GESTIN DE EXISTENCIAS

Ing. Pablo Burgos Zavaleta MBA

Copyright Octubre de 2017 por TECSUP

 Definicin

Activos posedos para ser vendidos en el curso normal del negocio de la empresa (empresas
comerciales), para ser consumidos en el proceso de produccin mediante su transformacin
o incorporacin al producto (empresas industriales), o simplemente ser consumidas durante
la realizacin de la actividad empresarial.

As pues, las existencias son bienes que la empresa posee para:

Ser vendidos en el curso ordinario de la explotacin. (Ejemplo: un televisor en una empresa de

compra-venta de electrodomsticos.)
Ser consumidos e incorporados en la produccin de bienes y servicios, que luego sern vendidos al
exterior. (Ejemplo: la tela en una sastrera.)
Ser consumidos en el proceso productivo. (Ejemplo: el combustible de la calefaccin.)
 Clases

Las existencias se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios. Los tres ms

importantes son:
El tipo de empresa que las consume.
La imputacin de ese consumo a la determinacin del coste del producto terminado.
La posibilidad de almacenar o no los materiales.
 En funcin del tipo de empresa que las consume, las existencias pueden ser:

Empresas comerciales
Mercaderas Bienes adquiridos para su venta sin transformacin.
Adquiridas al exterior Otro tipo de adquisiciones al exterior de materiales auxiliares (repuestos,
Otros aprovisionamientos
combustibles, material de oficina, etc.).
Empresas industriales
Materias primas Bienes adquiridos para su transformacin en el proceso productivo.
Adquiridas al exterior Otro tipo de adquisiciones al exterior de materiales auxiliares (repuestos,
Otros aprovisionamientos
combustibles, material de oficina, embalajes, envases, etc.)
Productos en curso Bienes en proceso de transformacin.
Bienes fabricados por la empresa no destinados normalmente a la venta y
Productos semiterminados
pendientes de una transformacin posterior.
Produccin propia
Productos terminados Bienes fabricados por la empresa y listos para la venta.
Subproductos, residuos y materiales
Bienes que se obtienen de forma accesoria en el proceso productivo.
recuperados
 Segn su imputacin a la determinacin del coste del producto, las existencias pueden
clasificarse en:

Materiales directos. Son aquellos que se asignan al objeto de clculo de una manera inequvoca o
exacta. El consumo de tela para confeccionar un traje sera un ejemplo de esta categora. El valor
de estos materiales consumidos en el proceso productivo se incorpora al producto sin utilizar
criterios de reparto.

Materiales indirectos. Existen otros materiales que no pueden identificarse de una manera evidente
y sencilla con los productos fabricados. En la confeccin del traje, seran los patrones de papel
utilizados, o la cantidad de energa elctrica utilizada para su fabricacin. El valor de estos
materiales consumidos en el proceso productivo se incorpora al producto utilizando criterios de
reparto.
 Atendiendo a su capacidad de almacenamiento, las existencias pueden ser:

Materiales almacenables. Son los que sufren un desfase temporal entre el momento de su
recepcin y su utilizacin en el proceso productivo. Dentro de este grupo podemos incluir todos los
elementos, excepto los de suministros continuados.

Materiales no almacenables. Son los que no gozan de la caracterstica de poder almacenarse en

lugares fsicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materiales energticos, como son la luz, el
gas natural, etc.
 Funciones del departamento de Compras

El proceso de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que pone a disposicin de la

empresa, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos
los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de
su almacenamiento, de acuerdo con los objetivos que la direccin de la empresa ha definido.

A. Fase de la gestin de compras

El departamento de compras tiene como objetivo principal proporcionar los elementos

necesarios que se deban adquirir en el exterior para realizar el proceso de produccin, en
la cantidad necesaria y con el mnimo coste. Es el departamento responsable de negociar
el precio de los materiales con los proveedores.
 Dentro de las funciones propias de compra podemos enumerar las siguientes:

Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de los materiales y dems

suministros de la empresa.
Seleccionar a los proveedores en funcin de criterios previamente establecidos.
Cotejar los precios, calidad y transporte de los materiales.
Negociar condiciones de entrega y de pago, as como las de devolucin, en su caso, de los
materiales.
Emitir las rdenes de compra, segn las condiciones acordadas con los proveedores.
Recepcin y almacenaje de los materiales. Esta funcin depende del departamento de almacn.
Efectuar la clasificacin de los materiales.
Llevar el control de existencias.
B. Fase de la gestin de almacn

El almacn es el lugar fsico donde se recibe la mercanca del exterior (proveedores) o de

otras secciones de la empresa (fbrica), con la finalidad de reservarlas y custodiarlas para
que sean utilizadas en el proceso productivo (materias primas, productos semiterminados,
etc.) o puestas a disposicin de los clientes (productos terminados).
 La finalidad de la posesin de inventarios o stocks en el almacn es:
Evitar que la empresa se demore en las entregas a sus clientes.
Garantizar la continuidad del proceso productivo.

