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Mapeo y Mejoramiento

de Procesos

MSc. Ingrid E. Adanaqu B.


Cmo se obtienen los resultados?

MSc. Ingrid E. Adanaqu B.


Cmo es el trabajo en
ausencia de procesos?

Difuso
Lento, en serie, fragmentado
No estandarizado
En torno a especialistas
No agrega valor
Decisiones lejos de cliente.

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QUE ES UN PROCESO?

Proveedor +

Cliente
Etapa Etapa + Etapa

+ +
1 2 3

+
+
Un proceso es simplemente un grupo de actividades,
estructuradas y medidas, designadas para producir
una salida especfica, para un cliente o mercado particular
Thomas H. Davenport

Un conjunto de tareas lgicamente relacionadas que existen


para conseguir un resultado bien definido dentro de un negocio;
por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir
una salida
Oscar Barros

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Procesos
INPUTS PROCESO OUTPUTS
(entradas/insumos) (que transforman) (salidas/resultados)

INPUT OUTPUT

Elemento o conjunto de Se aporta el valor de: Posee mayor valor, que los
elementos aislados, necesarios El conocimiento, talento, tecnologa insumos.
para detonar un proceso. Su aplicada, mtodos, normativas,
valor es menor a la del output. marco jurdico, etc. Otorga satisfaccin al cliente,
en la medida del valor
Pueden incluir gente, mtodos, aportado en las etapas de
material, equipo, informacin, transformacin.
etc.

Se entregan al cliente para su


Se reciben del proveedor, quien consumo.
Lo realiza la organizacin.
puede ser un proceso anterior
Puede ser el insumo de otro
proceso.

REQUISITOS REALIZACIN SATISFACCIN

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Procesos
Definiciones (ISO 9001:2008):
Proceso
Cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos
para transformar elementos de entrada en resultados

Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

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Administrar el Proceso

Definir, Medir el Controlar Mejorar


entender Proceso el Proceso el Proceso
y documentar
el proceso

Qu actividades Que necesita


se hacen ? Cunto se hace ? Que requisitos ser mejorado?
Quin las hace ? Qu actividades y/o variables Que cambios
Por qu se hace ? no se hace bien? estn fuera de hay que
control? implementar?

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Nombre del Proceso

Define el propsito o resultado a lograr.


Siendo acciones , se deben describir con verbos
en infinitivo.
Es mejor emplear verbos en la voz activa y el
modo imperativo porque describe la naturaleza
dinmica del procesos.
Ayuda a mantener claro el concepto de procesos
y evita confusin con la perspectiva funcional.

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EJEMPLOS DE NOMBRES

Prestar dinero a clientes


Identificar necesidades de clientes.
Establecer la capacidad de pago
Definir requerimientos de materia prima para Produccin
Cotizar ordenes de compra para insumos
Resolver reclamos de clientes
Ingresar materia prima a Bodega
Planear mensualmente la produccin
Consignar ordenes de trabajo en el departamento tcnico
Contratar personal
Despachar pedidos
Elaborar proyectos de mejora

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Mejora de Procesos

Para mejorar los procesos primero hay


que analizarlos

El anlisis de procesos
permite la separacin,
identificacin y
cuantificacin de las
distintas etapas del
proceso.

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Clasificacin de Procesos

Los procesos se clasifican en tres tipos que son:

Procesos Claves

Procesos Estratgicos

Procesos de Apoyo

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Clasificacin de Procesos

Procesos Claves

Vinculados a la generacin de valor


Son aquellos procesos ligados directamente con la realizacin del producto y/o la
prestacin del servicio.

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Clasificacin de Procesos

Procesos Estratgicos.-

Fundamentales para la organizacin


Son aquellos procesos vinculados al mbito de las responsabilidades de la
direccin y, principalmente, al largo plazo del servicio.

- Diseo de las polticas y objetivos


- Diseo y desarrollo de estrategias
- Planificacin y desarrollo

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Clasificacin de Procesos

Procesos de Apoyo.-

Necesarios para sostener los dems procesos


Son aquellos procesos que dan soporte a los procesos claves.

