La Comunicacin verbal

Martha Isabel Amaya Pinzn

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Tcnicas de Comunicacin en el nivel administrativo
Caso de estudio

En la empresa XYZ se presenta un caso de

comunicacin rota, el mal uso del lenguaje verbal y
la falta de capacidad de escucha han ocasionado
esta crisis comunicacional. Deben proceder a
plantear y recibir de los entrevistados posibles
soluciones.
Descripcin del problema
Ejemplo real:
Se expidi la Circular No. 001 del 16 de octubre de
20017, por medio de la cual se solicita a los jefes de
las dependencias de la organizacin, realizar la
evaluacin de desempeo de los empleados y
remitir a la Direccin de Talento Humano, la
calificacin obtenida por cada funcionario y el
instrumento debidamente escaneado
Resultado preliminar
Al cumplirse el plazo establecido en la Circular No.
001, las dependencias remitieron la informacin a la
Direccin de Talento Humano. Unas lo hicieron de
forma fsica, imprimieron los instrumentos de
evaluacin de desempeo, elaboraron un oficio y
los llevaron de forma personal a la Direccin, donde
les indicaron que no les podan recibir porque la
informacin deba remitirse por el email
institucional junto con el instrumento escaneado,
pero no se les indic como lo deban hacer para que
todos enviaran la informacin de la misma forma y
pudiera ser ms fcil el manejo de la misma.
Resultado preliminar
Otras dependencias remitieron la informacin por
email, pero algunas solo remitieron los puntajes y
otras no diligenciaron adecuadamente los
instrumentos de evaluacin de desempeo.

Al realizar la verificacin inicial de revisin, el

profesional se encontr con esta diversidad de
conceptos, lo cual no contribuy con la realizacin
del informe final.
Informacin del profesional
El profesional de la Direccin le inform al Director
de Talento Humano, sobre lo ocurrido e indic que
las dependencias no haban tenido en cuenta lo
contenido en la Circular No. 001 y haban remitido
la informacin totalmente dispersa y as era muy
difcil consolidar la informacin en el informe final.
Revisin de la informacin
El Director de Talento Humano revis la Circular y se
dio cuenta que el mismo la haba firmado sin leer el
contenido en su totalidad y pudo evidenciar los
siguientes errores:
- La informacin no fue clara para el envo de la
informacin consolidada la Direccin de Talento
Humano
- No indicaba que deba remitirse por email
institucional
Revisin de la informacin
- No se indicaba que los instrumentos deban ser
escaneados en formato PDF, guardarlos con el
nombre de cada funcionario iniciando por los
apellidos y luego los nombres y remitir un archivo
en Excel con la relacin de los funcionarios de la
dependencia indicando el puntaje que cada uno
obtuvo en el proceso de evaluacin.
- - No indicaba que la informacin no deba
imprimirse en fsico.
Fallas en la comunicacin

La informacin no fue transmitida de forma clara,

por lo cual cada una de las dependencias realiz una
interpretacin de lo requerido y desde sus
diferentes puntos de vista enviaron a informacin
como creyeron deba enviarse.
Puntos de vista de los
jefes de dependencias

Algunos jefes de dependencias al recibir de Talento

Humano la solicitud de enviar la informacin de
forma adecuada, se quejaron con el Director de
Talento Humano, porque ellos ya haban hecho la
tarea solicitada y no estaban de acuerdo en volver a
hacerla de una forma distinta.
Medidas correctivas

Luego de un anlisis se formularon las siguientes acciones

correctivas.
- Se dio alcance a la Circular No. 001, se pidieron excusas y
se informo que era necesario para la Entidad manejar una
informacin homognea, con el fin de poder enviar el
informe a la Entidad superior, por lo cual se haca
necesario que remitieran la informacin nuevamente
cumpliendo con los siguientes parmetros:
- Archivo en excel (se remiti formato prediseado), donde
estaba la opcin de colocar el puntaje de cada funcionario
- Se indic que cada instrumento deba ser escaneado por
aparte en formato PDF.
Medidas correctivas
- Se debe remitir un correo electrnico a la Direccin de
Talento Humano a la cuenta (dtalentohumano@.....)

- Adicional al correo electrnico remitido con el alcance de

la Circular No. 001, el Director de Talento Humano, se
comunic con cada uno de los jefes de rea, ofreci
disculpas por el malentendido presentado y los invit a
enviar la informacin de forma asertiva en pro del
beneficio de la organizacin.