OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Contar con un Modelo de Gestin por Procesos en

la UNFV, mediante el cual se mejoren las
gestiones actuales y apoye al cumplimiento del
objetivo n 4 del PEI:
Lograr una Gestin Eficiente y Eficaz
 OBJETIVOS DESAGREGADOS

1. Contar con un completo diagnstico de la gestin actual,

resaltando las brechas e inconsistencias que se padecen.

2. Disear un Modelo de Gestin por Procesos, mejorando los

actuales e implementando los nuevos procesos que se requieren
para eliminar las barreras detectadas en el diagnstico.

3. Implementar principios de Simplificacin Administrativa,

eliminando en su grado mximo la Burocracia.
 OBJETIVOS DESAGREGADOS

4. Redisear la actual Estructura Organizacional en base a los

Mapas de Proceso resultantes, pasando de una estructural
funcional a una estructura por procesos (*).

5. Desarrollar las funciones de todo el personal en base a

procesos y no slo en base a nomenclatura del puesto.

6. Implementar la medicin del desempeo, no slo a nivel

personal sino a nivel de proceso (mejoramiento contino).
 PROCESOS Vs. ESTRUCTURA VERTICAL
Gestin basada en Organigrama:

Especializacin
Divisin del trabajo
Divisin de las responsabilidades
Sistemas de Control y de
Medicin funcionales
 PROCESOS Vs. ESTRUCTURA VERTICAL

Estructura Vertical:

Visin vertical.
Enfoque a la Lnea Jerrquica.
La Lnea Jerrquica ejerce su poder personal sobre
recursos humanos y tcnicos.
El organigrama es visible.
No hay responsabilidad de todo el proceso.
El cliente ve la estructura.
Las actividades se encuadran en el departamento.
 PROCESOS Vs. ESTRUCTURA VERTICAL

Gestin basada en Procesos

 PROCESOS Vs. ESTRUCTURA VERTICAL

Gestin por procesos:

Eliminacin de barreras, visin transversal.

Enfoque al cliente externo.
Los recursos humanos y tcnicos se utilizan para
aportar valor a los clientes.
Existe responsabilidad sobre el conjunto de las
actividades del proceso.
El cliente ve el proceso horizontalmente.
Las actividades se estructuran en procesos.
 EJEMPLO DE INCONSISTENCIA

Imaginemos que cada una de

estas funciones las realizan
personas distintas.

En este flujo existen dos

inconsistencias y para detectarlas
hemos de tener en cuenta las
posibles variables.
 EJEMPLO DE INCONSISTENCIA

La primera inconsistencia estara en el flujo de

los postulantes recuperados, ya que la funcin
posterior a la seleccin recae sobre el
responsable de los exmenes, cuando debera
recaer en programacin de exmenes.

Variables (p.e.):
N postulantes recuperables
Fechas disponibles para exmenes
Exmenes en curso en el resto de
facultades
 EJEMPLO DE INCONSISTENCIA

La segunda inconsistencia estara en el flujo del

llenado de Fichas de Matriculacin; los errores
detectados podra solventarlos el puesto que
verifica en vez de sobrecargar al puesto que llena
los datos..

Variables (p.e.):
Tiempos de trabajo en llenado y verificacin
% de fichas de matriculacin con errores
Carga de Trabajo de ambas personas
 POR QU ES NECESARIO ESTE PROYECTO?

1. Porque la UNFV ha crecido en desarrollo de carreras, tipos de

estudio, especializaciones, cantidad de alumnos, etc., pero la gestin
interna no ha variado lo suficiente, supliendo las deficiencias con
recursos en vez de mejoras.

2. Porque el Entorno Social est en constante cambio y es necesario

adaptarse a l (competitividad, calidad, efectividad, ).

3. Porque la misin de la gestin administrativa ha de facilitar, y no

entorpecer, el crecimiento y la calidad de la gestin acadmica.
 POR QU ES NECESARIO ESTE PROYECTO?

4. Porque los trabajadores actuales estn mejor preparados que en

pocas anteriores; no slo buscan un puesto de trabajo, tambin
una lnea de carrera basada en sus aptitudes y conocimientos.

