Sunteți pe pagina 1din 41

Creterea eficienei serviciilor

publice din Judeul Ialomia, prin


profesionalizarea personalului
administrativ
cod SMIS 22798

1
MANAGEMENT DE PROIECT

Trainer
Cornelia Munteanu

2
Agenda cursului
Programe vs proiecte, Iniierea proiectului, identificarea
prilor interesate (stakeholderi)

Definirea coninutului unui proiect: cerinele proiectului,


structura defalcat a proiectului (WBS)

Planificarea n timp a proiectului: Planul jaloanelor,


graficul de executie

Planificarea resurselor i a costurilor proiectului

3
Agenda cursului

Managementul resurselor umane; Roluri n proiecte

Instrumente folosite n derularea proiectelor (rapoarte)

Managementul costurilor

Managementul riscurilor

4
Reguli organizatorice
Perioade de lucru, punctualitate, pauze
Perioada de lucru: 09.00 18.00
Pauza de mas: 1 or; 2 pauze de cafea
Acceptarea responsabilitii comune pentru succesul nvrii
Mobile pe silent, verificare emailuri in pauz
Completarea documentelor solicitate de finantator

5
Obiective vs non-obiective
Obiective:
Participantii vor ntelege importana proiectelor pentru organizaii

Participantii vor afla care sunt procesele de managementul proiectelor


i vor putea s le aplice n proiectele n care vor fi implicai

Participantii vor fi n msur s planifice n detaliu un proiect i s


utilizeze planurile pentru urmrirea derulrii proiectelor
Non-obiective:
Achizitii publice
Elaborarea aplicatiilor de finantare
Evaluarea proiectelor / aplicatiilor de finantare

6
Distincia ntre proiecte i programe

Defintii

Elementele principale ale


proiectului

7
Program

Un cadru instituional pentru mai multe proiecte care


converg spre un obiectiv general comun

Grup de proiecte nrudite conduse ntr-o manier


coordonat pentru a obine beneficii ........... (PMBOK
Guide Ediia 4, p. 9)

Programul este un cumul de proiecte

8
Programe operationale 2014-2020
Programele finantate din fonduri structurale &
alocarile finenaciare sunt urmatoarele:
Programul Operational Infrastructura Mare 9.1
miliarde euro
Programului Operational Regional 6.5 miliarde euro
Programul Operational Capital Uman 3.6 miliarde
euro
Programul Operational Competitivitate 1.26 miliarde
euro
Programul Operational Capacitate Administrativa 382
milioane euro
10
Proiect
Set de activiti care urmresc ndeplinirea unor obiective
specifice ntr-o perioad de timp determinat i n limitele
unui buget definit, printr-o metodologie bine definit;

O organizaie temporar pentru realizarea unui proces pe


termen scurt sau mediu cu o sfer de cuprindere medie sau
extins

Un proiect este un efort temporar realizat pentru crearea


unui produs, serviciu sau rezultat unic (PMBOK Guide
Editia 4, p. 5)
Caracteristici proiect

relativ unic
durata scurta sau medie
importanta strategica medie sau mare
complexitate medie sau mare

12
Definitie proiect
Un proiect este considerat proiect cand cel putin 3 dimensiuni
sunt definitensiaplicare
Punerea aprobatea lapoliticilor
nivelul organizatiei/beneficiarului:
referitoare la egalitatea de
tratament fa de persoanele cu dizabiliti presupune:
SCOPE
sensibilizarea societii cu privire la aspectele legate de
handicap i promovarea drepturilor persoanelor cu handicap

COST
dezvoltarea posibilitilor de finanare european

TIME

13
Proces: Definiie

O succesiune de activiti cu obiective definite, cu evenimente de


nceput i sfrit definite, realizat de mai multe roluri din cadrul
uneia sau mai multor organizaii

14
Managementul de
Se realizeza prin cele
proiect este
5 procese
reprezentat de
Initiere
aplicarea
Planificare
Cunostintelor
Abilitatilor Executie
Instrumentelor Monitorizare si
control
Tehnicilor/
Inchidere
metodelor

15
Constrangeri in proiect

16
Programe vs Proiecte

Caracteristici Programe Proiecte

Amploarea operaiilor Naional / Internaional Local

Poziionare n intervenii Instrumente de implementare a Componente ale programului


politicilor de dezvoltare socio-
economica
Buget Alocat global i modificabil Fix

Durata Ani, sau nedefinit Luni

Rolul echipei Planificare, coordonare, Implementare


monitorizare si control
ex ante si ex post
Evaluare Performana, impactul n primul rnd performana

17
Exercitiu practic:

Organizarea pe grupe (3-4 persoane)

Stablirea unui proiect la alegere

Prezentati nevoia identificata

Prezentare proiect/grup

Durata: 15 min

18
Elemente comune
Orice program /proiect presupune:
Pri interesate bine definite, inclusiv grup-int
i beneficiari
Mecanisme bine definite de coordonare i
management i proceduri financiare
Sistem de monitorizare i evaluare
Analiz financiar i economic, ce
demonstreaz c beneficiile aduse de proiect sunt
mai mari dect costurile acestuia

19
Elemente principale ale proiectului

O idee de mbuntire a unei stri de lucruri, de soluionare a unei


probleme este o idee de proiect.

