Sistemas de

archivar por
asuntos
Juan martin uicab polanco
Junio 2016
Dentro de un sistema de archivo, todo documento
lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

Clasificar: Es reunir todos los documentos de una

misma clase o de un mismo asunto.

Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos

de los documentos clasificados anteriormente.

Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo

los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo ms usuales son: el

Alfabtico, el numrico, el cronolgico, el
geogrfico, el por asuntos.
 Geogrfi Alfabtico
co

Sistemas para
archivar Numric
Cronolgico o
Por asuntos
Sistema de archivo por asuntos
Este sistema se utiliza:
Cuando los documentos no se refieren al nombre de
una persona o de una empresa, ejemplo: organizar
clases de productos de una dulcera.
Cuando es probable que los documentos sean
solicitados por el asunto a que se refieren, ejemplo: en
una empresa de la construccin se organice por
contratos, cotizaciones, entre otros.
Cuando es probable que todos los documentos
relacionados de un producto o actividad, se necesitan
a un mismo tiempo, ejemplo: un fabricante de una
embarcacin requiera tener todos la informacin sobre
un nuevo bote.
Diferentes tipos del sistema por
asunto
Por asuntos combinados: contiene
encabezamientos por materia y
encabezamientos de nombres de personas o
empresas.
Esta modalidad se utiliza cuando hay poco
material para ser organizado por asuntos, de
manera que estos encabezamientos
combinados debern respetar el orden
alfabtico.
Alfabtico por asuntos, estos se pueden ordenar en
dos formas:
Enciclopdico
Ttulos importantes ordenados
alfabticamente, los cuales a
su vez tienen divisiones y
subdivisiones ordenadas en la
misma secuencia.
Es necesario crear una lista
alfabtica o ndice de tarjetas
de todos los
encabezamientos, (tabla de
clasificacin o indice relativo)
y funciona como el ndice de
un libro.
De diccionario
No tiene divisin de temas, ya
que estos estn ordenados en
secuencia alfabtica como las
palabras de un diccionario , no
es necesario tener un ndice
relativo.
Se utiliza en negocios pequeos
y en otras situaciones en las
cuales no es deseable la
divisin por temas.
Por asuntos numrico
Simple Decimal
Permite ms divisiones.
Generalmente tiene Hasta la primera
encabezamientos de tres subdivisin los nmeros
dgitos. de cdigo son los
Ttulos principales son mismos. Ya despus se
centenas, las divisiones de agrega un dgito a la
cada ttulo son centenas y derecha del punto
decenas y las subdivisiones decimal.
de cada divisin reciben
centenas, decenas y
unidades.
Los expedientes slo llevan
nmeros.
Se debe ordenar en el
catlogo auxiliaren forma
alfabtica.
 Ventajas Desventajas

Flexibilidad para
adaptarlo a las
Se necesita una lista
necesidades de la
auxiliar para la
empresa.
ordenacin posterior
Facilidad para la
de cada documento.
intercalacin de
nuevos asuntos.
 http://
www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos
/gestion_doc/contenido_u4.pdf
https://www.google.com.mx/?
gws_rd=ssl#q=ventajas+y+desventajas+del+sis
tema+de+archivo+geografico
Dominguez, Thala, Archivonoma, Ed. Mc. Graw
Hill, segunda Edicin 2001.