PRODUSE

INFORMATICE
FINANCIAR-
CONTABILE

Conf. univ. dr. Vasile Gorgan

Procesele de afaceri si functiile
intreprinderii
Date, informatii, cunostinte
Sistem informaional/sistem informatic
Rolul si functiile departamentelor intr-o organizatie
Clasificare sisteme informatice economice
Date, informatii, cunostinte
Datele sunt aspecte msurabile ale unor aciuni, procese
sau fenomene. n contextul prelucrrii automate a
datelor, conceptul de dat poate fi caracterizat printr-un
identificator, caracteristici proprii i o anumit valoare.
Informaia este un mijloc de comunicare (mesaj) ntre
oameni, oameni i echipamente sau ntre echipamente i
reprezint un mod de prezentare a cunotinelor din toate
domeniile ce aduce un plus de cunoatere receptorului.
Cunotinele reprezint un ansamblu de informaii
dobndit de-a lungul timpului. Cunotinele reprezint
nivelul cel mai nalt de rafinare a informaiilor i orice
cerere de informaii se poate obine plecnd de la
cunotine.
Caracteristicile calitative ale
informaiilor financiare
n Romnia, conform OMF 1802/2014 caracterisiticile
calitatative fundamentale ale informaiilor financiare sunt:
Relevana
Informaiile au capacitatea de a ajuta utilizatorii n luarea de
deciziilor (au valoare predictiv, de confirmare sau ambele).
Pragul de semnificaie este un aspect al relevanei specific unei
entiti bazat pe natura sau mrimea sau pe ambele a
elementelor la care se referinformaiile raportate de entitate.

Reprezentarea exact
Informaii complete, neutre i fr erori.
O descriere completinclude toate informaiile necesare pentru ca un
utilizator sneleag fenomenul descris, inclusiv explicaiile necesare
O descriere neutreste cea care nu suportinfluene n seleciai
prezentarea informaiilor financiare.
Reprezentarea fr erori nseamn c nu exist erori sau omisiuni n
descrierea fenomenelor, iar procesul utilizat pentru a genera
informaiile raportate a fost selectati aplicat frerori.
Caracteristicile calitative ale
informaiilor financiare
Caracteristici calitative care amplificutilitatea informaiilor
relevantei reprezentate exact:
Comparabilitatea
permite utilizatorilor s identifice i s neleag similitudinile i
diferenele dintre elemente
Verificabilitatea
Diferii observatori independeni i n cunotin de cauz ar
putea ajunge la un consens cu privire la faptul c o anumit
descriere este o reprezentare exact
Oportunitatea
informaiile sunt disponibile factorilor decizionali pentru ca acetia
sia decizii n timp util
Inteligibilitatea
Clasificarea, caracterizarea i prezentarea n mod clar i concis a
informaiilor astfel nct s permit nelegerea lor de ctre
diferitele categorii de utilizatori
Sistemul informaional economic/Sistem
informatic
Sistemul informaional al unei firme poate fi definit ca ansamblul
tuturor componentelor (umane, materiale, virtuale) implicate n:
culegerea i nregistrarea datelor primare de la locurile unde se
petrec procesele i fenomenele economice, precum i din spaiul
economic extern;
verificarea, transmiterea i stocarea datelor pe diferite suporturi
tehnice;
prelucrarea manual sau automat a datelor n concordan cu
cerinele conducerii;
selectarea i transmiterea informaiilor necesare sistemului de
conducere conform principiului seleciei i informrii prin excepie.

Un sistem informatic este n esen un sistem informaional ale crui

sarcini sunt realizate prin utilizarea mijloacelor specifice tehnologiei
informaiei (IT).