Ideea de proiect, dup elaborare (definire complet), devine o


propunere de proiect.

Propunerea de proiect trebuie supus unei proceduri specifice de


aprobare, dup care se poate implementa.

20
Elementele cheie ale proiectului

Problem / nevoie / oportunitate Rezultate imediate


Solicitant / Beneficiar Indicatori
Grup int Planul Activitilor
Obiectiv general Resurse
Obiectiv specific Buget
Rezultate finale
Sustenabilitate

21
Elementele cheie ale proiectului
Problema enun care descrie situaia actual; stri/ dificulti / aspecte
negative care afecteaz grupul int ntr-un loc anume, pe o anumit
perioad de timp; genereaz efecte negative sociale, economice negative,
educaionale.

Nevoia / Oportunitatea enun care descrie o situaie favorabil, care prin


valorificare poate duce la obinerea unor beneficii durabile si o dezvoltare
accelerat.
Este necesar o analiz cantitativ si calitativ a problemei.

Proiectul = soluia optim de rezolvare a problemei.

22
Elementele cheie ale proiectului
Obiectivul specific al Proiectului este unic

Se adreseaz unei singure nevoi / dorete rezolvarea unei


singure probleme
Trebuie s fie atins la sfritul perioadei de implementare a
proiectului
Trebuie s aduc beneficii durabile i echitabile n cadrul
grupului int i de beneficiari finali.

23
Beneficiar si grupul tinta

Beneficiar: solicitantul proiectului care a semnat contractul de finanare.


Beneficiari finali: cei care sunt afectai pozitiv de implementarea proiectului /
asupra crora se rsfrng beneficiile proiectului.

Grupul int: Entitatea care va fi afectat n mod pozitiv de implementarea


proiectului; pentru i cu care se lucreaz ndeaproape n cadrul proiectului. Grupul
int trebuie:
- Cuantificat - Localizat
- Definit ca structur - Identificat dup nevoile comune

24
Caracteristicile obiectivului general
SCOPUL (obiectivul general) unui proiect reprezinta rezolvarea
problemei sau stadiul n care dorim s ajung problema n urma
derulrii proiectului

Recomandari:
enunul trebuie sa fie scurt i concis
s fie atractiv pentru grupurile implicate n proiect
s justifice necesitatea proiectului
s nu conin n enun conjuncia i astfel s-ar nelege c sunt
formulate dou scopuri
s contribuie la rezolvarea problemei identificate.

25
Caracteristicile obiectivului specific

OBIECTIVUL SPECIFIC este un rezultat scontat ce trebuie obinut n


efortul de atingere a scopului proiectului i, implicit, a rezolvrii
problemei.


Obiectivele reprezint activitatile ce trebuiesc implemntate pentru a
atinge scopul proiectului.

Pe msur ce obiectivele sunt ndeplinite, cauzele problemei pentru a


crei rezolvare acioneaz proiectul, sunt eliminate rnd pe rnd,
reducndu-se n acest mod distana dintre stadiul actual i scop.

26
Caracteristicile obiectivului specific

n vederea formulrii corecte a obiectivelor se va rspunde cu precizie


la urmtoarele ntrebri:

Ce dorim s schimbm prin acest proiect?


Care este direcia schimbrii pe care o dorim? (cretere sau
mbuntire, descretere sau reducere)
Care este gradul sau proporia schimbrii?
Care este termenul pentru rezolvarea total sau parial a
problemei?
Cine sunt cei implicai n schimbare? (este vorba nu numai de
grupul int ci i de ali actori relevani cu care aplicantul sau
grupul int interacioneaz)

27
Caracteristicile obiectivului

Obiectivul trebuie s fie:


S specific

M msurabil

A posibil de atins/ realizabil

R relevant

T ncadrat n timp

28
Caracteristicile obiectivului

Recomandri:

obiectivul trebuie sa fie SMART


enunul obiectivelor trebuie s includ grupul int
obiectivele trebuie s fie legate n mod logic de problem i scop
prezentai cum ar arta situaia dac s-ar schimba
nu prezentati mai mult de 3 - 4 obiective
rezervai ntotdeauna cu 25% mai mult timp dect credei c va
dura ndeplinirea obiectivului
obiectivele reprezint "ceea ce ne dorim", n timp ce activitile
reprezint " drumul".

29
Exercitiu practic

formulati scopul proiectului

identificati si formulati obiectivele specifice

Identificati 2 non-obiective

prezentare/grup

durata: 30 minute

30
Activitati

Activitile: procese de obinere a rezultatelor proiectului.


