BASES DE DATOS

Microsoft Access

LICENCIATURA EN PEDAGOGA
Y
ADMINISTRACIN EDUCATIVA

Msc Luis Fernando Jimnez Muoz

 CONCEPTO DE BASE DE
DATOS
Es una Plataforma que nos permite
almacenar informacin de distinta
ndole en una forma ordenada.

Es el almacenamiento de una gran

cantidad de informacin que deber
estar debidamente
organizada.
 Microsoft Access
Es un gestor de datos que recopila
informacin relativa a un asunto o propsito
particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una coleccin
de msica. Si la base de datos no est
almacenada en un equipo, o slo estn
instaladas partes de la misma, puede que deba
hacer un seguimiento de informacin
procedente de varias fuentes en orden a
coordinar y organizar la base de datos.
 Qu es Ms. Access?
Es un programa que gestiona bases
de datos.
Nos permite:
Crear bases de datos
Modificar, introducir y extraer datos de
ellas
De la forma que ms nos convenga para
controlar y administrar la informacin
Para que sirve Ms. Access?

A travs de este programa se puede

ordenar la informacin de diferentes
formas segn la que lesea mas conveniente
al usuario. Microsoft Access tiene diversas
funciones con las cuales se pueda facilitar
la manipulacin y modificacin de la
informacin que contenga la base de datos.
 Tablas: Registros
Una tabla es un objeto de base de datos que
se usa para almacenar datos acerca de un
asunto en particular, como los empleados o
productos. Una tabla est compuesta por
registros y campos. Cada registro contiene
datos acerca de una instancia del asunto de la
tabla, como un empleado en particular. Un
registro se denomina normalmente fila o
instancia.
 Tablas: Campos
Cada campo contiene datos acerca de
un aspecto del asunto de la tabla,
como el nombre o la direccin de
correo electrnico.
Un campo se denomina normalmente
columna o atributo.
Los datos se almacenan en tablas con
diferentes registros y campos
CREACION DE UNA TABLA
Para crear una tabla, puede crear una base de
datos nueva, insertar una tabla en una base de
datos existente o importar o establecer un
vnculo a una tabla de otro origen de datos,
como un libro de Microsoft Office Excel, un
documento de Microsoft Office Word, un
archivo de texto, un servicio web u otra base
de datos.
 CREAR UNA TABLA
Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se
inserta automticamente una nueva tabla vaca.
Posteriormente puede introducir datos en la tabla
para empezar a definir los campos.
En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a
continuacin, haga clic en Base de datos en blanco.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un
nombre de archivo para la nueva base de datos.
Para guardar la base de datos en otra ubicacin,
haga clic en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
 El Campo
Para crear la tabla de una base de
datos hay que disearla

Eso significa, definir unos CAMPOS

 Tipos de campos
TIPO DE CAMPO DEFINICIN
TEXTO Admite cualquier carcter alfabtico, nmero
o signo de puntuacin. Mximo 255
caracteres.
MEMO Admite cualquier carcter textual hasta un
mximo de 6400 caracteres. Se suele utilizar
para escribir comentarios u observaciones.
NUMRICO Admite cualquier carcter numrico
susceptible de ser utilizado en clculos
matemticos.
FECHA/HORA Admite distintos formatos de fecha y hora.
MODEDA Para el ingreso de valores monetarios.
Utilizar el separador de miles y el signo
monetario que se tenga configurado en
Windows.
 Tipos de campos
TIPO DE CAMPO DEFINICIN
AUTONUMRICO Es un campo propio del programa, ste
aade un nmero nico para cada nuevo
registro ingresado.
SI/NO Es un campo que slo acepta uno de estos
dos valores.
OBJETO OLE Es un tipo de campo que va a contener un
objeto , que puede ser una imagen, un
grfico, una hoja de clculo, etc.
HIPERVINCULO Contiene una ruta o direccin URL de
internet.
ASISTENTE PARA Se crea un campo que permite seleccionar
BUSQUEDA un valor de otra tabla o crear una lista de
valores en el momento.
 Qu es una Consulta?
Es aquella que permite extraer
informacin, a la cual hay como
modificarla, para despus guardar la,
creando una tabla y realizando un
formularios.
Esta nos permite visualizar los registros
que cumplen una determinada condicin.
Adems se visualiza los distintos campos
de los registros que cumplen la condicin,
colocados a voluntad
Cmo hacer una Consulta?
Ms. Access ofrece dos maneras principales de
crear consultas de seleccin: el Diseador de
consultas y el Asistente para consultas.

Independientemente de la herramienta que use,

debe seguir algunos pasos comunes al crear una
consulta de seleccin:
Cmo hacer una Consulta?
1. Comience por seleccionar un origen de registros
para la consulta. Un origen de registros puede ser
una o ms tablas, una o ms consultas, o una
combinacin de ambas. La imagen muestra una
tabla abierta en el Diseador de consultas.

2. En el origen de registros, seleccione los campos

que desee ver en la consulta. La imagen muestra
campos en el Diseador de consultas, pero hay que
hacer lo mismo en el Asistente para consultas y
usar ambas herramientas en la sesin prctica.
Cmo hacer una Consulta?
3. Agregue criterios de ordenacin, filtrado u otros
criterios de seleccin a las consultas. Por ejemplo,
si usa los criterios que se muestran en la imagen, la
consulta solo devolver datos para activos
comprados a partir de mayo de 2010. Tambin
puede usar criterios que hagan que una consulta
le solicite la entrada de datos antes de ejecutarse,
lo cual se trata ms adelante en este curso.

