Managementul riscurilor

Controlul calitatii
Curs 5
 Risc
Riscul se refera la conditii sau circumstante care
se afla in afara controlului echipei de proiect si
care vor avea un impact devaforabil asupra
proiectului, daca apar.

Cu alte cuvinte, daca o situatie dificila este o

problema care trebuie rezolvata, un risc este o
potentiala problema care inca nu a aparut.
 Managemnt reactiv
Management pro-activ

proiectele cu un nivel mai ridicat de risc

necesita un management de proiect mai
riguros, un efort si un cost mai mare,un
management mai bun.
 n momentul n care trecei la activitatea de identificare a riscurilor
poteniale, avei n vedere urmtoarele lucruri:

Studiai problemele care au aprut pe parcursul derulrii unor

proiecte similare i modul n care ele au fost rezolvate;
Solicitai opinia ct mai multor experi n domeniul vizat de proiect ;
ncercai s formulai riscurile n termeni ct mai precii: n loc de a
spune c un risc potenial este acela ca livrarea materiilor prime
poate ntrzia, recurgei la urmtoarea formulare: livrarea unei x
cantiti din materia prim y poate ntrzia cu z sptmni.

ncercai, tot n aceast faz, s eliminai, pe ct posibil ct mai

muli dintre factorii de risc. De exemplu, nainte de elaborarea
propunerii de proiect, nu ai avut timp s discutai cu reprezentani ai
grupului int vizat. n felul acesta, exist riscul ca proiectul s nu se
adreseze unei probleme reale, ci uneia imaginare. Nu rmnei n
faza de a nota pur i simplu riscul, ci iniiai aceste discuii pentru a
v asigura c proiectul are orientarea potrivit, se adreseaz unor
nevoi stringente ale grupului int.
 Procesul de management al
riscurilor
Proiecte Mici

Proiectele mici nu au de obicei un risc

foarte mare. De vreme ce, proiectele mici
nu au o durata mare, probabilitatea de
aparitie a lor este mai mica.Daca un
manager de proiect cunoaste posibilele
riscuri, poate folosi procedurile pentru
proiectele medii si mari.
 Procesul de management al
riscurilor
Proiecte Medii

1. In momentul definirii proiectului, indepliniti o estimare completa a

riscurilor proiectului. Estimarea riscurilor este realizata in 2 parti.
Mai intai trebuie tinut cont de riscurile mostenite.Acestea sunt riscurile care
sunt mostenite de la caracteristicile generale ale proiectului. Mostenirea
riscului este bazata pe caracteristicile proiectului nu se tine cont de
livrabilele specifice ce sunt produse.
In al doilea rand cautati riscurile care sunt specifice proiectului.Aceste riscuri
in mod normal nu pot fi indentificate cu ajutorul unui catalog (lista realizata)
deoarece acestea sunt specifice acelui proiect si nu pot fi aplicate altor
proiecte.Spre exemplu puteti indentifica un risc ce consta in iesirea de pe
piata a unui furnizor sau poate probleme climatice ce au ca rezultat intarzieri
de livrare, sau poate veti avea dificultati in gasirea unor resurse ce au un set
specific de abilitati.

Indentificati potentialul risc.Este bine sa fiti sceptic si pesimist

in aceste momente pentru a fi sigur ca toate riscurile proiectului
sunt indentificate.
 Procesul de management al
riscurilor
Proiecte Medii

