UNIVERSIDAD MULTITCNICA PROFESIONAL

ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN
Equipo 2
Andrs Gutirrez Orozco
Cesar Vega Lozano
Francisco Rafael Moreno Serrano
Gladys Esmeralda Garca Muiz
Hugo Daz Hernndez
Jorge Arturo Cisneros Lpez
Luis Enrique Rosas Vega
Rigoberto Magallan Andrade
Vanessa Fabiola Flores Lares
 Cmo se va hacer?
Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer" ser
necesario determinar como hacerlo, que medidas utilizar para
lograr lo que se desea; esto solo es posible a travs de la
organizacin.

ORGANIZACIN
 ORGANIZACIN
Tiene tres acepciones:

Proviene del griego organon que significa instrumento.

La organizacin como una entidad o grupo social.
La organizacin como un proceso.

El termino Organizacin posee varios significados:

Como sinnimo de Empresa,

Como Fase del Proceso Administrativo,

Como accin y/o actividad.

 ORGANIZACIN
CONCEPTOS:

Como sinnimo de Empresa:

Puede ser entendida como la entidad (Compaa, Empresa,
Institucin) creada intencionalmente para el logro de los
objetivos Otra acepcin sera:
Agrupacin de personas, que comparten unos ideales comunes
y persiguen unos fines, que pueden ser lucrativos o de
beneficio a la comunidad.
 ORGANIZACIN
CONCEPTOS:

Como fase del Proceso Administrativo:

La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo.
A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la
estructura necesaria para su funcionamiento.

Como accin y/o actividad:

Corresponde a darle un orden a las cosas en cualquier escenario
de aplicacin.
 ORGANIZACIN
COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
AUTORES

Se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las

personas o grupos de personas.
Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su
funcionamiento a travs de operaciones tpicas a saber, las
funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales, de
seguridad y administrativa: Fayol (1972).
 ORGANIZACIN
COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
AUTORES

Se crea la estructura orgnica de la institucin, se determinan los

niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las
funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los
objetivos trazados previamente en el proceso de planificacin u
elaboracin del nivel corporativo estratgico( misin, visin,
objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u
actuacin): Melinkoff (1987).
 IMPORTANCIA:

* Es de carcter continuo; es decir jams ha terminado , ya

que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios
constantes, por lo que nos reitera la necesidad de efectuar
cambios en la organizacin.
* Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera
de logar los objetivos del grupo social.
* Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
* Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
reduciendo los costos e incrementando la productividad.
* Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al eliminar
funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN:

1. Del objetivo.
2. Especializacin.
3. Jerarqua.
4. Paridad de autoridad y
responsabilidad.
5. Unidad de mando.
6. Difusin.
7. Amplitud o tramo de control.
8. De la coordinacin.
9. Continuidad.
 1.- DEL OBJETIVO
Las actividades deben estar relacionadas con los objetivos y
propsitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es
justificable si sirve para alcanzar los objetivos
 2.- ESPECIALIZACIN
Mientras ms especfico y menor sea el campo de accin de un
individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.
 3.- JERARQUIA

Establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin

necesaria y clara para lograr los planes.
 4.- PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
A cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
 5.- UNIDAD DE MANDO
Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada
funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no
debern reportar a ms de un superior.
 6.- DIFUSIN
Las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y
responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito.
 7.- AMPLITUD DE TRAMO Y CONTROL
Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que
deben reportar a un ejecutivo, de manera que ste pueda realizar
sus funciones con eficiencia.
 8.- DE LA COORDINACION
Debern mantenerse en equilibrio las unidades de una
organizacin.
 9.- CONTINUIDAD
La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse
constantemente.
 ETAPAS DE ORGANIZACIN:
DIVISIN DEL TRABAJO.
a) JERARQUIZACION.
b) DEPARTAMENTALIZACIN.
c) DESCRIPCIN DE FUNCINES.
) COORDINACIN.
 DIVISIN DEL TRABAJO

* Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin

de realizar una funcin con mayor precisin, eficacia y el
mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y
perfeccionamiento en el trabajo.
 JERARQUIZACN

Es la disposicin de las funciones de una organizacin por

orden de rango, grado o importancia.
 DEPARTAMENTALIZACIN
Se logra mediante una divisin orgnica que permite a la
empresa desempear con eficacia sus diversas actividades.

SECUENCIA DE DEPARTAMENTALIZACIN.
Lista todas las funciones de la empresa.

Clasificarlas.

Agruparlas segn un orden jerrquico.

Asignar actividades a cada una de las areas agrupadas o departamentos.

Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre

las funciones y los puestos.

Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos.

