Sistema de

archivo Alfabtico
Juan Martin Uicab Polanco
Junio 2016
Dentro de un sistema de archivo, todo documento
lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

Clasificar: Es reunir todos los documentos de una

misma clase o de un mismo asunto.

Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos

de los documentos clasificados anteriormente.

Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo

los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo ms usuales son: el

Alfabtico, el numrico, el cronolgico, el
geogrfico, el por asuntos.
 Geogrfi Alfabtico
co

Sistemas para
archivar Numric
Cronolgico o
Por asuntos
Sistema alfabtico:

El uso de este sistema es el ms

frecuente y fcil de entender; se puede
llevar a cabo sin dificultad. Como su
nombre lo indica es ordenar
alfabticamente los nombres. Estos los
dividiremos en personas fsicas y
personas morales.
Personas fsicas
El nombre de una persona recibe la denominacin de
unidad de archivo, se deber considerar lo siguiente:
Primero se colocar el apellido paterno, materno y el
(los) nombre(s) o inicial(es) del mismo;
Cuando sean apellidos compuestos, stos se tomarn
como una sola palabra;
Cuando existan personas con igual apellido, el orden
alfabtico lo dar el primer nombre o el subsecuente;
En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada,
este se tomar como punto de referencia;
Cuando las personas tienen titulo o grado, ste se
colocar al final del nombre;
Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, se
considerarn el apellido paterno y nombres;
Cuando los nombres son iguales se considerarn la
direccin como base de ordenacin: ciudad, territorio,
pas, calle etc.
Ejemplo:
Luz del C. Gonzlez Medelln
Luis A. Corona R.
Manuela Corona Ramos
Luis Arturo Corona R.
Mara del Carmen de la Pea Sarmiento
Lic. Manuel Romero Gmez
Roberto Gmez, Padre
Roberto Gmez, Hijo
Joseph R. DAmil
Zuly Prez Vda. De Corona
Aurora Carrillo de Delgado
Pedro Ros lvarez, Morelia
Pedro Ros lvarez, Mrida
Pedro Ros lvarez, Guerrero
 Romero Gmez, Manuel
(Lic.)
Ros lvarez, Pedro
(Morelia)
Ros lvarez, Pedro
(Mrida)
Ros lvarez, Pedro
(Guerrero)
R
Gonzlez Medellin, Luz del C
Gmez, Roberto (Padre)
Gmez, Roberto (Hijo)
G
Delgado, Aurora Carrillo de
De la Pea Sarmiento, Maria del Carmen
DAmil, Joseph R.
D
Corona Ramos, Manuela
Personas Morales
Los nombres se escribirn tal como aparecen en el orden en
que estn escritos;
Cuando en una razn social se incluyan artculos o
preposiciones iniciales, stos se escribirn al final y no se
tomarn en cuenta para la alfabetizacin;
Cuando se trate de siglas, se alfabetizarn de acuerdo con la
inicial del primer nombre
Cuando el ttulo es el nombre completo de una persona, se
escribe el (los apellidos), luego los nombres y de ltimo el
resto.
Cuando un ttulo aparece una palabra genrica como:
zapatera, farmacia, etc., cuando se tenga uno o dos
expedientes, se escribe primero el nombre y posterior la
palabra genrica, en caso de haber ms de 5 expedientes de
un mismo ramo se deber establecer una gua secundaria.
Cuando hay ttulos de empresas con nombres iguales, se
considerar la direccin para decidir el orden alfabtico.
Cuando en el nombre de una empresa aparecen letras se
considerar cada una como unidad de archivo.
Mara B. Martnez, S.A.
Filemn Martnez Acabados
La Mexicana S.A.
Zapatera La Ribera
Zapatera Seorial
Zapatera Troya
Zapatera El Encanto
Zapatera La Barata
Banco de Mxico, S.A. Guadalajara
Banco de Mxico, S.A. Mxico, D.F.
BID (Banco Interamericano de Desarrollo)
Secretara de Marina
Benemrito Colegio San Agustn
 Troya
Seorial
Ribera, La
Encanto, El
Barata, La
Zapaterias
Z
Mexicana, La S.A.
Martnez, Mara B. S.A.
Martnez, Filemn Acabados
Marina, Secretaria
de
M
Benemrito Colegio San Agustn
Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
Banco de Mxico, S.A. (Mxico, D.F.)
Organizacin
Guas Principales: aquellas que dividen en
secciones alfabticas importantes, se encuentran al
comienzo de las secciones, Ejemplo: la gua
principal A indica que todos los expedientes
colocados en ella se refieren a corresponsales
cuyos nombres empiezan con A, generalmente
estn colocadas en el extremo izquierdo.

Guas Secundarias o Auxiliares: sirven para auxiliar

a la gua principal dentro de una gaveta de archivo
y facilitar la localizacin de los documentos.
Ejemplo: si se tiene una Gua principal A, y se
encuentra que hay muchos documentos cuyas
primeras letras son AD, se rotula una gua auxiliar
creando una subdivisin.
Guas especiales auxiliares: se utilizan despus de una
gua secundaria para subdividir esa seccin y destacar
nombres importantes, segn el giro o por empleo muy
frecuente o ambas cosas. Ejemplo: si en la gua principal
A , se repite el apellido Alfaro, es recomendable rotular
una gua especial auxiliar con este apellido.

Expedientes individuales: estos se preparan hasta que

se reciban 5 documentos referente a un corresponsal o
tema en particular, dentro del expediente los
documentos estn ordenados cronolgicamente, con la
ltima fecha al frente .
Expediente miscelneo: est integrado por
corresponsales cuyos documentos an no necesitan un
expediente individual, estos documentos se ordenan
alfabticamente siguiendo las reglas vistas
anteriormente y este expediente se coloca al final de la
seccin de una gua principal
 Ventajas Desventajas
Facilidad de Se pueden dar
localizacin ya que no coincidencias a
se necesitan listas ni medida que aumenta
ndices auxiliares. el nmero de
documentos.
Flexibilidad para
Cuando la
aadir nuevos
elementos en el lugar documentacin es
voluminosa hay que
exacto.
establecer normas
Es un criterio muy
muy detalladas que
generalizado y eviten la prdida de
conocido. tiempo.
Simplicidad, pues slo A veces los criterios de
se necesita conocer los ordenacin no son
nombres a clasificar. unvocos.
 http://
www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos
/gestion_doc/contenido_u4.pdf
Dominguez, Thalia, Archivonoma, Editorial Mc
Graw Hill