El volumen de existencias en los almacenes est condicionado por dos variables:

La demanda.
El plazo de entrega de los proveedores.

Estos parmetros no se conocen con certeza, por lo que obligan a tener en almacn una
cantidad de stocks que eviten la ruptura del proceso productivo.
Por otro lado, la estacionalidad de los productos obliga a la empresa a mantener un stock
mnimo para atender a la demanda. En pocas de fuerte demanda ser necesario
contemplar un mayor incremento de stocks en los almacenes de la empresa.
 El control de los materiales

El volumen de materiales que circulan por los almacenes de la empresa se traduce en un

coste, que a veces puede ser excesivo. Por ello es necesario tener estos materiales
controlados en todo momento para conocer su estado. Los datos principales de los que se
debe poseer informacin son: la clase de artculos, el coste de cada uno de ellos, las
entradas, las salidas y su ubicacin.
 Aplicacin del mtodo ABC para el control de inventarios

Conocido tambin como mtodo de Pareto, para ello, se realiza una clasificacin dividiendo
los productos de la empresa en tres categoras (A, B y C) en funcin de su importancia
tcnico-econmica.
Los artculos A son bienes cuyo valor de consumo anual es el ms elevado, suponiendo por tanto
una inversin financiera considerable, y normalmente representan un porcentaje bajo de las
categoras de artculos en el almacn.
Los artculos C son, al contrario, artculos con el menor valor de consumo, pero ocupan un
porcentaje muy elevado dentro del almacn.
Los artculos B son artculos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio y un valor
tambin medio en el almacn de la empresa.
A travs de esta categorizacin, se pueden identificar puntos clave en la gestin de los
inventarios, separando los artculos importantes de los que no lo son, dedicando los
esfuerzos mayores al control de los productos A.
 La empresa Frutas Levante S.A., dedicada a la compra-venta de fruta, desea mejorar el
control de su almacn utilizando el sistema ABC. Los datos de los artculos son los
siguientes:

Determine la importancia relativa de cada uno de los productos, calculando tambin los
porcentajes acumulados.
 Los costos de las compras

El volumen de stock es uno de los problemas fundamentales que se plantea en el control de

los inventarios en la empresa.
La solucin consiste en encontrar un equilibrio entre dos fuerzas de sentido opuesto:
La necesidad de mantener la cantidad suficiente de materiales para abastecer al proceso productivo
y a los clientes.
La inversin que supone la adquisicin de los materiales y los gastos de conservacin de los
mismos.
Para saber si el departamento de compras aade valor a la empresa, ser necesario realizar
un control sobre el mismo. Para ello, suele establecerse el pedido como el referente a
controlar: tiene que buscarse una rentabilidad en la confeccin del pedido, es decir, procurar
optimizar la relacin entre el importe del pedido y el coste total de realizar y gestionar dicho
pedido.
 Los costos de las compras

Entre los costes a controlar en la gestin del pedido podemos enumerar:

Sueldos y salarios de las personas que realizan el pedido.
Gastos de carcter administrativo necesarios para realizar el pedido, como telfono, fax y material
administrativo necesario.
Transportes, embalaje y seguro hasta la recepcin de las mercancas en el almacn.
Aunque algunos de estos costes son fijos (como sueldos o alquileres), la mayora son
variables, es decir, estn relacionados con el nmero de pedidos que se realizan, y habr
que intentar minimizarlos reduciendo el nmero de pedidos de escaso importe. Para lograr
este objetivo pueden seguirse varios procedimientos:
Agrupar los pedidos de materiales por familias o grupos homogneos de materiales o proveedores.
Establecer un mnimo de materiales a solicitar, manteniendo un mnimo de productos en los
almacenes de la empresa.
Para obtener el coste unitario del pedido se suman todos los costes anuales del
departamento y se divide entre el nmero de pedidos realizados en el periodo.
 Los costos de almacenamiento

Los costes de almacenamiento son los derivados de almacenar artculos y mantenerlos

durante el tiempo que permanecen en el almacn. Estos son algunos ejemplos de este tipo
de costes:
Alquiler del almacn.
Amortizacin de la construccin, en el caso de que sea propiedad de la empresa.
Gastos de reparacin y conservacin.
Gastos de calefaccin o refrigeracin.
Seguros de las mercancas y de los edificios.
Alumbrado.
Manipulacin fsica de los elementos.
Prdidas por deterioro de valor ante la aparicin de elementos ms eficientes en el mercado.
Algunos sern fciles de calcular, otros sin embargo, no sern fciles de asignar de forma
unitaria, pues estarn distribuidos entre todos los departamentos de la empresa.
 Los costos de almacenamiento

