8.1.

Dosarul de pres
 8.1.1. Ce este un dosar de pres
Dosarul de pres reprezint o modalitate auxiliar de transmitere a informaiilor
ctre reprezentanii mass-media, constnd n detalii despre o organizaie, un
eveniment, o persoan, un produs, o activitate etc.

Dosarul de pres completeaz informaia care nu poate fi difuzat din motive

de spaiu printr-un comunicat sau n cadrul unei conferine de pres;
este vorba, n general, de informaii de fond i nu de actualitate, menite s-l ajute
pe jurnalist n nelegerea specificului unei organizaii, a evoluiei anterioare a
evenimentului .a.m.d., precum i s-i ofere o serie de informaii suplimentare.

Este ntocmit, de regul, pentru a fi distribuit:

La conferine, briefing-uri de pres, pe timpul cltoriilor sau vizitelor de documentare
organizate pentru jurnaliti, pentru a fi distribuit cu ocazia unor evenimente speciale
(show-uri, expoziii, trguri, aniversri etc.).
In diferite redacii n cazul n care o organizaie nou-nfiinat vrea s-i fac intrarea
n arena opiniei publice prin intermediul mass-media.

Printre avantajele distribuirii unui dosar de pres:

permite jurnalistului cunoaterea n profunzime a unui subiect ntr-un timp relativ scurt;
face posibil stocarea informaiilor respective n bazele de date ale redaciilor;
permite abordarea unui eveniment din diferite unghiuri;
poate asigura material ilustrativ (fotografii, grafice, scheme sau chiar materiale audio-
vizuale), util pentru completarea materialului realizat de jurnalist.
 8.1.2. Coninutul unui dosar de pres
Dosarul de pres trebuie s trateze un singur subiect. El nu trebuie s cuprind un
amalgam de texte fr relevan, fr legtur ntre ele sau care plictisesc sau
sunt pline de elogii la adresa organizaiei.

Este bine ca subiectul s fie anunat i pe copert, sub form de titlu, mpreun cu
sigla i datele de identificare ale organizaiei (denumire complet, adres,
telefoane etc.).

Elemente componente ale unui dosar de pres:

Un sumar (la nceputul dosarului);
O prezentare a subiectului (evenimentului, aciunii etc.), realizat n stilul unui comunicat
de pres;
Diferite documentare scurte (2 3 pagini) care dezvolt aspecte particulare ale
subiectului: implicaii economice, sociale, financiare; evenimente similare care au avut
loc n viaa organizaiei .a.m.d.
Acestea trebuie redactate n stil jurnalistic, clar i concis, cuprinznd informaie factual, neutr;
Documentarele pot fi realizate i n format audio-video
Alte materiale, n funcie de scop:
date statistice,
rapoarte financiare sau ale unor evenimente anterioare,
brouri, pliante, etc.
Exerciiu
Dac n cadrul proiectului vostru pe care trebuie sa l
realizai pentru aceast disciplin ar trebui s realizai un
dosar de pres,
Cu ce ocazie l-ai realiza?
Ce ar conine acest dosar?
8.2. Conferina de pres
8.2.1. Cnd se organizeaz o conferin de pres
Conferina de pres este un procedeu specific relaiilor publice, utilizat atunci
cnd o organizaie are de comunicat ceva foarte important, ceva de larg interes
sau ceva absolut nou.

Este una dintre cele mai complexe activiti desfurate n relaiile cu mass-
media; este o modalitate oficial, protocolar, scump i riscant de
comunicare.

Se poate organiza pentru:

a prezenta un eveniment important, care suscit interes pentru o larg parte a
publicului;
a oferi jurnalitilor posibilitatea de a adresa ntrebri conductorilor organizaiei;
a economisi timp, pre-ntmpinnd un mare numr de interviuri individuale;
a furniza simultan, mai multor mijloace de informare n mas, date despre un
eveniment, proiect etc. de mare importan.

Unii specialiti consider c temele unei conferine de pres pot fi:

decizii politice majore;
proiecte importante (construcii, inaugurri de obiective de interes naional,
schimbarea regimului de funcionare a unor instituii etc,);
situaii de urgen;
catastrofe;
conflicte n interiorul organizaiei sau ntre organizaii.
8.2.1. Cnd se organizeaz o conferin de pres
Ali specialiti afirm c putem organiza o conferin de pres dac reuim s
rspundem afirmativ la trei din urmtoarele ntrebri:
Se bucur organizaia de un prestigiu suficient pentru a atrage un numr reprezentativ
de ziariti?
Este evenimentul n cauz destul de important nct organizaia s trebuiasc s se
explice n faa publicului?
Subiectul n cauz suscit suficient de mult interes pentru presa astfel nct sa
genereze ntrebri?
Exist informaii sau poziii noi care pot fi oferite presei?