El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento

debern relacionarse con el tamao y las necesidades especificas de la

empresa, y de las funciones involucradas.
 TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION
Se aplican de acuerdo con la situacin especifica de cada empresa.
Los mas usuales son los siguientes :
Funcional:
Consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin primordial
para lograr la especializacin y con ello una mayor eficiencia personal..
Es comn en la empresas industriales.

Por productos:
Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin de
diversas lneas de productos.
La Departamentalizacin se hace en un producto o grupo de productos
relacionados entre si.
Secuencia:
Este tipo de departamentalizacin se utiliza en niveles intermedios e
inferiores . Es necesario por razones tcnicas o econmicas , si se aplica este
tipo de departamentalizacin es necesario hacerlo por secuencias alfabticas,
numricas o de tiempo.
 DESCRIPCIN DE FUNCIONES

Despus de haber establecido los niveles jerrquicos y

departamentos de la empresa, es necesario definir con toda
claridad las labores y actividades que habrn de desarrollarse en
cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los
distintos departamentos de la organizacin.

Esta es la ultima etapa de la divisin del trabajo y consiste en la

recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y
actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un
trabajo; la descripcin de funciones se realiza, primordialmente,
a travs de las tcnicas de anlisis de puestos y de la carta de
distribucin del trabajo o cuadro de distribucin de actividades.
 COORDINACIN
Coordinacin se refiere a la sincronizacin de los recursos y los
esfuerzos de un grupo social, con el propsito de lograr
oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo de los
objetivos

La coordinacin nace de la necesidad de sincronizar y armonizar

los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea cuando se
realizan adecuadamente las funciones administrativas y se da la
debida atencin a sus interrelaciones, el resultado es una
combinacin de esfuerzos bien integrados y balanceados de un
grupo de trabajo.
 TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIN

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de

estructuras organizacionales que se pueden implantar en
un organismo social.

SEGN SUS FINES: Segn el principal motivo que tienen

para realizar sus actividades.

Organizaciones con fines de lucro: Su principal fin es

generar una determinada ganancia para sus propietarios.

Organizaciones sin fines de lucro: Su fin es cumplir un

determinado rol en la sociedad sin pretender una ganancia.
 TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIN

SEGN SU FORMALIDAD: Segn tengan o no estructuras y

sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la
comunicacin y el control.

Organizaciones Formales: Comprende estructura

organizacional, directrices, normas y reglamentos de la
organizacin, rutinas y procedimientos, con la finalidad de que sus
objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.
 LINEAL O MILITAR

FUNCIONAL O DE
TAYLOR
LINEO-FUNCIONAL
TIPOS DE
ORGANIZACINES STAFF
(FORMALES)

POR COMITS

MATRICIAL
 LINEAL O MILITAR
Caractersticas:
Autoridad lineal o nica
Lneas formales de comunicacin: La comunicacin entre los rganos o cargos
existentes en la organizacin es realizada nicamente a travs de las lneas que
existen en el organigrama.
Centralizacin de las decisiones: La autoridad que comanda toda la
organizacin centraliza los canales de comunicacin y de responsabilidad en la
cima del organigrama.
Aspecto piramidal: A medida que se asciende en la escala jerrquica disminuye
el nmero de cargos u rganos.

Ventajas:

Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecucin.

No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
La disciplina es fcil de mantener.
Desventajas:

Es rgida e inflexible.
La organizacin depende de hombres clave, provocando trastornos.
No fomenta la especializacin.
Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de direccin,
solamente son operativos.

Campos de aplicacin:

Cuando la organizacin es pequea no requiere de ejecutivos especialistas.

Cuando la organizacin est en las etapas iniciales de su historia.
Cuando las tareas desarrolladas por la organizacin son estandarizadas y
rutinarias, permitiendo plena concentracin en las actividades principales, ya que
la estructura es estable y permanente.
Cuando la organizacin tiene corta vida y la rapidez en la ejecucin del trabajo
se hace ms importante que la calidad del trabajo.
ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR

GERENTE
GENERAL

RESPONSABILIDAD
AUTORIDAD

SUPERVISOR

EMPLEADOS
 FUNCIONAL O DE TAYLOR
Caractersticas:

Autoridad funcional o dividida: Autoridad de conocimiento, parcial y relativa.

Lnea directa de comunicacin: Las comunicaciones son efectuadas directamente
sin necesidad de intermediarios.
Descentralizacin de las decisiones: No es la jerarqua sino la especialidad quien
promueve las decisiones.
nfasis en la especializacin: Cada rgano o cargo contribuye con su especialidad
a la organizacin.

Ventajas:

Mayor especializacin.
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada.
El trabajo manual se separa del intelectual.
Disminuye la presin sobre un solo jefe.
Desventajas:

Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad

Se viola el principio de unidad de mando.
Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.

Campos de aplicacin:

Cuando la organizacin por ser pequea, tiene un equipo de especialistas

bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y est orientado hacia
objetivos comunes muy bien establecidos y definidos.

