COMPONENTES DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
-PLANEACION-
Facultad de Ingeniera Industrial
U.T.P.
Administracin
CONTENIDOS
Proceso administrativo.
Divisin del proceso administrativo.
Planeacin.
Fases de la planeacin.
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO: Conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo
una actividad.

PROCESO ADMINISTRATIVO: Conjunto de pasos o etapas, sucesivas e

interrelacionadas, a travs de las cuales se realiza la administracin.
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR

PROCESO
CONTROLAR ADMINISTRATIVO
ORGANIZAR

DIRIGIR
DIVISIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
FASE MECANICA O ESTRUCTURAL:
Planeacin.
Organizacin.

FASE OPERATIVA O DINMICA:

Direccin o ejecucin.
Control.
PLANEACIN
Es la base, es la primera de las funciones administrativas.

Se define como la accin de tomar decisiones para el futuro.

No es un acto, es un proceso.

La planeacin es el proceso mediante el cual se definen las

situaciones que deseamos a futuro y se disean las estrategias para
alcanzarlas.
FASES DE LA PLANIFICACIN
1. Determinacin de objetivos.
2. Toma de decisiones.
3. Elaboracin de planes.
4. Acciones empresariales.
FASES DE LA PLANIFICACIN
Determinacin de objetivos
1. Actividad inicial: saber para donde vamos.
2. Los objetivos son la expresin actual de lo que queremos vivir a
futuro.
3. Requisitos para su construccin:
1. Especficos.
2. Realistas.
3. Verificables.
4. Que tengan un plazo de tiempo.
5. Que planteen desafos.
6. Que tengan metas intermedias.
7. Que generen compromiso.
JERARQUA DE LOS OBJETIVOS
Acorde con su importancia y predominio:
1. Objetivos organizacionales.
2. Objetivos de la divisin.
3. Objetivos del departamento.
4. Objetivos operacionales.

Constituyen una red jerrquica e integrada que orienta la accin

empresarial hacia los objetivos organizacionales.
DESDOBLAMIENTO DE LOS OBJETIVOS:

Objetivos organizacionales
Polticas
A Directrices
M Metas
P Programas
L
Procedimientos
I
T Mtodos
U Normas
D

Menor DETALLE Mayor

TOMA DE DECISIONES:
La toma de decisiones es necesaria para el cumplimiento de los
objetivos.

Implica un proceso para comparar alternativas posibles y elegir las

ms adecuadas.

Diagnstico + Alternativas + Evaluacin + Seleccin + Ejecucin

= RESULTADOS.
TIPOS DE PLANEACIN
Planeacin estratgica: ms amplia objetivos y estrategias
generales.

Planeacin tctica: a nivel departamental.

Planeacin operativa: detallada corto plazo para actividades.

Segn la jerarqua
PLANEACIN ESTRATGICA
Se define en la cpula estratgica de la organizacin.
Abarca la organizacin con una mirada global.
Se plantea con proyeccin al largo plazo.
Implica un anlisis del entorno (Amenazas vs Oportunidades).
Requiere de un anlisis interno profundo (Debilidades vs Fortalezas).

PREPARA LA EMPRESA PARA AFRONTAR LOS RETOS FUTUROS

PLANEACIN OPERATIVA
Se define desde el rea especfica donde se realiza cada actividad.
Programa los detalles requeridos para incorporar los planes
estratgicos a la cotidianidad de la empresa.
Incluye actividades recurrentes y no recurrentes.
Planea el futuro inmediato.
Separa los objetivos en tareas o acciones independientes.
Permite asumir las tareas o acciones por separado.

PREPARA LA EMPRESA PARA ASUMIR EL DIA A DIA.

CLASES DE PLANES
NOMBRE APLICACIN
Programas Actividades en un marco temporal. Relacionados con el tiempo.

Presupuestos Expresin monetaria de los programas. Relacionados con el

dinero.
Proyectos Programas especficos.

Polticas Guas para la toma de decisiones.

Procedimientos Instrucciones para las acciones. Relacionados con los mtodos.

