Microsoft Excel

Es un software que permite realizar tareas

contables y financieras gracias a sus
funciones, desarrolladas especficamente
para ayudar a crear y trabajar con hojas de
clculo.
La primera incursin de Microsoft en el
mundo de las hojas de clculo (que permiten
manipular datos numricos en tablas
formadas por la unin de filas y columnas)
tuvo lugar en 1982, con la presentacin
de Multiplan. Tres aos ms tarde llegara la
primera versin de Excel.
 Formulas y Funciones en Excel
Formula
Una frmula es una ecuacin que
realiza operaciones sobre los datos
en una hoja de clculo. Las frmulas
sirven para realizar operaciones
matemticas como suma y
multiplicacin, o realizar la
comparacin del contenido de una
tabla.
Las frmulas tienen un lmite de
caracteres, as por ejemplo no puedes
utilizar una frmula para sumar, por
ejemplo 1000 celdas. Para ello
necesitas usar funcin, cuyos
argumentos son ms sencillos de
editar. Las frmulas pueden contener
funciones que faciliten la creacin de
una operacin.
 Formulas y Funciones en Excel
Funcin
Una funcin es una frmula
predefinida. Las funciones son
pequeas macros prediseadas
para realizar clculos utilizando
valores especficos denominados
argumentos que van entre
parntesis. Los argumentos se
ejecutan de acuerdo a la
estructura de la frmula,
siguiendo una secuencia
especfica. Las funciones que no
tienen argumentos necesitan
acompaarse de parntesis
vacos.
 Estructura para Utilizar
Formulas y Funciones

Alt + 61 =
Alt + 62 >
Alt + 60 <
 Formato de celdas en Excel 2013
El formato de celdas no es indispensable en el
funcionamiento de las hojas de clculo, pero puede ayudar
a tener una mejor visualizacin y entendimiento de los
datos presentados. Las herramientas de formato en Excel
2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho
sobre una celda.
3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas.
4. Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy
utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad
de comandos desde las tres ubicaciones antes
mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se
encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos
Fuente, Alineacin y Estilos. Tambin podemos encontrar
varios de estos comandos en la mini barra mostrada al
hacer clic derecho sobre una celda o rango:
Adems de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos
encontrar estas opciones de configuracin de formato
dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas.
Podemos acceder a este cuadro de dilogo de diferentes
maneras:
Haciendo clic en el indicador de cuadro de dilogo de
los grupos Fuente o Alineacin de la ficha Inicio.
Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del
men desplegable seleccionar la opcin Formato de
celdas.
En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el
botn Formato y seleccionar la opcin Formato de
celdas.
Adems existen comandos de la Cinta de opciones que
ofrecen la posibilidad de consultar ms opciones y que
nos llevarn a este mismo cuadro de dilogo. Por
ejemplo, el comando Inicio > Alineacin > Formato de
alineacin de celdas abrir el cuadro de dilogo Formato
de celdas en la seccin correspondiente:
 Cambiar la fuente
De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo
de fuente Calibri de tamao 11. Nosotros podemos
utilizar una fuente y tamao diferentes para resaltar un
texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo
podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:
En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente,
encontramos la lista desplegable de tipos de fuente
de los cuales podremos elegir la ms adecuada.
Adems, justo al lado derecho de la lista de fuentes
encontramos la lista desplegable con el tamao de
fuente.
La mini barra muestra estas mismas listas
desplegables.
El cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una
seccin llamada Fuente donde encontramos las
mismas opciones de configuracin.
 Alineacin de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los
valores numricos a la derecha y el texto a la
izquierda pero es posible modificar esta alineacin
utilizando los comandos de la ficha Inicio >
Alineacin.
1. Alineacin vertical: Con estos tres botones
podemos alinear el contenido de una celda
verticalmente ya sea en la parte superior, inferior
o media de la celda.
2. Alineacin horizontal: Alinea el contenido de la
celda a la izquierda, derecha o al centro de la
misma.
3. Orientacin: Nos da la oportunidad de girar el
texto a un ngulo especfico lo cual es de utilidad
cuando necesitamos cambiar la orientacin del
ttulo de una columna muy estrecha.
4. Sangra: Se aumenta o disminuye el espacio entre
el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra
en su totalidad dentro de una celda, este comando
ajustar el texto en varias lneas para mostrar todo
el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinar las celdas
seleccionadas para hacer una sola celda y adems
centrar el contenido. Al pulsar en la flecha del
men desplegable se mostrarn algunas opciones
adicionales como la de volver a separar las celdas.
Relleno de una celda
Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color
especfico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda
podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el
grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando tambin lo puedes

encontrar en la mini barra y se
mostrar la misma paleta de colores a
seleccionar. Por otro lado, si quieres
establecer como relleno una trama
entonces es necesario abrir el cuadro
de dilogo Formato de celdas y en la
seccin Relleno podrs elegir tanto el
estilo de la trama como su color.
 Bordes de una celda
La cuadrcula que delimita cada una de las celdas de una
hoja es solo una ayuda visual ya que dichas lneas no se
imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes
si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de
celdas y distinguirlas de las dems. Existen diferentes estilos
y grosores de bordes y podrs seleccionar la configuracin
deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la
ficha Inicio > Fuente:

Este comando tambin est disponibles desde la mini barra.

