Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Administrativa
Sector Pblico:
En este sector la auditora se emplea en funcin de la figura
jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de
autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y
lneas generales de estrategia. Con base en estos
criterios, el mbito de aplicacin se centra en las
instituciones representativas de los poderes ejecutivo,
legislativo y judicial.
Sector Privado:
Presentacin o Informe
5.- Definiciones de Auditoria Administrativa.-
Definiciones:
2.- Organizacin.-
Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se evala.
Comparar la estructura presente con la que aparece en el
organigrama (si es que hay).
Conocer la estimacin a los principios de una buena organizacin,
funcionamiento y departamentalizacin.
4.- Reglamentos.-
Determinar si la organizacin cumple los reglamentos locales,
estatales y nacionales.
Metodologa de William P. Leonard
6.- Controles.-
Determinar la eficacia de los mtodos de control.
Existe un propsito de control adecuado y factible de
realizarse?
Indica el mtodo de control el objetivo que persigue?
Se especifica cmo, cundo y quin ejecutar los
planes?
7.- Operaciones.-
Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere
un mejor control, organizacin o comunicacin para lograr
mejores resultados.
Metodologa de William P. Leonard
8.- Personal.-
Conocer las necesidades del personal y cmo afecta al trabajo en
el rea evaluada.
.- Recursos humanos y fsicos en lo relativo a:
Horario de trabajo, retrasos, faltas, vacaciones, sueldos y salarios,
tiempo extra, vacaciones pagadas, seguro de grupo, deducciones
tributarias, deducciones por ahorro, calificacin de mritos,
promociones y reclasificaciones.
2.- Instrumentacin o
recopilacin de
informacin
3.- Examen
4.- Informe
5.- Seguimiento
Metodologa de Benjamn Franklin
1.- Planeacin.-
El objetivo de la planeacin es establecer las acciones que
se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en
forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer para lograr en
tiempo y forma los objetivos establecidos.
a) Factores a revisar.- Es necesario determinar los factores
que se consideran fundamentales para el estudio de la
organizacin en funcin de dos vertientes: el proceso
administrativo y los elementos especficos que forman
parte de su funcionamiento.
reas de aplicacin
PLANEACIN
DIRECCIN
Visin
Misin Liderazgo Adquisiciones
Objetivos Comunicacin Almacenes e inventarios
Metas Motivacin Asesora externa
Estrategias / tcticas Grupos y equipos de trabajo Asesora interna
Procesos Manejo del estrs, el conflicto y Coordinacin
Polticas la crisis Distribucin del espacio
Procedimientos Tecnologa de la informacin Exportaciones
Programas Toma de decisiones Globalizacin
Enfoques Creatividad e innovacin Importaciones
Niveles Informtica
Horizontes Investigacin y desarrollo
Marketing
Operaciones
Proveedores
ORGANIZACIN CONTROL Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Estructura organizacional Naturaleza Servicio a clientes
Divisin y distribucin Sistemas Servicios generales
de funciones Niveles Sistemas
Cultura organizacional Proceso
Recursos humanos reas de aplicacin
Cambio organizacional Herramientas
Estudios administrativos Calidad
Instrumentos tcnicos
Metodologa de Benjamn Franklin
b) Investigacin preliminar
Una vez que se ha definido la direccin y los factores que se
auditarn, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un
reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la
situacin administrativa de la organizacin.
En esta etapa es conveniente tomar en cuenta los siguientes
criterios:
Determinar las necesidades especificas
Identificar los factores que requieren de atencin
Definir estrategias de accin
Jerarquizar prioridades
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el
objetivo definido
Metodologa de Benjamn Franklin
c) Preparacin del proyecto de auditoria
Con base en la informacin preliminar se prepara la auditoria:
Propuesta tcnica:
Naturaleza.- tipo de auditoria que se pretende realizar
Alcance.- reas de aplicacin
Antecedentes.- recuento de auditorias administrativas y estudios de
mejoramiento previos.
Objetivos.- logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la
auditoria administrativa.
Justificacin.- demostracin de la necesidad de instrumentarla.
Acciones.- iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin.
Recursos.- requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos.
Costo.- estimacin global y especifica de recursos financieros
necesarios.
Resultados.- beneficios que se espera lograr.
Informacin complementaria.- material e investigaciones que pueden
servir como elementos de apoyo.
Metodologa AA,
Benjamin Franklin
Programa de trabajo:
b) Tcnicas de Recoleccin.-
Para recabar la informacin requerida en forma gil y
ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de
tcnicas:
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
Metodologa de Benjamn Franklin
Observacin directa.-
Consiste en la revisin del rea fsica donde se
desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer
las condiciones laborales y el clima de organizacin
imperante.
Entrevista.-
Consiste en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas para obtener informacin. Este medio es
posiblemente el ms empleado y uno de los que puede
brindar informacin ms completa y precisa, puesto que
el entrevistador, al tener contacto directo con el
entrevistado, adems de obtener respuestas, puede
percibir actitudes y recibir comentarios.