Esto nos obligar a adoptar algn criterio o parmetro de imputacin para repartir su importe
entre cada uno de ellos.
As pues, los stocks, cualquiera que sea la naturaleza de los productos o materias primas
que los componen, representan un capital que queda inmovilizado en la empresa durante el
tiempo que permanece en el almacn.
Desde otro punto de vista, los costes de almacenamiento se subdividen en dos categoras:
Costes financieros (intereses y costes de oportunidad).
Costes propios de mantenimiento (los tratados anteriormente).
La suma de los costes financieros ms los de mantenimiento ser el coste de
almacenamiento.
Este ltimo ser determinante para construir indicadores de control como la tasa de posesin
del stock.
 El volumen ptimo de pedido (VOP)

El problema fundamental de la gestin de stocks se centra en determinar cul tiene que ser
la cantidad que se debe mantener en el almacn para evitar la ruptura del proceso
productivo. Esta cantidad estar basada en factores como el volumen de pedido y el tiempo
de aprovisionamiento.
La empresa deber armonizar, por tanto, los costes de almacenar y los de gestin de
pedidos para que sean mnimos.
Entre los modelos de almacn que tratan de determinar el stock ptimo, se pueden destacar
los siguientes:
Los modelos de previsin perfecta, que se caracterizan porque el ritmo de salida de los artculos
almacenados es conocido.
Los modelos estocsticos. En ellos no se conoce el ritmo de salida, lo que obliga a introducir la
probabilidad para la resolucin de los distintos problemas de almacn.
A continuacin nos vamos a centrar en un modelo de previsin perfecta.
 Entre los modelos deterministas o de previsin perfecta el ms destacado es el modelo de
Wilson, formulado en 1916. Este modelo estudia el caso de un establecimiento comercial,
partiendo de los siguientes supuestos:
Las ventas se suponen perfectamente conocidas y, adems, se distribuyen uniformemente a lo
largo del ao.
Existen unos costes fijos de pedido y unos costes variables de almacn.
En estas circunstancias se debe calcular el volumen ptimo de pedido, que permita
minimizar los costes totales. Efectuar pedidos grandes disminuye el coste anual de pedido,
pero implica que los artculos tardarn ms en venderse, lo que aumenta el coste anual de
posesin o de almacn. Lo contrario suceder con los pedidos pequeos.
 El volumen ptimo de pedido ser el que iguale los costes de posesin y los de gestin de
pedidos.
El coste total de pedido se calcula como una suma de varios conceptos:

= ()

()
=
()

= ()
2
 El coste total se halla aplicando la siguiente ecuacin:

= + +
2

As el volumen ptimo de pedido ser aquel que iguale los costes de posesin y los de
gestin de pedido.

2
=

 Una empresa enfrenta una demanda anual de 1 000 unidades de su principal producto. El
costo de emitir una orden es de S/. 10,00 y se ha estimado que el costo de almacenamiento
unitario del producto durante un ao es de S/. 2,50. Determine la cantidad ptima de pedido
utilizando EOQ que minimiza los costos totales.
 El punto de pedido

El punto de pedido es el nivel de stock en el que se establece o efecta el pedido. Es decir,

es la cantidad de existencias que, una vez alcanzada, obliga a emitir un nuevo pedido de
reposicin.
El momento de la reposicin se producir en el siguiente caso:
Existencias < Punto de pedido

Sistemas de reposicin de stocks

Los tres sistemas ms utilizados para la reposicin de stocks son:
A nivel.
Por cobertura.
Mixto
 Ejemplo

Electronics Assembler, INC., tiene una demanda de 8 000 videocaseteras por ao. La
empresa opera 250 das al ao. La entrega de una orden toma tres das hbiles en
promedio.
 El stock de seguridad y sus costes asociados

El stock de seguridad es aquella parte del stock total que se mantiene en almacn por
encima del stock normal. El objetivo es hacer frente a las posibles demoras en los
suministros de los proveedores y a las demandas anormalmente altas en determinados das
o temporadas.
En su clculo deben intervenir los diversos departamentos de la empresa, que debern
aportar la informacin siguiente:

Aprovisionamiento Fabricacin Ventas

Datos sobre el tiempo necesario para
Tiempo mnimo para fabricar los
almacenar, transportar y entrega de Hbito de los clientes.
productos.
los materiales.
 El coste de rotura nos viene dado por la prdida probable en que se incurrir si no se puede
atender a la demanda por falta de existencias. Si se trata de una empresa comercial, el
hecho de no atender la peticin de un diente puede significar perderlo, por su captacin por
un competidor. En el caso de empresas industriales, la falta de materiales puede paralizar el
proceso productivo, y se tienen que soportar los costes fijos durante el tiempo que se tarde
en el reaprovisionamiento de dichos materiales.