Cuando en determinadas circunstancias la organizacin delega durante un

perodo determinado autoridad funcional a algn rgano especializado.
 ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR

GERENTE
GENERAL

Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor

Supervisor de Supervisor
Supervisor de Supervisor de de de
de costos y ordenes de
de la abastecimien de control
las tarjetas de adiestramient mantenimien
tiempos trabajo y de calidad
instrucciones disciplina tos de o to
hojas de ruta
materiales

EMPLEADOS
 LNEO-FUNCIONAL

Se combinan los dos tipos de organizacin, aprovechando las ventajas y

evitando las desventajas inherentes a cada una.

Conserva de la organizacin lineal o militar la autoridad que se transmite a

travs de un solo jefe. Y de la funcional, la especializacin de cada actividad
en una funcin. Este tipo de organizacin es el ms utilizada en la actualidad.
 ORGANIZACIN LNEO-FUNCIONAL

GERENTE
GENERAL

GERENTE DE GERENTE DE GERENTE DE GERENTE DE

PRODUCCION MERCADOTECNIA FINANZAS PERSONAL

publicidad promocin ventas

 STAFF
Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la
tecnologa, contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta
y de asesora.

Las principales funciones del staff son: Servicios, Consultora y asesora,

Monitoreo y Planeacin y control. Las funciones del staff pueden existir en
cualquier nivel de una organizacin desde el ms bajo al ms alto.

Caractersticas:

El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las

secciones toman la decisin final con base en aquellas recomendaciones.
Coexistencia de las lneas formales de comunicacin con las lneas directas de
comunicacin.
Separacin entre rganos operacionales (ejecutivos), y rganos de apoyo
(asesora).
Desventajas:

Las decisiones son lentas.

Es difcil disolverlos.
Los gerentes se desligan de la responsabilidad.

Campos de aplicacin:

Una conclusin justa exige una variedad de informacin; sera el caso de

los comits de investigacin sobre productos, precios, salarios, etc.
Si fuese necesario, la obtencin de varias personas calificadas para la toma
de decisiones importantes.
Si el xito del cumplimiento de estas acciones depende de la perfecta
comprensin de todos sus aspectos y detalles.
Cuando una efectiva coordinacin exige que las actividades de algunos
departamentos o divisiones estn bien ajustadas.
 ORGANIZACIN ESTAF

PRESIDENTE O ASESOR JURIDICO

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR DE CONSULTOR DEL

FRABRICA DIRECTOR

SUPERINTENDENTE

SUPERVISOR

OBREROS
 POR COMITS

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas

que se renen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden.

Los comits pueden ser formales, informales, temporales o permanentes.

Formales: Cuando forman parte de la estructura de la empresa, con deberes y

autoridad especficamente delegadas.
Informales: Cuando se organiza por una persona que desea un estudio o decisin
sobre algn problema especial.
Temporales: Cuando se realiza el estudio de algn problema en especial por un
tiempo relativamente corto.
Permanentes: Los comits formales son, por lo general, permanentes.
Ventajas: Desventajas:

Las soluciones son ms efectivas. Las decisiones son lentas.

Se comparte la responsabilidad. Es difcil disolverlos.
Permite que las ideas se Los gerentes se desligan de la
fundamenten. responsabilidad.
Se aprovecha al mximo la
experiencia.
Campos de aplicacin:

Una conclusin justa exige una variedad de informacin; sera el caso de

los comits de investigacin sobre productos, precios, salarios, etc.
Si fuese necesario, la obtencin de varias personas calificadas para la toma
de decisiones importantes.
Si el xito del cumplimiento de estas acciones depende de la perfecta
comprensin de todos sus aspectos y detalles.
Cuando una efectiva coordinacin exige que las actividades de algunos
departamentos o divisiones estn bien ajustadas.
 ORGANIZACIN POR COMITS

PRESIDENTE

COMIT DE COMIT DE
PRESUPUESTOS MERCADOTECNIA

RECURSOS
PRODUCCION MERCADOTECNIA FINANZAS
HUMANOS
 MATRICIAL

Consiste en la agrupacin de los recursos humanos y materiales que son

asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan.

Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de funcin: quien
es la cabeza de la funcin; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los
proyectos individuales.

Condiciones:

Capacidad de organizacin y coordinacin y procesamiento de informacin.

Se necesita contar con buen capital.
Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos
de la organizacin.
Ventajas:
Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se d una
jerarqua muy reducida y halla mayor flexibilidad y autonoma en la organizacin.
Ayuda a mitigar los conflictos entre los objetivos generados por las distintas
reas funcionales de la organizacin.
Los miembros tienden a motivarse ms.
Contribuye a aumentar el compromiso de los integrantes de los equipos.
Est orientada a los resultados finales; se mantiene la identificacin profesional.
Identifica con precisin la responsabilidad de cada jefe.

