Gestin de las Compras

GESTIN DE LAS COMPRAS EN UN

S.G.C

CONTENIDO DEL CURSO

UNIDADES DE APRENDIZAJE
Importancia de las compras en la
Comprender los mtodos requeridos
empresa. para una eficaz gestin del proceso de
Relacin de las compras con elS.G.C. compras en la organizacin.
La cadena desuministro.
Gestin del proceso decompras.
 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS EN LA
EMPRESA

Los resultados econmicos

de la empresa

Calidad del producto final

Alta influencia sobre:

Satisfaccin del cliente

Confianza del cliente interno

Relacin de las Compras
con el Sistema de Gestin
de Calidad
 Gestin de Calidad
ACTIVIDADES
COORDINADAS

DIRIGIR CONTROLAR

ORGANIZACIN

PRODUCTO
SERVICIO
NECESIDADES
EXPECTATIVAS CLIENTE EXTERNO,
PARTES INTERESADAS

POLTICA OBJETIVOS PLANIFICACIN CONTROL DE ASEGURAMIENTO

CALIDAD DE CALIDAD DE CALIDAD CALIDAD DE CALIDAD

MEJORAMIENTO DE CALIDAD
 Gestin de Calidad en Compras
DIRIGIR

PRODUCTO
CLIENTE
ACTIVIDADES PROCESO
CONFIANZA SATISFACER INTERNO
COORDINADAS COMPRA

SERVICIO
CLIENTE
EXTERNO
CONTROLAR

POLTICA OBJETIVOS PLANIFICACIN CONTROL DE ASEGURAMIENTO

CALIDAD DE CALIDAD DE CALIDAD CALIDAD DE CALIDAD

MEJORAMIENTO DE CALIDAD
La cadena de suministro
 CONCEPTOS RELACIONADOS CON LAS COMPRAS

Proveedor Organizacin Cliente

Consumidor
Productor Usuariofinal
Distribuidor Minorista
Minorista Persona(s) con funciones, Beneficiario
Vendedor de unproducto responsabilidades,
Comprador
Prestador de unservicio autoridades y relaciones.
Mayorista

(3.2.5) (3.2.1) (3.2.4)

Relacin de las Compras con la
operacin del negocio
RELACIN DE LAS COMPRAS CON LA
OPERACIN DEL NEGOCIO
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO
RELACIN DE LAS COMPRAS CON LA
OPERACIN DEL NEGOCIO
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO
RELACIN DE LAS COMPRAS CON LA
OPERACIN DEL NEGOCIO
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

Proceso suministradoexternamente
Gestin de las Compras
como un proceso
 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y
SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
8.4.1 GENERALIDADES

La organizacin debe determinar y aplicar criterios para la

evaluacin, la seleccin, el seguimiento del desempeo y
la reevaluacin de los proveedores externos, basndose
en su capacidad para proporcionar procesos o productos y
servicios de acuerdo con los requisitos.

La organizacin debe conservar la informacin

documentada de estas actividades y de cualquier accin
necesaria que surja de las evaluaciones.
 OBJETIVOS DE LA GESTIN
DE LAS COMPRAS
Previsin de necesidades
Precios de compra
Plazos de entrega
Cumplimiento de especificaciones
Rotacin de las existencias
Evitar el riesgo de obsolescencia
Fuentes alternativas de suministro
Contratos de compra
Relaciones favorables con los proveedores
Formacin del personal
Registro de la informacin
Integracin con las dems reas de la empresa
 RESPONSABILIDADES DE LA
GESTIN DE LAS COMPRAS
Actividades desarrolladas dentro del ciclo de calidad del producto/servicio con el objeto de poner a
disposicin de la empresa los recursos necesarios para su actividad, de acuerdo con sus diferentes
necesidades.

Como responsable del proceso de compras Como cliente interno

Participar en: Cerciorarse de:

Estrategia de compra. Programacin de las actividades vs.

Necesidades.
Documentos de compra apropiados.
Administracin necesidades de
Seguimiento de loscontratos. materiales/existencias.

Ayudar al cumplimiento de las estrategias de

Tratamiento de discrepancias. compras.

Establecer canales de comunicacin apropiados con

el proveedor. La eficacia de compras como procesodel
Sistema de Gestin de Calidad.
EL PROCESO DE COMPRAS
 EL PROCESO DE COMPRAS
OBJETIVO

ASEGURAR QUE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

CUENTEN CON LOS RECURSOS NECESARIOS PARA
LLEVAR A CABO SU OPERACION

Cumplimiento de especificaciones
Oportunidad
Condiciones econmicas favorables
Cantidades requeridas
8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL

La organizacin debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados

externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organizacin de entregar
productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes.