5. Porque la Gestin Pblica est en un proceso constante de revisin y

mejora, y hay que estar preparados para los futuros cambios.
 CLAVES DEL XITO DEL PROYECTO

1. Que este proyecto est en conocimiento de todos los

colaboradores de la UNFV.

2. Que todo el personal de la UNFV, no slo los niveles de jefatura y

direccin, se involucre en el xito de este proyecto.

3. Que haya una intencin y predisposicin al cambio que

representar poner en marcha los procesos mejorados.
 CLAVES DEL XITO DEL PROYECTO

4. Que no hayan retrasos en la entrega de la informacin y

documentos que se soliciten.

5. Que TODO el personal comprenda que TODAS sus opiniones y

propuestas de mejora sern escuchadas, analizadas y
desarrolladas.
PROYECTO
 PLAZOS

Para lograr los objetivos citados, el plazo de

ejecucin de este proyecto es de 6 meses
calendario.

Inici el da 01 de mayo y su fecha de entrega est

prevista para el da 31 de octubre, pero esto slo
se lograr con la colaboracin del personal de la
UNFV.
 METODOLOGA

1 Planificacin

2 Levantamiento de Informacin

3 Diagnstico

4 Diseo de Procesos Mejorados

5 Diseo de la Estructura Organizacional y Funciones

6 Plan de implementacin de las Mejoras

CRONOGRAMA
CRONOGRAMA FASE 2
LEVANTAMIENTO
DE
INFORMACIN
 CUESTIONARIO BMS-APF

Es un cuestionario online al cual pueden acceder todos los

colaboradores de la UNFV, en el que se solicita que respondan a una
serie de preguntas necesarias para el objetivo del proyecto y en el que
pueden manifestar:
Sus opiniones de mejora, tanto en el puesto, como en las actividades
como en el funcionamiento de la UNFV.
Innovaciones en el desempeo de sus actividades.
Problemas con los que se encuentran frecuente o parcialmente.
Brechas e inconsistencias que detectan.
Trabajos reiterativos o redundantes.
Tareas o Actividades no relacionadas con el puesto que ocupan.
Clima Laboral que ellos perciben.

CUESTIONARIO BMS-APF
 CUESTIONARIO BMS-APF

Ejemplos de preguntas (sobre funciones):

 CUESTIONARIO BMS-APF

Ejemplos de preguntas (sobre funciones):

 CUESTIONARIO BMS-APF

Ejemplos de preguntas (sobre funciones):

 QU HACEMOS CON ESTA INFORMACIN?

Entrevistas con los lderes de procesos y/o reas para exponer las
brechas e inconsistencias detectadas, as como las reclamaciones del
personal que respondi las encuestas.
Entrevistas personalizadas con algunas personas cuyas respuestas sean
de ndole exagerado.
Focus Group en todas las sedes (por rea de gestin), en donde se
exponen los problemas y brechas encontradas y se busca consenso
para su mejora.
Sesiones de lluvia de ideas (con grupos concretos de colaboradores) en
donde se plasman procesos mejorados comparados con los actuales y
se realizan dinmicas de validacin y mejora.
MANUAL INSTRUCTIVO
PLAZOS PARA EL LLENADO DEL CUESTIONARIO

DESDE EL DA 29/05/2017
HASTA EL DA 16/06/2017
 CMO SE ACCEDE AL CUESTIONARIO?

Podr acceder al
cuestionario online a
travs del siguiente link:
www.bms.pe/unfv_apf/

Y tambin a travs de la
pgina web de la UNFV
 LOS
RESULTADOS
MAPA DE PROCESOS
FLUJOGRAMAS DE TODOS LOS PROCESOS
MAPA DE RELACIONES ENTRE PUESTOS
LAYOUT REQUERIDO
DOCUMENTOS DE GESTIN

CPE
 PARA
FINALIZAR
 TENGAN PRESENTE

Los resultados de este levantamiento de

informacin no van a ser tratados a nivel
personal, sino a nivel de proceso, por lo que
queda garantizada la confidencialidad de las
manifestaciones vertidas.
 RECUERDEN

La Gestin por Procesos es un hecho que se va a

implementar en la UNFV

Hagamos entre todos que sea un xito, sino puede

pasar esto(*)
 Para descargarse esta presentacin:

http://bms.pe/descargas/PROYECTO_UNFV.pdf
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