2. Aloca un nivel calitativ de risc fiecarui risc identificat. Nivelul de

risc este denumit calitativ deoarece este o aproximare rapida si
nu reflecta rigoarea unei analize numerice detaliate. Nivelul de
risc poate fi ridicat, mediu sau scazut, in functie de severitatea
impactului si de probabilitatea de aparitie. Utilizeaza tabelul
urmator ca punct de pornire.
Spre exemplu, un risc cu impact mare si probabilitate mare este
in mod evident un risc de nivel ridicat. Oricum, fiecare eveniment
trebuie evaluat individual. Daca exista un eveniment cu
probabilitate scazuta de aparitie, dar cu impact devastator (de
exemplu, cineva ar putea fi ucis), vei vrea totusi sa-l consideri un
risc cu nivel ridicat si sa alcatuiesti un plan de risc corespunzator.
Severitatea Impactului Riscului / Probabilitatea de
Nivelul General de Risc
Aparitie a Riscului
Impact negativ de nivel ridicat / Probabilitate mare de
Ridicat
aparitie
Impact negativ de nivel ridicat / Probabilitatemedie de
Ridicat
aparitie
Impact negativ de nivel ridicat / Probabilitatescazuta de
Mediu / Scazut
aparitie
Impact negativ de nivelmediu / Probabilitatemare de
Mediu
aparitie
Impact negativ de nivelmediu / Probabilitatemedie de
Mediu / Scazut
aparitie
Impact negativ de nivelmediu / Probabilitatescazuta de
Scazut
aparitie
Impact negativ de nivelscazut / Probabilitatemare de
Scazut
aparitie
Impact negativ de nivelscazut / Probabilitatemedie de
Scazut
aparitie
Impact negativ de nivelscazut / Probabilitatescazuta de
Scazut
aparitie
Probabilit
ate
Mic Mediu Mare
->
Impact
Mic Ignora Ignora Ignora
Fi
Mediu Ignora prude Raspunde
nt
Fi
Mare prude Raspunde Raspunde
nt
Pentru mai multa Impact de Impact de Impact de
Probabilitat
precizie, se poate mari e
nivel nivel nivel
scazut mediu ridicat
numarul optiunilor
pentru probabilitatea
Foarte
riscului. De exemplu, improbab Scazut Scazut Scazut
se poate crea o scala il (<10%)

cu 5 valori pentru
Improbabil
probabilitate, dupa cum (<35%)
Scazut Scazut Mediu
urmeaza:
Posibil (35% - Mediu /
Scazut Mediu
65%) Ridicat

Probabil Mediu /
Scazut Ridicat
(>65%) Ridicat

Foarte
Mediu /
probabil Scazut Ridicat
Ridicat
(>90%)
 Creaza un plan de raspuns pentru fiecare risc de nivel ridicat care a fost
identificat, pentru a asigura un management eficace al riscului. Acest plan
trebuie sa includa activitatile pentru managementul riscului, persoanele
alocate, datele de incheiere si datele periodice de monitorizare a evolutiei.
Exista cinci raspunsuri majore la risc: acceptarea, monitorizarea,
evitarea, transferarea si reducerea.

Evalueaza riscurile de nivel mediu pentru a determina daca impactul este

atit de sever incit necesita de asemeni crearea unui plan de raspuns.

Analizeaza fiecare risc de nivel scazut si vezi daca n-ar trebui considerat
presupunere. In acest fel se recunoaste existenta potentialei probleme, dar
deoarece riscul este de nivel scazut, presupui ca acea conditie nu va
apare.

Activitatile asociate cu planurile de risc se muta in planul de lucru. Aceasta

mutare asigura executia efectiva a activitatilor si mentine planul de lucru ca
punct de focalizare a intregii activitati de planificare si monitorizare.

Managerul de proiect trebuie sa monitorizeze planurile de risc pentru a se

asigura ca acestea se executa cu succes.