- Mantenimiento
- Recurso Humano
- Logstica
- Servicios Generales

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MODELAMIENTO

Si una imagen vale


ms que mil
palabras, un
diagrama vale ms
que mil
procedimientos

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MODELAMIENTO

Es una representacin que describe el proceso.

Es una abstraccin, un conjunto de ideas y


conceptos diseados para imitar algn tipo de
sistema.

Nos permiten entender y mejorar el trabajo.

Puede ser esttico (Grfico-Mapeo) y dinmico


(Numrico Simulacin).

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MAPEAR UN PROCESO

Realizar el diagrama de flujo


Poner en blanco y negro un proceso
Relevar todas las actividades y los
actores que realizan un proceso.

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Mapa de procesos

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Ejemplo de Mapa de procesos

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Inventario de Procesos
Estratgicos De valor Facilitadores
1. Disear y elaborar proyectos de
1. Definir los procesos y 1. Planear la requisicin mensual
mejora
/o proyectos de mejora 2. Administrar la caja menuda
2. Levantar requerimientos de cambios a
2. Elaborar Planes de Analizar los reportes de
los procesos y sistemas 3.
trabajo Incidencias
3. Analizar los procesos del banco
3. Establecer las polticas 4. Elaborar guas de pruebas
de las tareas 4. Redisear los procesos del banco.
5. Realizar pruebas de control de
4. Aprobar mejoras 5. Automatizar procesos del banco
calidad a los sistemas
5. Revisar sistemtica el 6. Redactar los procedimientos
6. Medir el tiempo de respuestas
cumplimiento de los 7. Difundir los nuevos procedimientos a de los incidentes reportados
cambios en los procesos los usuarios
mejorados 8. Capacitar a los usuarios en las
mejoras y/o cambios en los procesos
9. Medir el clima organizacional
10. Medir y evaluar el nivel de servicio al
cliente interno y externo
11. Atender consultas de clientes
internos y externos
12. Resolver solicitudes de clientes

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Elaboracin de diagramas de flujo

- Mtodo que describe grficamente un proceso mediante smbolos;

mostrando las actividades que se realizan en su sistema, y la secuencia

en el proceso.

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Elaboracin de diagramas de flujo
Tipos de Flujogramas

Flujograma Pictrico:
Muestra el proceso en forma simple, mediante dibujos que muestran los diferentes
elementos del proceso.

Macroproceso de comercializacin elctrica

Pedido del Servicio Proceso de Conexin Facturacin Recaudaciones

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Elaboracin de diagramas de flujo

Tipos de Flujogramas

Flujograma de Bloques / Macro proceso


Forma sencilla de mostrar un proceso mediante la utilizacin de bloques que muestran
paso a paso el desarrollo del proceso.

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Elaboracin de diagramas de flujo
Tipos de Flujogramas

Flujograma Geogrfico / Diagrama Tallarn


Muestra el layout (diagrama) de proceso, y el recorrido del paciente por el mismo

Consultorios Rayos X Farmacia

Admisin Sala de espera

INICIO Informacin

FIN

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Elaboracin de diagramas de flujo

Tipos de Flujogramas
Flujograma Horizontal / Funcional
Muestra el proceso de izquierda a derecha, y de arriba hacia abajo; mostrando a los
responsables y sus actividades interrelacionadas.

<Mapa de Procesos Gerenciales de la Direccin de Enfermera>

Elaboracin Elab. Dotacin de Dotacin de Rec. Coord. de Coord. y


<<

Evaluacin y Reconocimiento al
de Diagnsticos. de planes y prog.. RH Mat. Servicios de enf. comunicacin
desempeo

Gestin de Evaluacin del


Elaboracin de Recursos Gestin de Ejecucin de Participacin en desempeo
Elaboracin de
Planes humanos. instrumental. programas Juntas de gerencial
Dx. Estratgicos.
Estratgicos. prioritarios. Gobierno.

