Cartilla Produccin

de Documentos 2

MARIA FERNANDA MARTINEZ

RODRIGUEZ
DAYANNA MATEUS QUIROGA
BRENDY DANIELA CORTES CORTES

FICHA: 1323945

INSTRUCTORA:
XIOMARA PEUELA ESCOBAR

GC-F-004 V.01
 PROYECTO: Fortalecer Procesos
Administrativos en la Organizacin.
RESULTADOS DE APENDIZAJE: Produccin de
documentos 2:

21060100104 : Elaborar documentos comerciales, actos administrativos

y los del proceso de compra-venta, aplicando las tcnicas de digitacin,
las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y
presentacin de documentos comerciales, las de la organizacin y las de
la gestin de la calidad.
21060100105:Verificar la aplicacin de las normas gramaticales,
semntica, morfologa y sintaxis; las normas tcnicas colombianas
vigentes para la elaboracin y presentacin de documentos comerciales,
las de la organizacin y las de gestin de calidad.
21060100106:Utilizar las normas tcnicas colombianas vigentes, las de
la organizacin y la legislacin vigente para la elaboracin de
documentos empresariales.

GC-F-004 V.01
 INTRODUCCIN

Se realiza la elaboracin del proyecto de

formacin para aclarar las dudas e inquietudes
que tenemos los aprendices y para hacer una
verificacin detallada de cada tema visto en la
competencia en el segundo trimestre, por otro
lado se realiza el proyecto con el fin de hacer
efectivos los resultados de la competencia por
parte de los aprendices.

GC-F-004 V.01
 OBJETIVO GENERAL

Mostrar todos los trabajos realizados en

clase como cartas, memorandos,
constancias, actas, certificados,
mostrando de esta manera como los
podemos llegar hacer para as
implementarlos en la empresa donde
vamos a desarrollar un cargo en
especifico.

GC-F-004 V.01
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Dar a conocer los temas explicados

y realizados en el ambiente.
Mostrar diversos tipos de modelos
de documentos para la
implementacin en una empresa.
Retroalimentar los temas vistos en
el ambiente.

GC-F-004 V.01
 CARTAS

Una carta es un medio de

comunicacin escrito por un
remitente y enviado al destinatario.

Estos tipos de documentos se

encuentran a cargo de funcionarios o
empleados autorizados.

UNA CARTA GC-F-004 V.01

UTILIZACIN DE UNA CARTA

Informar sobre un hecho, expresar las

necesidades o hacer solicitudes.
Regular o aclarar una situacin.
Tramitar, agilizar o desarrollar un asunto.
Dar respuesta a una comunicacin
recibida.
Solicitar detalles sobre un asunto
determinado.

GC-F-004 V.01
 CLASES DE CARTAS

Independientemente del estilo y segn su

contenido, entre las cuales se destacan:

- Organizacionales: se producen en el
desarrollo de las actividades de la
organizacin.
- Oficiales: Se producen en las oficinas
pblicas y organizaciones del Estado, y
- Personales: Se producen entre quienes se
conocen, en ellas se permite utilizar un
lenguaje informal.
GC-F-004 V.01
PARTES DE LA CARTA
Cdigo .
Lugar de origen y fecha de
elaboracin.
Destinatario .
Nombre del destinatario .
Cargo .
Organizacin.
Direccin.
Nombre del lugar de origen.
Pas.
Asunto.
Saludo.
Texto.
Despedida.
Remitente y firmas
responsables.
Anexos.
Copias.
Identificacin del transcriptor GC-F-004 V.01
 MEMORANDOS

Son comunicaciones escritas que se

utilizan para trasmitir informacin,
orientaciones y pautas entre las
dependencias locales, regionales,
nacionales e internacionales y las
lneas de coordinacin jerrquica de
la organizacin.

