software bsico utilitario.
Proyecto de mejoramiento, ampliacin o reposicin:
aumento de capacidad y calidad de servicios de
hardware y/o mejoramiento de software.
 Criterios de Evaluacin

El mtodo de evaluacin de cada tipologa, variar segn el monto

involucrado. Es as como para montos inferiores a US$ 50.000 el
anlisis ser cualitativo para el caso de montos mayores se
aplicar costo eficiencia o si se pueden medir y valorar los
beneficios costo beneficio.
 Alcances de la
Metodologa en cada caso
En esta metodologa se usa una tcnica de
evaluacin de alternativas aplicable a cada
una de las tipologas.
La tcnica de evaluacin est basada en
tablas con ponderadores.
Cada tipologa tiene sus tablas pertinentes.
Adems, segn cada tipologa y la etapa en
curso se determinan distintos requisitos de
informacin que se debe presentar.
 Alcances de la
Metodologa en cada caso

a) Diseo Lgico, b) Evaluacin de alternativas de solucin, c) Elaboracin de Trminos de Referencia para la licitacin de la etapa siguiente.
Tcnica de Evaluacin
de Alternativas
Evaluacin de los atributos:
Efectividad

Plataforma tecnolgica
Calidad tcnica de la solucin

Ahorro de costos operacionales

 Dificultad del Modelo
Definicin de atributos y estimacin de
los ponderadores.
Presupone claridad respecto de los
requerimientos, de los problemas del
actual sistema, de los objetivos del nuevo
sistema y de las funciones y sistemas
administrativos a ser apoyados por la
configuracin.
 Dificultad del Modelo
Si se dan las condiciones anteriores y se realiza un
adecuado anlisis, debera esperarse que los
atributos y el valor asignado a los ponderadores
refleje las reales necesidades de la institucin con
respecto al sistema computacional.
Al no darse esas condiciones, queda abierta la
posibilidad de que el evaluador "maneje" los
ponderadores para "seleccionar" alguna alternativa
preconcebida, lo que hace que la herramienta resulte
inservible para los objetivos de acercarse a la
seleccin de una buena configuracin computacional.
 Evaluacin de los
Atributos: Efectividad
El objetivo de esta evaluacin es calificar el nivel de satisfaccin de
las necesidades a ser cubiertas por el sistema en cuestin. Para
ello, se debern considerar todas aquellas funciones que debieran
satisfacerse, tanto las de carcter operativo como las estratgicas
y tcticas. Esta evaluacin debe seguir los siguientes pasos:

Definir funciones que debe satisfacer el sistema

Clasificar dichas funciones en tres grupos: Imprescindibles, Muy
deseables, Deseables
Verificar que las alternativas satisfagan todas las funciones
imprescindibles, descartando las que no lo hagan.
Si existe ms de una alternativa que cumpla el criterio anterior,
generar la siguiente matriz (las funciones indicadas lo son a modo de
ejemplo):
 MATRIZ DE
EFECTIVIDAD
Funcionalidades del Sistema ALT 1 ALT 2 ... ALT N

MUY DESEABLE (% Cumplimiento) 100,00% 25,00% 100,00%

Informacin en lnea 1 1 1
Automatizacin de procesos 1 0 1
Distribucin de carga de trabajo 1 0 1
Administracin de listas de espera 1 0 1

DESEABLE (% Cumplimiento) 100,00% 0,00% 100,00%

Generacin de estadsticas 1 0 1

TOTAL 100,00 17,50 100,00

La
Laevaluacin
evaluacinde
dealternativas
alternativasdebe
debeconsiderar
considerar atributos
atributosque
quehagan
haganhincapi
hincapien
enlalainformacin,
informacin,lalacual
cuales
es
soportada por la tecnologa.
soportada por la tecnologa.
 Evaluacin de los
Atributos: Efectividad
En cada celda, colocar un 1 (uno) si la alternativa
cubre la funcin y un 0 (cero) en caso contrario.
Posteriormente se calcula el % de cumplimiento para
c/alternativa, como la suma de 1 (unos) divididos por
el total de atributos dentro de c/categora (deseable o
muy deseable) . Luego, obtener el puntaje de cada
alternativa por grupo de funcin y calcular el
promedio ponderado de ambas. Se utilizar un factor
de 0.7 para las funciones muy deseables y de un
0.3 para las funciones deseables
Evaluacin de los Atributos:
Plataforma tecnolgica
En este factor se busca capturar que la solucin est basada en
un conjunto de herramientas que permitan, con una alta
probabilidad de xito, la construccin de un sistema que
satisfaga los siguientes criterios:

Confidencialidad: debe evaluarse el nivel de proteccin que cada

alternativa ofrece contra la divulgacin no autorizada de la
informacin. En sta, debern considerarse aspectos como:
Sistema operativo
Base de datos
Conexin con otros sistemas de informacin (a travs de Internet o
localmente)
Acceso a medios de respaldo
Integridad: est relacionado con la precisin y suficiencia de la
informacin. Tambin con la validez de la informacin.
Evaluacin de los Atributos:
Plataforma tecnolgica
Disponibilidad: las alternativas de solucin deben proveer:
1. Acceso a la informacin por parte de todos los usuarios
autorizados, en el momento en que lo requieran
2. Tiempos de respuesta acordes con las necesidades de los procesos

Confiabilidad de la informacin (Gestin): Esto tiene que ver con

que la informacin obtenida debe ser apropiada para la gestin con el
fin de operar la institucin y para ejercer las responsabilidades de
cumplimiento de las tareas institucionales.

Informacin Externa: Esto tiene que ver con que la informacin

obtenida debe ser apropiada para satisfacer los requerimientos de
otras instituciones con respecto a la organizacin
 MATRIZ DE EVALUACIN
TECNOLGICA
Funcionalidades del Sistema Ponderador ALT 1 ALT 2 ... ALT N

Confidencialidad 20,00% 80 100 80

Integridad 20,00% 100 80 100
Disponibilidad 20,00% 100 100 100
Confiabilidad 20,00% 100 100 100
Informacin externa 20,00% 80 80 80

TOTAL 100,00% 92 92 92

SiSicumple
cumpletotalmente: 100
totalmente: 100puntos
puntos
SiSicumple
cumpleadecuadamente: 80
adecuadamente: 80puntos
puntos
SiSicumple
cumplecon
conrestricciones: 60
restricciones: 60puntos
puntos
Cumple
Cumplecon
conmuchas
muchasrestricciones: 40
restricciones: 40puntos
puntos
SiSino
nocumple: 00puntos
cumple: puntos
Evaluacin de los Atributos:
Calidad Tcnica
El objetivo es asegurar que la implementacin de las herramientas
disponibles en la plataforma tecnolgica seleccionada cumpla con
los criterios deseados. Para estos efectos, se deber crear una
matriz con todos los aspectos tcnicos evaluables de las
alternativas, clasificndolos en los siguiente grupos:
Seguridad : Da cuenta de la seguridad de la solucin tanto en los
mbitos de hardware como de software
Disponibilidad: Se refiere a la capacidad de la plataforma de no sufrir
cadas dentro de un rango de tiempo determinado
Portabilidad: Compatibilidad con otras plataformas, en cuanto a
hardware y software
Accesibilidad: Se refiere a la disposicin de la plataforma, para ser
accesada desde otra.
Escalabilidad: Factibilidad de hacer crecer el sistema por etapas
 MATRIZ DE EVALUACIN
CALIDAD TCNICA
Funcionalidades del Sistema Ponderador ALT 1 ALT 2 ... ALT N

SEGURIDAD (%cumplimiento) 20,00% 100,00% 100,00% 100,00%

Sistemas de respaldos 1 1 1
Sistema de recuperacin 1 1 1
Control de acceso 1 1 1
PORTABILIDAD (% cumplimiento) 20,00% 100,00% 100,00% 100,00%
Up time garantizado de ms de 98% 1 1 1
DISPONIBILIDAD 20,00% 100,00% 100,00% 100,00%
Up time garantizado de ms de 98% 1 1 1
ESCALABIIDAD 20,00% 100,00% 80,00% 80,00%
ACCESIBILIDAD (% cumplimiento) 20,00% 100,00% 100,00% 100,00%
Canales de comunicacin en lnea con 1 1 1
otras aplicaciones
TOTAL 100,00% 100,00 96,00 96,00