Evaluacin del
desempeo
Elaboracin de Gestin de Programacin y Coord. con otras operativo
Programas paquetes seguimiento a Cx. reas de la UMAE
Elaboracin de Balance diario de
operativos quirrgicos
Dx. situacionales Recursos
humanos. Evaluacin del la
satisfaccin de
Integracin del usuarios ext.
Gestin de ropa
Aplicacin de equipo de trabajo
hospitalaria
procedimientos y de Enf.
METs
Registro y control Induccin al rea
Evaluacin del la
de la informacin. y al puesto..
satisfaccin de
Gestin de ropa usuarios int..
Coord. con otras
quirrgica disciplinas.
Aplicacin de
Normas. Otorgamiento de
Documentacin de Reconocimientos
Programacin de
Mtodos de e incentivos al
cobertura. Control de
trabajo Gestin de personal.
documentos,
medicamentos normas y
Investigacin en manuales
enf. Asesora.
Rotacin anual de
personal. .
Disfusin de
Gestin equipo y documentos,
mobiliario. normas y Gestin de
manuales proyectos de
mejora

Desarrollo de
Gestin papelera
Competencias del Participacin en
Y material de Elaboracin de
recurso humano. Comits
ofna. informes de
productividad.

Gestin de
material de
educacin

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Diagrama de Contexto
Elaborar la Disear, elaborar
Estrategia de Proyectos e Implementar
Negocios del Prioridades de Mejora crticos proyectos de
Banco Mejora

Factores o causas
De Ineficiencias

Macro Analizar los


procesos
proceso 2 del banco

Definir Proyectos
de Mejora Debilidades,
Macro Oportunidad Medir el
proceso 3 des de mejora
servicio
al cliente

Macro Macro
proceso 4 proceso 8

55B.
MSc. Ingrid E. Adanaqu
Diagrama jerrquico

MACROPROCESO 1 MACROPROCESO2

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3
Procesos

Proceso 4

Proceso 5

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Ejemplo.- Empresa de Distribucin de electrodomsticos
Sistema de Bodega ( Caso X-Ecuador)
DESAPACHAR ENTREGAS

Verificar orden de entrega

Elaborar Plan de Rutas

Embalar

Elaborar orden de egreso

Entregar al Tranporstista

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DIAGRAMA DE BLOQUES
SB-P01
Recibir Productos

Trfico y Conocer
Compras
llegada
Recibir Guardar
Prepara Verificar
r cami en
Carga
n perchas
rea
Importa
ciones Registrar
en
Sistema

Proveedores
Conocer Dueo del Proceso = Bodega Registrar
Locales
Llegada en
Sistema
Lmites

65B.
MSc. Ingrid E. Adanaqu
DIAGRAMA DE BLOQUES
Sistema de Bodega ( Caso ABC Company-Ecuador)

SISTEMA DE ENTREGA DE MERCADERA


DIAGRAMA DE BLOQUES
DESPACHAR MERCADERA Clientes o
Proveedores Beneficiarios

Factura Entregar
Recibir Clasif icar
Documentos a
Documentos Documentos
Of iciales de
Aprobados Aprobados
Reparto

Egreso
Inspeccionar Cargar
Mercadera Camiones
CLIENTE

BODEGA
Solicitar
Mercadera Elaborar
a Despacho Hoja de
Mercadera TRANSP.
Ruta
Req. Mercadera INTERPRO-
VINCIAL

Trasladar
Mercadera
PUNTO DE
VENTA

CARPAZOS Entregar
Mercadera
SERVICIO
TCNICO

Entregar Solicitar
documentos f irma de
a C. y E. recepcin
CARPAZO

47B.
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Diagrama Cliente Proveedor
Caracterizacin del Proceso

PROVEEDORES CLIENTES

Dueo

PRODUCIR
Requisitos Proceso 1 Requisitos
de entrada Proceso 2 de salida
Proceso 3
Proceso 4
Proceso 5

Retroalimentacin Retroalimentacin
de entrada de salida

49B.
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Elementos del diagrama Cliente Proveedor

PROVEEDOR
Constituye la fuente que facilita los productos y servicios que
facilita el proceso. Puede ser interno o externo

ENTRADA
Es el producto o servicio que requiere el proceso y que debe
cumplir con los requisitos.

REQUISITOS Y RETROALIMENTACION DE ENTRADA


Deben definirse a partir de las necesidades del proceso, son
necesarios para que el proceso cumpla los requisitos de salida.
La retroalimentacin es la comunicacin que debe mantenerse
necesariamente con los Proveedores.

