Auditoria Administrativa.

LA AUDITORIA DE
VENTAS

La Auditoria de Ventas consiste
en un estudio de los resultados
monetarios en volumen de las
ventas por productos,territorio de
ventas por vendedores/as y
aveces por clientes, el anlisis de
ventas nos suministra respuesta
en cuanto a lo que se ha vendido
en cada uno de los
departamentos y que productos
particularmente dndonos
informacin de quien fue el /la
comprador y se toma como base
de comparacin los registros de la
empresa .
 OBJETIVO DE UNA AUDITORIA DE
VENTAS

Analizar e identificar la funcin de ventas dentro de las
estructura orgnica de la empresa, determinando la
efectividad de su operacin y la forma de emplear los
recursos
ANALISIS DE COSTOS

Este anlisis busca la rentabilidad
relativa de las distintas unidades
que conforman la operacin de
ventas,para llevarlo a cabo se
toman los gastos totales de venta
de la empresa y se dividen en
partes que posteriormente se
asignan a varios aspectos de la
funcin de ventas,asi se van a
tener ciertos gastos por tamao de
pedido,gastos de produccin,gasto
por cliente/a o por clase de
cliente/a,gasto por departamento
de venta,fundamentalmente
 CARACTERISTICAS DE LA
AUDITORIA DE VENTAS

DETALLADA

La Auditoria de ventas cubre

todas las principales
actividades de ventas de
una empresa y no solo
aspectos problemticos.
Debera ser llamada
Auditoria Funcional si solo
abarcara la fuerza de
ventas,precios o alguna otra
actividad de mercadotecnia.

SISTEMATICA
La Auditoria de ventas
involucra una secuencia
ordenada de etapas de
diagnostico que cubren
el entorno macro y
micro de la
organizacin, los
objetivos y estrategias
de ventas, sistemas y
actividades de ventas
especficos.

INDEPENDIENTE
Una Auditoria de Ventas se puede
realizar de seis maneras.
-Autoauditoria.
-Auditoria transversal.
-Auditoria vertical.
-Mediante una oficina auditora de
la compaa.
-Mediante un equipo de auditoria
que forma parte de la compaa.
-Mediante un auditor externo.

Las auto auditorias, donde lo s
gerentes utilizan una lista de
verificacin para calificar sus
propias operaciones,pueden ser
tiles pero la mayora de los/as
expertos concuerdan que las
autoauditorias carecen de
objetividad y de independencia.
Ejemplo de esto es la compaa
3M .Hizo buen uso de una oficina
corporativa de auditoria,que
proporciona servicio de auditorias
de ventas,a solicitud de las
divisiones.

En general las mejores
auditorias provienen de
consultores/as externos/as
que tienen la objetividad
necesaria,amplia experiencia
en varias industrias,estn
familiarizados,con una
industria en particular y
disponen del tiempo y la
atencin que requieren
realizar la auditoria.

PERIODICIDAD
Por lo regular, las auditorias de
ventas, se inician solo despus
de que las ventas bajen, cae la
moral del personal de venta, o
despus que hayan surgido
problemas en la empresa.
Una auditoria de ventas
peridica puede beneficiar a las
empresas,que gozan de buena
salud,asi como las que tienen
problemas ya que ninguna
operacin de ventas es tan
buena que no pueda mejorarse.
 PROCEDIMIENTO DE LA
AUDITORIA DE VENTAS

Una auditoria de ventas se inicia con
una junta entre los/as directivos/as de
la empresa para llegar a un
acuerdo,acerca de los objetivos
coberturas profundidad,fuentes de
datos,formato del reporte y tiempo
requerido para la auditoria.Se
prepara cuidadosamente un plan
detallado respecto a quien debe
entrevistarse,las preguntas que
deben realizarse,el tiempo y lugar de
contacto,etc,para que la duracin y
costo de la auditoria sea minimo.
RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS CON LAS
OTRAS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Todas las funciones de una empresa
deben interactuar
armoniosamente,para lograr
objetivos generales.
En la practica las relaciones
interdepartamentales suelen
caracterizarse por profundas
rivalidades y desconfianza.
Algunos conflictos
interdepartamentales se deben a
diferencias de opinin acerca de cual
es el mejor inters de la compaa,y
otros provienen de desafortunados
estereotipos y prejuicios del
departamento.
 INVESTIGACION Y
DESARROLLO

El impulso de la empresa para
obtener nuevos productos es muchas
veces obstaculizado por una mala
relacin de trabajo entre
investigacin,desarrollo y ventas

.En muchos aspectos estos grupos

representan dos distintas culturas en
la organizacin.