Metodologa de Benjamn Franklin
Cuestionarios.-
Estos instrumentos que se emplean para obtener la
informacin deseada en forma homognea, estn
constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o
temtica especifica, con el propsito de que muestren la
interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes
reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil
completo de la organizacin.
Todo cuestionario debe expresar el motivo de su
preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean
claras y concisas, presentadas en orden lgico, con
redaccin comprensible y facilidad de respuesta.
Metodologa de Benjamn Franklin
Cdulas.-
Se utilizan para captar la informacin requerida de
acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Estn
integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas,
bloques y columnas que facilitan la agrupacin y
divisin de su contenido para su revisin y anlisis,
adems de que abren la posibilidad de ampliar el rango
de respuesta.
Permite abrir el rango de captacin de informacin y
comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el
anlisis de resultados.
Metodologa de Benjamn Franklin
Papeles de trabajo.-
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su
trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, que son los registros en
donde se describen las tcnicas y procedimientos
aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones a las que llega.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que el
auditor incorporar en su informe, ya que incluyen
observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo.
Metodologa de Benjamn Franklin
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin
perder de vista que su contenido debe incluir:
Identificacin de la auditoria
El proyecto de auditoria
ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo
realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la
aplicacin de la auditoria.
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.
Anotaciones sobre informacin relevante.
Ajustes realizados durante su ejecucin.
Lineamientos recibidos por rea o fase de aplicacin.
Reporte de posibles irregularidades.
Metodologa de Benjamn Franklin
Evidencias.-
La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que
constituye un elemento relevante para fundamentar los
juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el riesgo,
incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, as como
el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe
tener.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
a) Fsica.- Se obtiene mediante inspeccin u
observacin directa de las actividades, bienes o
sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas,
grficas, cuadros, mapas o muestras materiales.
Metodologa de Benjamn Franklin
Evidencias.-
b) Documental.- Se logra por medio del anlisis de
documentos. Est contenida en cartas, contratos,
registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda
clase de comunicacin relacionada con el trabajo.
c) Testimonial.- Se obtiene de toda persona que
realiza declaraciones durante la aplicacin de la
auditoria.
d) Analtica.- Comprende clculos, comparaciones,
razonamientos y desagregacin de la informacin
por reas, apartados y/o componentes.
Metodologa de Benjamn Franklin
Evidencias.-
Para que la evidencia sea til y vlida, debe reunir los
siguientes requisitos:
Tipos de Informe
Informe general
Informe ejecutivo
Metodologa de Benjamn Franklin
Informe general.-
Responsable.- rea o unidad administrativa encargada de preparar el
informe.
Introduccin.- breve descripcin de las circunstancias que hicieron
necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y
participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as
como el propsito y explicacin general de su contenido.
Antecedentes.- orgenes, cambios, y sucesos de mayor relevancia que
influyeron en la decisin de implementar la auditoria.
Tcnicas empleadas.- instrumentos y mtodos utilizados para obtener
resultados en funcin del objetivo.
Conclusiones y recomendaciones.- sntesis de los logros obtenidos,
problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas
para el logro de las propuestas.
Apndices o anexos.- grficos, cuadros y dems instrumentos de
anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la
presentacin y fundamentacin de la auditoria.
Metodologa de Benjamn Franklin
Informe ejecutivo.-
Responsable.- rea o unidad administrativa encargada de
preparar el informe.
Periodo de revisin.- lapso que comprendi la auditoria.
Objetivos.- propsitos que se pretende obtener con la auditoria.
Alcance.- profundidad con la que se audit la organizacin.
Metodologa.- explicacin de las tcnicas y procedimientos
utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para
cumplir con los objetivos de la auditoria.
Sntesis.- relacin de los resultados y logros obtenidos con los
recursos asignados.
Conclusiones y recomendaciones.- sntesis de los logros
obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y
pautas sugeridas para el logro de las propuestas.
Metodologa de Benjamn Franklin
2. Integracin de recursos
Reunir los recursos para poner en marcha el
programa de implementacin: acondicionamiento
fsico de las instalaciones, seleccin y capacitacin
del personal que va a colaborar en su ejecucin.
Programa de la Auditoria:
PUNTOS A EVALUAR
POLITICA Y DIRECCION.-
La orientacin y el manejo de la empresa mediante la
direccin y vigilancia de sus actividades. El
cumplimiento ptimo de la funcin es la Administracin.
1. Ha establecido una poltica equilibrada que involucra el
campo de accin, su justificacin, los medios y los
objetivos que persigue.
2. Ha instituido y opera una organizacin coordinada y
eficiente.
3. Mantiene sta ltima bajo una vigilancia conveniente.
Mtodo Anlisis Factorial Banco de Mxico
PRODUCTOS Y PROCESOS.-
Seleccin y diseo de los bienes que se han de producir y
de los mtodos usados en la fabricacin de los mismos.