Se pot distinge dou tipuri de conferine de pres:

Conferina de pres dirijat:
are o anumit tematic stabilit din timp,
ncepe cu o declaraie iniial, dup care jurnalitii pun ntrebri (legate, cel puin
teoretic, de subiectul pus n discuie).
avantajul este acela c ofer organizatorului un management eficient al
evenimentului, rezultatele fiind previzibile, iar pregtirile fiind mai simple;

Conferina de pres liber:

ntrebrile jurnalitilor pot aborda o gam larg de teme
avantajul const n atragerea mai multor jurnaliti,
dezavantajul este c necesit o experien redutabil, deoarece un asemenea
eveniment este dificil de condus, iar rezultatele sunt greu de prevzut.
 8.2.2. Pregtirea unei conferine de pres
Aspecte preliminare:
Organizatorii trebuie s se asigure c subiectul propus pentru conferin prezint
interes pentru mass-media. Nu ntotdeauna ceea ce este important pentru o
organizaie este important i pentru pres;
Trebuie s se fac demersurile necesare pe lng conducerea organizaiei pentru a
susine utilitatea organizrii unei conferine de pres;

Alegerea momentului (data, ziua, ora, durata)

Data, ziua
s nu se suprapun cu alte evenimente importante;
preferabil n mijlocul sptmnii (mari, miercuri, joi)
Ora de ncepere a conferinei trebuie s in cont de termenele de nchidere a ediiei
diferitelor publicaii. Intervalul cel mai propice pentru conferine de pres este n prima
parte a zilei, ntre orele 10 i 14;

Alegerea locului
La sediul firmei sau ntr-o sal special nchiriat?
Sala n care va avea loc conferina trebuie s fie suficient de ncptoare pentru
aproximativ 30 40 de persoane, s aib o acustic bun, s fie dotat cu scaune i
mese pentru jurnaliti, cu surse de energie electric pentru echipele posturilor de
radio i televiziune, cu microfoane i mijloace de amplificare, cu mas, scaune i
pupitre pentru cei care in conferina, cu mijloace tehnice pentru prezentarea
materialelor auxiliare (aparatur de proiecie, sisteme computerizate etc.);
 8.2.2. Pregtirea unei conferine de pres
Lista invitailor
Nu trebuie invitate ziare, ci jurnaliti
Se consult fiierele de pres pentru a afla cine a scris anterior despre organizaie
Invitaia pentru conferina de pres se poate realiza prin intermediul unor comunicate de pres
(M. Dan, 2004) sau prin redactarea i expedierea unor invitaii personalizate (St. Pruteanu,
2000)

Redactarea i expedierea invitaiilor

Invitaiile ar trebui s cuprind (Pruteanu 2000):
Hrtia cu antetul organizaiei
Numarul de inregistrare al invitaiei, data emiterii
Cuvntul INVITAIE, titlul invitaiei (tema conferinei)
Textul invitaiei (cine invita, ce se ntmpl, cine participa, cnd i unde are loc conferina, datele
persoanei de contact, meniuni legate de un eventual cocktail, sau de inut)
Invitaiile ar trebui trimise cu aprox. 1 sptmn nainte de conferin; cu o zi nainte ar trebui
culese confirmrile prin telefon

Stabilirea moderatorului conferinei.

Responsabilitati:
S prezinte persoanele care susin conferina,
S gestioneze ntrebrile jurnalitilor,
S vegheze la respectarea regulilor de baz stabilite pentru acea conferin i comunicate din timp
jurnalitilor (subiecte care pot fi abordate, limite de timp, neutilizarea telefoanelor mobile pe timpul
conferinei, prezentarea jurnalitilor cu menionarea mass-media crora aparin etc.)
S prezinte concluziile conferinei;
n cele mai multe cazuri, acesta este chiar specialistul de relaii publice, atunci cnd nu este el
nsui una dintre persoanele care urmeaz s rspund jurnalitilor.
 8.2.2. Pregtirea unei conferine de pres
Pregtirea discursului reprezentantului
Care este obiectivul discursului?
de informare sau explicare; de persuadare; de celebrare sau comemorare

Cine va vorbi?
Preedintele sau directorul; dac este ocupat sau nu are carism poate fi nlocuit de un
purttor de cuvnt;
Posibil ali specialiti pentru probleme tehnice

Cine redacteaz discursul?

Preferabil cel care va ine discursul; dac nu se poate, persoana care scrie discursul va
trebui s se consulte cu cel care l va prezenta

Care va fi stilul discursului?