GC-F-004 V.01
CARACTERSTICAS DE
REDACCIN Y PRESENTACIN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes
aspectos:
- Utilizar los formatos normalizados en los
manuales de cada organizacin.
- Redactar en forma clara, breve, directa,
sencilla, corts y en modo impersonal o en
primera persona del plural.
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.
- Tratar preferiblemente un solo tema por
memorando.
GC-F-004 V.01
UTILIZACIN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes
objetivos:
- Informar sobre un hecho en forma breve.
- Expresar necesidades.
- Hacer requerimientos.
- Regular o aclarar una situacin.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Dar respuesta a una comunicacin recibida.
- Reiterar informacin, requerimiento o solicitud
urgente.
- Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
- Impugnar o corregir una situacin.
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
- Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos. GC-F-004 V.01
PARTES DE UN MEMORANDO
Encabezado.
Denominacin del
documento.
Cdigo.
Fecha.
Encabezamiento.
Destinatario y remitente.
Asunto.
Texto.
Despedida.
Remitente y firmas
responsables. GC-F-004 V.01
 CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de

inters comn, con el mismo
contenido o texto, dirigida a un grupo
especfico de personas tanto interna
como externamente.

GC-F-004 V.01
CARACTERSTICAS DE
REDACCIN Y PRESENTACIN
La circular tiene como objetivo fundamental
dar a conocer informacin de carcter
general.
La circular es de carcter interno.
Tratar un solo tema.
Iniciar y finalizar el texto con una frase de
cortesa.
Redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa.
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo
y continuo.
GC-F-004 V.01
CLASES DE CIRCULARES

La circular general se dirige a

un grupo especfico de
personas.
La carta circular est dirigida
en forma personalizada.

GC-F-004 V.01
PARTES DE UNA CIRCULAR
Encabezado.
Cdigo.
Lugar de origen y fecha
de elaboracin.
Encabezamiento y
destinatarios.
Asunto.
Saludo.
Texto.
Despedida.
Remitente y firmas
responsables. GC-F-004 V.01
 CERTIFICADO
Es un documento oficial en la
cual se confirma alguna
informacin. Su contenido sirve
como prueba en casos
judiciales o de investigacin,
en este se expresan hechos,
mritos o derechos de alguien
por conocimiento pleno de
quien certifica.
GC-F-004 V.01
 USOS:
Para confirmar que una persona es miembro
de una institucin u organizacin.
Para informar la contribucin econmica a una
organizacin.
Para reclamar la aportacin econmica para el
sustento de una persona.
Certificar o dar fe del pago de dinero.
Para confirmar cualquier informacin o dato
verdico.

GC-F-004 V.01
PARTES DEL CERTIFICADO:

1. Encabezamiento.
2. Texto o cuerpo.
3. Lugar y fecha.
4. Firma.
5. Nombre.
6. Funcin administrativa.
7. Sello.

GC-F-004 V.01
 CONSTANCIAS
Son un Documento
similar al certificado.
Los dos acreditan
veracidad de hechos o
situaciones que se han
dado en la realidad.

GC-F-004 V.01
Este sirve para constar que se
paga:

Un servicio.
Un producto.
Una factura.
Una boleta.

Segn su formato
GC-F-004 V.01
 ACTAS

Las actas expresan lo tratado

en una reunin o situacin
especfica. Son documentos
que adquieren valor
administrativo, legal, jurdico e
histrico desde el momento de
su creacin.

GC-F-004 V.01
 CARACTERSTICAS DE
REDACCIN Y PRESENTACIN
Cada acta que se elabora debe
expresar lo tratado en una reunin o
situacin especfica, sin describir
detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo
pasado.
Toda acta debe llevar el nombre del
grupo que se rene. Adems, se
debe aclarar si el carcter de la
reunin es ordinario o extraordinario.
GC-F-004 V.01
 UTILIZACIN
DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como
registro de todo lo
acontecido y acordado en
una reunin o situacin
especfica.

GC-F-004 V.01
 CLASES DE ACTAS

Actas de comits.
Actas del Concejo
Municipal.
Actas de Consejos.
Actas de Junta
Directiva.
GC-F-004 V.01
 PARTES DEL ACTA
Ttulo.
Denominacin del documento y
nmero.
Encabezamiento.
Lugar de origen y fecha de la
reunin.
Hora.
Lugar.
Asistentes.
Representaciones.
Invitados.
Ausentes.
Orden del da.
Desarrollo.
Compromisos.
Convocatoria.
Firmas, nombres y cargos. GC-F-004 V.01
GRACIAS
GC-F--004
GC-F-004 V.01