PROCESO DE CERTIFICACIN

pasos a seguir para poder certificar el sistema de

gestin de la empresa por una certificadora
acreditada.

Los diferentes pasos a seguir son:

1) Decisin de la Direccin: es imprescindible

que la decisin de implantar y certificar el sistema
de gestin de calidad sea de la Alta Direccin de la
empresa ya que segn la norma es sta la que
debe proporcionar los recursos necesarios para el
correcto funcionamiento, desarrollo y
mantenimiento del Sistema. Tambin se encargar
de nombrar al Responsable o coordinador de
calidad a quien se encargar de realizar, ejecutar
y supervisar todo el proceso de documentacin,
implantacin y certificacin.
2) Diseo del sistema: Antes de
realizar el diseo del sistema; es decir
la redaccin y estructura documental
a seguir, se necesita recopilar la
mxima informacin posible de la
empresa, como puede ser: la historia
de la organizacin, caractersticas,
sector en el que opera, tipologa de
clientes, tipologa de proveedores,
organigrama, capacitacin de los
trabajadores, mapa de procesos,
principales productos o servicios,
normativa especfica
 En la elaboracin del diseo se tiene que realizar una auditora
inicial interna para ver en qu punto se encuentra el sistema

, generar un diagnstico inicial del sistema.

Con qu documentos funciona la empresa y
evaluar la estructura documental existente
para poderla aprovechar e incluir en el
sistema, o bien sustituir algunos registros o
documentos. Tambin hay que definir el
alcance de la certificacin, es decir, que
queremos que se incluya en el certificado.
3) Creacin de la base
documental: una vez definida la
situacin de partida de la empresa
respecto a los requisitos de la norma a
implantar, en nuestro caso ISO 9001:
2015 y definido el alcance se est
preparado para crear el sistema
documental.
4) Implantacin: una vez creados los
documentos para asegurar la eficacia del sistema
de gestin de la calidad, se debe iniciar el proceso
de implantacin, es decir que los documentos
generados empiecen a ser rellenados cuando toca,
por quien toca.

La etapa de implantacin necesita de un tiempo

para generar registros y documentos de acorde al
sistema.
 5) Auditora interna del Sistema: cuando se considera que el sistema
ya est implantado, se debe realizar una Auditora interna del sistema
(obligado por la norma) para verificar que se cumple con todos los puntos y
requisitos de la norma aplicada. Realizar un post especfico de Auditoras
internas ms adelante.

6) Revisin y ajuste: derivado de las desviaciones encontradas en la

auditora interna, se modifican documentos o se generan otros para garantizar
el completo cumplimiento de la norma. El sistema tiene que ir madurando en
la empresa y poco a poco con el tiempo se va perfeccionando, actualizando y
mejorando.

7) Certificacin: una vez que se considera que el sistema est preparado,

se procede a contactar y contratar con una certificadora
acreditada (sobretodo verificad que sea oficial). No os preocupis porque en
normalmente se realizan dos Auditoras por su parte para certificar por
primera vez. La inicial, donde os encontrarn desviaciones y observaciones
que tendris que solucionar en un periodo corto de tiempo (dos-tres meses),
y posteriormente os realizarn la auditora que dar lugar a la certificacin.
Documentos y registros

Qu documentos o registros son bsicos

segn la ISO 9001:2015? Qu debo
considerar?

Normalmente, cuando es la primera vez que te

enfrentas a analizar la ISO 9001, y no ests
familiarizado con la interpretacin de las normas,
puede que te cueste determinar los documentos
que te exigen como requisito que tenga tu sistema
de gestin de calidad.
Documentos o registros debes tener como
mnimo en tu sistema.

El nmero total de registros depender del sector

al que pertenezca tu empresa y del grado de
control de calidad que se pueda exigir por
requisitos normativos, legales o propios.
 Poltica de calidad: la empresa u organizacin
debe de disponer de una poltica de calidad que
cumpla con los requisitos de la norma.

