ADMINISTRACION DE BODEGA

Y CONTROL DE
INVENTARIOS
DOCENTE:
JOSE A. AQUEA TORO
CONTADOR AUDITOR
CONTADOR GENERAL
Diplomado en Gestin y Administracin de Empresas
Diplomado en Legislacin Laboral y Tributaria
Universidad Catlica del Norte

LA SERENA 2012
 OBJETIVOS DEL CURSO
OBJETIVOS

Al trmino de la actividad los participantes

estarn en condiciones de:
Identificar el Proceso Administrativo de Bodega
Reconocer la Documentacin que se genera en el
Proceso
Utilizar parmetros para el Almacenamiento y el
Control del Inventario de las Materias Primas y
Productos Terminados
Aplicar Tcnicas de Control para la Reposicin de
Materiales
Ejecutar Balances Terminales del movimiento de la
Bodega de Materiales
 CONTENIDOS
MODULO I

Identificar y reconocer el proceso de

administracin de materiales
Reconocer y valorar la importancia
de la Gestin de Abastecimiento
 CONTENIDOS
MODULO II

Determinar los lugares ms

apropiados dentro de la empresa
para el almacenamiento de las
materias primas, herramientas y
otros insumos
 CONTENIDOS
MODULO III

Clasificar e identificar los distintos

materiales aprovechando del espacio
fsico
Control documental y seguridad de
los bienes de la infraestructura y del
personal
 CONTENIDOS
MODULO IV

Seleccin del recurso espacio para la

ubicacin y apilados de los cargos
 CONTENIDOS
MODULO V

Aplicar modelos de inventarios de

acorde a las necesidades de cada
bodega de acuerdo a sus
caractersticas especiales de cada
cual
 CONTENIDOS
MODULO VI

Manejo correcto de las guas de

despacho, facturas, seguros y
transporte de materiales
 IDENTIFICAR Y
RECONOCER EL
PROCESO DE LA
ADMINISTRACION
DE BODEGA
 LA EMPRESA O UNIDAD
ECONOMICA

CONJUNTO INTEGRADO POR RECURSOS HUMANOS,

MATERIALES, TECNICOS Y FINANCIEROS

EN TORNO A UN OBJETIVO EN COMUN DEL GRUPO HUMANO Y QUE TIENE

PERMANENCIA EN EL TIEMPO, (CON O SIN FINES DE LUCRO)

DEBE SER ADMINISTRADA

LA ADMINISTRACION ACTUA SOBRE LAS PERSONAS
ELLAS DESARROLLAN LAS ACTIVIDADES
De manera muy general los recursos o factores productivos que se
combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son:

Son los recursos naturales,

los yacimientos mineros,
RECURSO las reservas de agua, los
MATERIAL bosques, insumos,
materias primas, etc.

Est formado por bienes

tales como las maquinarias,
CAPITAL Y edificios, el local comercial, y el
TECNOLOGIA dinero y las diferentes formas
tecnolgicas de fabricar un bien o prestar
un servicio.

Est representado por las personas que

RECURSO prestan servicios a la empresa, el
HUMANO Gerente, jefes de departamento y los
trabajadores.
 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

AREA DE Es el rea encargada de darle salida al

COMERCIALIZACION producto o servicio, de venderlo, de
llevarlo al MERCADO

La produccin es el proceso a travs del

cual se crean bienes. Constituye un
AREA DE proceso de transformacin de las materias
PRODUCCION primas, insumos y energa mediante una
tecnologa definida, con la utilizacin de
hombres y mquinas.
 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Se encarga de la administracin de los

AREA DE recursos econmicos de la empresa e
FINANZAS incluye la determinacin de las fuentes de
obtencin de los fondos necesarios para
lograr los objetivos de ella.

El personal de una empresa, cualquiera

sea su tamao y rubro, es su ms
AREA DE importante riqueza, ya que los objetivos
PERSONAL slo pueden ser logrados a travs de
disponer de recursos humanos.
 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES
ESPECIFICAS

DETECTA las necesidades de los consumidores.

DISEA el producto o servicio, y establece sus
AREA DE propiedades.
COMERCIALIZACION ESTUDIA los potenciales mercados.
DETERMINA el precio.
ESTABLECE los medios de promocin y
publicidad.