Componentele de baz ale unui sistem informaional:

Resurse hardware
Software
Date
Sistemul informaional-component a
sistemului economic
Analiza structurii organizatorice i funcionale a unui sistem economic
complex implic trei subsisteme:
subsistemul de conducere este format din ansamblul de specialiti
care, prin intermediul unor metode i tehnici specifice, urmresc i
controleaz funcionarea sistemului operaional, a ntregului sistem
complex n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite;
subsistemul operaional reprezint ansamblul de resurse umane,
materiale i financiare, precum i ntregul complex organizatoric,
tehnic i funcional care asigur realizarea efectiv a obiectivelor
propuse prin deciziile transmise de sistemul de conducere;
subsistemul informaional cuprinde ansamblul informaiilor i
circuitelor informaionale, precum i totalitatea mijloacelor sistemului
de conducere i decizie. Prin sistemul informaional se asigur
legtura permanent i necesar ntre sistemul de conducere i
sistemul condus n dublu sens: prin prelucrarea i transmiterea
deciziilor de la sistemul de conducere ctre sistemul condus; prin
nregistrarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor privind starea i
dinamica sistemului condus, de la acesta ctre sistemul de conducere.
Rolul i funciile sistemului informaional
financiar-contabil

Cunotin
e

Informaii

Date

Componena nivelurilor de management, modalitile de

comunicare inter-niveluri i n cadrul fiecrui nivel
Rolul i funciile sistemului informaional
financiar-contabil
Conform viziunii tradiionale (Haag et al., 1998) asupra firmei, prezentat i
n figura de mai sus, deciziile din cadrul unei firme pot fi clasificate n trei
categorii:
Deciziile strategice sunt deciziile care au implicaii de termen lung (peste
cinci ani) asupra viitorului firmei;
Deciziile tactice sunt cele care au implicaii pe termen mediu (ntre un an
i cinci ani);
Deciziile operative sunt cele care au implicaii pe termen scurt sau efecte
imediate asupra subsistemelor firmei.
Schimburile de informaii n cadrul sistemului informaional al firmei, pot fi:
Pe vertical sunt bidirecionate, n sensul fundamentrii deciziilor dintr-un
nivel pe baza elementelor culese din nivelurile inferioare, i invers,
furnizarea acestor decizii i directive, ctre aceste niveluri;
Pe orizontal se refer la fluxurile de informaii dintre componentele unui
nivel;
Oblice se refer la fluxurile de informaii/decizii, de pe nieluri diferite, dar
ntre care nu exist o relaie direct de subordonare.
Rolul i funciile sistemului informaional
financiar-contabil
Conform viziunii sistemice asupra organizrii unei firme, prezent
n literatura de specialitate n cadrul multor lucrri de referin,
structura organizatoric este format din trei subsisteme. Cele
trei subsisteme interacioneaz cu mediul exterior i fiecare
subsistem vehiculeaz date, informaii i cunotine.
Rolul i funciile sistemului informaional
financiar-contabil
n contextul exitenei unui sistem infomatic integrat aproape toate operaiile contabile
pot fi generate automat sau semiautomat, prin preluarea datelor din celelalte module ale
sistemului informatic existent n cadrul firmei: producie, aprovizionare, vnzri, resurse
umane, imobilizri, casa, banc etc. Oricum, pentru a dispune de un sistem informatic
financiar-contabil performant acesta trebuie analizat, proiectat i implementat numai
mpreun cu celelalte componente cu care interacioneaz: aprovizionare, desfacere,
personal, imobilizri etc., pentru a evita redundanele inerente unei alte abordri.
Finalitatea nregistrrii operaiilor contabile se regsete n urmtoarele categorii de ieiri
informaionale:
Rapoarte de baz ale contabilitii financiare: fie de cont (ah, analitice, sintetice),
cartea mare, balana de verificare (sintetic i analitic), registrul jurnal, situaii ale
veniturilor i cheltuielilor, situaii ale ncasrilor i plilor; sistemul informaional
trebuie s fie astfel organizat nct aceste rapoarte s fie disponibile n orice moment
i pentru orice perioad;
Raportri financiar-contabile de sintez: bilanul contabil, contul de profit i pierdere,
tabloul fluxurilor de trezorerie, situaia modificrii capitalurilor proprii, politici
contabile i note explicative;
Rapoarte ntocmite cu ocazia nchiderilor lunare, trimestriale, semestriale, anuale ale
anumitor conturi: deconturi de TVA, declaraii de impozit pe profit, alte declaraii
privitoare la datorii ctre bugetul statului sau bugetele asigurrilor sociale (ex:
declaraia informativ nr. 392 privind livrrile de bunuri i prestrile de servicii,
asigurri sociale, fond omaj, asigurri de sntate etc.);
Rolul i funciile sistemului informaional
financiar-contabil
Grafice privind evoluia cheltuielilor, veniturilor i a altor componente contabile care
se preteaz la reprezentri grafice;
Analize ale conturilor, pentru a surprinde anumite stri ale unor indicatori economico-
financiari (ex: situaia creanelor i datoriilor);
Alte analize i rapoarte.
Rolul i funciile sistemului informaional
financiar-contabil
Aplicaii de ntreprindere
O multitudine de aplicaii intr n sfera aplicaiilor de ntreprindere. Printre
acestea se regsesc:

Sisteme de procesare a tranzaciilor Transaction Processing System

(TPS)
Sisteme informatice pentru management (MIS- Management
information system)
Enterprise resource planning (ERP)
Managementul relatiilor cu clientii (CRM- Customer Relationship
Management)
Sisteme de asistare a deciziei (DSS- Decision Support System)
Sisteme de management al cunotinelor (KMS Knowledge Management
Systems)
Sisteme de management al coninutului (CMS- Content Management
System)
Sisteme suport executive (ESS-Executive Support System)
Sisteme Bussiness Intelligence (BIS-Business Intelligence System)
Transaction Processing System (TPS)
Sisteme de procesare a tranzaciilor sunt sisteme utilizate pentru
nregistrarea tranzaciilor de afaceri zilnice ale unei organizaii.

Aceste sisteme deservesc nivelul operaional al unei organizaii.

Sistemele de procesare a tranzaciilor utilizeaz date i produc
date.

Anterior, sistemele de procesare a tranzaciilor erau cunoscute ca

Sisteme Informaionale pentru Management. nainte de apariia
computerelor procesarea datelor se realiza manual sau cu maini
de calcul simple.
MIS-Management information system
Definiie:
Sistem informatic de management sau "MIS" este un sistem
planificat de colectare, stocare i diseminare a datelor sub form
informaiilor necesare indeplinirii funciilor managementului.

Obiectivele de baz ale unui MIS:

Colectarea de date contextuale, sau informaii operaionale, din diverse
surse interne i externe ale organizaiei, care vor contribui la procesul de
luare a deciziilor.

Datele colectate sunt procesate n informaii necesare pentru planificarea,

organizarea, coordonarea, conducerea i controlul funcionalitilor la nivel
strategic, tactic i operaional. Prin prelucrarea datelor se nelege:
Efectuarea de calcule
Sortarea datelor
Clasificarea i sintetizarea datelor
Stocarea informaiilor
Extragerea informaiilor
Propagarea informaiilor
ERP-Enterprise resource planning
ERP este o aplicaie integrat, n timp real, trans-funcional la
nivel de ntreprindere, un cadru tranzacional la nivel de
ntreprindere care sprijin toate procesele de afaceri ale
companiei.

ERP este foarte util n urmtoarele privine:

Integrarea proceselor de afaceri i actualizarea automat a
datelor
Legtura dintre toate procesele de baz ale afacerii i flux de
integrare facil
Flexibilitate n operaiunile de afaceri i agilitate sporit pentru
companie
Capacitate de analiz i planificare sporit
Avantaj competiional
Utilizarea celor mai noi tehnologii

SAP, Oracles ERP, Microsoft Dynamics NAV

Charisma, SeniorERP
CRM- Customer relationship management
Customer relationship management este o aplicaie la nivel
de organizaie care gestioneaz interaciunea companiei cu
clienii actuali i poteniali.

Motivele utilizrii CRM:

Pentru a ine evidena tuturor clienilor actuali i viitori.