Managerul de proiect trebuie de asemeni sa evalueze periodic riscurile pe

parcursul proiectului, pe baza circumstantelor curente. Pot apare noi riscuri
pe masura ce proiectul se desfasoara si unele riscuri neidentificate in pasul
Definirea Proiectului pot deveni vizibile la o data ulterioara.
 Strategii alternative pentru
raspunsul la risc
1. Acceptarea. In aceasta abordare, managerul de
proiect analizeaza impactul pe care riscul l-ar crea
asupra proiectului si decide ca nu trebuie facut nimic
pentru a reduce riscul. Aceasta abordare ar trebui
adoptata pentru riscuri cu impact scazut sau pentru
cele care au probabilitate scazuta de aparitie.
2. Monitorizarea riscului. In acest caz, managerul de
proiect nu face un management proactiv al riscului, dar
il monitorizeaza pentru a vedea daca probabilitatea de
aparitie se schimba de-a lungul timpului. Daca
probabilitatea de aparitie creste, echipa trebuie sa
formuleze un raspuns diferit mai tirziu. Aceasta
abordare este potrivita pentru riscuri semnificative cu
probabilitate scazuta de aparitie.
 Strategii alternative pentru
raspunsul la risc
3. Evitarea riscului. Evitarea riscului inseamna eliminarea conditiei
care creaza problema. Spre exemplu, daca o parte a unui proiect
are un risc mare, intreaga parte este eliminata. Riscul asociat cu
un anumit furnizor poate fi evitat daca se alege alt furnizor in loc.
Aceasta este o modalitate foarte eficace de a elimina riscul, dar in
mod evident poate fi utilizata doar in anumite circumstante.
4. Transferarea riscului. In anumite cazuri, responsabilitatea pentru
managementul riscului poate fi eliminata din proiect prin alocarea
riscului altei entitati sau unei terte parti. De exemplu,
externalizarea unei functii unei terte parti poate elimina riscurile
legate de instalare.
5. Diminuarea riscului. Aceasta este abordarea cea mai potrivita
in majoritatea cazurilor. De obicei, trebuie initiate actiuni proactive
pentru a ne asigura ca riscul nu se va materializa. Alt scop al
diminuarii riscului este reducerea efectului (impactului) riscului,
daca acesta totusi se materializeaza.
 Riscul pozitiv
Riscul este asociat cu potentialele evenimente care au
un impact negetiv asupra proiectului. Cu toate acestea,
exista conceptul de risc de oportunitate, sau risc pozitiv.
In aceste cazuri, managerul de proiect sau echipa pot
introduce riscul pentru a incerca sa cistige mai tirziu.
Spre exemplu, o echipa poate decide utilizarea unei noi
tehnologii in proiect, deoarece ei cred ca rezultatul poate
fi o reducere semnificativa a costului si a efortului.
Desigur, exista si sansa ca noua tehnologie sa nu
functioneze. Oricum, echipa introduce acest risc pentru
ca exista un potential de cistig. Acesta este un exemplu
de asumare cu inteligenta a riscului, sau risc pozitiv.
Distinctia dintre Riscuri, Cauze si
Efecte
Exista o cauza pentru orice risc si un efect in cazul materializarii riscului.
Cauza este o situatie existenta care pregateste potentialul risc. In general,
cauza este o realitate sau o certitudine a proiectului. Pe de alta parte,
efectul este rezultatul probabil al aparitiei riscului.

Sa analizam urmatorul exemplu:

O solutie trebuie implementata in toate locatiile de pe glob ale unei
companii, inclusiv acelea din tarile in curs de dezvoltare. Daca liniile de
comunicatie nu sunt modernizate la timpul potrivit, solutia nu va fi viabila in
acele locatii.
Care este riscul?
Riscul este faptul ca solutia trebuie implementata in tari in curs de dezvoltare?
Nu, aceasta este cauza. Este un fapt, sau o cerinta.
Riscul este faptul ca solutia nu va putea fi utilizata in anumite tari? Nu, acesta
este efectul potential a ceea ce se poate intimpla in acest scenariu.
Riscul consta in faptul ca modernizarea necesara liniilor de comunicatie nu va
putea fi facuta la timp? Da, aici este incertitudinea.
 Activitati suplimentare privind
Planul de Lucru
Activitate
Indentificati si analizati riscurile proiectului
inainte de a se intampla.Creati un plan al
managementului de riscuri pentru riscurile
de nivel inalt iar pentru cele de nivel mediu
numai daca este necesar.
Adauga toate activitatile din Planul de Risc
in Planul de Lucru al Proiectului
Revizuirea starii curente a Planurilor de Risc
Evaluarea proiectului pentru noi riscuri
Efort Comentarii
Cit este Acesta poate fi un exercitiu obijnuit, sau poate fi
necesar unul care are ca baza substantiala proiectul
Dupa pasul Definirea Proiectului, se adauga
Cit este activitatile in planul de lucru, impreuna cu datele
necesar lor de inceput si de incheiere. Se aloca resurse
pentru toate activitatile.
Saptaminal sau bi-saptaminal. Intotdeauna se
aloca managerului de proiect. Foloseste aceasta
1-2 ore ocazie pentru a te asigura ca se progreseaza cu
toate Planurile de Risc si ca managementul
riscurilor viitoare este eficace.
Lunar. Fa un pas inapoi si evalueaza munca
1 ora ramasa pentru a determina daca exista noi riscuri
care trebuie gestionate.
 Managementul Calitatii
Calitatea este in cele din urma definita de
catre client si reprezinta apropierea
proiectului si a livrabilelor de indeplinirea
cerintelor si asteptarilor clientului.
 Controlul Calitatii se refera la activitatile asociate cu crearea livrabilelor.
Este utilizat pentru a verifica daca livrabilele au un nivel acceptabil de
calitate si daca satisfac criteriile de completitudine si corectitudine stabilite
in procesul de planificare a calitatii. Controlul Calitatii se face in mod
continuu pe parcursul proiectului si este responsabilitatea echipei proiectului
si a managerului de proiect.