Por otro lado el cuadro de dilogo Formato de celdas tiene
una seccin llamada Borde que es donde podrs hacer
todas las configuraciones necesarias a los bordes de una
celda.
 Estilos de celda
Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda
predefinido de manera que no tengamos que hacer cada
modificacin por nuestra cuenta sino que solamente
seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha
Inicio > Estilos > Estilos de celda:
Dicha opcin ofrece el modo de vista previa el
cual refleja el estilo de la celda con solo
posicionar el ratn sobre alguna de las opciones.
Para hacer efectiva la aplicacin del estilo debes
hacer clic sobre la opcin deseada. Si por alguna
razn deseas regresar al estilo predeterminado
de una celda, entonces debes seleccionar la
opcin Normal.
Tambin puedes notar que al final del men se
muestran las opciones Nuevo estilo de celda la
cual nos da la posibilidad de crear un nuevo
estilo y tenerlo disponible en todo momento. La
opcin Combinar estilos nos permite copiar los
estilos contenidos en otro libro de Excel.
El formato de celdas en Excel 2013 nos da la
oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las
celdas de nuestro libro para mejorar la
presentacin de los datos y de esta manera
tener una mejor compresin e interpretacin de
los mismos.
Formato de nmeros
en Excel 2013 Formato de nmeros
El formato nmeros en Excel es el proceso a
travs del cual podemos cambiar la apariencia
de un nmero contenido en una celda. Es en Automtico
importante remarcar que dicho formato no Excel puede identificar ciertos formatos de nmero al
modifica el valor numrico de la celda sino momento de ingresar los datos y los despliega de manera
solo su apariencia. adecuada mientras asigna el valor numrico correcto a la
celda. Por ejemplo, si ingresamos el valor 12.50% en una
Cuando ingresamos valores numricos en celda, Excel mantendr la apariencia de porcentaje pero el
nuestra hoja de Excel, dichos valores no valor de la celda no contendr el smbolo de porcentaje sino
tienen formato alguno, pero podemos solamente el valor numrico 0.125 y lo podremos saber si
modificar la cantidad de decimales hacemos una operacin con dicha celda:
mostrados, agregar el smbolo de moneda o
el separador de miles. Todos estos cambios en
la apariencia de un nmero los podemos
lograr aplicando un formato especial a la
celda.
 Formato de nmeros
desde la Cinta de opciones
Hay ocasiones en las que importamos datos a
Excel o simplemente queremos modificar la
manera en que se despliegan los nmeros de
una celda despus de haberlos ingresado y
para ello podemos utilizar los comandos de
la Cinta de opciones que se encuentran
dentro del grupo Nmero en la ficha Inicio.
Cualquiera de estos comandos aplicar el
formato seleccionado a la celda activa o a una
seleccin de celdas.
 Formato de nmeros
desde la Cinta de opciones
1. Podemos elegir rpidamente un formato de la lista de formatos ms utilizados
entre los cuales encontramos los formatos Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha
corta, Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fraccin, Cientfica y Texto.
2. El men desplegable del botn Formatos de contabilidad nos permite elegir entre
varias opciones de formatos especficos de contabilidad y especificar si deseamos
agregar el smbolo de dlares americanos o el smbolo de euros.
3. El botn Estilo porcentual aplicar un estilo de porcentaje al valor de la celda.
4. El comando Estilo millares agregar el separador de miles al valor numrico de la
celda.
5. Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y cuando el
valor numrico contenga dicha cantidad de decimales.
6. Tambin podemos mostrar menos decimales utilizando el botn Disminuir
decimales.
7. Si queremos tener ms opciones de formato podemos pulsar el indicador de
cuadro de dilogo del grupo Nmero el cual abrir una nueva ventana que nos
dar ms opciones de formato.
El cuadro de dilogo Formato
de celdas
Si ninguno de los comandos de formato
de la Cinta de opciones atiende nuestros
requerimientos de formato, entonces
podemos pulsar el indicador
correspondiente que se encuentra justo a
la derecha de la etiqueta del grupo
Nmero y se mostrar el cuadro de
dilogo Formato de celdas:
El cuadro de dilogo Formato de
celdas
Tambin podemos abrir este cuadro de dilogo
si seleccionamos la opcin Ms formatos de
nmero dentro de la lista de formatos del grupo
Nmero en la ficha Inicio. De igual manera
tendremos acceso a l si hacemos clic derecho
sobre cualquier celda y seleccionamos la
opcin Formato de celdas.
A travs de este cuadro de dilogo tendremos
un mayor control sobre el formato aplicado a
una celda de Excel. La seccin Nmero nos
muestra 12 categoras de formato de las cuales
podemos elegir y adems configurar ciertas
propiedades particulares. A continuacin
describo brevemente cada una de las 12
categoras:
 El cuadro de dilogo Formato de celdas
1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los nmeros tal
como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notacin cientfica.
2. Nmero: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos mostrar y adems
indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opcin de configuracin es la de indicar el formato de los nmeros
negativos ya sea solamente con el smbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.
3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el smbolo a utilizar as como la cantidad de decimales a utilizar. Al
igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los nmeros negativos.
4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los smbolos de moneda siempre estn
alineados de manera vertical.
5. Fecha: Esta opcin nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.
6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.
7. Porcentaje: Nos permite desplegar el smbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales.
8. Fraccin: Para las fracciones mostradas en la hoja de clculo podemos elegir entre nueve diferentes formatos.
9. Cientfica: Para nmeros expresados en notacin cientfica podemos especificar la cantidad de decimales a mostrar.
10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratar dicho valor como un texto, inclusive si es un nmero.
11. Especial: Esta opcin contiene formatos especiales y dependen de la Configuracin regional seleccionada. Algunas
opciones de formatos especiales son los cdigos postales, los nmeros de telfono o los nmeros de seguridad social.
12. Personalizada: La opcin de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios formatos de nmeros.
Esta es una opcin que requiere una explicacin ms amplia por lo cual encontrars un vnculo a otro artculo en la
seccin de material adicional.