ACTIVIDAD 2

ADMINISTRACION
DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO
LABORAL
KELY ROMERO
ROCHA
DIFERENCIAS Y CARACTERISTICAS DEL
DATO, INFORMACION Y DOCUMENTO

EL DATO:: Se considera como una

unidad pequea, elemental y de gran
importancia, ya que con la ausencia de
uno solo, puede dificultar la debida
fluidez, claridad, solidez y precisin.
Un dato no dice nada sobre el porqu
de las cosas, y por s mismo tiene poca
o ninguna relevancia o propsito.
Los datos describen nicamente una
parte de lo que pasa en la realidad y no
proporcionan juicios de valor o
interpretaciones, y por lo tanto no son
orientativos para la accin. La toma de
decisiones se basar en datos, pero
estos nunca dirn lo que hacer.
 La palabra informar significa originalmente
dar forma a y la informacin es capaz de
formar a la persona que la consigue,
proporcionando ciertas diferencias en su
interior o exterior.
INFORMACI Se puede definir como un conjunto de datos,
debidamente organizados, que apoyan el
ON objetivo de la comunicacin en una actividad,
una investigacin o estableciendo de manera
comparativa una situacin o un fenmeno.
A diferencia de los datos, la informacin tiene
significado (relevancia y propsito). No slo
puede formar potencialmente al que la recibe,
sino que esta organizada para algn propsito.
Los datos se convierten en informacin
cuando su creador les aade significado.
Transformando datos en informacin
aadindoles valor en varios sentidos.
 DOCUMENTO
Es un instrumento que contiene la informacin necesaria
para realizar la transmisin del conocimiento humano, y que
de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia
o situacin facilitando el acceso a temas especficos.
Como ejercicio de las funciones administrativas transmiten
informacin y sirven de evidencia de las gestiones
desarrolladas a travs de sus diferentes formas de soporte
Constituyen un medio de comunicacin humana.
Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que as
lo requieran.
Intervienen directamente en el proceso de la toma de
decisiones.

Es la materia prima del archivo.

 Teniendo claro los conceptos y caractersticas
de cada concepto se puede decir que:

Los Datos son la base Con respecto a los

para la creacin de Documentos, su origen
informacin. est dado en la
En el caso de La informacin.
Informacin, su fuente Recopila la informacin
son los datos y la necesaria para lograr
actividad requerida es la transmitir una informacin
estructuracin e en la gestin empresarial.
interpretacin de los
mismos. Por lo tanto, una depende
de otra.
 Actividad de Contextualizacin.

Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente
situacin y justifique la pregunta planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos

desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas
magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos,
fotografas, cuadros, videos y discos duros.

A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificacin

adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el
soporte?
SEGN
TEXTUALES
EL SOPORTE
ACTIVIDAD INTERACTIVA
 Aportes Foro Temtico
a. Observe la imagen que se presenta en la gua de aprendizaje y explique
con sus palabras cul es el procedimiento que se evidencia en la misma.

La grafica explica las fases por la que tiene que atravesar un dato. All vemos que al llegar un
dato, no tiene algn orden y es ah donde primeramente se hace la Recoleccin de los datos
luego se procede a realizar un Procesamiento de stos, que es donde se clasifica y se le da
un orden ya sea por glosario, numricamente, etc. Y finalmente se hace la Transformacin
una vez que los datos se encuentran debidamente organizados son agrupados, toman forma
y se obtiene la informacin til y necesaria para ser transmitida.

b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el

contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la
Administracin Documental.

Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la

actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos,
informes presupuestales y circulares.
Su importancia:
Evidencia las acciones o decisiones tomadas para la empresa, persona natural o jurdica ante
las situaciones que se le presenten producto de la actividad a la cual se dedica.

Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro
de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejemplo las facturas, los
recibos de caja, los comprobantes, entre otros.
Su importancia:
De vital importancia para mantener un adecuado control de todas las operaciones que se
 Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas
cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo la sujecin a ciertos formatos
especficos como las actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta
catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los
soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
Su importancia:
Pueden favorecer y facilitar a la empresa la informacin de un documento en concreto.

Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a
tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, por ejemplo los registros
civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros.
Su Importancia:
Sirven de prueba o comprobante de un suceso realizado por la empresa, as mismo presenta la
exactitud, la verdad yveracidaddel asunto o afirmacin por lo que aporta credibilidad.

c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y

explique el porqu de sus aportes.

Al momento de recolectar la informacin los datos deben ser idneos al planteamiento del problema,
pues as se disminuye la posibilidad de cometer errores al recolectarlos.
Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado por una persona natural o
jurdica, la cual servir como soporte ante la ley o cualquier otra institucin u organizacin de una
actividad, transaccin o negocio realizado con un tercero. As mismo, est debe ser autentico para su
veracidad.

Comparto con el fin de tener claro de que se sea ms cuidadoso al momento de recolectar los datos de
un problema planteado, ya que muchas veces se desvan del objetivo principal de la investigacin y
por esto fracasan las dems etapas. Tambin recalc la importancia de guardar adecuadamente un
documento determinado puesto que en algn momento dado se pude presentar la necesidad de
garantizar ante la ley u otra organizacin un negocio o una transaccin realizada, recuerden siempre
que este debe estar autenticado para dar ms veracidad en la informacin que all se presenta.
GRACIAS