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OPERAES E CONTROLES DE ESTOQUES

AULA 4 : INVENTRIOS E ACURACIDADE

Prof. Roberto Tarantino


OPERAES E CONTROLE DE ESTOQUES

INVENTRIOS
O que so os inventrios ? Os inventrios so na verdade
uma contagem , levado aos estoques uma ferramenta de
controle fundamental para a garantia de que as
informaes , principalmente de saldos, esto exatas.
Na execuo do inventrio vai obter-se um saldo chamado
saldo fsico pois aquele saldo que se constatou
fisicamente atravs de contagem. Esse saldo fsico ser
confrontado e comparado com o saldo contbil que o
saldo que est no banco de dados da empresa e foi obtido
atravs das inmeras operaes de entradas e sadas num
determinado perodo de tempo.

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O inventrio realizado periodicamente permite a apurao


das quantidades reais dos itens estocados, assim como do
valor total do estoque para efeito de balano e demais
demonstraes contbeis-financeiras. Permite, tambm,
que os sistemas computadorizados de produo, como os
sistemas de MRP, MRP II, ERP e similares, apresentem
clculos corretos da quantidade necessria de materiais a
partir dos nveis de estoques corretos, alm de demonstrar
se a disciplina de movimentao do estoque ( FIFO / PEPS
primeiro que entra o primeiro que sai), est sendo
respeitada.

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Outra questo tambm bastante importante quanto a


forma de se fazer um inventrio.
Se a empresa fez um bom investimento em Tecnologia da
Informao e os processos tanto de entrada quanto de sada
dos estoques so executados atravs de leitura de cdigo de
barras por equipamentos especficos , as contagens sero
muito mais rpidas e precisa do que em estoques que so
controlados de forma totalmente manual com uso intensivo
de papel.
Quanto mais automatizada forem as operaes do estoque ,
maior presteza e segurana sero as atividades de
inventrio.

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TIPOS DE INVENTRIOS

Existem dois principais tipos de procedimentos para


inventrios. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se
adequa ao seu ambiente.

1 - Inventrio geral
um processo de contagem fsica de todos os itens da
empresa em uma data pr-fixada. utilizado, usualmente,
no fechamento contbil do exerccio anual ou em
inventrios mensais/trimestrais, para fechamento dos
custos de produo, ou verificao das informaes do
estoque.

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As desvantagens deste tipo de inventrio so:

Muitos itens para contar em pouco tempo

Difcil coordenao dependendo do nmero de itens e


dos volumes

Dificuldade para realizar novas contagens, em caso de


divergncias

Falta de credibilidade nos estoques se a periodicidade


for longa

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No orientado para as causas das divergncias e sim


para ajustes

Empresa com operaes paralisadas ou prejudicadas


para realizar o inventrio, envolvendo altos custos

Processo de interesse contbil e no das operaes


envolvidas nas atividades fim da empresa

Desenvolvimento de um pssimo comportamento do


pessoal envolvido, de que
qualquer problema o inventrio depois acerta...

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2 - INVENTRIO ROTATIVO:
uma contagem fsica, feita de maneira contnua,
dos itens em estoque, programada de modo que os
itens sejam contados, de acordo com sua
popularidade, a uma frequncia normalmente
diria . So considerados micro inventrios , j que
as contagens e conferncias so executadas por
endereos ou famlias de produtos, como itens classe
A tendo prioridade , depois os itens classe B e
finalmente os itens classe C, ou ainda a critrio da
empresa.

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Estas contagens so feitas normalmente na


temporalidade diria, conforme j dito, quase
sempre ao iniciar o dia de trabalho, com o
compromisso de todo o estoque ser inventariado
num prazo de 01 ms, quando se inicia novamente
a contagem.
importante frisar que os ajustes e rastreamentos
de faltas ou sobras vo sendo feitos continuamente
na medida que so detectados.