51B.
MSc. Ingrid E. Adanaqu
Elementos del Diagrama Cliente Proveedor

CLIENTE
Es quien determina los requisitos que debe cumplir el producto o servicio

SALIDA
Es el producto o servicio resultante del procesos que debe cumplir con los
requisitos

REQUISITOS Y RETROALIMENTACION DE SALIDA


Los requisitos deben consensuarse, documentarse y medirse y son
aquellas necesidades que exige el cliente y que son reales y percibidas.
La retroalimentacin es la comunicacin que debe mantenerse con el
cliente a fin de validar el cumplimiento de los requisitos.

50B.
MSc. Ingrid E. Adanaqu
Caracterizacin de un Proceso o
Diagrama Cliente - Proveedor

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PUNTOS CRITICOS DE CONTROL DEL
PROCESO

Los puntos crticos de control son las


actividades que pueden fallar
potencialmente y que deben estar
conectadas a una polticas.

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SMBOLOS UTILIZADOS
EN EL DIAGRAMA DE FLUJO

Smbolo Significado
Describe una actividad
Dentro del rectngulo redactar la actividad
Ejemplo

Atender al cliente

Describe una actividad que genera documento


Dentro del rectngulo inferior redactar la actividad
Y en el superior el documento generado,
con su respectivo No de originales y copias.

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SMBOLOS UTILIZADOS
EN EL DIAGRAMA DE FLUJO

Smbolo Significado

Describe alternativas o caminos a seguir. Es una decisin segn


Criterio de calidad, productividad, riesgo, etc.
Ejemplo

Tiene la
informacin
No
completa?

si
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SMBOLOS UTILIZADOS
EN EL DIAGRAMA DE FLUJO

Smbolo Significado
Archivo fsico o magntico. Es una base de datos
De la cual se puede extraer informacin o colocar informacin

Poltica Datos del


de cliente
crdito

Flujo del proceso horizontal ( entre actores)


Y vertical ( mismo actor)

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TIPS PARA EL MAPEO DE FLUJO DE
PROCESOS

El eje vertical representa el tiempo de aqu que los


smbolos no pueden estar al mismo nivel
El eje horizontal representa la jerarqua, los actores
van colocados de izquierda a derecha.
El sistema es un actor ms y por tanto debe
colocarse.
Tener cuidado en el total de documento. Rastrear los
documentos desde de su origen hasta su depsito
final.

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Diagramas de Flujos Funcionales
SB-P01
Gerencia Descarga y
BPCS Generadores Seguridad Jefe Bodega Operaciones alimentacin Recibir
Productos
O/P 1O/1C POL3 NP-GO
Emitir Orden de
Pedido
O/P 1O/1C, N/E 1O/1C
Enviar Orden de Pedido y
Notificacin de Entrega

1C/OP
1O/OP
1O/NE POL4 DP-GO CONOCER
1C/NE
LA LLEGADA
Notificar a la
bodega

DIAGRAMA DE
A/M
FLUJO
Avisar a travs de
un mail electrnico

Plan de Recepcin
Control llegadas camin,
zonas de cargas y descargas

Plan de PREPARAR
Recepcin
AREA
1C/
PR

pg. 1/4

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Diagramas de Flujos Funcionales
SB-P01
Gerente Descarga y
BPCS Generadores Seguridad Jefe Bodega Operaciones alimentacin Recibir
Productos
Consultar
volumen
disponible A/P 1O/1C
Asigna Perchas
para
almacenamiento A/P 1O
Recibir
Documento

C A/P
POL1MR-JB Visitar la ubicacin
1C
Colocar los
artculos en la
posicin GUARDAR
Decisiones
Actualiza y Firma
EN PERCHAS
Asignacin de
Percha

SI
OK REGISTRAR
EN SISTEMA
Actualizacin del
Random Allocation Solucionar
Discrepancias
Archivar A/P

NO

A/P
A,B,C 1O/
1C
fin de ACCIONES
mes
Evaluacin CORRECTIVAS
Informe de Desempeo y creacin de
IDP
del Proceso
Polticas
Sistema de
Informacin Presidencia
Ejecutivo
Decisiones Decisiones
pg. 4/4

70B.
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Descripcin de un Proceso

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Ficha de proceso

MSc. Ingrid E. Adanaqu B.


