Comprobantes y Registros Contables

- Comprobantes

FORMALIDADES PREIMPRESAS:
Nombre o Razn Social de la empresa proveedora.
Domicilio de la empresa proveedora.
Nmero de Inscripcin en el RUC.
Tipo de comprobante (Factura o Boleta de Contado).
Nmero de Comprobante.
Recuadro de identificacin del comprador: RUC - Consumo Final
Constancia de que la empresa proveedora se encuentra al da
con el IVA o constancia de exoneracin.
Constancia de que el documento es original.
Pie de Imprenta y fecha del vencimiento del comprobante
OTRAS FORMALIDADES:
Si estn escriturados a mano, deben ser con letra clara y sin
enmendaduras, tachaduras y con una sola tinta.
Fecha de adquisicin.
A la orden del Centro Docente.
Recuadro de identificacin del comprador: RUC - Consumo Final
Normalmente se indica Consumo Final, pero puede que algunos proveedores
nos soliciten el No. de de la ANEP, en ese caso RUC 21 247210 0013.
Detalle de la mercadera comprada o del servicio prestado, con
cantidad de unidades fsicas, precio unitario y precio total.
Deben discriminarse los impuestos: COFIS e IVA
Si la compra es a crdito, el comprobante ser una Factura y
contra el pago, el comercio extender un Recibo Oficial, en el
que constar el No. de Factura al que corresponde ese pago.
Todo comprobante deber ser conformado por el Director del
Centro Docente, que de conformidad al gasto efectuado.
4.- Comprobantes y Registros Contables
4.2 - Registros Contables

Se registran las entradas y salidas de

CAJA dinero, que se producen en el Centro
Docente

Se registran los depsitos y los retiros

BANCO de la cuenta bancaria que el Centro
Docente posee en el Banco.

INVENTARIO Se registran las altas y bajas de los

bienes, que posee el Centro Docente
FORMALIDADES DE LOS REGISTROS:

Deber escriturarse en forma cronolgica.

Cada escrituracin deber tener un comprobante de respaldo.
Deber escriturarse en forma prolija, respetando los espacios y
y columnas correspondientes.
No se podr realizar enmiendas, tachaduras, raspaduras,
sobreborrados, interlineados, etc..
Todo error deber ser corregido con un contrasiento.
Al finalizar cada hoja deber sacarse totales de cada columna
que sern transportados a la hoja siguiente.
 DEBE

El debe implica un ingreso de dinero o de bienes.

Si estamos registrando en el Libro de CAJA, ser un ingreso de dinero al

Centro Docente, que tendr como origen el cobro de una partida del
Consejo Correspondiente, una donacin o un beneficio, rifa, etc..

Si estamos registrando en el Libro de BANCO, ser un depsito en la

cuenta bancaria del Centro Docente.

Si estamos registrando en el INVENTARIO, ser un alta de un bien que

ha sido incorporado al Centro Docente
 HABER

El haber implica un egreso de dinero o de bienes.

Si estamos registrando en el Libro de CAJA, ser un egreso de dinero del

Centro Docente, que tendr como origen el pago realizado por la
compra de un bien o la contratacin de un servicio.

Si estamos registrando en el Libro de BANCO, ser un retiro de dinero de

la cuenta bancaria del Centro Docente.

Si estamos registrando en el INVENTARIO, ser una baja de un bien que

ha sido desafectado del Centro Docente, debido a que ha sido transferido
a otra Oficina, se ha deteriorado que impide su uso, ha sido robado, etc..
 DEBE HABER SALDO

Saldo de CAJA
Es el dinero en efectivo que tenemos en el Centro Docente y deber coincidir
con el Libro de CAJA, si hacemos la suma del Debe y le restamos la columna
del Haber.

Saldo de BANCO
Es el dinero que tenemos depositado en la cuenta bancaria del Centro Docente
y deber coincidir con el Libro de BANCO, si hacemos la suma del Debe y le
restamos la columna del Haber.
 5.- Rendiciones de Cuentas

Todo funcionario o empleado, que perciba fondos

en carcter de recaudador, depositario o pagador
o que administre, utilice o custodie bienes o
pertenencias del Estado, con o sin autorizacin legal,
est obligado a rendir cuenta documentada de su
utilizacin o gestin
Las Rendiciones de Cuentas, debern presentarse
cualquiera sea su fuente de financiamiento
Artculo 114 del TOCAF
 DINERO BIENES

CENTRO
CENTRO
DOCENTE
DOCENTE

Ingreso en el
Libro de Caja Alta en el
Inventario
Rendir cuenta
documentada Custodia
del gasto