El cumplimiento ptimo de la funcin es mediante
procesos adecuados de la empresa:
FINANCIAMIENTO.-
El manejo de aspectos monetarios y crediticios. El
cumplimiento ptimo de la funcin es la empresa,
mediante una poltica consciente con respecto a sus
necesidades monetarias y a las fuentes financieras
accesibles:
MEDIOS DE PRODUCCION.-
FUERZA DE TRABAJO.-
SUMINISTROS.-
ACTIVIDAD PRODUCTIVA.-
MERCADEO.-
CONTABILIDAD Y ESTADISTICA.-
1. De planeacin,
2. De la organizacin,
3. De la integracin,
4. De la direccin y
5. Del control.
Mtodo General
1.- PLANEACION.-
2.- ORGANIZACIN.-
3.- INTEGRACIN.-
4.- DIRECCIN.-
5.- CONTROL.-
1. Planeacin.-
a) Definicin del estudio a desarrollar
b) Diagnstico administrativo:
Elaboracin del programa de auditoria
Aprobacin del programa de auditoria
Desarrollo del diagnostico
c) Definicin del objetivo
d) Alcance especfico de la auditoria
e) Determinacin del personal necesario
f) Programacin del tiempo estimado
g) Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar
h) Aprobacin del programa de auditoria
Mtodo General
2. Examen.-
3. Evaluacin.-
a) Anlisis y evaluacin de la informacin captada.
b) Jerarquizacin de observaciones.
c) Planteamiento de las recomendaciones.
d) Discusin de las observaciones.
4. Informe.-
a) Elaboracin del informe final.
b) Presentacin del informe final al director general y subdirector de
auditoria
c) Presentacin del informe final a los responsables de la unidad
auditada.
III.- Planeacin de la
Auditoria
Administrativa
Planeacin de la Auditoria Administrativa
Investigacin Preliminar.-
Para contar con elementos suficientes para la
elaboracin de los programas especficos de
auditoria, es necesario, antes de iniciar con la
auditoria, recopilar documentacin y recabar
informacin, a fin de tener un conocimiento amplio de
la unidad a auditar.
TECNICAS DE INVESTIGACION.-
1. Investigacin documental
2. Entrevista
3. Cuestionarios
4. Interpretacin de documentos
5. Observacin directa
6. Verificacin
Obtencin de la Informacin
a) Normativa.-
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especfica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Normas (nacionales e internacionales)
Oficios circulares
Obtencin de la Informacin
Investigacin documental.-
b) Administrativa.-
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de informacin y certificacin
Cuadros de distribucin del trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Proyectos estratgicos
Inventarios de mobiliario y equipo
Indicadores financieros y de gestin
Auditorias administrativas previas
Obtencin de la Informacin
Investigacin documental.-
c) Mercado.-
Comportamiento de la oferta
Situacin actual, anlisis del rgimen de mercado, situacin futura
(previsible), determinacin de precios.
Obtencin de la Informacin
Investigacin documental.-
d) Ubicacin geogrfica.-
Localizacin
Caractersticas del terreno
Cercana con el mercado (clientes y proveedores)
Distancias y costo de transporte
Alternativas de conexin con unidades nuevas
Justificacin en relacin al tamao y procesos
Obtencin de la Informacin
Investigacin documental.-
e) Estudios financieros.-
Investigacin documental.-
e) Situacin econmica.-
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior
Obtencin de la Informacin
Investigacin documental.-
Cultura
Estratos sociales o nivel socioeconmico
Grupos de referencia y convivencia
Familia
Ciclo de vida del consumidor
Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y
motivacin)
Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y
sentimiento posterior).
Obtencin de la Informacin
2.- ENTREVISTA.-
Esta tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas para obtener informacin. Este medio es
posiblemente el ms empleado y uno de los que puede brindar
informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al
tener contacto directo con el entrevistado, adems de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Obtencin de la Informacin
3.- CUESTIONARIOS.-
Cuestionarios.-
Cuestionarios.-
Cuestionarios.-
Cuestionarios.-
6.- VERIFICACION.-
PRESENTACION Y CONTENIDO.-
Debe estar redactado en forma sencilla
Las conclusiones deben de estar apoyadas con argumentos
razonados y convincentes, motivando la accin correspondiente.
Debe estar escrito con limpieza y papel adecuado.
El Informe
El informe, segn el caso deber acompaarse de todos aquellos
documentos formulados como resultado de los trabajos, tales
como: grficas, formas, observaciones.
Narrativos
Importancia
Extractado
El Informe
ESTRUCTURA DEL INFORME.-
Consideraciones generales
Observaciones relevantes
Observaciones detalladas
Recomendaciones
Comentarios
Anexos
EVALUACION GENERAL:
Contiene una sntesis de los principales problemas detectados en la
revisin, con la finalidad de atender la atencin del titular del rea o
servicio auditado hacia aquellos aspectos que requieren mayor
esmero para su resolucin.
ASPECTOS DETERMINADOS (ELEMENTOS):
Observacin
Causa
Efecto
Recomendacin
GRACIAS !!