REUNIONES EFECTIVAS

1986, Team Resources, Inc., 2007 Triaxia Partners, Inc.,

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 REUNIONES EFECTIVAS
ELEMENTOS CLAVE PARA
LAS REUNIONES

Propsito

Proceso Personas
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RECOMENDACIONES PARA
MEJORAR
Propsito

Proceso Personas

FOCO EN PROPSITO Y
PROCESO
ANTES
Establecer los objetivos de la
reunin.
Disear la agenda.
Comunicacin oportuna de la
agenda a los participantes.
Participantes, hacer el trabajo
previo.
Roles claros y por escrito para
los participantes.
REUNIONES EFECTIVAS
REUNIONES
DURANTE
DESPUS
Llegar preparados. Evaluacin de la efectividad
de la reunin.
Reglas bsicas de la
reunin por escrito. Envo del Acta.
Cumplir con las
Miembros ausentes.
responsabilidades de
acuerdo al rol que le Seguimiento a los
corresponda. compromisos antes de la
siguiente reunin para ganar
tiempo.
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LOS ROLES EN LA REUNIONES

REUNIN ANTES

Dueo de la reunin: LDER

Facilitador
Secretario (lleva el acta)
Participante
Presentador

ROLES PARA EL MANEJO
DE LAS REUNIONES
Dueo de la reunin (Lder)
Definir el propsito de la reunin y el
marco de resultados esperados.
Decidir quin asistir.
Decidir la duracin y el lugar.
Garantizar los materiales de soporte
adecuados.
Seleccionar al facilitador.
Invitar y compartir la agenda con
anticipacin.
Explicar el papel de los participantes.
Indicar a los participantes qu deben
llevar preparado.
Secretario (a)
Lleva el Acta de la reunin
Seguimiento a los compromisos
antes de la siguiente reunin para
ganar tiempo.
ANTES
Facilitador
Mantener el enfoque. Mantener al
grupo dentro de la agenda (es
decir, dentro del marco de
resultado).
Estimular la participacin y la
cooperacin.
Desafiar los supuestos que no
estn sustentados.
Facilitar la resolucin de
conflictos.
Aclarar el consenso cuando sea
apropiado.
Resumir los puntos clave.
Aclarar, comprobar o desafiar los
enunciados vagos o las
generalidades.
Motivar la participacin de los
miembros ms retrados del
grupo.
Controlar a los miembros que
participen demasiado.
Evaluacin de la Efectividad de la
reunin.
REUNIONES EFECTIVAS
REUNIONES
Presentador
Estar organizado y preparado.
Ser claro y preciso.
Mantenerse dentro del marco
de tiempo acordado.
Mantenerse dentro del marco
de resultado.
Participante
Estar preparado para la reunin.
Ser honesto y abierto ante
preguntas, temas e ideas.
Ser un escucha activo.
Evitar el lenguaje corporal negativo,
conversaciones fuera del tema y
otras distracciones.
Apoyar al lder y al facilitador en sus
esfuerzos por hacer que la reunin
sea productiva.
Mantenerse en el tema.
Ser un contribuyente efectivo.
Estar dispuesto a servir en papeles
variables como relator,
cronometrador, etc.
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LA AGENDA REUNIONES

ANTES

El lder propone la agenda previamente y permite que los

participantes la conozcan y sugieran modificaciones.
La agenda depende del PROPOSITO de la reunin:
Para qu quiero la reunin?
Qu quiero que el equipo accione en la reunin?
Cul es el tipo de reunin que vamos a realizar?
Informativa
Decisoria
Anlisis y solucin de Problemas
Seguimiento a la Estrategia
Monitoreo de avance de proyectos
Etc.
Copyright
2007, Triaxia 1987,
Partners, 1998, Inc. 2000,
All
Rights Reserved
Consultora Estratgica en Desarrollo Organizacional
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LA AGENDA REUNIONES

ANTES

Antes de disear la agenda piense en..

Es un tema relevante para

el propsito de la reunin?

No importante Importante Importante

No urgente No urgente Urgente
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PARA DISEAR LA AGENDA
REUNIONES

ANTES
Lograr velocidad = Pocos temas
ms sencillos al principio.

Temas grandes y complejos en

la mitad

Poner a prueba a todos los

temas

Balancear los PSI vs. los PSE *

Invitados Especiales?