4. Despus de haber agregado campos y criterios de

seleccin, ejecute la consulta para ver si le
proporciona los resultados correctos.
 Los registros
Definidos los campos, se rellenan los datos,
es decir, se cubren LOS REGISTROS.
NO se te olvide guardar los datos.
 La clave principal
Es un campo que se toma como
referencia y se podr utilizar para
relacionar distintas tablas

La condicin: No es un registro que

se repita
 La clave principal II
Para indicar que un campo es clave se
selecciona la opcin Crear una tabla
en vista Diseo
Se selecciona el campo que queremos
sea principal
Se hace clic sobre la herramienta
Clave principal
 Cmo modificar una tabla
Se selecciona
Y se elige la opcin Crear una tabla en
vista diseo
O seleccionada la tabla se pulsa este
botn
Haz los siguientes cambios en
tu tabla
Introduccin de los objetos
OLE
Situndote en uno de los registros del
campo Fotografa selecciona en la barra
de mens la opcin Insertar/ Objeto/
Seleccionar desde archivo. Elige la opcin
Examinar...

Y busca en Mis documentos una Imagen.

 Consultas
Una consulta
selecciona solo
aquellos datos
contenidos en la
base de datos que
interesan
Es un nuevo
OBJETO, y se
pueden crear
utilizando la vista
Diseo o el Asistente
 Primera Consulta
Abre la base de datos aula.
Abre la Tabla 1 y obsrvala.
Cirrala, y en los Objetos Access elige
Consultas.
Crear una consulta en vista Diseo.
Agrega Tabla 1 en la consulta y cierra
la ventana Mostrar Tabla.
 Primera Consulta
Ahora se rellenan los datos que se
quiere que aparezcan en la consulta, lo
nico que hay que hacer es
seleccionarlos y arrastrarlos.

Elige Fecha de nacimiento y Apellidos

 Consultas con criterios
Para que slo aparezcan aquellos
datos con unos requisitos
determinados.

Se utilizan operadores lgicos.

Consultas con criterios
 Ejercicio de consulta con
criterios
Ahora elegimos los alumnos que
hayan nacido entre el 1 de enero y el 1
de julio de 1993.
En la celda Criterios escribe: Entre
#01/01/93# Y #01/07/93#
Cierra la ventana y guarda la consulta
con el nombre de Fechas.
Comprueba el resultado.
 Formularios
Ofrecen una forma ms fcil de
introducir datos.

Los datos de un registro aparecen en

una ventana.

Los formularios sirven para definir

pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta
 Formularios
Consiste en crear automticamente un
nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla, consulta o informe
seleccionado en el Panel de Navegacin

Diseo del Formulario: abre un formulario

en blanco en la Vista de Diseo y tenemos
que ir incorporando los distintos objetos
que queremos que aparezcan en l
 Formularios
Nos permite cinco acciones:
- Visualizar registro tras registro una tabla de
una base de datos.
- Visualizar uno por uno los registros filtrados
de una base de datos.
- Modificar los registros que ya tenemos en
una base de datos.
- Introducir registros en una base de datos.
- Imprimir registros.
 Formulario
Selecciona Formulario y haz clic en
Crear un Formulario utilizando el
asistente.
Aade a campos seleccionados
Apellido y Foto. Siguiente.
Ttulo del formulario: Fotos . Finalizar.
 Pasos para crear un
Formulario
1. Para crear un formulario debes hacer clic en
Crear, este botn esta en la barra de opciones.
2. Luego debes hacer clic en Mas formularios y
luego en Asistente para formularios.
3. En la pantalla aparecer una nueva ventana, en
esta ventana podrs escoger los campos que
deseas incluir en el formulario. Los campos
pueden ser de mas de una consulta tabla.
4. Has clic en Siguiente.
 Pasos para crear un
Formulario
5. Luego podrs elegir la distribucin el orden
que desea aplicar al formulario.
6. Has clic en Siguiente
7. Luego podrs elegir el estilo que deseas
aplicarle a tu formulario.
8. Has clic en Siguiente
9. Luego podrs cambiarle el titulo y despus
hacer clic en Finalizar.
10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes
guardar y ponerle un nombre.
 Informes
Sirven para presentar los datos de una
base de datos de forma impresa
La forma ms cmoda de realizar un
informe es utilizando el Asistente
Selecciona Informe, haz clic en Crear
un formulario utilizando el Asistente.
Aade a Campos seleccionados Clave,
Apellidos y Nombre. Pulsa finalizar y
guarda el trabajo.
 Qu es un Informe?
Un informe es un conjunto de informaciones
organizadas y formateadas basndose en las
exigencias del usuario y consiste en extraer y
presentar los datos bajo el formato de facturas,
etiquetas, postales, listines telefnicos. Existe la
posibilidad de disear informes que presenten las
informaciones del modo que se desee gracias al
uso de diversos elementos grficos, de texto, de
imgenes. Los informes son esenciales para
organizar e imprimir los datos en un estilo
profesional.
Resultado de los ejercicios