Pentru identificarea i abordarea celor mai buni clieni
Pentru a ntiina clienii n privina produselor existente i a
noilor produse i servicii
Pentru a oferi n timp real servicii personalizate, bazate pe
nevoile i obiceiurile clienilor existeni.
Pentru a oferi servicii superioare i experiena client adecvat
Pentru a pune n aplicare un sistem de feedback
CRM- Customer relationship management
Aria de acoperire a unui CRM (sursa wikipedia)

Front-Office: operaiunile din aceast categorie reprezint

interaciunile directe cu clientul, precum ntlniri de vnzri,
prezentri, telefoane, e-mail-uri, servicii online etc.

Back-Office: reprezint procesele care au efecte implicite asupra

activitilor de front-office, precum activitile de marketing,
prospectare, service,
Managementul relaiilor de business cu alte companii: parteneri,
furnizori, vendori, retaileri, influenceri, leaderi de opinie, pres.
(Aceast component include att activiti de front-office, ct i
back-office.) , Analiza centralizat a datelor: operaiune cu scopul
de a elabora campanii de marketing, strategii de vnzare, fluxuri
intuitive de lucru.
CRM- Customer relationship management
Avantajele utilizrii CRM

Oferirea de servicii mai bune clienilor i creterea veniturilor

Descoperirea de noi clieni
Creterea vnzrilor
Simplificarea proceselor de vnzri i de marketing
Creterea eficienei callcenter-elor
Retentia clientilor
Cresterea gradului de satisfactie a clientilor

Dezavantajele CRM

Costuri de utilizare
Instruirea personalului reprezint o problem n organizaiile
mici
Sisteme de asistare a deciziei DSS-Decision
Support System
Sunt sisteme software interactive al cror scop const n asistarea
managerilor n luarea deciziilor prin accesarea de volume mari de
informaii generate de diverse sisteme informaionale.

Atribute ale DSS:

Adaptabilitate i flexibilitate
Nivel ridicat de interactivitate
Uurina n utilizare
Control complet din partea decidenilor
Ofer suport pentru modelare i analiz
Suport pentru acces la date

Caracteristici DSS
Ofer suport pentru decideni n probleme semistructurate i
nestructurate
Suport pentru manageri la variate niveluri de management
Suport pentru persoane i grupuri. Problemele mai puin structurate
presupun adesea implicarea unor persoane din departamente i niveluri
organizaionale diferite
Suport pentru decizii interdependente sau secveniale
DSS sunt adaptabile n timp

Sisteme de asistare a deciziei DSS-Decision

Support System

Beneficiile DSS
mbuntesc decizia i viteza activitilor care implic decizii
Cresc controlul, competitivitatea proceselor de decizie din cadrul
organizaiei
Faciliteaz comunicarea interpersonal
Ajut la automatizarea proceselor manageriale
Sisteme Business Intelligence
Sisteme care au evoluat din sistemele de asistare a deciziei n urma
apariiei unor tehnologii i aplicaii aum ar fi depozitele de date, Online
Analytical Processing (OLAP).

Caracteristicile unui sistem BI:

Este creat prin achiziionarea de date i informaii pentru a fi utilizate n
luarea deciziilor
Este o combinaie de competene, procese, tehnologii, aplicaii i
practici
Conine date i instrumente de raportare
Colecteaz, integreaz, analizeaz i ofer acces la informaii

Pentru cele mai multe companii nu este posibil implementarea unui

sistem BI ntr-o singur etap. Urmtoarele tehnici i metodologii pot fi
considerate ca abordri BI:
mbuntirea capacitilor analitice i de raportare
Utilizarea de scorecard-uri i tablouri de bord
Raportare la nivel de organizaie
Analize de tip OLAP (On-line Analytical Processing)
Analiz avansat i predictiv
Alerte i notificri proactive
Generarea automat de rapoarte i alerte la apariia problemelor i/sau
Sisteme Business Intelligence

Faciliti oferite de BIS:

Depozitarea i managementul datelor
Depozit de date
Analize adhoc
Calitatea datelor
Data mining
Furnizarea de informaii
Tablouri de bord
Colaborare/cutare
Raportare
Vizualizare
Interogare, raportare i analiz
Analize adhoc
Raportare
Analiz OLAP
Sisteme de management al cunoaterii

Surse de cunotine ntr-o organizaie:

Intranet
Depozite de date i baze de cunotine
Sisteme de asistare a deciziei
Reele de experi

Un sistem de management al cunotinelor se refer la orice tip de sistem

IT care stocheaz i pune la dispoziie cunotine, mbuntete
colaborarea, localizeaz sursele de cunotine, exploreaz arhivele n
cutarea de cunotine ascunse, captureaz i folosete cunotine, sau
intensific procesul de management al cunoaterii.