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PRINCIPAIS VANTAGENS:
Contagem frequente dos itens mais movimentados
(popularidade)
Orientado para preveno dos erros, j que o objetivo
fundamental encontrar e conciliar as divergncias
Contnuo aprimoramento das equipes pela percepo da
responsabilidade de que os estoques devem ser mantidos
permanentemente corretos
Monitorao contnua dos ndices de acuracidade atravs
de grficos que permitam identificar quando houver
desvios da normalidade nos processos de controle de
estoque
Realizao das contagens em pleno funcionamento das
operaes

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Uma desvantagem que pode ser levantada a dificuldade


de utilizar os funcionrios dos depsitos diariamente para
fazer as contagens. Neste caso o melhor a fazer
estabelecer uma pequena quantidade de horas
diariamente, em um horrio de menor nvel de operaes,
para fazer o inventrio rotativo de alguns itens de forma a
no prejudicar o andamento do trabalho, ou selecionar
alguns funcionrios que tero como atribuio nica a
operao e anlise do inventrio.

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Podemos citar tambm um outro tipo de inventrio , que


executado em situaes especficas ,que o :
Inventrio por amostragem
empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de
uma abordagem estatstica. Neste caso so contados apenas
alguns itens que representem uma boa amostra do universo de
itens da empresa e, pelo resultado da amostragem, se infere
se os mtodos de controle esto sendo bem executados.
Este mtodo muito recomendado quando a acuracidade dos
estoques mantida atravs de inventrios rotativos e h uma
exigncia de auditoria ao final do exerccio contbil para que
sejam feitos inventrios gerais (que so ento substitudos
pelos amostrais).

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ANLISE DOS RESULTADOS DOS INVENTRIOS

Aps o trmino do inventrio , so emitidos relatrios


que contm o resultado final da contagem. Nos
inventrios gerais , esse relatrio vai refletir todo o
estoque , no rotativo ir demonstrar os endereos ou
famlias de itens que foram inventariados.
Para que essas analises sejam feitas com exatido e
responsabilidade , necessrio que o sistema de
informao da empresa permita um rastreamento
correto e exato dos itens que tiveram uma diferena
identificada.

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DIFERENAS POSITIVAS
O pessoal da operao costuma dizer que esses
itens, que verificaram uma diferena positiva entre
o saldo fsico e o contbil , esto sobrando no
estoque.
Logicamente esses itens no deram cria no
armazm, essas diferenas so oriundas de um erro
de movimentao na entrada ou na sada do item
no estoque.

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DIFERENAS NEGATIVAS

Essas diferenas assim como nas positivas podem indicar


um erro de movimentao ou ainda um extravio do item
em algum momento.
Esse extravio ser constatado aps o rastreamento no
constatar nenhum erro de movimentao do item.
Na hiptese de ser configurado um extravio , a
recomendao que a situao seja imediatamente
relatada ao reporte superior e que o caso seja ento
passado para a rea de segurana patrimonial.

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ACURACIDADE DOS ESTOQUES

O que acuracidade de estoques?

Acuracidade de estoque um indicador da qualidade e


confiabilidade da informao existente nos sistemas de
controle, contbeis ou no, em relao existncia fsica dos
itens controlados.
Quando a informao de estoque no sistema de controle,
informatizado ou manual, no confere com o saldo real,
dizemos que este inventrio no confivel ou no tem
acuracidade. A falta de confiabilidade nas informaes afeta
todos os setores da empresa, desde o nvel gerencial at o
operacional.

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Uma informao errada dos saldos em estoque pode


levar a uma deciso equivocada na rea de
planejamento de estoques ou compras, atrasar a
produo ou at mesmo ocasionar a falta do produto
para o cliente.

A= N de informaes corretas X 100


N de informaes verificadas

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Tomemos como exemplo , um inventrio que contou


10.000 itens no estoque e 20 itens verificaram
diferena ( no importa se positiva ou negativa ) ,
ento poderamos dizer que esse inventrio no
obteve uma acuracidade absoluta , e que o percentual
de acerto foi :

A= 20 x 100 = 0,2 99,8 % de acuracidade


10.000

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COEFICIENTE DE TOLERNCIA DE
DIFERENA
Isso quer dizer que aps apurado o resultado do inventrio e
em havendo erro , ele estiver dentro do coeficiente pr-
estabelecido , no h necessidade de rastreamento dos
itens onde foram verificadas as discrepncias e portanto no
se faz necessria a justificativa daquelas diferenas.

No exemplo anterior a diferena encontrada foi de 0,2% , se


esse resultado estiver dentro do padro estabelecido para a
tolerncia , pode-se afirmar que esse inventrio foi
satisfatrio.

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