Adresare direct, diatez activ, fraze scurte, ntrebri retorice, limbaj accesibil, cu
economie de adjective la superlativ, cu exemple, eventual metafore

Organizarea discursului
Introducere
Presupune captarea ateniei auditoriului, comunicarea temei, motivarea temei
Cuprins
Ideile principale (2-3) sunt detaliate i pot fi prezentate n cteva moduri: n ordine cronologic, de la cauz
la efect, de la problema la soluie, n ordine logic (se formuleaz ideea, apoi se probeaz)
ncheiere
Reamintirea ideilor principale, formularea unei concluzii sintetice
 8.2.2. Pregtirea unei conferine de pres
Documentaia de sprijin
Trebuie alctuite dosare (mape) de pres pentru toi jurnalitii participani, care s
conin:
textul declaraiei iniiale;
biografiile celor care susin conferina (atunci cnd este cazul);
materiale ajuttoare cu privire la subiectul conferinei (inclusiv fotografii sau chiar nregistrri
audio-video);
materiale pentru documentarea de profunzime a jurnalitilor cu privire la subiectul abordat;
Stabilirea persoanei care va nmna dosarele de pres

Dialogul cu presa
Pregtirea unei liste cu ntrebri i rspunsuri posibile
Prezentarea acestei liste persoanei care urmeaz s in conferina pentru a repeta
cu aceasta modul de livrare a rspunsurilor.

Pregtire cocktail
Procurarea de buturi rcoritoare, cafea, ap, eventual gustri uoare, care s fie n
cantiti suficiente pentru jurnalitii participani la conferin.
n cazuri obinuite, hrana abundent i buturile alcoolice nu sunt recomandate,
acestea putnd fi utilizate numai n ocazii speciale, cum ar fi: momente aniversare din
viaa organizaiei, ncheierea cu succes a unui proiect de mare anvergur i
nsemntate (mai ales pentru opinia public), alte asemenea momente cu adevrat
festive.
 8.2.3. Desfurarea unei conferine de

pres
Primirea jurnalitilor responsabilii de aceast secven trebuie s poate ecusoane i s
nmneze mapele de pres

Deschiderea conferinei
Trebuie realizat la momentul anunat - O ntrziere dovedete lips de respect fa de auditoriu i
creeaz o stare de animozitate n rndul jurnalitilor;
Moderatorul prezint persoana sau persoanele care vor susine conferina i anun regulile de
baz care vor trebui respectate (limitele n timp ale conferinei, limitri ale ariei subiectelor, limitri
privind numrul de ntrebri pe care poate s-l pun o singur persoan);

Susinerea discursului

Dialogul cu presa
Moderatorul trebuie s dea cuvntul jurnalitilor care au ntrebri n ordinea solicitrilor fcute.
Moderatorul trebuie s anune din vreme apropierea sfritului conferinei, prin formulri ca: mai
avem timp pentru dou ntrebri...; aceasta este ultima ntrebare;
n rspunsuri nu se va face nici o meniune a numelui jurnalistului care a ntrebat. Acest fapt face
imposibil preluarea rspunsului de ctre posturile de radio i televiziune, el fiind deja particularizat
pentru o anume persoan.
Rspunsurile trebuie s fie clare i concise;
Persoana care rspunde la ntrebri nu trebuie s intre n dialog om-la-om cu nici un jurnalist; Dac,
totui, acel jurnalist insist n cererea lui, i se va sugera posibilitatea unui dialog separat dup
conferin

nchiderea conferinei

Cocktail-ul
 8.2.4. Evaluarea unei conferine de pres
Dup conferina de pres, specialistul de relaii publice mai poate
desfura o serie de aciuni ce ar putea contribui la succesul
acesteia/ reflectarea ei n mass-media:
dac, din diferite motive, unele mass-media importante nu i-au putut
trimite reprezentani la conferina de pres, el le va remite acestora copii
ale declaraiei iniiale i rezumate ale rspunsurilor la ntrebri;
dac consider necesar, va transmite mesaje de mulumire (scrise,
telefonice, verbale etc.) mass-media care i-au trimis reprezentani la
conferin;

Evaluarea conferinei
Evaluarea imediat
Ci ziariti au venit? Sala a fost bine aranjat, sonorizat? S-a
nceput la timp? Cum a fost inut discursul? Cte ntrebri s-au
formulat? Care a fost nuana lor? Cum s-a rspuns la ntrebri? Etc.
Evaluarea reflectrii subiectului n mass-media
Cte articole au fost scrise? Cte reportajej/ transmisiuni n direct au
fost realizate? S-a transmis corect, complet mesajul dorit?
Dimensiunea, localizarea n pagina, jurnal a articolelor, etc.
 Multumesc!

Intrebari?