Reglas Medidas especficas para situaciones esperadas. Relacionadas

con el comportamiento.
VISIN

PLANTEAMIENTO
ESTRATGICO

MISIN
VISIN:
Est soportada desde los siguientes elementos:
Propsito principal de la empresa.
Futuro.
Mercados a atender.
Valores, conductas y actitudes.
Escenarios esperados.
MISIN:

Su declaracin incluye:
Lo que hacemos - Cul es el negocio?
Donde lo hacemos - Cul es el mercado?
La forma en que lo hacemos - Cul es la oferta de valor?
Para quien lo hacemos - Qu necesidad satisfacemos?
DE LA ADMINISTRACIN A LA PLANIFICACIN

Definicin del
objetivo

Flexibilidad
durante su
bsqueda
Caractersticas de la planeacin (1)

Es un proceso permanente y continuo.

Siempre est orientada al futuro.
Pretende racionalidad en la toma de decisiones.
Busca seleccionar una accin entre varias alternativas.
Considera los sistemas y subsistemas que conforman la
empresa.
Caractersticas de la planeacin (2)
Es repetitiva, recurrente.
Es una forma de asignar recursos.
Es cclica, permite evaluacin y medicin para mejorar.
Es una tcnica de coordinacin e integracin.
Es una tcnica de cambio e innovacin.

INTERACTA CON LAS DEMS FUNCIONES DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
QU ES EL ANLISIS DOFA?
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR

PROCESO
CONTROLAR ADMINISTRATIVO
ORGANIZAR

DIRIGIR
ORGANIZACIN
Desde el punto de vista administrativo tiene dos definiciones:
1. Empresa.
2. Parte del proceso administrativo.

SIEMPRE est precedida por la planeacin.

Pretende la mayor eficiencia para el logro de los objetivos.

Definiciones de organizacin:
Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas
fijadas.

Proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos.

Estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las

funciones, niveles y actividades de los recursos materiales y humanos
de un organismo social.
La organizacin consiste en:
1. Identificar las tareas requeridas.
2. Agruparlas en reas.
3. Distribuirlas entre los puestos de trabajo.
4. Asignarlas a los funcionarios de acuerdo a sus responsabilidades.
5. Jerarquizarlas de acuerdo a puestos y funciones.

ES LA PROMOTORA DE LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

La organizacin
Define y orienta el trabajo al interior de la empresa.

OBJETIVO PRINCIPAL:
Ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes
para todos sus miembros

ADEMS
Establece reas funcionales.
Define jerarquas (Grado de autoridad y responsabilidades).
Elabora y describe perfiles de puestos.
TIPOS DE ORGANIZACIN:
FORMAL: Establecida de manera deliberada para la consecucin de
los objetivos.
Tiene una estructura claramente definida.
Cuenta con polticas y reglamentos.
Las polticas y reglamentos son conocidos por todos sus miembros.
TIPOS DE ORGANIZACIN:
INFORMAL: Corresponde a las relaciones sociales que surgen
espontneamente entre los miembros de una organizacin.
Son libres.
No tienen reglamentos.
No se acogen a estructuras especficas.

GENERA LINEAS DE COMUNICACIN QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA

EN TODOS LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA.
ORGANIGRAMA
Descripcin grfica de los puestos y la organizacin de los puestos
(cargos) en una compaa.

Es un retrato de la estructura de mandos y diversas actividades que

se realizan al interior de una empresa.

Estructuracin grfica de las funciones y actividades

organizacionales.
ORGANIGRAMA
LINEA: Representa la relacin de dependencia.
Superior a subordinado.

CUADRO: Representa diferentes trabajos.

TITULOS: Representan las funciones desempeadas.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS:
VERTICAL

HORIZONTAL

MATRICIAL
Elementos importantes del organigrama:
Tramo de control: numero de subordinados que reportan a un jefe o
supervisor.

Autoridad: derecho legitimado para tomar decisiones e impartir

instrucciones.
Recae ms sobre el cargo que sobre la persona.