DEFINE el producto o servicio, disea sus

caractersticas.
AREA DE DEFINE los procesos que lo llevarn a cabo.
PRODUCCION ESTUDIA mtodos eficientes de trabajo.
SELECCIONA personal y materiales adecuados.
ABASTECE, almacena y mantiene inventarios.
DETERMINA costos del producto o servicio y
controla la calidad.
AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES
ESPECIFICAS

ADQUIERE materias primas y compra de

herramientas y maquinarias.
AREA DE SOLVENTA gastos en remuneraciones.
FINANZAS CONTROLA la cartera interna y las cobranzas.
ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad.
MANEJA las relaciones financieras con bancos y
otros organismos.

SELECCIONA y contrata personal.

DESARROLLA instancias de capacitacin y
AREA DE adiestramiento.
PERSONAL FIJA nivel de remuneraciones y comisiones.
SUPERVISA el bienestar del personal.
EVALA el rendimiento del personal.
 ADMINISTRACIN

QUE ES LA ADMINISTRACIN?
Coordinacin de las actividades de trabajo de
modo que se realicen de manera eficiente y
eficaz con otras personas y a travs de ellas
cumpliendo metas y objetivos propuestos.
La administracin requiere la
culminacin eficiente y eficaz de las
actividades laborales de la
organizacin.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

PERSONAS TAREAS

ADMINISTRACION
ACTIVIDADES DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACION

C
ORGANIZACION O
O
R
D
DIRECCION I
N
A
C
CONTROL I
O
N

EVALUACION
 Qu son?
Planificacin: actividades tendientes a determinar objetivos,
polticas, procedimientos y programas. En resumen, la
planificacin intenta definir lo que se propone lograr la
organizacin, en qu plazos y de qu forma.
Organizacin: actividades que tienen como objetivo obtener
recursos necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
Tambin, se fijan las funciones, autoridades, responsabilidades
y relaciones de personal entre las diferentes dependencias.
Direccin: actividades que ponen en marcha la organizacin,
haciendo que cada miembro de ella cumpla sus funciones.
Control: actividades que permiten verificar el correcto
cumplimiento de los plazos y el logro de los objetivos. En otras
palabras, consiste en medir lo realizado.
Evaluacin: actividades encaminadas a analizar los resultados
obtenidos con los planificados. En otras palabras, consiste en
analizar las desviaciones entre lo planificado y los resultados
reales obtenidos
UNA BUENA DEFINICION DE ADMINISTRACION ES:

Es el proceso de planear,
organizar, dirigir, controlar y evaluar
coordinadamente, los esfuerzos de los
miembros de una organizacin y los dems
recursos para alcanzar las metas y objetivos
establecidos con eficiencia,
eficacia y productividad
 NATURALEZA Y PROPOSITO
LA ADMINISTRACIN ES EL PROCESO DE DISEAR Y MANTENER UN
ENTORNO , EN EL QUE TRABAJANDO EN GRUPOS, LOS INDIVIDUOS
CUMPLAN EFICIENTEMENTE LOS OBJETIVOS PROPUESTOS.
LA ADMINISTRACIN GIRA ENTORNO A LAS ORGANIZACIONES, A LAS
QUE DEFINIREMOS COMO UN GRUPO DE PERSONAS QUE TRABAJAN EN
COMN PARA GENERAR UN BENEFICIO

ALTO
NIVEL

NIVEL
INTERMEDIO

SUPERVISORES DE PRIMERA
LNEA
 Qu tienen en comn todas estas definiciones?

Son las funciones ms

PROCESO representativas del
trabajo administrativo

El fin de la administracin
OBJETIVOS es alcanzar los objetivos
organizacionales

La administracin
RECURSOS implica el adecuado manejo
de los recursos de la
organizacin
 Qu tienen en comn todas estas definiciones?

La administracin
es una tarea de coordinacin
TRABAJO EN de actividades que encauzan
EQUIPO el esfuerzo individual y
colectivo

Dos o ms personas
que trabajan juntas, de manera
ORGANIZACION estructurada, para alcanzar
una meta o una serie
de metas especficas

Fin que pretende

META
alcanzar la organizacin
 Qu tienen en comn todas estas definiciones?

Persona responsable
de dirigir las actividades
GERENTE que ayudan a las organizaciones
a alcanzar sus metas

Accin y efecto de
GESTION
administrar

EFICIENCIA EFICACIA
 EFICACIA EFICIENCIA

Medida normativa de la
utilizacin de los recursos
Medida normativa del
en la medida del alcance de
alcance de los resultados
Los resultados
En trminos econmicos
En trminos econmicos es
es la capacidad de
una relacin entre insumos y
satisfacer una necesidad
productos, es la razn entre
de la sociedad a travs
esfuerzo y resultado, entre
de proveerle productos
gastos e ingresos, entre costo
y beneficios
En teora administrar es partir de un estado X1 a un
.X2 mejorado

Por qu administrar?

