Sistema de

archivo
geogrfico
Juan Martin Uicab Polanco
Junio 2016
Dentro de un sistema de archivo, todo documento
lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

Clasificar: Es reunir todos los documentos de una

misma clase o de un mismo asunto.

Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos

de los documentos clasificados anteriormente.

Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo

los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo ms usuales son: el

Alfabtico, el numrico, el cronolgico, el
geogrfico, el por asuntos.
 Geogrfi Alfabtico
co

Sistemas para
archivar Numric
Cronolgico o
Por asuntos
Sistema geogrfico
La base de ordenacin de este sistema es la
divisin geogrfica (pas, estado, ciudad, pueblo,
etc.)
La utilizacin de este sistema es recomendable
por:
Cuando las empresas poseen y necesitan
controlar sus sucursales, agencias,
distribuidores, etc.
En instituciones cuyas ventas se organizan por
reas geogrficas.
En empresas de servicio pblico como energa
elctrica, telfono, gas, etc.
En compaas dedicadas a la venta por correo.
Empresas de transporte.
Este sistema se puede
organizar de:
Simple
Se utilizan guas principales
con encabezamiento de
nombres de los estados o
pases.
Se utilizan guas secundarias
con encabezamiento de
nombres de ciudades, pueblos,
colonias, calles.
Alfabtico
Se utilizan guas principales
con las letras del alfabeto.
Se utilizan guas secundarias
con encabezamiento de
nombres de ciudades,
pueblos, colonias, calles,
respetando el ordenamiento
que tiene el abecedario.

En ambas formas de organizar de este sistema

existen expedientes miscelneos. Adems debe
de constar con dos elementos importantes: un
archivo principal y un catlogo auxiliar ndice de
tarjetas.
 Ventajas Desventajas
Se necesita mucho
Facilidad de espacio en los
localizacin. ficheros, pues el
Flexibilidad para nmero de grupos
aadir nuevos es muy extenso.
elementos a la Deja de ser
ordenacin. prctico cuando el
Se trata de un nmero de
criterio documentos por
generalizado y municipio, estado,
conocido. o pas aumenta
mucho.
 http://
www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos
/gestion_doc/contenido_u4.pdf
Dominguez, Thalia, Archivonoma, Editorial Mc
Graw Hill