Planul activitilor: metod de a prezenta activitile unui proiect
n succesiune logic i cu toate dependenele care exist ntre ele.
Pai n pregtirea unui plan de activiti:
Detalierea activitilor principale n sarcini de lucru
Clarificarea succesiunii i dependenelor
Estimarea nceperii, duratei i ncheierii fiecrei activiti
Identificarea indicatorilor de proces ce msoar evoluia
proiectului
Alocarea resurselor
Identificarea riscurilor.

31
Activitati

Instrumente:

Caledarul activitatilor
Diagrama Gantt
WBS

32
Exercitiu practic

Definiti activitatile si subactivitatile in proiectul ales, folosind


hartia de flipchart si post-it-urile

Finalizati Calendarul activitatilor in handoutul electronic pus la


dispozitie

Prezentare calendar activitati/grup

Durata: 2 ore

33
Buget

Bugetul: reunirea categoriilor de costuri de pe fiecare activitate n


formatul solicitat de finanator.
Fiecare finanator definete categoriile de costuri:
- eligibile
- neeligibile.
Finanatorul decide asupra limitelor aplicate categoriilor de costuri
precum i a valorii proiectului.

Trebuie s fie realist i echilibrat cu beneficiile pe care proiectul le


genereaz.

34
Instrumente utilizate n elaborarea
proiectului

Matricea cadru logic: specific managementul proiectelor publice


europene
Matricea de planificare a proiectului: utilizat att n sectorul
public ct i cel privat
Fia de proiect: specific mai ales sectorului privat
Planul de obiective al proiectului
Document de initiere proiect/Carta proiectului
Aceste instrumente se utilizeaz n toate stadiile de via ale
proiectului: proiectare (concepie), implementare, monitorizare i
evaluare (ex-ante, ex-post, intermediar).

35
Managementul Ciclului de Proiect (PCM)

PCM: instrument orientat ctre obiective pentru proiectarea,


implementarea, monitorizarea i evaluarea programelor i
proiectelor publice, indiferent de natura, mrimea i originea
resurselor financiare.

Managementul proiectelor: tiina organizrii i conducerii


proiectelor pentru valorificarea eficient a resurselor astfel
nct acestea s contribuie n ntregime la atingerea
obiectivului proiectului la termenul prevzut i n limitele
bugetului aprobat.

36
Planul de implementare a proiectului

Planul de implementare al proiectului reprezint o funcie


cheie a managementului de proiect

Obiectivele planificrii unui proiect:

Reducerea riscurilor la un minim acceptabil, printr-un plan de risc-


control
Stabilirea standardelor de performan
Stabilirea unei structuri organizatorice pentru implementarea
proiectului
Stabilirea procedurilor de control
Asigurarea obinerii rezultatelor solicitate n termenul prevzut
mbuntirea i creterea eficacitii muncii echipei proiectului
Minimizarea neclaritilor n cadrul proiectului.

37
Aplicarea metodelor de managementul proiectelor
n funcie de complexitatea proiectului

38
Pietele, instrumentele si institutiile financiare
Piete Instrumente Finantatori Avantaje Dezavantaje
Piata interna Credite Banci - obtinerea intr-un timp - costul creditului -
relativ scurt riscuri asociate mari
Fonduri Guvernul Ro - finantarea investitiei prin -timpul mare de evaluare
Punerea n aplicare a politicilor referitoare la egalitatea de
guvernamentale obtinerea unei alocatii -conditii specifice de acordare
financiare nerambursabile -ghiduri neclare
tratament fa de persoanele cu dizabiliti presupune: -documentatie stufoasa
Piata externa Instrumente CE si Guv Ro - conditiile de verificare a -timpul mare de evaluare
structurale, conformitatii adm . si de
sensibilizarea societii cu privire la aspectele
FEADR/Programe legate
eligibilitate clare stabilite
-conditii specifice de
de acordare
operationale prin ghidul solicitantului
(sunt finantate anumite
handicap
Fonduri
i promovarea drepturilor persoaneloractivitati)
Tari membre UE
cu handicap
- finantarea investitiei prin
nerambursabile obtinerea unei alocatii -documentatie stufoasa
norvegiene, elvetiene, financiare
dezvoltarea posibilitilor de finanare european
germane nerambursabile
-modificarea regulilor de
Fonduri CE prefinantare, rambursare in
nerambursabile - documente suport perioada de implementare
prestabilite de finantator
Fonduri Banca Mondiala ce stau la baza -modificarea procedurilor de
nerambursabile fundamentarii proiectului justificare a cheltuielilor in
de finantare (CF, PA, perioada de implementare
PM, PO, SF, SPF, DALI,
PT)

39
Institutii si site-uri utile
Site-uri suport:
- Banci
- Autoritatile de Management/Organismele Intermediare
- ONG-uri care activeaza in domeniul finantarilor nerambursabile
- Ministerul Fondurilor Europene, Ministerul Finantelor Publice

- CE si BM

Link-uri utile: http://www.apdrp.ro/, http://www.fonduri-structurale.ro/,


http://www.fonduri-ue.ro/, http://www.inforegio.ro/, http://www.aippimm.ro/

40
Succes!

41