PRCTICA y TEORA
En todos los niveles es importante la administracin
Los administradores en general intentan resolver los
problemas mediante la experiencia pero se olvidan
que pocas veces 2 situaciones administrativas son
idnticas
El terico: observa y analiza para generalizar para
que fenmenos semejantes puedan ser resueltos a
travs de la aplicacin de principios o reglas
 Verdadero o falso?

La Administracin no se aplica en
organizaciones sin fines de lucro, como por
ejemplo una Iglesia?
Todos somos Administradores, como por
ejemplo un medico director administrativo de
un Hospital?
La Administracin es intuitiva, se basa solo en
la experiencia y no en el conocimiento
cientfico
 Administracin Ciencia o Arte?
La Administracin, al igual que otras actividades o disciplinas
como la composicin musical, los deportes, puede ser
considerado como un arte
Porque consiste en hacer las cosas bajo el contexto de una
situacin
Sin embargo los administradores pueden trabajar mejor utilizando
el conocimiento organizado
Es este conocimiento el que lo convierte en ciencia y, como
ciencia, aplica el mtodo cientfico al desarrollo del conocimiento
En conclusin, la practica es un arte, el conocimiento en que se
sustenta la practica es ciencia
Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no
son excluyentes, sino complementarios
Es necesario recordar que la Administracin es una ciencia no
exacta
 Administracin

La tarea actual de la administracin es

interpretar los objetivos propuestos por la
organizacin en su Planificacin Estratgica
y transformarlos en accin organizacional, a
travs de la aplicacin de las Funciones de la
administracin, pero fundamentalmente
gestionar los recursos disponibles de la
mejor manera generando eficiencia.
 ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES
QUE FACILITAN EL PROCESO DE
TOMA DE DECISIONES

INTELIGENCIA CONOCIMIENTO
Y BUEN JUICIO Y EXPERIENCIA

INFORMACION

EFICIENCIA EFICACIA
 LA INFORMACION COMO
PRINCIPAL ELEMENTO

MANTENER EL SISTEMA DE LA
ENTIDAD INTEGRADO

PROPORCIONAR ANTECEDENTES OPTIMIZAR LA ASIGNACION DE

SIGNIFICATIVOS PARA LA RECURSOS
TOMA DE DECISIONES

INFORMACION CONTABLE

TRANSACCIONES COMERCIALES
Qu es una bodega?
 Qu es una bodega?

Una bodega es un rea o depsito temporal

de las mercaderas que all se guardan.

introduccin Inventario
Estudios

Devoluciones

Informacin

Mercado
Retroalimentacin
Qu es una bodega?
bodega es un rea o depsito
temporal de las mercaderas
que all se guardan.

Prevencin de Riesgos y Control

Misin

Satisfaccin
 OBJETIVOS DE LA BODEGA

Tener registros establecidos (Sistemas)

Procedimientos de ingreso y salida
Mtodos de distribucin
Conocimientos tcnicos
Conocimientos de Prevencin de riesgos y
Seguridad Industrial
Conciencia de la responsabilidad del
trabajo
Funciones Generales de la Bodega

Recibir para custodiar y proteger los materiales

Proporcionar materiales y suministros mediante
formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura,
Gua de Despacho, Ordenes de Requisiciones)
Llevar los registros necesarios
Controlar los materiales fabricados
Mantener la bodega limpia y ordenada
Destinar los espacios dependiendo de las tareas
a realizar
 Organizacin de la Bodega

Informacin de los artculos que hay que

almacenar
Dimensin y peso de los materiales a
almacenar
Cantidad a solicitar mensualmente y
frecuencia de las solicitudes (Just in Time)
Sector de recepcin y puntos de entrega
Numero mximo de unidades que se
almacenan al mismo tiempo
Espacio necesario para la manipulacin
Precaucin de transporte y manipulacin.
37
 Informacin sobre los espacios

reas disponibles y adecuadas (1 - 2 pisos), altura

techos
Carga admisible de los pisos
Dimensiones y formas de las superficies versus
dimensiones y formas de los artculos o materiales.
Disposicin de los equipos para que no entorpezcan
los elementos de seguridad, grifos extintores, caeras
secas, etc.
 GESTION DEL
ALMACENAMIENTO