Tiempos pesimistas

Terminar con algo positivo * PSI: Para Su Informacin

PSE: Para Su Ejecucin
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DESAFOS DEL FACILITADOR
REUNIONES

DURANTE
S

Equilibrar proceso y temas

de contenido/tarea

Equilibrar facilitacin y
participacin

Manejar la dinmica del

grupo
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ROLES EN LA REUNIN REUNIONES

DURANTE
S

Saber cundo entregar el

bastn de la facilitacin
El intercambio de papeles permite saber cundo dejar el bastn de la facilitacin. Un buen facilitador de
reuniones aprecia a otros lderes tanto como a s mismo y est dispuesto a ser un seguidor cuando le
corresponda. La medida de un lder es su capacidad para intercambiar los papeles, segn las necesidades.
Los buenos lderes son capaces de entregar el bastn de la facilitacin porque valoran los puntos de vista y
las fortalezas de cada participante en la reunin y no estn amenazados por vincular el liderazgo de otros.

Entregar el bastn les permite compartir con el grupo lo que poseen, como otro participante. Cuando lo han
hecho, anuncian claramente que regresan al papel de facilitador primario y continan asistiendo el proceso
del grupo, hasta que surja la siguiente ocasin cuando la participacin personal se considere adecuada.
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DESAFOS DEL FACILITADOR
REUNIONES

DURANTE
S

LA REUNIN DESCARRILADA

Problema
CHEQUEAR CONSTANTEMENTE LA REUNIONES EFECTIVAS
RELEVANCIA DE LOS TEMAS REUNIONES

DURANTE
S

La reunin descarrillada

Posibilidad 3:
Posibilidad 2:
Posibilidad 1: Estamos repisando,
Importante/ discutiendo sobre lo que
No relevante
No urgente estamos de acuerdo
 REUNIONES EFECTIVAS

DURANTE
S

A CONTINUACIN TIPS PARA IMPRIMIR

Y TENER A MANO
PARA SUS REUNIONES..
 REUNIONES EFECTIVAS

Nos salimos de la agenda

REUNIONES EFECTIVAS
 REUNIONES
REUNIONES EFECTIVAS
EFECTIVAS

SISA
 REUNIONES EFECTIVAS
DESPUS DE LA REUNIN
REUNIONES

DESPUS

Evaluacin de la efectividad de la reunin

Envo del Acta

Incluir los temas de la hoja de parqueo.
Incluir envo a miembros ausentes

Seguimiento a los compromisos antes de la siguiente reunin

para ganar tiempo (idealmente lo debera hacer el apuntador o
secretario).
Un Ejemplo de Principios de Operacin para las
Reuniones del Equipo
Calificacin
Lista de Principios: 1 2 3 4 5

Tener un objetivo claro y comn.

Fijar Metas alcanzables.
Participar todos activamente.
Ser sinceros.
Ser claros en plantear las
oportunidades de mejora.
Respetar las diferencias.
No tomarse nada como personal.
Respetar los acuerdos.
Desaprender.
Disfrutar nuestras reuniones.
Traer preparadas las presentaciones.
 Un Ejemplo de Principios de Operacin para las
Reuniones del Equipo
Calificacin
Lista de Principios: 1 2 3 4 5
Asistir puntualmente. /Hacer buen uso
del tiempo.
Evi t ar di st r ac ci o n e s ext e r n a s
(computadores, Black Berry, etc.).
Evitar interrumpir al otro cuando est
hablando.
Evitar tener conversaciones paralelas.
Mantener foco en las discusiones; no
salirnos del tema.
Ser concretos al expresar puntos de
vista.
Llegar a conclusiones concretas en
todos los temas, con las opiniones de
todos.
En caso de dejar temas abiertos,
utilizar hoja de parqueo.
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REUNIONES
EVALUACIN DE SUS REUNIONES

EJEMPLO: DESPUS

Deficiente Promedio Excelente

1 2 3 4 5
Los objetivos estuvieron bien establecido s
Los objetivos se cumplieron 1 2 3 4 5
Seguimos una agenda 1 2 3 4 5
Las personas correctas estuvieron aqu 1 2 3 4 5
Todos estbamos preparados 1 2 3 4 5
Todos participamos apropiadamente 1 2 3 4 5
Seguimos nuestras reglas bsicas 1 2 3 4 5
Calificacin general de la reunin 1 2 3 4 5

Cmo trabaj su equipo? Empeorando?

Estn ustedes mejorando? Por qu?