Sunteți pe pagina 1din 16

Corespondena privind

diverse aspecte ale


activitii interne
1. Elemente constitutive i cerine privind
ntocmirea blanchetelor documentelor
2. Acte doveditoare
3. Acte de dispoziie i de decizie
4. Proesul verbal
Elementele constitutive reprezint elemente, semne obligatorii,
stabilite de lege sau instruciuni n vigoare, specifice pentru ntocmirea
diferitor tipuri de documente i care acord putere juridic documentului.
Conform instruciunilor Cu privire la ntocmirea documentaiei
organizatorice i de dispoziie n Republica Moldova sunt stabilite 31 de
rechizite, care sunt utilizate pentru perfectarea i elaborarea
documentelor cu caracter oficial.
Ctre aceste rechizite se refer:
Stema de stat a Republicii Moldova
Emblema Organului Administraiei Publice(OAP), unit ilor
Imprimarea decoraiilor Republicii
Codul organizaiei conform Clasificatorului ntreprinderilor i organiza iilor republican(C..O.R)
Codul documentului conform Clasificatorului documenta iei administrative (C.D.A)
Denumirea Administraiei Publice
Denumirea unitilor
Denumirea unitilor structural (sudiviziunilor)
Codul potal, adresa potal i telegrafic, numere de telefon, fax, numrul contului de decontare
Denumirea tipului documentului
Data
Indicile de nregistrare
Referina la indicile de nregistrare i data documentului intrat
Locul ntocmirii i editrii
Parafa de limitare a accesului la document
Adresa destinatarului
Scrisorile oficiale ct i unele acte administrative se redacteaz pe
blanchete special, care trebuie s corespund anumitor cerine
privind ntocmirea lor. ntocmirea documentelor pe blanchet
influeneaz n mod pozitiv aspra primirii i nelegerii coninutului
ce se reflect n ele i acord documentului un aspect estetic.
Blancheta reprezint n sine o foaie de hrtie cu un complex de
rechizite imprimate tipografic sau cu ajutorul calculatorului i
amplasate ntr-o ordine stabilit conform cerinelor de ntocmire a
acestora. Conform instruciunilor n vigoare se recomand folosirea
a 2 tipuri de blanchete:
-Blanchet general
-Blanchet pentru scrisori
Att blancheta general ct i cea pentru scrisori este format din 2
pri:
-rechizitele obligatorii specifice pentru fiecare tip blanchet
-textul de baz al documentului ce se redacteaz pe blanchet
Blancheta scrisorii trebuie s conin urmtoarele rechizite
(elemente):
-denumirea organului ierarhic superior
-denumirea unitii
-denumirea subdiviziunilor structurale
-codul potal, adresa potal, numrul de telefon, fax, numrul
contului bancar
-data
-indicele de nregistrare
-referina la indicele de nregistrare i data documentului de
intrare
Blancheta general trebuie s cuprind urmtoarele
elemente:
-denumirea organului ierarhic superior
-denumirea unitii
-data
Blanchetele trebuie s conin urmtoarele dimensiuni ale
-indicele de ntregistrare
marginilor: din stnga -35 mm, de sus i de jos nu mai puin de
-locul ntocmirii sau editrii
10 mm, n dreapta nu mai puin de 8mm.
Documentul reprezint un mijloc de fixare a informa iei cu privire la fapte,
fenomene, evenimete ale realitii obiective i activit ii creatoare omului.
Acte doveditoare sunt actele care se elaboreaz la cererea persoanelor fizice sau
juridice n scopul atestrii unor calit i sau al recunoa terii unor drepturi. Ctre astfel
de acte se refer: certificatul, adeverina, delegaia, chitana,
Adeverina documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se
atest un drept,un fapt, o situaie.Deci, adeverin a este o dovad scris de
recunoatere a unui fapt, a unui drept.
Elementele ce intr n structura adeverinei sunt urmtoarele :
Antetul care este o indicaie tiptit n pareta de sus a unei coli de hrtie(stng) ce include
numele i adresa expeditorului.Denumirea unitii se va scrie cu majuscul,iar celelalte cu
minuscul.Antetul este urmat de adresa complet,antetul nu trebuie s dep easc jumtatea colii
spre dreapta.
Numrul i data nregistrrii sunt obligatorii i se scriu de obicei sub antet. Denumirea lunii se va
scrie cu litere.
Titlul Adeverina care se scrie cu majuscul la mijlocul foii,dup care urmeaz textul propriu
zis.
Atestarea dreptului sau faptului respective textul propriu zis, prin care se atest dreptul sau faptul
respectiv.
Scopul eliberrii adeverinei
Semntura- orice adeverin conine semntura conductorului unitii sau a efului
compartimentului precedat de denumirea funciilor respective.
tampila unitii emitente se aplic astfel ca amprenta ei s cuprind o parte din denumirea
funciei i o parte din semntura conductorului.
Certificatul este un act official prin care se confirm exactitatea unui fapt, unei ac iuni sau
autenticitatea unui nscris. Certificatul este un document eliberat de ctre un organ de stat
specializat prin care se atest drepturi sau fapte deosebite(certificat de studii, cstorie,
stare civil ). Certificatul este un act official prin care se atest o anumit calitate n
vederea valorificrii unor drepturi.