MSc. Ingrid E. Adanaqu B.
Proceso vs. Procedimiento

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Polticas

Son directrices que establecen como se ejecutaran las


actividades y como se da el flujo del Proceso.

Pueden encontrarse de manera expresa en manuales,


memorandos, manuales de procedimientos.

Y de manera no expresa en las interpretaciones tradicionales


que se tramiten verbalmente.

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Ejemplo de Poltica
SB:Sistema de bodega
Polticas del Proceso
SB- P01 Recibir Productos

Jefe de Bodega

Poltica 1: Manejo de recepciones locales

Del alcance.- Todos los artculos que ingresan por compras locales e importadas
deben cumplir con la presente poltica.

De la Solicitud de mercadera .- Se debe solicitar mercadera que tengan el stock


mnimo y que BPCS de manera inmediata emita la orden de pedido alguna
promocin planificada, as Indurama, Durex, Mabe, Paraiso Gimar, etc.
El gerente de operaciones junto con el jefe de bodega deben actualizar
mensualmente el stock mnimo,

Del manejo de documento en la solicitud de mercadera.- Estas ordenes de


pedido, que tendrn trfico y compras, debern enviar una copia para notificar a la
Bodega principal o a travs de e-mail por cada pedido.

Del manejo y coordinacin de las recepciones.- Al inicio de cada mes el


departamento de compras e importaciones debe enviar un listado de las posibles
compras que ingresarn en el mes. El reporte es realizado por el jefe de Compras y
de Importaciones y actualizado semanalmente. Al tener la confirmacin de un
embarque debe comunicar directamente este ingreso al jefe de bodega. El jefe de
bodega debe preparar el rea de recepcin.

Con base en el reporte el jefe de bodega debe elaborar un plan de recepciones.El


plan de recepciones debe ser utilizado para programar la utilizacin de los muelles de
recepcin para que los camiones no esperen para ser descargados.

De la inspeccin de las recepciones.-

Al recibir los productos, estos deben ser comprobados contra una factura packing
list. Si todo esta OK. Se procede al ingreso al sistema para que esta afecte una O/C
Cuando sea proveedor que no acepta reclamos por fallas de transporte como por
ejemplo Indurama, se debe ir a las bodegas para chequear visualmente los
cartones de cada artculo y de tener alguna falla hacer chequear el producto y/o
cambiarlo por otro. En otro casos, la revisin en general se debe realizar en bodega
principal, ante de almacenar, se debe realizar la revisin correspondiente y en caso
de haber fallas , no ingresar el producto y realizar la devolucin correspondiente
(conforme a la poltica de inspecciones).
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Ejemplo de Control en el Proceso

PC 1: Porcentaje de Prdidas
(kWH fact./kWH med. Subest)
PC2: Porcentaje de Novedades detectadas (Infracciones detectadas/total usuarios
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revisados).
Anlisis de Procesos
El Perfil de un procesos
No pasos
No actores
No de pases laterales
No de pases laterales al sistemas
No de documentos
Pareto de actividades por tipo de actividad, etapa y actor.
Pareto de tiempos
El valor agregado en los procesos.
Metodologa de anlisis de valor agregado en los procesos

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QU ES ENTENDER EL PROCESO?

Identificar los puntos


que restringen la
mejora de un proceso
Identificar supuestos
organizacionales
Identificar las
oportunidades de
cambios

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Indicadores generales
No de pasos
No de actores
No de documentos fsicos
Frecuencia de outputs
% de controles contra el total de actividades
No de pases laterales
No de pasos verticales
Tiempo de ciclo del proceso
Tiempo efectivo del proceso
Pareto de actividades x actor
Pareto de actividades x tipo de actividad
Pareto de actividades x etapa del Proceso

86B.
MSc. Ingrid E. Adanaqu
ANLISIS DE VALOR
DE
LOS
PROCESOS

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VALOR
CONCEPTO

CUALIDAD O CONJUNTO DE CONSIDERACIONES


CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS QUE LOS
CLIENTES EXTERNOS Y LUEGO LOS CLIENTES
INTERNOS LE OTORGAN MERITO, UTILIDAD, Y/0
COSTO.