La organizacin debe:

a)asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de
su sistema de gestin de la calidad;

b)definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a
las salidasresultantes;

c) tener en consideracin:
1) el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la
capacidad de la organizacin de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables;
2) la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo;

d) determinar la verificacin, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos,
productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.
 CONTROLES A LOS PROVEEDORES EXTERNOS

GESTION ACTIVIDAD

1. Identificar procesos, productos y servicios suministrados

externamente: Proveedores externos
2. Evaluar el impacto de los proveedores en las actividades
PLANEAR de laorganizacin
3. Diagnstico de condiciones actuales de seleccin

4. Seleccionar mtodos de control operacional

5. Comunicar y sensibilizar sobre nuevos controles

HACER 6. Implementar controles operacionales

VERIFICAR 7. Seguimiento a la implementacin y eficacia de los

controles operacionales
ACTUAR 8. Mejoramiento de la gestin de los proveedores
 IMPLEMENTACION DE CONTROLES
OPERACIONALES A
LOS PROVEEDORES EXTERNOS
Exigencia de elementos de proteccin personal
Exigencia de aportes al sistema general de seguridad social
Exigencia de cumplimiento de manual de seleccin de proveedores
definido porla
organizacin.
Evaluacin cumplimiento de requisitos legales.
Evaluacin cumplimiento de estndares: ISO 9001 Normas de producto
Desarrollo de auditoras de segunda parte
de seleccin y evaluacin de
Evaluacin al cumplimiento del procedimiento
proveedores
Exigencia de planes de continuidad de negocio
 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES
PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios crticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeacin de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificacin del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeo
8. Reevaluacin de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)
EL PROCESO DE COMPRAS
CONTROLES
1.Identificar los producto y servicios
crticos acomprar.

4
 IDENTIFICACION DE
PRODUCTOS/SERVICIOS CRITICOS
1.Identificar los producto y servicios
crticos a comprar.
 EL PROCESO DE COMPRAS
2.Definir especificaciones del producto
y servicio acomprar.

Transmite necesidades Pregunta/investiga necesidades

MAT.PRIMAS PRODUCTO/
PRODU/SERVICIO SERVICIO

COMPRA VENTA

ESPECIFICACIONES ESPECIFICACIONES

PROVEEDOR ORGANIZACION CLIENTE

Satisfaccin Satisfaccin
 ESPECIFICACIONES DE UN PRODUCTO

- Tamao
- Peso
- Dimensin
- Color
- Densidad
- Rugosidad
- Lugar de entrega
- Tiempo y horario de entrega
- Recomendaciones de transporte
- Requisitos de almacenaje y preservacin
- Etc.
 ESPECIFICACIONES DE UN SERVICIO

-Tiempo de prestacin del servicio

- Lugar de entrega
- Tiempo y horario de entrega
- Condiciones de seguridad
- Requisitos de competencia
-Requisitos de entrenamiento
- Etc.
 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y
SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
3. INFORMACIN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS

La organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los

requisitos antes de su comunicacin al proveedor externo.

La organizacin debe comunicar a los proveedores externos

sus requisitos para:

a) los procesos, productos y servicios a proporcionar;

b) la aprobacinde:
1) productos y servicios;
2) mtodos, procesos y equipos;
3) la liberacin de productos yservicios;
c)la competencia, incluyendo cualquier calificacin requerida
de laspersonas;
d)las interacciones del proveedor externo con la organizacin;
e)el control y el seguimiento del desempeo del proveedor
externo a aplicar por parte de la organizacin;
f)las actividades de verificacin o validacin que la
organizacin, o su cliente, pretende llevar a cabo en las
instalaciones del proveedor externo.
 COMUNICACIN
COMPRENSIBLE PARA EL PROVEEDOR.

VERAZ Y VERIFICABLE.

BIDIRECCIONAL.

PRESENTADA DE FORMA CONSISTENTE Y REGULAR.

EMITIDA A TRAVES DE CANALES APROPIADOS.

CREAR REGISTROS PARA DOCUMENTAR RECLAMACIONES.

INCLUIR PAUTAS PARA COMUNICACIN EXTRAORDINARIA.

ESTABLECER LINEAS JERARQUICAS PARA LA COMUNICACIN.