Certificatele sunt documente tipizate cu rubricaie specific pentru faptele care se


atest i care sunt extrase n general din anumite registre cum ar fi:

-registre de stare civil

- registre, matricole colare,etc.


Delegaia este actul care atest delegarea de o autoritate a unei anumite persoane sau grup
de persoane pentru o anumit problem sau grup de probleme pe o perioad de timp
determinat. Act prin care cineva este desemnat ca delegat sau prin care se atest o misiune
sau nsrcinare special.Prin delega ie o persoan l reprezint pe emitentul actului i
acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele men ionate n delega ie.

Delegaia este un act de larg rspndire, speciali ti din ntreprindere fiind delega i
pentru a participa la edine i ntruniri, contractri, recep ionri de prodese i lucrri,
anchete sociale, control i verificri n teren, supravegherea efecturii unor lucrri, etc.

n afara elementelor obinuite ale oricrui act oficial (antet, numr, dat, semntur,
tampil) ca elemente obligatorii speifice delega iei apar urmtoarele :

- Titlul delegatiei
- Obiectul delegatiei
- Actul de identitate a delegatiei(bulletin de identitate, pasaport) cu numarul, seria
emitenta
- Perioada de valabilitate a delegatiei
Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. De
obicei chitana este un act tipizat i n special n cazul pl ilor fcute unor organe de
stat(chitana de plat a impozitului). Ca elemente obligatorii cuprinde:

- Titlul chitanei
- Data
- Numele i adresa celor care a primit suma de bani
- Suma de bani n cifre i litere
- Semntura celui care a primit
- Semntura celui care a predate

Atunci,cnd predarea-primirea unei sume de bani se face ntre persoane particulare,


chitana este un document netipizat, avnd ns valoare juridic.
Activitatea de baz a fiecrei uniti economice sau cu profil
social-cultural,poate fi adus la ndeplinirea de ctre organele de
conducere. Activitatea de conducere a organelor se
realizeaz prin elaborarea unor acte cu caracter
administrativ aa cum ar f: ordine, dispoziii, decizii, procese
verbale care au caracter obligatoriu.
Ordinul este o dispoziie scris sau oral dat de o
autoritate sau o persoan oficial pentru a fi executat
n tomai.
Ordinul de serviciu este o dispoziie scris, dat de
conducere unei uniti pri care se cere uneia sau mai
multor persoane ncadrate s efectuieze anumite
aciuni pe o perioad determinat de timp,necesare
bunului mers al activitii de ansamblu a
ntreprinderii.Realizarea unor obiective precise n afara
sarcinilor curente de munc.
Decizia este un act juridic elaborat de ctre organele cu forme de conducere
colegial(consiliul directorilor, rationale, primrii i municipale).
Textul deciziei trebuie s fie laconic, cu formulri clare i alctuit din 2 pr i: de
constatare i de decizie.
n partea de constatare se descriu cauzele adoptrii deciziei, dac drept baz pentru
adoptarea deciziei a servit un document de dispozi ie al organelor erarhice
superioare atunci n partea de constatare se va indica denumirea, numrul i tipul
documentului.