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CRITERIOS DE LAS ACTIVIDADES QUE
AGREGAN VALOR

1 UNA ACTIVIDAD AGREGA VALOR SI LE INTERESA Y LE


RECONOCE EL CLIENTE

2 UNA ACTIVIDAD AGRREGA VALOR SI HAY UNA


TRANSFORMACIN Y UN CAMBIO FSICO DEL OBJETO

3 UNA ACTIVIDAD AGREGA VALOR SI SE HACE BIEN DESDE LA


PRIMERA VEZ Y CADA VEZ

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TIPOS DE VALORES
1.- VALOR DOMINIO DE LA 8.- VALOR DE CAMBIO
NECESARIO ORGANIZACIN
9.- VALOR DE COSTO
2.- VALOR
CREADO
10.- VALOR NO
3.- VALOR NO COMUNICADO
MANIFIESTO O
LATENTE 11.- VALOR DE TRATO

4.- VALOR
VALORES
IDENTIFICADO AGREGADOS 12.- VALOR DE
INTEGRADOS COMODIDAD
5.- VALOR
REAL 13.- VALOR PERDIDO

6.- VALOR DE 14.- VALOR


ATRACCIN RESTITUIDO

7.- VALOR DE 15.- VALOR POTENCIAL


USO

VALOR/ES PERCIBIDO/S DOMINIO DEL


CLIENTE

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TIPOS DE VALORES

AQUEL VALOR QUE DESEA SATISFACER EL CLIENTE


1.- VALOR NECESARIO
PARA CUMPLIR EL OBJETIVO BUSCADO.

VALOR GENERADO POR LA CREACIN DE


2.- VALOR CREADO
CONCEPTOS.

3.- VALOR
NO VALOR LATENTE NO EXPRESADO O SEGMENTADO
MANIFIESTO OBJETIVO.

4.- VALOR VALOR RESULTANTE DE INVESTIGACIN DE


IDENTIFICADO MERCADO, ENCUESTAS, ENTREVISTAS, ETC.

5.- VALOR REAL VALOR VERIFICADO EN EL TIEMPO EN CUANTO A SU


GRADO DE CUMPLIMIENTO.

MSc. Ingrid E. Adanaqu B.


TIPOS DE VALORES

AQUEL QUE SATISFACE EL COMPONENTE


6.- VALOR DE ATRACCIN
IMAGINARIO O BIEN LA MODA.

VALOR DE ADECUACIN Y FUNCIONAMIENTO QUE


7.- VALOR DE USO DEBE CARACTERIZARSE POR SER SIMPLE, RPIDO Y
EFICAZ.

8.- VALOR DE CAMBIO VALOR DE PREFERENCIA POR ENCIMA DE OTRO.

CUALIDAD QUE GENERA GASTO O INVERSIN DE


9.- VALOR DE COSTO
ESFUERZO O DINERO PARA SU OBTENCIN.

VALOR EXISTENTE QUE PUEDE DIFERENCIAR A LA


10.- VALOR NO COMUNICADO
EMPRESA, PERO NO FUE COMUNICADO AL CLIENTE.

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TIPOS DE VALORES
VALOR DE CORTESA Y TRATO PREFERENCIAL
11.- VALOR DE TRATO LLEVADO A CABO EN FORMA HABITUAL Y A TODOS
LOS CLIENTES.

VALOR QUE CREA CIRCUNSTANCIA DE FACILIDAD,


PLACER Y COMODIDAD.
12.- VALOR DE COMODIDAD
VALOR DE CRECIENTE REQUERIMIENTO DEL
MERCADO.

INCUMPLIMIENTO DEL VALOR ADQUIRIDO POR EL


13.- VALOR PERDIDO CLIENTE.

VALOR PERDIDO QUE SE RESTITUYE EN FORMA


14.- VALOR RESTITUIDO RAPIDA, DNDOLE ALGO MS QUE EL VALOR
PERDIDO OPORTUNAMENTE.

VALOR QUE PUEDE LLEGAR A SER CREADO EN FUNCIN


15.- VALOR POTENCIAL A SATISFACER NECESIDADES Y EXPECTATIVAS NO
SATISFECHAS ACTUALMENTE O BIEN FUTURAS.

MSc. Ingrid E. Adanaqu B.

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