IMPLCITOS EN EL ORGANIGRAMA
Diseo de la estructura organizacional:
Basada en cuatro elementos:
1. Divisin del trabajo.
2. Departamentalizacin.
3. Longitud del tramo de control.
4. Delegacin de autoridad.

De acuerdo a ellos se define el tipo de organigrama.

Estructura organizacional vertical:
Se caracteriza por presentar una lnea de mando angosta y muchos
niveles jerrquicos.

Implica la existencia de muchos niveles entre los administradores de

mayor y menor jerarqua.
La estructura organizacional vertical
Gerente
General

Gerente de Gerente de Gerente de

Divisin Divisin Divisin

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de

Departamento Departamento Departamento Depatamento Departamento Departamento

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin Seccin

Clase Angosta y de muchos niveles jerrquicas

Estructura organizacional horizontal:
Se caracteriza por una lnea de mando amplia y pocos niveles
jerrquicos.

Cada administrador tiene un numero de personas amplio a su cargo,

lo que lo independiza de los dems administradores.

Esta estructura facilita la toma de decisiones funcionales pero puede

generar dificultades de comunicacin entre administradores.
Estructura organizacional matricial
Utilizada especficamente para el desarrollo de proyectos especficos
y temporales, en los cuales se necesita la interrelacin de las
diferentes reas de la organizacin.
Necesidad de desarrollos rpidos.
Necesidad de comunicacin eficiente y efectiva.
Basada en la creatividad y la innovacin.
Con jefes alternos en las divisiones y en los proyectos.
Concepto de departamentalizacin:
Provee la diferenciacin y el agrupamiento de actividades de acuerdo
a los productos, las lneas de productos o los servicios que presta la
empresa.

Es un concepto de divisin y especializacin del trabajo y sus

responsabilidades.

Permite una delegacin especializada de funciones y obligaciones.

Tipos de departamentalizacin:
Por producto o servicio:
Urgencias, hospitalizacin, ayudas diagnsticas, etc.

Por funcin:
Produccin, mercadeo, talento humano, finanzas, etc.

Por proyectos:
Especiales, gubernamentales, privados, logsticos, etc.

Geogrfica o territorial:
Zona norte, zona centro, zona este, etc.
Tramos amplios:
VENTAJAS DESVENTAJAS

Los superiores se obligan a delegar. Sobrecarga de trabajo de los

Debe haber polticas claras de
funcionamiento.
La seleccin de los subordinados
debe ser cuidadosa.
superiores.
Demora en la toma de decisiones.
Riesgo de perdida de control de los
superiores.
Tramos estrechos:
VENTAJAS DESVENTAJAS

Estrecha supervisin. Aumenta el nmero de niveles

administrativos.
Estricto control. Los superiores se involucran
mucho en el trabajo de los
subordinados.
Fcil comunicacin.
Otros conceptos de la organizacin:
Delegacin de autoridad.

Poder.

Autoridad.

Centralizacin y descentralizacin.
Delegacin de autoridad:
Proceso mediante el cual los superiores distribuyen la autoridad a sus
subalternos asignando responsabilidades nuevas o adicionales.

Requiere cuatro aspectos bsicos:

Quien delega asigne objetivos.
Quien delegue conceda autoridad.
Quien acepte se responsabilice.
Quien acepte se haga responsable por los resultados.
Poder y autoridad:
Poder: habilidad para influir en las personas o grupos, esencial para el
logro y realizacin de los objetivos individuales, organizacionales y
sociales.

Autoridad: Derecho conferido por el rango o cargo (puesto) para dar

ordenes.
Centralizacin y descentralizacin:
Organizacin centralizada: los problemas fluyen de abajo hacia arriba,
hasta encontrar algn directivo que tome decisiones.

Organizacin descentralizada: La autoridad se dispersa hacia abajo

dentro de la jerarqua organizacional.

EN NIVEL VARA DE ACUERDO AL TIPO DE EMPRESA E INCLUSO AL

INTERIOR DE LOS DEPARTAMENTOS DE CADA EMPRESA.