Registro de documentos del sistema: hay

que realizar un listado de todos los documentos
y registros que forman parte de vuestro
sistema de gestin de calidad. Se debe
identificar, fecha, edicin, responsables y si es
actualizable o caduca en un tiempo definido en
vuestro sistema.

Mapa de procesos de la empresa.

 Registro de Objetivos e indicadores coherentes con los
procesos definidos.

Organigrama. Que ha de ser coherente con vuestro

procedimiento de funciones y responsabilidades del personal
de la empresa. El organigrama ha de ser funcional y
nominativo.

Registros de formacin:fichas de calificacin del personal,

registros de capacitaciones, registros de las propuestas de
formacin, registro de formacin - plan de formacin anual y
el registro de evaluacin de los cursos de formacin. Y otros
como currculums o ttulos del personal u otros documentos
que se soliciten por parte de la empresa de los trabajadores.
 Documento de evaluacin de riesgos: en esta actualizacin de la norma, como
todos ya sabis, se ha substituido el sistema de las acciones preventivas por el
de la evaluacin de riesgos de calidad de los procesos.

Registro del mantenimiento de las infrastructuras de la empresa u organizacin.

Vehculos, calefaccin, etc
Registro de equipos de medicin. registro de mantenimiento, calibracin,
verificacin de los equipos. registro de equipos no conformes...

Registro de la actividad de produccin, con los documentos que la actividad

genere como puede ser albaranes, puntos de control de calidad, elaboracin de
actas e informes, registros de diseo del proceso, etc
 Registros comerciales, facturacin y contracturales: en los que se incluyen los
registros de pedidos, ficha de los clientes, registro de clientes, catlogos,
presupuestos, hojas de aceptacin de los presupuestos u ofertas, certificaciones,
relaciones valoradas, facturacin, etc.

Registros de compra y subcontratacin que deben recoger toda la informacin

que se detalle en vuestro manual y procedimientos. Registro de subministradores
aprobados que previamente se ha realizado una evaluacin de estos. Registro de la
encuesta de evaluacin de los proveedores y subcontratistas.

Registros de los informes de las reclamaciones, de servicios y de producto no

conformes. Acciones correctivas.
 Registros de encuestas de satisfaccin del cliente y otros registros de apoyo
para realizar esta medicin.

Acta de la revisin de la Direccin as como las actas peridicas de

seguimiento del comit de calidad, donde se recopilarn los datos obtenidos de
los diferentes registros o documentos del sistema de gestin de calidad y
donde se tiene que evidenciar la mejora continua del sistema.

Acta de Auditora interna, as como los programas de auditoras. Se tiene que

tener en cuenta los registros de capacitacin del auditor. Puede vincularse aqu,
ya que habitualmente es una persona externa a la organizacin.
 Registros de entrada y salida de documentacin
de la empresa; as como el registro de archivo
de la documentacin del sistema.
Naturalmente, tambin se tienen que contemplar
como registros todos los formatos utilizados de
encabezados, hojas, portadas, hojas de
modificaciones de los procedimientos e
instrucciones, etc. Todos ellos configuraran el
formato de vuestro sistema de Calidad.
CMO REALIZAR UN ORGANIGRAMA?

El organigrama de la empresa es uno de los documentos ms importantes de nuestro

sistema de gestin de Calidad. Es un documento que cuelga directamente del Manual de
Calidad de la empresa, ya que se define la estructura de la propia empresa, as como el
personal y sus funciones. Es uno de los principales requisitos de la norma

para qu sirve el organigrama de una empresa?

El organigrama de una empresa es muy importante porque define las lneas de autoridad
que existen dentro de la empresa y permite organizar las personas y las funciones que
requieren ser realizadas. Es decir si no se tiene un organigrama, nadie podr saber quin
es su jefe y sobre quienes tiene autoridad ni podr saber sobre quienes tiene autoridad,
es decir a quienes puede dar rdenes.
En base al organigrama, se tendr que realizar
un procedimiento especfico donde se definan MICROSOFT VISIO ya que es un
las funciones y responsabilidades del programa especfico para elaborar
personal de la empresa. organigramas y mapas de procesos.

