7 puntos para preparar el

Inventario Fsico Anual

La fiabilidad de stocks mejora el servicio a clientes

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 Introduccin
El inventario fsico anual no debe contemplarse como una obligacin
legal sino como la oportunidad de controlar, medir y mejorar la gestin
de inventarios.
La realizacin de un inventario anual conlleva la paralizacin de la
actividad normal de la empresa y costes extraordinarios.
Es importante que el recuento fsico se planifique minuciosamente con
el fin de evitar imprevistos y conseguir que su resultado facilite a
direccin la toma de decisiones sobre la situacin de sus activos.
Esta breve gua pretende identificar aquellos puntos que adquieren
especial relevancia en la preparacin de un inventario fsico anual y que
no deben obviarse.

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 1. Localizacin Demogrfica de los Centros

El primer paso consiste en listar las localizaciones (almacenes, puntos de

venta, etc.) donde se llevar a cabo el recuento fsico.

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 2. Tipologa de Productos y Estanteras
A continuacin clasificaremos el tipo de productos y estanteras para detallar
el nmero de ubicaciones que deberemos contar por estantera, tipo de
producto y centro.

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 3. Recursos Humanos
Para conocer los Recursos Humanos de los que disponemos,
prepararemos un listado de todo el personal que participar en el
recuento, por centro, asignando las siguientes funciones:
Responsable general del inventario
Supervisores por centro
Equipos de recuento
Equipos de introduccin de datos

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 4. Equipamientos
En funcin de los productos y tipo de estanteras a contar, preveremos el
equipamiento necesario, que en muchos casos habr que alquilar:
Plataformas elevadoras
Bsculas para material a granel y/o productos pequeos
Material bsico por equipo de recuento: calculadoras, etc.
Lectores de introduccin de datos

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 5. Software Inventario Fsico
La funcin del software para realizar un inventario fsico es la generacin
de listados recuento, introduccin de recuentos, seguimiento y
comparacin recuento final con inventario terico.
Existen muchas aplicaciones en el mercado dedicadas a la ejecucin de
inventarios fsicos y su seleccin deber basarse en las propias
necesidades de la empresa.

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 6. Manual de Instrucciones
El Manual de Instrucciones es el documento mas importante en la
planificacin del inventario fsico.
En el se detallan todas las instrucciones que se debern seguir para su
correcta ejecucin: fechas, centros, horarios, equipos, operativa, etc. , y
resuelve cualquier duda que pueda surgir durante su realizacin.
Este manual debe distribuirse con la suficiente antelacin a todo el
personal que intervenga directa indirectamente en el recuento y es
susceptible de mejora a travs de posteriores revisiones como parte
integrante del manual de calidad de la empresa.

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 Manual Instrucciones
Hora de Corte Operaciones
El manual de instrucciones informa de los das de inventarios y establece
la hora de corte operacional, previamente acordada con direccin
general.
Salvo que la empresa no pueda detener su actividad, la hora de corte
indica el momento a partir del cual todos los productos almacenados han
sido procesados en el sistema y ya no se podr realizar ningn otro
movimiento hasta que se recupere la actividad normal.

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 Manual Instrucciones
Horario Recuento
El horario de recuento debe planificarse en funcin del nmero de
ubicaciones a contar, equipos disponibles y velocidad estimada de
conteo (ubicaciones por hora).
En este apartado se detallan los horarios de recuento, las pausas, el
horario de comidas y la hora de finalizacin prevista.
Es de suma importancia que todo el personal disponga de esta
informacin para evitar pausas no planificadas y conseguir una gestin
adecuada del tiempo disponible.

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 Manual Instrucciones
Equipos
Disponemos de dos equipos, el que realiza el recuento fsico y el que
introduce los recuentos en el sistema.
Normalmente, el equipo de recuento lo componen 2 personas.
Es importante que la composicin de cada equipo la realice una persona
que conozca el perfil de cada individuo, habilidades y funciones dentro
de la empresa para que estos estn compensados.
Cada equipo de recuento es codificado (A,B,C) y el nombre de sus
componentes publicado en el manual de instrucciones.

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 Manual Instrucciones
Copias Seguridad

Antes de iniciar el recuento fsico es recomendable realizar copias de

seguridad de todas las bases de datos de stocks, sobre todo en el caso de
trabajar con aplicaciones que actualizan directamente el inventario
terico con el inventario contado.

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 Manual Instrucciones
Listados Recuento
Es necesario configurar listados de recuento por zonas y equipos.
En el listado aparecer la informacin bsica del producto a contar:
ubicacin, cdigo artculo, descripcin, unidad de medida, etc., y el
equipo de recuento anotar la cantidad contada en la ubicacin.
El nmero de ubicaciones por listado tiene que acotarse para combinar
el recuento fsico con la entrada de datos. Por ejemplo, 100 ubicaciones
por listado.
Estos listados se imprimen despus de la hora de corte.

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 Manual Instrucciones
Segundo Recuento
Existen 2 modos diferentes de configurar los segundos recuentos:
1. Todo el inventario es recontado dos veces. En estos casos el
programa de inventarios selecciona el recuento que ha sido mas
favorable respecto del inventario terico.
2. El primer recuento es sometido a un filtro de diferencias por valor
y/o unidades y, en funcin de la desviacin, se solicita un segundo
recuento. Normalmente en estos casos se mantiene el ltimo
recuento realizado.

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 Manual Instrucciones
Revisin Final y Cierre

Terminados los recuentos se genera un informe donde aparecen

ordenadas, de mayor a menor, las diferencias absolutas encontradas,
tanto por valor como por unidades.
Este listado es verificado por el supervisor de inventario, el cual
comprobar junto a los equipos de recuento que el conteo de las
mayores diferencias es correcto y dar el inventario por finalizado.
Los posibles motivos de estas diferencias se analizarn posteriormente
para reportarlo en el informe general de inventario.

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 7. Informe Final
El informe final de inventario incluye los siguientes documentos:
1. Cuadro diferencias indicando inventario inicial, inventario final,
diferencias y %, por valor y por unidades
2. Listado de las 10 primeras diferencias absolutas encontradas,
indicando los posibles motivos que provocaron estas diferencias.
3. Comparativa con resultados inventario anual anterior
4. Medidas propuestas para mejorar la gestin de stocks
5. 5 ltimas entradas/salidas antes y despus de la hora de corte.

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 Esta presentacin ha sido preparada por arealogistica
Consultoria Logstica ubicada en Barcelona (Espaa)
especializada en Gestin de Inventarios.

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