HERRAMIENTAS DE SUPERVISIN Y CONTROL DE

LA ACTIVIDAD COMERCIAL

Expositora: Pilar Antivo

CONTROL Y SUPERVISIN DEL EQUIPO DE VENDEDORES

La planificacin comercial, que es una de las funciones ms importantes de la

empresa y de las organizaciones en general, engloba el proceso de
supervisin a travs de un sistema consistente en:
Fijar los objetivos.
Planificarlos.
Poner en funcionamiento mtodos de control.

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 TRABAJOS ADMINISTRATIVOS

Comprende la realizacin de informes, la parte rutinaria de envos de

informacin, gastos y entregas de facturas, cobros de impagados, informar
continuamente de su localizacin exacta... Se debe establecer un manual de
procedimiento, de manera que todos acten igual y de forma adecuada a
nivel administrativo. No olvidemos que esta actividad supone una de las
mejores fuentes internas de informacin para la empresa. El vendedor es
quien vive directamente el mercado.

con la incorporacin de las nuevas tecnologas, se ha dado un gran

protagonismo a los mal discriminados sistemas de control, ya que con la
informacin que facilitan podemos beneficiarnos de la aplicacin de una
poltica de CRM de cara a una mayor competitividad.

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 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Una vez que hayamos recopilado todos estos datos y conozcamos las
directrices o recomendaciones dadas por la empresa, estaremos en
disposicin de fijar los objetivos, tanto a nivel cuantitativo como cualitativo.
Objetivos cuantitativos:

- Previsin de ventas en pesetas.

- Previsin de ventas en productos.
- Previsin de ventas por zonas geogrficas.
- Previsin de ventas por vendedores.
- Nmero de visitas.
- Nmero de pedidos.

Objetivos cualitativos:
- Captacin de nuevos clientes.
- Recuperacin de clientes perdidos.
- Introduccin de nuevos productos.
- Ampliar gama en un punto de venta.
- Conseguir mayor cobertura territorial.
- Dar mayor rotacin a un producto
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 HERRAMIENTAS DE CONTROL Y APOYO

Fichas de clientes:

El vendedor tiene que seguir unas rutas diariamente acompaado de este tipo de
documento; en l se recogen los siguientes datos:
Datos del cliente y su clasificacin.
Frecuencia de la visita.
Forma de pago y plazos.
Fecha de la ltima visita realizada.
Volumen de pedidos del ao anterior.
Volumen de pedidos previstos para este ao.
Cantidad servida en el ltimo pedido.
La gama de productos que trabaja.
Cmo y en qu cantidad trabaja con la competencia.
Observaciones.

Esto nos permitir evaluar:

El tiempo transcurrido desde la ltima visita.
La rotacin del producto en ese tiempo.
El comportamiento de nuestro producto en ese perodo.
Tendencias del mercado.
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 INFORME DIARIO, REPORT

Se entregar diariamente en las oficinas o se enviar semanalmente en caso

de desplazamiento; tiene como finalidad conocer lo siguiente:
La actividad diaria del vendedor.
Resultado de la gestin de ventas.
El grado de cobertura de los objetivos.
Gestin de cobros realizada.
Kilmetros recorridos.
Clientes nuevos conseguidos.
Productos vendidos.
Observaciones.

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 NOTA DE GASTOS

Este documento puede ser semanal, quincenal o mensual. Recoge los gastos
efectuados por el vendedor en un determinado tiempo. Asimismo, permite
chequear junto a los informes diarios la informacin recogida en uno y otro,
para comprobar el grado de coherencia de las gestiones, ya que el contraste
de esta informacin con la obtenida en el reporte nos permitir verificar la
veracidad de los datos del anterior, de cara a su mayor fiabilidad. Entre otros,
debe recoger los siguientes aspectos:

Rutas seguidas.
Kilmetros recorridos.
Detalle de las invitaciones (clientes y motivos) con facturas incluidas.
Observaciones.

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 INFORME MENSUAL

Este informe, que se emite a la direccin de la empresa una vez al mes, es

realizado por el jefe de ventas o responsable comercial. Recoge y resume la
informacin dada por los vendedores con su anlisis. Entre los principales
puntos que trata estn:

Anlisis de los resultados globales de ventas del mes correspondiente.

Objetivos cualitativos del mes y grado de cumplimiento.
Resultado de las acciones promocionales.
Situacin del mercado.
Acciones de promocin local.
Objetivos cualitativos y cuantitativos del mes siguiente.
Tendencias del mercado, tanto para nuestra empresa como para la
competencia.

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 LAS REUNIONES DE TRABAJO

Nos estamos refiriendo a las reuniones de trabajo que todo directivo debe saber
conducir en aras a obtener un buen control, una mejor informacin y dar una
mayor dinmica a su equipo.

Precisar el tema.
- Obtener antecedentes e informacin, anlisis.
- Concretar el objetivo.
- Preparar un guion detallado.
- Seleccionar los puntos clave.

Organizar el grupo.
- Examinar las caractersticas individuales.
- Procurar que el grupo est equilibrado.
- Distribuir a los participantes del modo ms eficaz y oportuno

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 LAS REUNIONES DE TRABAJO

Planear la reunin.
- Preparar: introduccin y clausura.
- Prever cmo abordar los puntos que se vayan a debatir.
- Programar las preguntas.
- Determinar sistema de discusin.
- Fijar tiempos.

Prevenir los detalles.

- Enviar la convocatoria con suficiente antelacin, acompaada de la
informacin precisa.
- Disponer el material y la documentacin adecuada.
- Preparar convenientemente la sala de reuniones.
- Comprobar todo con antelacin.

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FORMAS DE DIRIGIR LAS REUNIONES PARA QUE SEAN EFICACES

Introduccin.
- Empezar a la hora sealada.
- Centrar la atencin del grupo.
- Definir el propsito de la reunin.
- Indicar procedimiento de discusin.
- Conseguir acuerdos.

Dirigir la discusin.
- Estimular la discusin: preguntar, evitar fricciones, moderar, controlar...
- Hacer participar a todos, vigilar el ritmo.
- Analizar y resumir con frecuencia.
- Mantener la discusin centrada en el tema

Conducir el resumen.
- Sealar puntos de acuerdo y desacuerdo; conclusiones intermedias.
- Valorar opiniones, observar su efecto al exponerlas.
- Ser flexible, sin perder de vista el objetivo.
- Considerar y resumir las soluciones posibles.

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 CONCLUSIONES
- Obtener acuerdo, comprobar comprensin y aceptacin.
- Fijar un plan de accin, responsabilizar a las personas en l.
- Fomentar el espritu de colaboracin.
- Clausurar la reunin a la hora prevista.

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CUADRO DE MANDO INTEGRAL

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BIBLIOGRAFIA

Robbins, S.P. (1994; pg 157) http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot-5.pdf

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GRACIAS POR SU ATENCIN