Asigurarea Calitatii nu se refera direct la livrabile specifice. Se refera la

procesul utilizat pentru crearea livrabilelor. In general, activitatile de
asigurare a calitatii se focalizeaza pe procesele utilizate pentru
managementul si livrarea solutiei si pot fi realizate de catre un manager,
client sau un auditor extern. Spre exemplu, este posibil ca un auditor extern
sa nu poata spune despre continutul unui livrabil specific daca este
acceptabil sau nu. Cu toate acestea, el trebuie sa poata spune daca
livrabilul pare acceptabil pe baza procesului utilizat la crearea sa. El poate
determina de exemplu, daca s-au facut revizuiri, daca a fost testat
corespunzator, daca clientul a aprobat lucrarea, etc.
 Caracteristicile Calitatii
Este dificil sa definesti la nivel general calitatea unui produs sau serviciu
pentru ca termenul este oarecum nebulos si oamenii il inteleg in feluri
diferite.

Calitatea Produsului Calitatea Serviciului

Produsul este: Oameni sunt:

Trainic
Usor de utilizat
Usor de intretinut dupa ce este
terminat Raspund rapid
Disponibil cind este nevoie Competenti
Flexibil pentru nevoi ulterioare Accesibili
O valoare buna pentru banii cheltuiti Politicosi
Intuitiv / Usor de inteles Buni comunicatori
Sigur Credibili
Bine documentat In cunostiinta de cauza despre client
Are defecte minime (nu trebuie sa fie De incredere
perfect)
Are un raspuns bun in timp
Indeplineste nevoile clientului
 Managementul Calitatii este
focalizat pe procese, nu pe oameni
Preocuparea managementului calitatii este sa dezvolte
procesele potrivite astfel incit intreaga echipa sa poata
produce livrabile de calitate.
De aceea, daca un anumit livrabil are probleme cu
calitatea, managerul de proiect si echipa trebuie sa se
concentreze pe cum pot imbunatati procesele de lucru
nu pe a incerca sa determine cine este vinovat.
Cele mai multe probleme legate de calitate sunt
rezultatul unor procese insuficiente sau slabe, nu al
gesturilor rau intentionate ale unei anumite persoane.
.
Tehnici pentru Controlul Calitatii
Activitatile pentru Controlul Calitatii sunt acelea care se
concentreaza asupra calitatii generale a livrabilelor
produse. In functie de tipul proiectului, urmatoarele
activitati sunt exemple de control al calitatii:
Trecerea in revista a livrabilelor
Liste de verificare pentru a asigura ca livrabilele sunt consistente
si contin toate informatiile necesare
Examinari incrucisate / examinari tehnice / examinarea codului
Reutilizarea software-ului validat
Testare completa (unitar, la nivel de sistem, de integrare, de
acceptare)
Standarde pentru asigurarea consistentei
Metode structurate pentru a asigura utilizarea proceselor
standardizate, dovedite
 Testarea
Testarea este probabil aspectul cel mai utilizat al controlului de
calitate in zilele noastre. Desi exista multe tehnici care permit
inglobarea calitatii in fazele initiale, increderea fata de nivelul
general de calitate provine cel mai mult din testare.
Testarea este ultimul zid de aparare care te asigura ca solutia livrata
indeplineste asteparile clientului.
In general vorbind, testarea este metoda cea mai buna pentru fi
sigur ca solutia satisface cerintele si nu are defecte. Oricum, la un
nivel mai detaliat, testarea este si o metoda pentru:
Dovedirea nivelului general de incredere
Cistigarea increderii ca solutia functioneaza intr-un mediu exact la fel ca
cel de productie
Asigurarea ca solutia nu va fi un esec
Asigurarea ca rezultatele produse sunt consistente si de incredere
Asigurarea ca rezultatele nu se vor degrada in timp
 Tehnici pentru Asigurarea
Calitatii
examinarea sau auditul formal. Intr-o examinare a calitatii, o terta
parte pune intrebari despre procesele utilizate la crearea livrabilelor,
pentru a se asigura ca acestea sunt adecvate. Livrabilele in sine nu
trebuie examinate deloc in timpul unui audit pentru asigurarea
calitatii.