Colocar
Colocarun
un11sisilalaalternativa
alternativa cumple
cumplecon
conelelaspecto
aspectotcnico
tcnicoyyun
un00sisino.
no.
 Evaluacin de los Atributos:
Costos Operacionales
Una variable importante al tomar la decisin de cul alternativa
elegir, o si conviene implementar la solucin, es el ahorro que
producir con respecto a los costos operacionales que tena la
institucin antes de llevar a cabo el proyecto.
Lo importante es que en este punto se incluyan los ahorros de
costos operacionales que objetivamente son cuantificables.

Se deber usar la siguiente formula: ACj / COj

Donde:
ACj: Ahorro de costos operacionales con proyecto en la alternativa j
COj: costos operacionales para alternativa j

Se
Seconsidera
consideraquequeelelmximo
mximoahorro
ahorroenencostos
costosoperacionales
operacionalespuede
puedellegar
llegaraaser
serdel
del10%.
10%.Para
Parallevar
llevaresto
estoaa
puntaje,
puntaje,seseamplificar
amplificarpor
por1000
1000elelporcentaje
porcentajeobtenido.
obtenido.As
Assisielelahorro
ahorrofuera
fueradel
del10%
10%elelpuntaje
puntajesera
sera100.
100.SiSielel
ahorro
ahorrofuera
fueradel
del4%,
4%,elelpuntaje
puntajesera
seradede40.
40.
 AHORRO DE COSTOS
OPERACIONALES
ITEM ALT 1 ALT 2 ALT N

Ahorro en papel 100 100 100

Ahorro en distribucin de la informacin 100 0 100
Ahorro en tiempo de espera pacientes 100 0 100
Ahorro en costos de mantencin 100 100 0
Ahorro en licencias de software 100 0 0
Ahorro en costos de inversin 100 100 0
Ahorro en horas-hombre 100 0 90
Ahorro en generacin de estadsticas 100 100 100
Ahorro en personal mdico 50 50 50
Ahorro en cadas del sistema 100 50 100

TOTAL 950 500 640

PROMEDIO 95,00 50,00 64,00
 EVALUACIN DE
ALTERNATIVAS
ATRIBUTOS EVALUABLES Ponderador ALT 1 ALT 2 ALT N

Efectividad 25,00% 100,00 100,00 100,00

Plataforma Tecnolgica 25,00% 92,00 92,00 92,00
Calidad Tcnica 25,00% 100,00 96,00 96,00
Ahorro de Costos Operacionales 25,00% 95,00 95,00 64,00

TOTAL 100,00% 96,75 95,75 88,00

PA ji * Ponderadorj
Pi
j 100
 EVALUACIN DE
ALTERNATIVAS
Los puntajes se pueden interpretar de las
siguiente forma:

Cumple totalmente: 100 puntos

Cumple adecuadamente: 80-99 puntos
Cumple con restricciones: 60-79 puntos
Cumple con muchas restricciones: 40-59 puntos

No cumple: 0-39 puntos

Detalle de la Inversin y clculo
del indicador Costo-Eficiencia
Si todas las alternativas tuvieran costos
similares, podra bastar con los puntajes para
decidir una seleccin. En caso contrario, se
deber hacer un anlisis en base al indicador
costo eficiencia, el que est definido como:
Cj
RC j
Pj

RCj: Razn de costo - eficiencia de la alternativa j, (costo por unidad de cumplimiento de los
objetivos)
Cj : Costo Anual Equivalente de la Alternativa j
Pj: : Puntaje de la alternativa j
Detalle de la Inversin y clculo
del indicador Costo-Eficiencia
Para calcular Cj, se calcula el Costo anual
equivalente (CAE) del proyecto dentro de su vida til
considerando los costos de inversin, mantencin y
operacin. El CAE se calcula como el producto del
Factor de Recuperacin del Capital (FR) por el Valor
Actual de Costos de la alternativa j (VACj), donde:

r 1 r
n
FR
1 r n 1
Detalle de la Inversin y clculo
del indicador Costo-Eficiencia
Con:
r: tasa de descuento
n: vida til del sistema
COtj: costo de operacin de la alternativa j en el perodo
t
CMt: costo de mantencin de la alternativa j en el
perodo t
Ij: costo de inversin de la alternativa j