 EL PROCESO DE COMPRAS
3.Planeacin de compras.

Herramienta para que le facilita a las organizaciones identificar, registrar,

programar y divulgar sus necesidades de procesos, productos y servicios y
disear estrategias de contratacin basadas en agregacin de la demanda
que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratacin.

Esto le permite a la organizacin:

Identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la

organizacin para compras y contratacin.
Como referente inicial para evaluar el nivel de ejecucin del presupuesto.
Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la organizacin
durante el ao referido en el Plan.
 EL PROCESO DE COMPRAS
3.Planeacin de compras.

Compra de insumos para manufacturas o servicios

 EL PROCESO DE COMPRAS
4. Evaluar y seleccionar proveedores

Evaluacin de Proveedores:

Examen sistmico en un momento dado para determinar hasta qu grado el

proveedor es capaz de satisfacer las exigencias especificadas.
Tiene como objeto buscar, apreciar e incrementar la confianza del comprador en la
capacidad de sus proveedores de satisfacer sus necesidades mediante el registro,
calificacin o certificacin de los elementos del SGC de la empresa.

Seleccin deProveedores:

Se realiza en funcin de los resultados de la evaluacin y de las herramientas de

decisines adecuadas.
Los proveedores se deben seleccionar con base en la capacidad de stos para
satisfacer las exigencias del contrato, las cuales incluyen exigencias relativas a la
calidad.
 EL PROCESO DE COMPRAS
4. Evaluar y seleccionarproveedores

Criterios para la evaluacin y seleccin deproveedores

Experiencia pertinente.
Sistema de Gestin.
Pruebas de producto.
Referencias en el mercado.
Evaluacin financiera.
Precio de los productos / servicios.
Capacidad de produccin.
Facilidades de comunicacin.
Personal con el que cuenta el proveedor.
Metodologa para la atencin de reclamos.
Capacidad de innovacin.
 EL PROCESO DE COMPRAS
4. Evaluar y seleccionar proveedores

Criterios para la evaluacin y seleccin deproveedores

Cumplimiento de requisitos legales.
Capacidad logstica.
Tecnologa empleada.
Papel del proveedor en la comunidad percepcin de la sociedad.
Sistemas de pagos y descuentos.
Plizas de cumplimiento.
Control de procesos.
Polticas de garanta.
Ubicacin geogrfica.
Continuidad del negocio.
Nivel de servicio.
 EL PROCESO DE COMPRAS
4. Evaluar y seleccionar proveedores

Metodologa para la evaluacin y seleccin deProveedores

EL PROCESO DE COMPRAS
6.Verificacin del producto y servicio
comprado
EL PROCESO DE COMPRAS
6.Verificacin del producto y servicio
comprado

METODO DE VERIFICACION
CRITERIOS DE ACEPTACION
 EL PROCESO DE COMPRAS
8. Reevaluacin deproveedores
Criterios para la reevaluacin (desempeo)
 EL PROCESO DE COMPRAS
8. Reevaluacin de proveedores
Criterios para la reevaluacin (desempeo)
 EL PROCESO DE COMPRAS
8. Reevaluacin deproveedores
Criterios para la reevaluacin (desempeo)
 EL PROCESO DE COMPRAS
8. Reevaluacin deproveedores
Criterios para la reevaluacin (desempeo)
 EL PROCESO DE COMPRAS
8. Reevaluacin de proveedores
Criterios para la reevaluacin (desempeo)
EL PROCESO DE COMPRAS
8. Reevaluacin de proveedores
 EL PROCESO DE COMPRAS
8. Reevaluacin de proveedores
Comunicacin deresultados

PROVEEDOR ORGANIZACION
IMPORTANCIA DE LA
RELACIN CON LOS
PROVEEDORES
 EVOLUCIN DE LA RELACIN: ORGANIZACIN -
PROVEEDOR

PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA

Desconfianza mutua. Perdura trato distante.

Guardando las distancias. Acuerdos a corto plazo.
Funcionamientoineficiente. Relaciones gana-pierde.
Respuesta inadecuada para ambos. Solo cumplimiento de
Adversarios. especificaciones.

TERCERA ETAPA XITO SOSTENIDO

Cooperacin mutua. Calidad que exceda
Involucrar al proveedor. las especificaciones.
Recomendaciones mutuas. Acuerdos a largo plazo.
Proveedores alternativos. Procesos transparentes.
Colaboracin y apoyo mutuo
Comunicacin abierta y fluida

Desarrollo de proveedores