Auditul calitatii valideaza ca procesele calitatii folosite in proiect

sunt cu adevarat urmate in realitate.

O alta activitate pentru asigurarea calitatii este o lista de verificare

care asigura ca s-a urmat un proces standard de livrare. De
exemplu, o lista de verificare poate include data de terminare a
livrabilelor, datele de examinare a livrabilelor, validarea finalizarii
tuturor elementelor, datele aprobarilor clientului, etc. Deoarece
aceasta lista de verificare se concentreaza pe proces si nu pe
livrabile in sine, este un exemplu de asigurare a calitatii.
 Beneficiile Calitatii
Cresterea satisfactiei clientului. Defecte mai putine inseamna ca clientul va fi mai
satisfacut. Calitatea crescuta a serviciilor va face ca experienta clientului sa fie mult
mai placuta. => vanzari suplimentare sau profituri mai mari la produsele viitoare.
Productivitate crescuta. Rezolvarea erorilor si refacerea livrabilelor terminate
reprezinta o scadere a productivitatii. De fapt, acestea conduc la reducerea drastica a
productivitatii. Daca livrabilele sunt produse la un nivel superior de calitate si fara
refaceri, nivelul productivitatii va creste.
Costuri mai scazute / Durate mai scurte. Desi exista un cost initial mai mare pentru
procesele calitatii, este mai mult decit compensat prin reducerea refacerii lucrarilor pe
parcursul proiectului. Aceasta conduce la economii de timp si cost in proiect.
Cresterea moralului echipei. Moralul echipei sufera la sfirsitul proiectului daca sunt
descoperite multe erori in procesul de testare. Moralul echipei va creste (sau cel putin
va ramine constant) daca testarea decurge fara probleme pentru ca livrabilele sunt
corecte de prima data.
Mai putin erori / defecte. Calitatea ridicata se materializeaza pe toata durata de
viata a solutiei prin mai putine erori si defecte. In cazul unui produs, calitatea
inseamna mai putine produse returnate, mai putina munca pentru lucrarile din
perioada de garantie, mai putine reparatii, etc. Daca este vorba de o solutie unica,
calitatea poate insemna mai putin efort mentenanta si mai putine probleme de
intretinere de-a lungul intregului ciclu de viata.
 Costul Calitatii Scazute
Lucrari de garantie. Aceasta include lucrarile gratuite efectuate asupra
produsului sau aplicatiei in perioada de garantie.
Reparatii / intretinere. Aceasta munca se refera la rezolvarea si corectarea
erorilor aparute dupa trecere in exploatare a solutiei.
Insatisfactia clientului. Daca solutia este de calitate scazuta, clientul nu va
fi multumit si probabil nu va mai dori sa achizitioneze in viitor alte solutii de
la aceeasi companie. Daca proiectul este intern, clientul ar putea sa nu mai
doreasca colaborarea cu managerul de proiect si cu echipa in alte proiecte
ulterioare.
Help desk. O mare parte a efortului si costului asociate cu intretinerea unui
serviciu de tip help desk poate fi necesara datorita problemelor solutiei sau
intrebarilor clientului despre modul de utilizare a solutiei.
Personalul de intretinere. Cea mai mare parte a costurilor si efortului
asociate cu personalul de intretinere este necesara pentru a mentine si
intretine solutia datorita problemelor, erorilor, intrebarilor, etc.
Moral scazut. Nimeni nu vrea sa lucreze pentru o organizatie sau un
proiect care are procese neadecvate sau produce solutii de calitate scazuta.
Costul moralului scazut include absenteismul, fluctuatia personalului si
productivitatea scazuta a echipei.