El departamento de organizacin y
desarrollo tiene un personal de
cientficos/as y tcnicos/as que se
enorgullecen de su curiosidad y
conocimiento cientfico.
 INGENIERIA

El departamento de
ingenieria es responsable
de hallar formas practicas
de disear nuevos
productos y nuevos
procesos de produccin.
Los/as ingenieros/as estn
interesados/as en lograr
calidad tcnica,economa
de costos,y simplicidad de
fabricacin.
 COMPRAS

Los/as ejecutivos/as de compras
son responsables de obtener
materiales de la calidad y en las
cantidades correctas,al menor
costo posible.
Perciben a los/as ejecutivos/as de
ventas como los/as que presionan
para obtener varios modelos en
una lnea de productos,lo que
requiere comprar pequeas
cantidades en muchos
artculos,en vez de grandes
cantidades.
 FABRICACION

El personal del departamento
de fabricacin es responsable
del buen funcionamiento de la
fabrica para producir los
productos correctos,en
cantidad adecuada,con
puntualidad y adhirindose a
los costos previstos.
Por lo general,han pasado sus
vidas en la fabrica,con sus
consiguientes problemas,de
falla de maquinaria etc.
 FINANZAS

Los ejecutivos/as de Finanzas se
enorgullecen de ser capaces de
evaluar las utilidades de las
distintas acciones
empresariales.Cuando se refieren
a gastos de ventas se sienten
frustados/as.Los/as ejecutivos/as
de ventas piden presupuestos
considerables para
publicidad,promociones de ventas
y fuerzas de ventas,sin ser
capaces de demostrar cuantas
ventas rinden dividendos en
funcin de esos gastos.
 CONTABILIDAD

Los contables consideran que
los ejecutivos de ventas no les
preocupa entregar a tiempo sus
reporte de ventas.
Y a los ejecutivos de ventas por
otra parte,les disgusta la forma
en que los contables asignen
cargas de costos fijos a distintos
productos en la lnea.
 CRDITO

Los funcionarios de crdito
evalan el crdito efectivo de
los clientes potenciales, y
niegan o limitan el crdito a
los clientes dudosos.
Piensan que los ejecutivos
de ventas venden a
cualquiera incluyendo
aquellos cuya puntualidad
para pagar es dudosa.
AUDITORA EN EL REA DE
COMPRAS

Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el
suministro de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios
para producir para producir y vender un producto; por tanto las compras
son de vital importancia para las ganancias.

En la mayora de las empresas el gerente de compras depende del

nivel ejecutivo superior.

La funcin de compras se concepta como la operacin que se propone

suministrar, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad,
precio y tiempo, a los distintos sectores de la misma.
AUDITORA EN EL REA DE
COMPRAS

Es el plan de organizacin entre el sistema de
contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados que tienen por objeto obtener informacin
segura, oportuna y confiable, as como promover la
eficiencia de operaciones de adquisicin o compra.
 OBJETIVO

La auditora de compras tiene como
propsito examinar y evaluar si la funcin de
compras se realiza en la cantidad, calidad,
tiempo y precios adecuados para determinar
su eficiencia y eficacia.
AUDITORA EN EL REA DE COMPRAS

 ALCANCE DE LA AUDITORIA EN
COMPRAS

La justificacin principal para formalizar las actividades de
compras es econmica. Por lo tanto, el alcance de esta
auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo
implicados en las compras.
Sin embrago, hay que revisar la estructura orgnica, sus
objetivos y planes, las polticas de compras, as como la
informacin usada, administracin, investigacin,
procedimientos, que indican el alcance de esta operacin
dentro de una empresa.

El departamento de compras en la mayora de las organizaciones es vital
porque representa un gran porcentaje del total de gastos de toda la
organizacin y porque mantiene a esta ltima suministrada con los bienes
y servicios que necesita para operar.

Adems, la funcin de las compras puede ser especialmente vulnerable a

fraudes, ya que implica gastos en efectivo. Las auditoras operacionales
del departamento de compras pueden ayudar a eliminar los desperdicios,
la ineficiencia y el fraude, lo que aade valor a los resultados de la
organizacin.
 CONCLUSION

El control de las ventas es la secuela natural
a la planeacin,organizacin e
instrumentacin de las ventas.
.Las empresas necesitan aplicar cuatro tipos
de control de las ventas
.El control del plan anual,consiste de dar
seguimiento a las actividades y resultados de
ventas,para asegurar que se logren las
ventas anuales y objetivos de utilidades.
Las herramientas principales son anlisis de
ventas,anlisis de participacin en el
mercado,anlisis financiero,seguimiento de la
satisfaccin del cliente/a.

El control de eficiencia es la labor que consiste
en incrementar la eficiencia en las actividades
de ventas,como.-Promocion de ventas y
distribucin.
El control estratgico es la actividad consistente
en asegurar los objetivos,estrategias y sistemas
de ventas de la empresa para que se adapten
de forma optima al mbito de la planeacin y
pronosticado de ventas.
Una herramienta,conocida como instrumento de
calificacin,de la eficiencia de las
ventas,describe un perfil de la eficiencia de las
ventas en general de una empresa en trminos
de filosofa orientada hacia el
cliente/a,organizacin operativa.