Desventajas:
El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos.
Puede propiciar estrs en los miembros de los equipos al tener que rendir
cuentas a dos jefes.
Sus costos burocrticos de operacin son altos debido a que invierte mucho en
capacitacin de sus empleados y por lo tanto tambin debe elevar salarios.
No est bien definida la autoridad.
ORGANIZACIN MATRICIAL
Organizaciones Informales:

Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales

pero que influyen en la comunicacin, la toma de decisiones y
el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas
en una organizacin.
SEGN SU GRADO DE CENTRALIZACIN:
Segn la medida en que la autoridad se delega.

Organizaciones Centralizadas: La autoridad se

concentra en la parte superior y es poca la autoridad en la
toma de decisiones, que se delega en los niveles
inferiores.

Organizaciones Descentralizadas: La autoridad de

toma de decisiones se delega en la cadena de mando
hasta donde sea posible. Las empresas que enfrentan
competencia intensa suelen descentralizar para mejorar
la capacidad de respuesta y creatividad.
 TCNICAS DE ORGANIZACIN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una
organizacin racional; son indispensables durante el proceso
de organizacin y aplicable de acuerdo con las necesidades
de cada grupo social.

Las principales son :

Organigramas.
Manuales.
Diagramas de procedimiento o de flujo.
Carta de distribucin del trabajo.
Anlisis de puesto.
 ORGANIGRAMAS
Son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran:
Las interrelaciones.

Las funciones.

Los niveles jerrquicos.

Las obligaciones y la autoridad.

Formas de representar los organigramas.

Vertical
Horizontal

Circular

Mixto
 Se clasifican en:
*Estructurales: Muestran la estructura
de la empresa.
*Funcionales: Muestra las relaciones
entre los departamentos y sus
Por su objetivo principales funciones.
*Especiales : Destaca algunas
caractersticas.

*Generales: Presenta toda la

Organigramas organizacin.
Por su rea *Departamentales: Representa la
organizacin de los departamentos

*Esquemticos: Contiene los

rganos principales.
Por su contenido *Analticos: Son ms
detallados y tcnicos.
 MANUALES
Son documentos detallados que contienen en forma
ordenada y sistemtica, informacin acerca de la
organizacin de la empresa
De acuerdo con su contenido pueden ser:
a) De polticas

b) Departamentales

c) De bienvenida

d) De organizacin

e) De procedimientos

f) De contenido mltiple
g) De tcnicas

h) De puestos
Son de utilidad ya que:

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones

de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados ya que indican

la que se debe hacer y cmo se debe hacer.

Son una fuente de informacin.

Ayuda a la coordinacin y evita la duplicidad y las fugas

de responsabilidad.
Son base para el mejoramiento de sistemas.

Reduce costos al incrementar la eficiencia.

 DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
O DE FLUJO
Representacin simblica y grfica de la secuencia lgica que se
sigue en un conjunto de actividades, documentos y los puestos de
trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.
PANORMICA
IMPORTANCIA
Registra y transmite su seguimiento, aplicacin y evaluacin
referente a lo representado en el procedimiento.
Ayuda a la sistematizacin de las actividades.
Genera coordinacin de las reas responsables de cada actividad y
evita duplicar trabajo.
Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades.
Fomenta la comunicacin formal entre los empleados.
Evita consulta de los empleados a los jefes superiores.
 CARTA DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO
O DE ACTIVIDADES
Mtodo para analizar los puestos que integran un departamento o
seccin.
Mtodo para lograr una divisin de funciones y mejorar la
estructura de los grupos de trabajo.

FORMULACIN

a) Lista de deberes o actividades que realiza cada persona.

b) Lista de las grandes funciones que corresponden a esa seccin.
c) Se utiliza la forma de carta de distribucin de actividades.
d) Observacin y entrevista.
e) Horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.
f) Anlisis de cuadro.
g) Modificacin o cambio a un nuevo cuadro.
 ANLISIS DE PUESTOS
UTILIDAD
Cuestionario que sirve para obtener informacin sobre los componentes del
puesto, as como los requisitos de las cualidades humanas necesarias para
desempearlo.
CONTENIDO DEL CUESTIONARIO
a) Identificacin del puesto.
b) Descripcin genrica.
c) Descripcin especfica.
d) Requerimientos del puesto.
e) Perfil del puesto.
 CONCLUSIN

En conclusin diremos que la Organizacin es una etapa

importante en el proceso administrativo, ya que evita la lentitud e
ineficiencia de las actividades. Reduciendo costos y aumentado la
productividad.
Siendo esta la mejor manera de cumplir los objetivos establecidos
en la planeacin.