De forma que
Cj = CAEj = VACj * FR
Detalle de la Inversin y clculo
del indicador Costo-Eficiencia
Para los sistemas se considera generalmente una
vida til de 4 aos y una tasa social de descuento
del 10%, con lo cual se obtiene:
Factor de Recuperacin=0,3154
Para escoger la o las alternativas finales, se
seleccionan aquellas con menor razn de costo-
eficiencia y cuyo precio est dentro de los rangos
presupuestados.
En el caso de que las alternativas tuvieran la
misma razn C-E, hay que escoger la que cumpla
al menos con restricciones.
Detalle de la Inversin y clculo
del indicador Costo-Eficiencia
El resultado del anlisis de alternativas es el
siguiente:
- Alternativa a: Cumple totalmente
- Alternativa b: Cumple con restricciones
- Alternativa c: Cumple adecuadamente

Adems, considerando el indicador costo-

eficiencia:
 Ej. Alternativa a
r : tasa de descuento del 10%
n : vida til del sistema 4 aos
COt1 : Costo Operacin de alternativa a en el periodo t
CMt : Costo de Mantencin de la alternativa a en el periodo t
Ij : Costo de la inversin de la alternativa a

FR = r(1+r)^n = 0,1(1,1)^4 = 0,1*1,4641 = 0,14641 = 0,3155

(1+r)^n-1 ((1,1)^4)-1) 1,4641-1 0,4641

VACa = 90.009.735+(4.996.000)+4.996.000 + 15.570.868 + 15.570.868

1,1 1.1^2 1.1^ 3 1.1^4

VACa = 121.014.215

Ca = CAEa = 121.014.215* 0,3155 = 38.179.985

RCa=Ca/Pa = 38.179.985 / 100 = 381.800
 Ej. Alternativa b
r : tasa de descuento del 10%
n : vida til del sistema 4 aos
COt1 : Costo Operacin de alternativa b en el periodo t
CMt : Costo de Mantencin de la alternativa b en el periodo t
Ij : Costo de la inversin de la alternativa b

FR = r(1+r)^n = 0,1(1,1)^4 = 0,1*1,4641 = 0,14641 = 0,3155

(1+r)^n-1 ((1,1)^4)-1) 1,4641-1 0,4641

VACb = 108.009.735+(4.996.000)+4.996.000 + 15.570.868 + 15.570.868

1,1 1.1^2 1.1^ 3 1.1^4

VACb = 139.014.215

Cb = CAEb = 139.014.215* 0,3155 = 43.858.985

RCb=Cb/Pb = 43.858.985 / 63,88 =686.584
 Ej. Alternativa c
r : tasa de descuento del 10%
n : vida til del sistema 4 aos
COt1 : Costo Operacin de alternativa c en el periodo t
CMt : Costo de Mantencin de la alternativa c en el periodo t
Ij : Costo de la inversin de la alternativa c

FR = r(1+r)^n = 0,1(1,1)^4 = 0,1*1,4641 = 0,14641 = 0,3155

(1+r)^n-1 ((1,1)^4)-1) 1,4641-1 0,4641

VACc = 132.009.735+(8.996.000)+8.996.000 + 19.570.868 + 19.570.868

1,1 1.1^2 1.1^ 3 1.1^4

VACc = 175.693.677

Cc = CAEc = 175.693.677* 0,3155 = 55.431.355

RCc=Cc/Pc = 55.431.355 / 88.00 = 629.902
Detalle de la Inversin y clculo
del indicador Costo-Eficiencia
Por lo tanto:
La alternativa a ofrece la mejor razn
costo-eficiencia.