Scopul unui sistem de management al cunoaterii

mbuntirea performanei
Avantaj competitiv
Inovare
Punerea n comun a cunotinelor
Integrare
Sisteme de management al coninutului
Un Sistem de Management al Coninutului (Content Management
SystemCMS) permite publicarea, editarea i modificarea coninutului
precum i ntreinerea acestuia prin combinarea regulilor, procese i / sau
a fluxurilor de lucru, dintr-o interfa central, ntr-un mediu de colaborare.

Un CMS poate servi ca un depozit central pentru coninut, care ar consta n

date textuale, documente, filme, imagini, numere de telefon, i / sau date
tiinifice.

Funciile unui CMS

Crearea
Stocarea
Indexarea
Cutarea
Extragerea
Publicarea
Arhivarea
Revizuirea
Gestionarea coninutului de la un capt la altul

Sisteme de management al coninutului

Fluxul de lucru pentru un CMS:

Proiectare abloanelor de coninut
Crearea blocurilor de coninut
Poziionare blocurilor de coninut n document
Autorizarea furnizorilor de coninut n vederea cutrii, extragerii,
vizualizrii i actualizrii de coninut

Avantajele utilizrii CMS

Asigur integritatea i acurateea coninutului prin permiterea accesului
unui singur utilizator care s modifice coninutul
Furnizarea de acces securizat la coninut
nregistrarea informaiilor i metadatelor referitoare la coninut cum ar
fi: autorul, titlul, versiunea, data i ora
Organizarea coninutului pe grupuri i distribuirea acestuia auditoriului
int
Sisteme suport executive

Sunt sisteme destinate managerilor de top pentru a oferi suport pentru

decizii non programabile n managementul strategic.

Aceste informaii sunt adesea externe, nestructurate i chiar incerte.

Exemple de informaii oferite de un ESS (Executive Suport System):
Baze de date externe
Rapoarte tehnice ale consultanilor
Raporte de pia
Informaii confideniale despre competitori
Informaii speculative referitoare la condiiile de pe pia
Politici guvernamentale
Rapoarte financiare
Aplicatiile informatice independente
Sunt aplicatii informatice care se refera la o singura functie a
organizatie(salarizare, facturare, stocuri);
Nu au o baza de date comuna;
Nu comunica una cu cealalta in nici un fel;
De cele mai multe ori, sunt dezvoltate in-house;
Platforme de integrare a aplicatiilor informatice - EAI
n trecut, arhitectura aplicaiilor informatice era slab planificat.
Multe firme au construit aplicaii folosind tehnologia care era la
mod la momentul respectiv, fr a ine cont de modul n care
aceste sisteme vor pune n comun informaii cndva. Sunt multe
firme care au fost concepute pe modelul unor aplicatii open sau
cumprate. Fiecare are propria sa dezvoltare, baz de date,
reea i sistem de operare. Astfel a rezultat un mediu eterogen.
EAI(Enterprise Application Integration) reprezint schimbul de
date i de procese de afaceri neristricionat n cadrul oricrei
aplicaii conectate sau surs de date din ntreprindere.
Platforma EAI:
Garanteaz respectarea procedurilor prin coordonarea tuturor
aplicaiilor ntre ele;
Asigur o excelent gestiune a fluxurilor de informaii dintre
firm i partenerii si.
Platforme de integrare a aplicatiilor informatice - EAI
n momentul n care o firm se decide s apeleze la
serviciile unui EAI, aceasta urmrete mai multe
obiective:
raionalizarea eterogenitii interfeelor ntre
programe;
raionalizarea schimburilor de informaii
interaplicaii n cadrul sistemului informaional;
asigurarea coerenei i securitii datelor
prelucrate.
Platforme de integrare a aplicatiilor informatice -
EAI. Modele de integrare
Exist dou modele de integrare pe care sistemele EAI le implementeaz