Las Bodegas deben ser

proyectos de inversin
orientados a apoyar la gestin
de la empresa.
 DEFINICION

La Gestin de Bodega se define como:

Proceso integrado a la funcin logstica que trata de la recepcin,
almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de
materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el
punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende
adems, la elaboracin y tratamiento de informes, de los datos
manipulados.
La Gestin indica:
Dnde y cmo deben ser almacenados los productos.
Qu tcnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los
procesos internos.
GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION
DE ALMACENES

Gestin de Gestin de
Existencias Almacenes

QU? DNDE?
CUNTO? CMO?
CUANDO?

DEBE SER ALMACENADO?

 OBJETIVOS DE LA GESTION DE
ALMACENES

Aprovechamiento
adecuado del espacio fsico
Mayor rapidez de
operacin en los procesos
de entrega
Control eficiente y expedito
del manejo de materiales
Reduccin de costos de
almacenamiento
PROCESOS EN LA GESTION DE
ALMACENES

Planificacin y
Organizacin
Recepcin de
materiales
Almacenamiento
Movimientos internos
Despacho de
materiales
PLANIFICACION Y ORGANIZACION
Planificar: Se refiere a generar
un curso de accin anticipado para
la ejecucin de actividades y
tareas que se esperan realizar en
el futuro cercano. Implica
cuantificar los recursos
anticipadamente.
Organizar: Es asignar personas
y recursos a las actividades
planificadas. Implica tambin definir
responsabilidades.
En nuestro caso implica planificar y
organizar las actividades de
recepcin, almacenamiento y
despacho.
HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIN

Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se

deben realizar, la planificacin cuenta con dos herramientas
fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert
Carta Gantt: Grfico de actividades y tiempos que permite programar
y controlar la secuencia de acciones programadas

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6

Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
 EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT
Detalle de Actividades y Tiempos Bodega Ovalle Das
Verificar las recepciones de proveedores 1/2 da
Preparar los pedidos de las obras 1 da
Almacenar los materiales 2 das
Realizar inventario de materiales 3 das
Ordenar zona de despacho 1/2 da
Colocar denes de compra por faltantes 1/2 da
Despachar pedidos de obras 1 da
Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 da
 RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA OVALLE

Da 1 Da 2 Da 3 Da 4 Da 5 Da 6
Realizar inventario materiales
Colocar rdenes de compra
Ordenar zona de despacho
Verificar recepciones proveed.
Almacenar los materiales
Preparar pedidos de las obras
Despachar pedidos de obras
Actualizar inventario
 PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de materiales que ingresan a Bodega
procedente de zonas externas (proveedores) como
internas (empresa)
Es necesario:
Recepcionar y verificar materiales
Revisin tcnica con el solicitante de la compra
Generar los documentos pertinentes (guas internas)
Generar nuevos cdigos cuando sea necesario
Rechazar inconsistencias
Informar del proceso
Ajustarse al calendario de recepciones
La calidad del producto final depende en gran medida
del proceso de recepcin
FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION

Tender hacia un proceso automatizado de recepcin a

fin de evitar errores y burocracia
Reducir las inspecciones o verificaciones a las
estrictamente necesarias. Las inspecciones no aaden
valor al producto
Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora)
que indique adems tipo de artculos y procedencia
Distinguir entre mercancas internas y externas; las
primeras deben contar con un procedimiento ms
sencillo
Contar con la documentacin de respaldo que permita
verificar tipo de mercanca y cantidad a recepcionar
Proceder al almacenamiento definitivo lo ms
rpidamente posible, despus del proceso de recepcin
Registrar e informar del proceso
QUE HARA UD.?

Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material

solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es
muy similar casi igual al especificado en la O.C. y
que si existe una diferencia inmediatamente lo
solucionamos. Ud. sabe que se trata de un proveedor
frecuente que no ha presentado problemas y por tanto,
recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la

O.C. indica 150 kg. El transportista le dice es que Uds
siempre solicitan 200 kg lo que es verdad segn sus
registros. Para no devolverse con el sobrante, el
transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la
siguiente orden, total Uds siempre piden 200 kg. Ud.
deja constancia en la Gua de Recepcin de la
diferencia y procede a ingresar los 200 kg
QUE HARA UD.?

Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen

desde hace tiempo y han establecido una relacin
de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el
transportista le solicita que le guarde unos pallets
hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la
empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una
zona al aire libre. Por la noche, los guardias estn
autorizados a encender fogatas en los tambores,
usando las maderas existentes en los patios, por lo
tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el
transportista indignado por lo ocurrido, solicit
hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no
exista documento alguno de recepcin y por lo
tanto no poda responsabilizarse de lo ocurrido y
que lamentaba profundamente el hecho.
 COSTEO Y CONTROL
MATERIALES

SON LOS ELEMENTOS BASICOS QUE SE TRANSFORMAN EN

PRODUCTOS TERMINADOS A TRAVES DEL USO DE LA MANO DE OBRA
Y LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION EN UN PROCESO DE
PRODUCCION O INSUMOS PARA EL CONSUMO CORRIENTE

MATERIALES MATERIALES
DIRECTOS INDIRECTOS

NO SON DIRECTOS
SE PUEDEN IDENTIFICAR AUNQUE ESTEN
DIRECTAMENTE CON LA INVOLUCRADOS EN LA
PRODUCCION DE UN FABRICACION DE UN
PRODUCTO ACABADO PRODUCTO O EN UN USO
CORRIENTE
 ACTIVIDADES EN EL REGISTRO Y CONTABILIZACION
DE LOS MATERIALES

COMPRA DE USO DE LOS

MATERIALES MATERIALES

DEPARTAMENTO DE BODEGA
ADQUISICIONES
 COMPRA DE SALIDA DE
MATERIALES MATERIALES

REQUISICION DE ORDEN DE REQUISICION

COMPRAS (Interno) DE MATERIALES

ORDEN DE
COMPRAS (Externo)
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION U OTRO
QUE SOLICITE
INFORME DE
RECEPCION (Interno)
Los montos de
esta Orden deben ser
Cargados a los Costos
de Materiales
Utilizados o Gasto
Corriente
 DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

Requisicin Orden
de de
compra compra

Departamento Departamento Departamento

o unidad de de Proveedor
solicitante compras Contabilidad

Informe
Requisicin de Gua
de recepcin Factura de
materiales despacho

Encargado
de
bodega
 ALMACENAMIENTO

Definicin: Es el proceso operativo que

corresponde a la guarda y conservacin de los
materiales con los mnimos riesgos para el
producto, las personas y la empresa.
OJETIVOS:
Aprovechamiento adecuado del espacio fsico.
Mayor rapidez de operacin.
Control ms eficiente y expedito en el manejo de
materiales
 TIPOS DE ALMACENAMIENTO

Por Racking: Permite el uso eficiente del

espacio vertical, almacenando en grandes
racks. Sin embargo, la requisicin requiere del
uso de sistemas automatizados.

Por Zonas: Agrupa productos de

caractersticas comunes juntos, en lugares de
fcil acceso. Puede perderse espacio, pero se
gana en tiempo y facilidad de acceso.

Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al

tamao de los lotes y el espacio disponible sin
relacionar las caractersticas de los productos.
Se utiliza eficientemente el espacio de la
bodega, pero no ayuda a la requisicin.
 TIPOS DE ALMACENAMIENTO

De Temporada o Promocionales: Los productos

sujetos a estacionalidades son ubicados en reas de
fcil requisicin y abastecimiento para minimizar los
costos de manipulacin.

Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor,

txicas, sustancias qumicas peligrosas, etc, requieren
condiciones especiales de almacenamiento,
incluyendo acceso restringido. Mucho control y
supervisin.

De Temperatura Controlada: Es necesario tener en

cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse
de los cambios bruscos de temperatura. La
manipulacin puede ser tambin ms lenta debido al
tiempo limitado que se puede pasar en estos
ambientes.
 COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

A pesar de ser una funcin importante, el

almacenamiento no agrega valor al
producto, solo costos; stos son:

Depreciacin de equipos, instalaciones y

edificios
Supervisin, mano de obra, manejo
interno de materiales
Consumo de energa, combustible,
calefaccin
Seguros
Deterioros, prdidas y obsolescencia.
Intereses sobre el valor de los materiales
almacenados
 FACTORES CRITICOS DEL
ALMACENAMIENTO

Contar con referencias nicas entre productos y

ubicaciones
Contar con el Plano de Bodega actualizado
Controlar la regla de salida predefinida (FIFO LIFO -
PMP)
Mantener los registros de existencias actualizados
Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artculo
Vigilar la rotacin de productos
Mantener en ptimas condiciones los implementos de
seguridad