Pasos a seguir:

Decidir la estructura del organigrama (vertical u horizontal):

La gran mayora de empresas son microempresas o pequeas empresas y por lo tanto se

escoger un grfico vertical, es decir, que cada subordinado ser dirigido nicamente por
un superior, el principio bsico de este tipo de diseo organizacional es el de evitar
conflictos entre los cargos, malentendidos y mal uso de recursos. El diseo horizontal del
organigrama se utiliza para empresas muy grandes y generalmente resulta un grfico
muy extenso.

NOTA: si la empresa es muy grande y de esta cuelgan otras empresas, es

imprescindible insertar en el manual de calidad ambos organigramas el de la
empresa madre y de tu empresa que pertenece al grupo.

Decidir el tipo de estructura de la empresa:
Hay diferentes modelos que podemos encontrar en
cualquier manual de gestin empresarial:
Estructura funcional: Es una de las ms
frecuentes de agrupar actividades, una empresa
puede organizarse por departamentos o funciones
como por ejemplo: ingeniera, contabilidad,
manufactura, recursos humanos, compras esta
organizacin funcional puede ser utilizada en todo
tipo de empresas, adecuando los nombres de las
funciones requeridas para alcanzar los objetivos de
la empresa.
Estructura por producto: Esta
estructura ilustra la departamentalizacin
del producto en la que cada producto
principal es ubicado bajo la autoridad de
un ejecutivo que se especializa y se
responsabiliza por todos los aspectos de
esa lnea de producto.
Estructura geogrfica: Se trata de
organizar el organigrama por territorio
geogrfico, por ejemplo una organizacin
de ventas puede tener regiones sur,
centro, oriente, occidente, suroriente y
suroccidente; este tipo de organigrama
es til cuando la empresa est extendida
en todo un pas o territorio. Tambin es
til para una empresa que es un grupo
de empresas y cada empresa pequea
se encuentra en una regin diferente.
Luego cada empresa pequea puede
tener un organigrama funcional que
cuelga del organigrama geogrfico.
 Estructura por proceso: Este tipo de
organigrama muestra el flujo de varios
departamentos de la produccin, por ejemplo: en NOTA: El organigrama tiene que ser un

una planta de fabricacin de prefabricados, cada documento dinmico y adaptarse a medida que

departamento se especializa en una fase especfica evoluciona la empresa. Pero ojo, si se modifica,

del proceso como por ejemplo: el que se ocupa de tambin se tendr que modificar quiz el manual

la manipulacin del acero, el de montaje, el del y seguro el procedimiento especfico.

hormigonado, el del corte de piezas, el de acopio

Determine los niveles que requiere crearse

en su empresa.

Hacer esto depende de la cantidad de personas que crees que se requiere en una empresa al
momento de crearla o al momento de iniciar; es normal que un organigrama crezca en la
misma medida en que crezca la empresa, de manera que se puede crear un organigrama bsico
con la condicin de que lo actualices cada vez que crezca la empresa en cantidad de personas.
Por ejemplo si al momento de iniciar, existe un gerente comercial, se coloca e el organigrama,
sin embargo si con el paso del tiempo ser necesario contratar asesores de ventas, ser
necesario crear el cargo de asesor de ventas en tu organigrama. Es importante tener en cuenta
que puede existir un solo cargo de asesor de ventas pero en la prctica pueden haber tres
asesores de ventas o mas y no ser necesario reflejar exactamente la cantidad de personas en
un solo cargo, asegura que exista el cargo independientemente de la cantidad de personas
existentes en el cargo.
 Difusin del organigrama a los colaboradores y socios de la empresa:

Realizar los ajustes necesarios de acuerdo con lo que se desea del proyecto, estos pasos para
crear el organigrama de una empresa permiten seleccionar el modelo ms adecuado de una
empresa, es importante asegurarse comunicarlos a los colaboradores, y de actualizar los
cambios, es una manera de organizarse y merece atencin, empresario organizado,
empresario de xito.

OBSERVACIN: Es importante que la empresa disponga de dos

organigramas: uno funcional (indicando nicamente puesto de trabajo) y
otro nominal (con nombres).