Medierea
n aceast situaei sistemul EAI acioneaz ca intermediar (broker) ntre aplicaii. Ori de
cte ori un eveniment relevant ntr-o aplicaie (de exemplu, sunt create informaii noi
sau o nou tranzacie este finalizat) un modul de integrare n sistemul EAI este
notificat. Modulul apoi propag modificrile ctre alte aplicaii relevante.

Federalizare

n acest caz, sistemul EAI acioneaz ca interfa global ntre mai multe aplicaii. Toate
evenimentele din lumea exterioar la oricare dintre aplicaiile sunt interfaate de
ctre sistemul EAI. Sistemul EAI este configurat pentru a expune numai informaiile i
interfeele relevante ale aplicaiilor integrate ctre lumea exterioar, i efectueaz
toate interaciunile cu aplicaiile integrate n numele solicitantului.

Ambele abordri sunt utiliazate concomitent. Acelai sistem EAI poate sincroniza
aplicaii multiple (mediere) n timp ce rezolv cererile pe care utilizatorii externi le
nainteaz ctre aplicaiile interfaate (federalizare).
Platforme de integrare a aplicatiilor informatice - EAI

EAI simplific i normalizeaz reeaua de schimburi ntre

programe
(adaptare dup http://www.urbanisation-et-entreprise.com/eai.htm)
Platforme de integrare a aplicatiilor informatice -
EAI. Topologii

Hub and Bus

spoke
Platforme de integrare a aplicatiilor informatice - EAI
Avantajele oferite de platformele EAI sunt:
Fluxuri centralizate: pn la apariia EAI, firmele dezvoltau interfee
specifice fiecrei aplicaii i le conectau punct cu punct. Rezulta o reea
complex de flux dificil de meninut i dezvoltat. Acum, toate interfeele
EAI converg ctre un server central (hub) care trateaz i redistribuie
fluxul ctre aplicaiile nregistrate.
Fluxuri tratate pe rnd: actualizarea datelor este efectuat odat cu
evenimentele aplicaiilor surs. Aceasta reduce fluxurile de date din
transferuri i propune date la zi destul de repede. n acest mod se
reduce pierderea de performa a aplicaiilor datorat extragerii sau
actualizrii datelor deoarece se prelucreaz doar fluxuri mici i disipate
n timp.
Fluxuri reutilizabile: dac noile aplicaii vor s recurg la BO deja
prezentate de EAI, logica de recuperare nu se mai dezvolt.
Costul de migrare al interfeelor: dup schimbarea unei aplicaii
interfaate (migrare, schimbare a produsului), sunt necesare puine
modificri, respectiv doar pentru conector, mapare sau colaborarea
specifice aplicaiei.
Accesul la informaie n timp real n cadrul sistemelor.
Evideniaz procesele afacerii i susine creterea eficienei
organizaiei.
Menine integritatea informaiei n sisteme multiple.
Platforme de integrare a aplicatiilor informatice - EAI
Ca dezavantaje aferente platformelor EAI menionm:
Flux masiv: pentru fluxurile masive e date logica prelucrrii unitare a
informaiei este foarte lent. Se prefer o soluie ETL; implementrile
EAI consum mult timp i necesit multe resurse;
Costul iniial: costul implementrii unui infrastructuri este destul de
ridicat, dar el se reduce n mare parte pe msura apariiei noului flux;
Necesit o cantitatea mare de design exterior, pe care muli manageri
nu o pot previziona sau n care nu doresc s investeasc. Cele mai
multe proiecte EAI demareaz de obicei ca i eforturi punctuale,
devenind foarte curnd negestionabile, pe msur ce numrul
aplicaiilor crete.