Partea de decizie va ncepe cu denumirea organului colegial fiind urmat de


cuvntul DECIDE care se scrie cu majuscule fr a ntrerupe textul.Deciziile
sunt semnate de preedinte i secretar.
Ordinul, dispoziia i decizia sunt acte ce au o structur similar. Ele
cuprind urmtoarele elemente:
- Denumirea unitii emitente
- Denumirea tipului documentului
- Numrul i data actului
- Locul ntocmirii
- Titlul textului
- Textul-care este format din:
- - partea de constatare prevedere legal care d dreptul organului respectiv de a emite
asemenea acte i temeiul care justific emiterea actului respectiv introdus prin una din
formule avnd n vedere, pe baz, n temeiul
- Formula de dispoziie
- Coninutul aciunilor dispuse sau decise,grupate pe puncte numerotate cu cifre arabe
- ncheierea numerotat n continuare cuprinznd organele,direciile,persoanele care
urmeaz s aduc la ndeplinirea actului respectiv.
- Semntura emitentului
- tampilaunitii emitente
Procesul-verbal este un nscris ncheiat de organele competente n care se consemneaz
fapte sau mprejurri concrete n activitatea economic i social.Procesul verbal este
actul prin care se consemneaz cu exactitate fapte,ac iuni, discu ii i hotrri ale unei
adunri constituite.

Se deosebesc n dependen de coninut 3 tipuri de procese verbale:

1.Proces verbal de consemnare a unei edine

2.Proces verbal de constatare

3. Proces verbal de predare- primire a unei gestiuni


Dac raportul este amplu, acesta se anexeaz la procesul verbal.
Deciziile se fac dup fiecare chestiune pus n discuie.

Procesul verbal de constatare se intocmeste de una sau mai multe persoane


imputerncite de un organ de stat.Procesele verbale de constatare pot fi
incheiate de organe de stat(financiare,bancare si politie),inspectorate si
inspectii locale din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din
administrarea publica,precum: Inspectoratul de Stat pentru Protectia
Muncii, Inspectoratul Sanitar, Inspectoratul Fiscal, Inspectoratul pentru
controlulu calitatii produselor,etc.

Procesul verbal se intocmeste in 2 exemplare din care unul se preda celui


verificat organului de conducere al acestuia sau contabilitatii(dupa caz).
Procesele verbale de constatare in general se incheie pe formulare tipizat
si au urmatoarea structura:
Structura procesului verbal de predare primire:

- Denumirea unitatii in care se petrece predarea primirea


- Titlul documentului process verbal de predare primire, urmat de incheiat
astazi pentru predarea gestiunii
- Temeiul de baza careia se face operatiunea de predare primire(acte legale in
care are loc operatiunea de predare primire)
- Perioada pentru care se face predarea primirea(temporar sau definitive)
- Numele si functia persoanelor care au participat la operatiunea de predare
primire
- Lista completa a bunurilor ce fac obiectul predarii primirii, lista trebuie sa
descrie starea obiectelor predate primite, gradul de uzura, elementele lipsa in
cazul unor masini, instalatii mobiliere.In cazul care lista obiectelor predate
primite este separata sub forma de anexa, in procesul verbal se mentioneaza
prezenta anexei:anexeaza la prezenta
- Semnaturile precedate de cuvintele Am predate, am primit , am asistat.

S-ar putea să vă placă și